Cinco disposiciones clave que debe tener en sus contratos de cadena de suministro

Las asociaciones inteligentes y la gestión de relaciones son fundamentales para toda estrategia de suministro, pero el contrato de la cadena de suministro es lo que cuenta cuando surgen preguntas o las cosas salen mal. Los contratos establecen expectativas, orientan la resolución de disputas y describen cómo y cuándo terminan las obligaciones de las partes. Hacerlo bien es crucial.

Las disposiciones exactas de los contratos de la cadena de suministro variarán según el negocio y su industria. Pero ciertas disposiciones que rara vez, si acaso, deberían excluirse. A continuación se presentan cinco cláusulas clave que deberían ser elementos básicos de los contratos de la cadena de suministro.

1. Proteja su información confidencial y know-how de la empresa. Esto le ayuda a mantener sus ventajas competitivas. Lograr esto en la práctica puede resultar complicado, ya que requiere protección tanto práctica como contractual. Estas son las características de una sólida protección de la información confidencial en un contrato de cadena de suministro:

Defina claramente la información confidencial. Asegúrese de detallar cuidadosamente qué comprende exactamente la información confidencial en su contrato de proveedor. Considere incluir información financiera, precios de productos, proyecciones comerciales, diseños, materiales compuestos, moldes, herramientas, equipos, detalles de otros proveedores y cualquier proceso especializado, entre otras cosas.

Limite el acceso a cualquier información confidencial. Esta cláusula debe describir los pasos prácticos que debe tomar su proveedor para evitar que el personal (o cualquier otra persona, incluidos los proveedores externos y subcontratistas) acceda a su información confidencial y conocimientos técnicos. Estos pasos pueden incluir:

• Barreras físicas,
• Acceso restringido a activos digitales,
• Medidas de seguridad,
• Que los terceros estén de acuerdo con la disposición de confidencialidad en su acuerdo (o requisitos de confidencialidad similares),
• Asignar la responsabilidad de mantener la confidencialidad a un miembro en particular del equipo del proveedor, y
• Asegurar que la información confidencial sea devuelta cuando finalice el contrato.

Detalle a quién pertenece cualquier propiedad intelectual desarrollada. Su proveedor puede desarrollar I.P. mientras trabaja en su proyecto. El contrato que describe su acuerdo debe asignar claramente derechos al I.P. a su empresa, si desea reclamar la propiedad de la misma.

Describa los procedimientos de auditoría. La mejor práctica significa esforzarse mucho más allá de la redacción del contrato. Debe tener la capacidad de visitar los sitios de sus proveedores y revisar sus registros para asegurarse de que las medidas requeridas estén implementadas y se cumplan. Su contrato debe describir cómo y cuándo pueden realizarse estas auditorías.

2. Detalla tus materiales y requisitos de calidad. Las diversas cadenas de suministro ayudan a satisfacer las expectativas de los consumidores, aumentar las ganancias, innovar y mantener la competitividad. También dificultan la gestión y garantizan la calidad. Los contratos con proveedores claros y concisos pueden ayudar a mitigar los problemas de calidad y materiales.

La inclusión de una cláusula que detalle los requisitos exactos de los materiales puede evitar que los proveedores cambien de materiales de menor calidad. Debe describir el tipo, color, forma, tamaño, peso y fuentes aceptables de los suministros.

En cuanto a los requisitos de calidad, su contrato debe establecer un estándar mínimo firme de calidad. Debe especificar el propósito del producto y detallar que los productos entregados deben ser adecuados para su propósito. Cualquier prueba de control de calidad requerida debe ser clara, al igual que las consecuencias de no cumplir con los estándares requeridos.

3. Proteja su I.P. de falsificaciones. La ley de propiedad intelectual en cualquier jurisdicción donde opere ofrece cierta protección contra falsificaciones, siempre que registre su I.P. allí. Esta protección se puede ampliar mediante disposiciones sobre daños liquidados, que ofrecen fuertes incentivos para que los proveedores protejan su PI, y una disposición para medidas cautelares inmediatas en caso de que se infrinja.

Las disposiciones sobre daños liquidados describen que, cuando su I.P. está siendo utilizado indebidamente, vendido o "tomado como rehén" durante una disputa o después de la rescisión del contrato, su proveedor deberá pagarle una suma predeterminada de dinero.

Una disposición de medidas cautelares le da la capacidad de exigir legalmente a su proveedor que deje de hacer cualquier cosa que esté haciendo que contravenga los términos de su contrato. En el contexto de I.P., su proveedor tendría que dejar de vender los productos falsificados de inmediato.

Las ventas a terceros no aprobadas también deben estar cubiertas en la cláusula de indemnización por daños y perjuicios. Esto evita que su proveedor venda los productos en exceso o los productos que usted rechaza. También puede lograrlo solicitando a su proveedor que proporcione una certificación de destrucción de terceros o que le devuelva sus productos.

4. Incluya condiciones para promover el desempeño contractual. La importancia de las cláusulas de desempeño cuidadosamente redactadas en sus contratos de cadena de suministro nunca ha sido más evidente que durante toda la pandemia. Las comparecencias judiciales y la negociación de acuerdos relacionados con el incumplimiento durante la pandemia continuarán durante los próximos años.

Las disposiciones que promueven el rendimiento pueden ser beneficiosas en estos casos. Estos incluyen:

• Garantías de desempeño de una empresa matriz,
• Sanciones financieras por retrasos,
• Cláusulas de rescisión por incumplimiento,
• Cláusulas de suspensión o rescisión por retraso en el cumplimiento,
• Arreglos de fideicomiso,
• Bonos de cumplimiento, y
• Derechos que permiten a otro proveedor "intervenir" cuando el proveedor no ha cumplido.

5. Planifique la finalización de su contrato. Los contratos de la cadena de suministro deben describir las circunstancias bajo las cuales las partes pueden rescindir un contrato y qué sucede una vez que se produce esa rescisión. Debe tener claro qué se le debe a quién y qué pasos deben tomarse antes y después del despido.

Las obligaciones claras desde el principio minimizan el riesgo de que surja una disputa en primer lugar. Si se produce una rescisión, establece expectativas claras sobre lo que vendrá después, de nuevo, lo que limita el alcance de cualquier disputa.

Con estas protecciones contractuales y relaciones sólidas y estratégicas con la cadena de suministro, puede posicionar mejor a su empresa para que tenga éxito en el futuro.

Hannah Genton es socia fundadora de CGL LLP .