10 usuarios clave que deberían tener acceso al software CMMS

Saber quién debe tener acceso a su CMMS es una parte clave para asegurarse de que funcione sin problemas y beneficie su operación. No dar el acceso correcto o dar acceso a demasiadas personas puede llevar a todo, desde datos inexactos hasta fallas de seguridad, gastos excesivos y más.

Tabla de contenido

1. ¿Qué es un usuario ?:Comprender los diferentes niveles de acceso a CMMS
2. El caso de tener varios usuarios de CMMS
3. ¿Quién debería tener acceso a un CMMS?
4. ¿Quién no debería tener acceso a su CMMS?
5. Cómo ayudar a los usuarios de CMMS a tener éxito
6. La última palabra sobre los usuarios de CMMS

¿Qué es un usuario ?:Comprender los diferentes niveles de acceso a CMMS

No todos los usuarios de CMMS son iguales. Saber qué niveles de acceso están disponibles y determinar a quién colocar en cada nivel es fundamental para configurar un software CMMS y optimizar su uso.

• El nivel de acceso de un usuario determina las funciones que puede usar, la información que ve y el nivel de control que tiene.
• La mayoría de los proveedores de CMMS cobran por la cantidad de usuarios activos. Discuta sus objetivos y procesos con ellos para que puedan recomendar quién necesita acceso y cuánto.
• Los diferentes niveles de acceso garantizan la precisión de la información y la eficiencia de las tareas.
• Cada operación puede tener niveles personalizados de acceso según el trabajo que estén realizando. El director financiero de una empresa pequeña puede querer acceder a la función de informes, mientras que una empresa más grande puede dejar ese trabajo a otra persona del departamento de finanzas.

Aunque alguien no tenga acceso al CMMS, aún puede enviar y realizar un seguimiento de las solicitudes de trabajo de mantenimiento. Joe en finanzas o Jane en marketing aún pueden aprovechar el poder de un CMMS sin ser un usuario. Solo asegúrese de elegir un CMMS con un flujo de trabajo de solicitud de trabajo que permita a las personas enviar, buscar, clasificar y rastrear sus solicitudes sin tener que iniciar sesión.

No brindar el acceso correcto [a su CMMS], o dar acceso a demasiadas personas, puede generar datos inexactos, auditorías fallidas, fallas de seguridad, órdenes de trabajo perdidas, tiempo de inactividad y gastos excesivos.

El caso de tener varios usuarios de CMMS

En algunas organizaciones, solo hay un puñado de usuarios de CMMS, generalmente gerentes de mantenimiento. Aunque esto puede ahorrarle dinero a corto plazo, puede causar dos grandes problemas con el tiempo:

1. Menos usuarios ponen más trabajo en esos usuarios. Se vuelven responsables de todo, incluido el registro de órdenes de trabajo, la ejecución de informes y más.
2. Limita el esfuerzo y el impacto de todos, desde los técnicos hasta el liderazgo superior. Cuando no tienen visibilidad de las operaciones de mantenimiento, genera confusión, falta de trabajo, baja moral, decisiones mal informadas y falta de responsabilidad.

Por otro lado, dar acceso a CMMS a una variedad de personas dentro de su organización es beneficioso por dos grandes razones:

1. Hace del mantenimiento una responsabilidad compartida en toda su empresa, lo que libera al equipo de mantenimiento para encontrar formas de mejorar y crecer.
2. Puede capturar información de todos los rincones de su empresa, analizarla y utilizar los datos para tomar decisiones más informadas.

Quién debería tener acceso a un CMMS

Gerente de mantenimiento / administrador del sistema

Es obvio que los administradores de sistemas deben ser un usuario principal en un CMMS. Estas son las personas que supervisan el uso diario del software y están muy involucradas en la selección, implementación y optimización de un CMMS. La mayoría de los aspectos del mantenimiento se ejecutan a través de los gerentes, por lo que deben tener acceso administrativo. De esta manera, pueden crear, programar y priorizar órdenes de trabajo, mientras administran activos, crean informes y más.

En algunas organizaciones, solo hay uno o dos usuarios de CMMS, generalmente gerentes de mantenimiento. Aunque esto puede ahorrarle dinero a corto plazo, provoca varias ineficiencias que empeoran con el tiempo.

Gerente de instalaciones y / o gerente de operaciones

El mantenimiento es una parte clave del funcionamiento de una instalación de producción. Es por eso que los gerentes de instalaciones y los gerentes de operaciones necesitan acceso a un CMMS. Necesitan poder ver información de mantenimiento, programas, métricas y rendimiento en diferentes instalaciones para mejorar la eficiencia, determinar presupuestos, prepararse para auditorías, comprar inventario y más.

Ingeniero de confiabilidad, gerente de TPM y / o gerente de mejora continua

Las personas en estos roles deben tener acceso administrativo a su software de mantenimiento, ya que necesitan poder tomar los datos recopilados con el CMMS, procesar los números y convertirlos en información procesable. Ser un administrador en el CMMS les permite acceder a todos los datos necesarios, ejecutar informes y crear procesos dentro del CMMS que pueden reducir el tiempo de inactividad, aumentar la eficiencia y reducir los costos.

Administrador de inventario

Dar acceso administrativo a los gerentes de inventario a su CMMS les permite registrar información sobre repuestos, ver datos históricos, establecer cantidades mínimas y enviar solicitudes de compra. Cuando se suma todo esto, se obtiene un mejor seguimiento del inventario y compras para que el equipo de mantenimiento tenga las piezas correctas, en el lugar correcto y en la cantidad correcta para cada trabajo. También da como resultado registros y gastos más precisos, y una mejor coordinación entre departamentos.

Personal de salud y seguridad

La salud y la seguridad son de vital importancia para reducir los accidentes y aprobar auditorías para cumplir con las normas. El acceso administrativo a un CMMS le da a este personal la capacidad de poner toda la información de salud y seguridad en un sistema, como certificaciones, políticas, listas de verificación y resultados de auditorías. Esta es una excelente manera de reducir los riesgos de seguridad en el trabajo y garantiza que la organización siga cumpliendo.

Técnico

Los técnicos deben incluirse instantáneamente como usuarios en su CMMS. Ellos serán los que más utilicen el CMMS y sus características para realizar el mantenimiento. Aunque pocos técnicos tendrán acceso administrativo, deberían poder ver órdenes de trabajo, recibir notificaciones, agregar información a los perfiles de activos y realizar otras tareas esenciales para el proceso de reparación e inspección. Esto les permite ser eficientes, precisos y seguros, al tiempo que garantiza que los datos se registren en tiempo real.

Personal de producción

Los supervisores de línea, los operadores de máquinas y otro personal de producción trabajan con el equipo todos los días, lo que significa que a menudo pueden detectar señales de falla temprano y están en el sitio cuando ocurre una falla. Tener acceso a un CMMS permite al personal de producción enviar solicitudes o agregar detalles a las órdenes de trabajo para que los problemas se detecten temprano y el proceso de reparación sea más eficiente. A los operadores también se les pueden asignar tareas básicas de mantenimiento en un CMMS, como limpiar equipos, lo que ahorra tiempo, mantiene el equipo en buen estado y libera a los técnicos para trabajos más grandes y calificados.

Contratistas

Los contratistas y los técnicos de terceros que no siempre están en el sitio o directamente afiliados a su organización deben tener acceso de invitado a su CMMS para que puedan ver las órdenes de trabajo, las listas de tareas y los recursos y, al mismo tiempo, poder agregar notas y completar las tareas. Sin embargo, no es necesario que sean usuarios completos, ya que solo accederán ocasionalmente al CMMS.

Tener acceso a un CMMS permite al personal de producción enviar solicitudes o agregar detalles a las órdenes de trabajo para que los problemas se detecten temprano y el proceso de reparación sea más eficiente.

Ejecutivos y liderazgo senior

Los ejecutivos y otros líderes senior toman las decisiones importantes sobre la empresa utilizando todos los datos que pueden. Tener acceso a su CMMS los mantiene informados sobre el desempeño de la operación de mantenimiento, incluidos los logros clave, los desafíos y los KPI, para que puedan tomar decisiones informadas y ver el mantenimiento como algo crucial para el éxito organizacional. Los líderes sénior solo necesitan acceso limitado al CMMS, ya que no lo usarán a diario.

El departamento de TI

El equipo de TI supervisa toda la infraestructura digital de su empresa, incluido el CMMS. Darle a su equipo de TI acceso a su CMMS les permite monitorear cualquier integración, actualización de software y almacenamiento de datos y tareas de seguridad realizadas por el proveedor de software para garantizar que se sigan las políticas y procedimientos adecuados.

¿Quién no debería tener acceso a su CMMS?

La respuesta corta es que quien no esté en la lista anterior probablemente no necesite acceso a su CMMS. Los empleados de otros departamentos suelen tener poco o ningún contacto con la producción o el mantenimiento. El costo y el esfuerzo para dar acceso a estos empleados y capacitarlos superarían los beneficios. Si bien algunas solicitudes de mantenimiento provienen de este personal, las integraciones de CMMS permiten que el personal use sistemas con los que se sienta cómodo, en lugar de tener que adoptar un CMMS.

Cómo ayudar a los usuarios de CMMS a tener éxito

Saber quién debe usar su CMMS es solo el primer paso; esos empleados también necesitan usar el sistema de manera consistente y apropiada. Una implementación exitosa de CMMS a menudo depende de la adopción por parte del usuario, que se basa en hacer que el personal se sienta cómodo con la nueva tecnología.

Obtenga los comentarios de todos antes de seleccionar un CMMS

Si un CMMS no tiene las características que se adaptan a su equipo o los usuarios no están dispuestos a adaptarse a los nuevos procesos, su inversión será en vano. Es importante decidir con quién hablar al seleccionar un CMMS, preguntarles cómo se sienten acerca de la adopción de nuevas rutinas, considerar lo que necesitan y asegurarse de que se aborden al comprar e implementar software.

Cree una política de gestión de activos

Una política de gestión de activos proporciona un conjunto de principios rectores, intenciones, objetivos y métodos para la gestión de activos, de modo que todos se sientan seguros de sus elecciones y contribuciones a la instalación. Una política de gestión de activos ayuda a empoderar a los usuarios de CMMS proporcionándoles un conjunto de procesos y límites claramente definidos. Cuando los usuarios pueden tomar decisiones informadas, es más probable que se sientan cómodos con un CMMS y adopten un nuevo software de forma más rápida y sencilla.

Si un CMMS no tiene las características que se adaptan a su equipo o los usuarios no están dispuestos a adaptarse a las nuevas rutinas, su inversión será en vano.

Seleccione un campeón de CMMS

Un campeón de CMMS se coordina con los proveedores, la alta dirección y los usuarios para garantizar que un CMMS se implemente y esté a la altura de su máximo potencial. Impulsan la adopción por parte de los usuarios al crear una estrategia de implementación, un programa de incorporación y un plan de capacitación para que todos los usuarios sepan por qué el software es importante, cómo les afecta y cómo utilizarlo de forma eficaz. Un campeón de CMMS también mantiene a todos comprometidos con la transición a la nueva tecnología al ser el principal punto de contacto para los usuarios que tienen preguntas, desafíos o sugerencias sobre CMMS.

La última palabra sobre los usuarios de CMMS

Cada instalación definirá un usuario de CMMS de forma un poco diferente. Sin embargo, hay algunos usuarios clave que son fundamentales para el éxito del software de mantenimiento, como gerentes de mantenimiento, técnicos e ingenieros de confiabilidad. También es importante centrarse en cómo se puede animar a estos usuarios a utilizar el software de forma adecuada y coherente. Encontrar ese equilibrio perfecto creará una base sobre la cual un CMMS puede prosperar y las operaciones de mantenimiento pueden aportar más valor a una empresa.