La automatización de contratos impulsa la transformación digital en cadenas de suministro

Las industrias manufactureras y logísticas han enfrentado condiciones complejas y cambiantes durante la pandemia de COVID-19. Las empresas en EE. UU. se encontraron en territorio inexplorado cuando el brote golpeó a principios de 2020. Las líneas de suministro se tensionaron, mientras empresas y proveedores de salud se apresuraban a entregar suministros críticos como equipos de protección personal (EPP).

Nueve meses después, las empresas manufactureras y logísticas siguen esforzándose por superar los obstáculos logísticos del COVID-19, manteniendo a los trabajadores a salvo. Incluso ahora, la industria del transporte se prepara para entregar 9 millones de vacunas de Pfizer y Moderna cada día en vehículos refrigerados. Para abordar los desafíos de seguridad y limitar el contacto personal tanto como sea posible, los líderes de manufactura y logística deben priorizar la transformación digital en la cadena de suministro. La prioridad principal para los ejecutivos es proteger la salud y seguridad de los empleados, mientras continúan operando y entregando mercancías a tiempo. La tecnología juega un papel significativo en lograr este objetivo y superar las disrupciones causadas por el virus.

Impacto en la gestión contractual

Los cierres obligatorios y los nuevos requisitos de seguridad en el lugar de trabajo causaron enormes retrasos en envíos y escasez importante de suministros. Según datos de World CC (anteriormente IACCM), el 59 % de las empresas se vieron afectadas por problemas en la cadena de suministro. Además, el porcentaje de empresas que sufrieron impactos moderados a severos en el rendimiento contractual saltó del 37 % al 60 % en las dos semanas al inicio de la pandemia.

Uno de los principales desafíos que enfrentan los proveedores logísticos durante la transición al trabajo remoto es la gestión de cientos de miles de contratos digitales. Las grandes empresas de cadena de suministro usan diversas soluciones para gestionar más de 100.000 documentos y contratos, que cubren décadas de trabajo. Las empresas deben asegurar que todos los contratos se cumplan, protegiéndose de problemas legales y regulatorios.

Plataformas CLM: herramienta crítica

Para ayudar en la transición al trabajo remoto, las plataformas de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) se han convertido en una herramienta crítica para digitalizar contratos en organizaciones de cadena de suministro. CLM asegura que toda la información de proveedores resida en una única fuente centralizada de verdad. Además, los sistemas CLM automatizan flujos de trabajo y rastrean vencimientos y renovaciones de contratos, para que las organizaciones puedan acelerar el proceso de aprobación de contratos y maximizar ingresos.

Según una encuesta de Oxford Economics, automatizar tareas rutinarias como papeleo y gestión de contratos es un objetivo principal para ejecutivos en la cadena de suministro. En un momento en que los líderes empresariales buscan agilizar operaciones y reducir costes, una plataforma CLM puede proporcionar el mayor retorno de inversión para la automatización en la cadena de suministro. Por ejemplo, CLM ha permitido a una de las mayores empresas de transporte por carretera de EE. UU. supervisar un enorme volumen de cambios en los términos de proveedores relacionados con el impacto del COVID-19. Al adoptar un sistema CLM automatizado, los proveedores de soluciones de cadena de suministro pueden gestionar de forma más eficiente asuntos como fechas de renovación, contrapartes nombradas, indemnizaciones y términos de carga.

Más allá de la eficiencia: visibilidad y rendición de cuentas

Más allá de la eficiencia y el acceso más fácil a documentos importantes, el CLM automatizado ayuda a las organizaciones con la visibilidad y responsabilidad contractual. Almacena contratos y registros en la nube para que puedan ser accedidos de forma segura desde cualquier lugar cuando sea necesario. CLM aumenta la transparencia en toda la organización y permite a los empleados compartir y negociar documentos digitales de forma segura en tiempo real. Esto agiliza los ciclos de venta mientras reduce drásticamente el riesgo de cumplimiento. Por ejemplo, el CLM automatizado puede alertar si un envío va a retrasarse, cuando los términos contractuales establecen que debe entregarse antes de una fecha determinada, o cuando el proveedor es financieramente responsable. Así, el proveedor puede acelerar la entrega para cumplir el plazo, o al menos notificar a la otra parte que la mercancía llegará tarde.

En respuesta a la pandemia, los fabricantes han exigido mayor visibilidad en las cadenas de suministro de sus proveedores. La innovación se ha acelerado en cada paso de la cadena de suministro debido a los desafíos que plantea el COVID-19. Más que nunca, la automatización se está aplicando en muchos aspectos de la cadena de suministro para operar de forma más autónoma. CLM sigue siendo una parte clave de la evolución digital de la cadena de suministro al agilizar los procesos contractuales.

Distribución de vacunas: nuevo test para la cadena de suministro

Al comenzar la distribución de vacunas contra el COVID-19, la cadena de suministro se pone a prueba una vez más. Con la tecnología adecuada y herramientas CLM para rastrear envíos, monitorizar temperaturas de camiones y gestionar millones de entregas, las empresas de transporte podrán entregar vacunas eficazmente por todo el país.

Con CLM, los líderes de cadena de suministro tienen mayor flexibilidad para revisar y aprobar contratos desde cualquier ubicación, lo que acelera el tiempo de procesamiento y mantiene la cadena de suministro en movimiento durante estos tiempos tumultuosos. Pero la búsqueda de soluciones capaces puede ser una tarea masiva. Los proveedores de cadena de suministro interesados en CLM automatizado deberían comenzar su búsqueda con una empresa de investigación de software de terceros, preferiblemente basada en experiencias reales de clientes. Estas fuentes proporcionan información real, no discursos de marketing, sobre tanto capacidades como experiencia del cliente, que los líderes de cadena de suministro pueden usar para enfocarse en el proveedor CLM adecuado.

Colin Earl es director de tecnología de Agiloft.