Cláusulas esenciales que todo contrato de cadena de suministro debe incluir

Las asociaciones inteligentes y la gestión de relaciones son críticas para cada estrategia de suministro, pero el contrato de cadena de suministro es lo que cuenta cuando surgen preguntas o las cosas van mal. Los contratos establecen expectativas, guían la resolución de disputas y describen cómo y cuándo terminan las obligaciones de las partes. Hacerlo bien es crucial.

Las disposiciones exactas de los contratos de cadena de suministro variarán dependiendo del negocio y tu industria. Pero ciertas disposiciones que rara vez, o nunca, deberían excluirse. A continuación, cinco cláusulas clave que deberían ser pilares de los contratos de cadena de suministro.

1. Protege tu información confidencial y know-how empresarial

Esto te ayuda a mantener tus ventajas competitivas. Lograr esto en la práctica puede ser complicado, ya que requiere protección tanto práctica como contractual. Estas son las características de una fuerte protección de información confidencial en un contrato de cadena de suministro:

Define claramente la información confidencial

Asegúrate de detallar cuidadosamente qué constituye exactamente información confidencial en tu contrato con proveedores. Considera incluir información financiera, precios de productos, proyecciones de negocio, diseños, compuestos, moldes, herramientas, equipos, detalles de otros proveedores y cualquier proceso especializado, entre otras cosas.

Limita el acceso a cualquier información confidencial

Esta cláusula debe describir los pasos prácticos que tu proveedor debe tomar para prevenir que el personal (o cualquier otra persona, incluyendo vendedores terceros y subcontratistas) acceda a tu información confidencial y know-how. Estos pasos podrían incluir:

• Barreras físicas
• Acceso restringido a activos digitales
• Medidas de seguridad
• Que terceros acuerden la disposición de confidencialidad en tu acuerdo (o requisitos de confidencialidad similares)
• Asignar responsabilidad de mantener confidencialidad a un miembro particular del equipo del proveedor
• Asegurar que la información confidencial será devuelta cuando termine el contrato

Detalla quién posee cualquier propiedad intelectual desarrollada

Tu proveedor puede desarrollar P.I. mientras trabaja en tu proyecto. El contrato que describe tu acuerdo debe asignar claramente los derechos de la P.I. a tu empresa, si deseas reclamar su propiedad.

Describe procedimientos de auditoría

La mejor práctica significa poner esfuerzo mucho más allá de la redacción del contrato. Deberías tener la capacidad de visitar las instalaciones de tus proveedores y revisar sus registros para asegurar que las medidas requeridas están en su lugar y se cumplen. Tu contrato debe describir cómo y cuándo pueden tener lugar estas auditorías.

2. Detalla tus requisitos de materiales y calidad

Las cadenas de suministro diversas ayudan a cumplir expectativas de consumidores, aumentar beneficios, innovar y mantenerse competitivos. También hacen más engorroso gestionar y garantizar calidad. Contratos de proveedores claros y concisos pueden ayudar a mitigar problemas de materiales y calidad.

La inclusión de una cláusula que detalle requisitos exactos de materiales puede prevenir que los proveedores cambien a materiales de menor calidad. Debes describir el tipo, color, forma, tamaño, peso y fuentes aceptables de los suministros.

En cuanto a requisitos de calidad, tu contrato debe establecer un estándar mínimo firme para la calidad. Debes especificar el propósito del producto, y detallar que los productos entregados deben ser aptos para el propósito. Cualquier prueba de aseguramiento de calidad requerida debe ser clara, al igual que las consecuencias de no cumplir los estándares requeridos.

3. Protege tu P.I. de falsificaciones

La ley de propiedad intelectual en cualquier jurisdicción donde operes ofrece cierta protección contra falsificaciones, siempre y cuando registres tu P.I. allí. Esta protección puede amplificarse con disposiciones de daños liquidados, que ofrecen fuertes incentivos para que los proveedores protejan tu P.I., y disposición para alivio injuntivo inmediato donde se esté infringiendo.

Las disposiciones de daños liquidados establecen que, donde tu P.I. se esté usando mal, vendiendo, o «secuestrando» durante una disputa o tras la terminación del contrato, tu proveedor estará obligado a pagarte una suma predeterminada de dinero.

Una disposición de alivio injuntivo te da la capacidad de requerir legalmente a tu proveedor que deje de hacer lo que sea que esté haciendo que contravenga los términos de tu contrato. En el contexto de P.I., tu proveedor tendría que dejar inmediatamente de vender productos falsificados.

Las ventas no aprobadas a terceros también deberían cubrirse en la cláusula de daños liquidados. Esto previene que tu proveedor venda cualquier exceso de productos o productos que rechaces. También puedes lograr esto requiriendo que tu proveedor proporcione una certificación de destrucción por terceros, o devuelva tus productos a ti.

4. Incluye condiciones para promover el cumplimiento contractual

La importancia de cláusulas de rendimiento cuidadosamente redactadas en tus contratos de cadena de suministro nunca ha sido más aparente que a lo largo de la pandemia. Comparecencias judiciales y negociación de acuerdos relacionados con incumplimiento durante la pandemia continuarán por años.

Disposiciones que promueven el rendimiento pueden ser beneficiosas en estos casos. Estas incluyen:

• Garantías de rendimiento de una empresa matriz
• Penalizaciones financieras por retrasos
• Cláusulas de terminación por incumplimiento
• Cláusulas de suspensión o terminación por rendimiento retrasado
• Acuerdos de escrow
• Fianzas de rendimiento
• Derechos que permiten a otro proveedor «intervenir» donde el proveedor ha fallado en entregar

5. Planifica el final de tu contrato

Los contratos de cadena de suministro deben describir las circunstancias bajo las cuales las partes pueden terminar un contrato, y qué sucede una vez que ocurre esa terminación. Debes ser claro sobre qué se debe a quién, y qué pasos deben tomarse tanto antes como después de la terminación.

Obligaciones claras desde el inicio minimizan el riesgo de que surja una disputa en primer lugar. Si ocurre una terminación, establece expectativas claras para lo que sigue —de nuevo, limitando el alcance de cualquier disputa.

Con estas protecciones contractuales y relaciones de cadena de suministro fuertes y estratégicas, puedes posicionar mejor a tu empresa para el éxito en el futuro.

Hannah Genton es socia fundadora en CGL LLP.