La automatización de contratos es un paso clave hacia la evolución de la cadena de suministro digital

Las industrias de fabricación y logística se han enfrentado a condiciones complejas y que cambian rápidamente durante la pandemia de COVID-19. Las empresas en los EE. UU. Se encontraron en un territorio desconocido cuando se produjo el brote a principios de 2020. Las líneas de suministro se tensaron, ya que las empresas y los proveedores de atención médica se apresuraron a entregar suministros críticos como equipo de protección personal (PPE).

Nueve meses después, las empresas de fabricación y logística todavía se esfuerzan por superar los obstáculos logísticos de COVID-19, al tiempo que mantienen seguros a los trabajadores. Incluso ahora, la industria del transporte de mercancías se está preparando para entregar 9 millones de vacunas Pfizer y Moderna cada día en vehículos refrigerados. Para abordar los desafíos de seguridad y limitar el contacto en persona tanto como sea posible, los líderes de fabricación y logística deben priorizar la transformación digital en la cadena de suministro. La principal prioridad para los ejecutivos es proteger la salud y la seguridad de los empleados, mientras continúan operando y entregando productos a tiempo. La tecnología juega un papel importante para lograr este objetivo y superar las interrupciones causadas por el virus.

Los cierres obligatorios y los nuevos requisitos de seguridad en el lugar de trabajo provocaron enormes retrasos en los envíos y una gran escasez de suministro. Según datos de World CC (antes IACCM), el 59% de las empresas se vieron afectadas por problemas en la cadena de suministro. Además, el porcentaje de empresas que sufrieron impactos de moderados a severos en el desempeño del contrato saltó del 37% al 60% en las dos semanas al comienzo de la pandemia.

Uno de los principales desafíos a los que se enfrentan los proveedores de logística durante la transición al trabajo remoto es la gestión de cientos de miles de contratos digitales. Las grandes empresas de la cadena de suministro utilizan diversas soluciones para gestionar más de 100.000 documentos y contratos, que abarcan décadas de trabajo. Las empresas deben asegurarse de que se cumplan todos los contratos y, al mismo tiempo, protegerse de cuestiones legales y reglamentarias.

Para ayudar en la transición al trabajo remoto, las plataformas de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) se han convertido en una herramienta fundamental para digitalizar los contratos en las organizaciones de la cadena de suministro. CLM garantiza que toda la información de los proveedores resida en una fuente de verdad centralizada. Además, los sistemas CLM automatizan los flujos de trabajo y realizan un seguimiento de los vencimientos y renovaciones de los contratos, para que las organizaciones puedan acelerar el proceso de aprobación de contratos y maximizar los ingresos.

Según una encuesta de Oxford Economics, la automatización de tareas rutinarias como el papeleo y la gestión de contratos es un objetivo principal para los ejecutivos de la cadena de suministro. En un momento en que los líderes empresariales buscan optimizar las operaciones y reducir los costos, una plataforma CLM puede proporcionar el mayor retorno de la inversión para la automatización en la cadena de suministro. Por ejemplo, CLM ha permitido a una de las empresas de transporte por carretera más grandes de EE. UU. Supervisar un gran volumen de cambios en los términos de los proveedores relacionados con el impacto de COVID-19. Al adoptar un sistema CLM automatizado, los proveedores de soluciones de cadena de suministro pueden gestionar de manera más eficiente asuntos como fechas de renovación, contrapartes nombradas, indemnización y términos de carga.

Más allá de la eficiencia y el acceso más fácil a documentos importantes, CLM automatizado ayuda a las organizaciones con la visibilidad y la responsabilidad de los contratos. Almacena contratos y registros en la nube para que se pueda acceder a ellos de forma segura desde cualquier lugar cuando sea necesario. CLM aumenta la transparencia en toda la organización y permite a los empleados compartir y negociar documentos digitales de forma segura en tiempo real. Esto agiliza los ciclos de ventas al tiempo que reduce drásticamente el riesgo de cumplimiento. Por ejemplo, el CLM automatizado puede marcar si un envío se retrasará, cuando los términos del contrato establecen que debe entregarse en una fecha determinada o cuando el proveedor es financieramente responsable. De esa manera, el proveedor puede acelerar la entrega para cumplir con el plazo, o al menos notificar a la otra parte que la mercadería se entregará tarde.

En respuesta a la pandemia, los fabricantes han exigido una mayor visibilidad de las cadenas de suministro de sus proveedores. La innovación se ha acelerado en cada paso de la cadena de suministro debido a los desafíos que plantea COVID-19. Más que nunca, la automatización se está aplicando en muchos aspectos de la cadena de suministro para funcionar de manera más autónoma. CLM sigue siendo una parte clave de la evolución digital de la cadena de suministro al optimizar los procesos contractuales.

A medida que comienza la distribución de la vacuna COVID-19, la cadena de suministro se está probando una vez más. Con la tecnología adecuada y las herramientas CLM para rastrear envíos, monitorear las temperaturas de los camiones y administrar millones de entregas, las empresas de transporte podrán entregar vacunas de manera efectiva en todo el país.

Con CLM, los líderes de la cadena de suministro tienen una mayor flexibilidad para revisar y aprobar contratos desde cualquier ubicación, lo que acelera el tiempo de procesamiento y mantiene la cadena de suministro avanzando durante estos tiempos tumultuosos. Pero la búsqueda de soluciones capaces puede ser una empresa enorme. Los proveedores de la cadena de suministro interesados ​​en CLM automatizado deben comenzar su búsqueda con una empresa de investigación de software de terceros, preferiblemente basada en experiencias reales de los clientes. Estas fuentes brindan información real, no lenguaje de marketing, tanto sobre las capacidades como sobre la experiencia del cliente, que los líderes de la cadena de suministro pueden usar para concentrarse en el proveedor de CLM adecuado.

Colin Earl es director de tecnología de Agiloft .