Construye un Caso de Negocio Sólido para CMMS: Impulsa Eficiencia y ROI en Mantenimiento

Los gerentes de mantenimiento son conscientes de cómo el software CMMS puede mejorar operaciones y reducir gastos. Sin embargo, puede ser difícil obtener apoyo de la alta dirección o dueños para comprar tal software.

¿Te ha pasado esto?

Por otro lado…

Desde el punto de vista de la dirección, hay varias áreas además del software de mantenimiento donde tales gastos de capital pueden hacerse. Casi todas también pueden mejorar operaciones.

¿Cómo justificamos poner dólares limitados en software de mantenimiento versus gastarlos en otro lado?

Impactos del Software de Mantenimiento en Decisiones de Negocio

El mantenimiento es un área operativa no reconocida. A menudo ignorada cuando no hay crisis mayor.

Sin embargo, hay varios reportes y funciones en software CMMS que pueden ayudar a la alta dirección y dueños a reducir costos y mejorar rentabilidad. Úsalos para presentar tu caso y obtener presupuesto para un programa CMMS.

Veremos algunos usando FastMaint CMMS como ejemplo. Reportes y funciones similares existen en otro software.

Muchos tipos de negocio pueden usar software de mantenimiento. Por ejemplo, consideremos dos tipos. Primero, una operación manufacturera pequeña a mediana. Segundo, una instalación comercial pequeña a mediana que provee servicios a diferentes clientes. Podría ser un hotel, complejo de oficinas, restaurante, etc. Pero también podría aplicarse a otras operaciones con muchos equipos o instalaciones. Por ejemplo, operadores de servicios públicos, refinerías, etc.

1. Reporte de Estadísticas

Uno de los reportes más útiles es el de Estadísticas en FastMaint CMMS. Está diseñado especialmente para compartir con alta dirección o dueños. No necesitan acceso a FastMaint. El gerente puede imprimirlo y dárselo. No contiene estadísticas complejas difíciles de entender.

El reporte muestra rendimiento en un periodo actual (Últimos 30 Días) versus rendimiento en dos periodos previos similares. Esto facilita detectar posibles problemas o tendencias. Algunos items a buscar:

a) Órdenes de trabajo pendientes de periodos previos

Deberíamos ver si un número inusual de órdenes creadas en periodos previos siguen pendientes. Si alguna es para activos importantes (equipos o ubicaciones) hay motivo de preocupación. Mantenimiento incompleto en un activo puede significar mala calidad de producto o servicio o incluso pérdida de ingresos si no se puede entregar.

b) Tiempo preventivo vs. correctivo

Esta ratio se expresa como porcentaje. Un porcentaje bajo significa que la mayoría es mantenimiento correctivo. Esto es costoso ya que significa que un activo está inesperadamente fuera de servicio. En manufactura probablemente hay producción perdida o calidad. En instalación comercial podemos tener clientes molestos o perder ingresos porque no podemos rentar la instalación (habitaciones de hotel).

c) Equipo con más tiempo en órdenes correctivas

Incluso si la ratio Tiempo Preventivo vs. Correctivo se ve bien, verifica si el mismo equipo sigue apareciendo con más órdenes correctivas. Debemos asegurar que no sea un activo crítico cuya falta de disponibilidad obstaculice entrega. Si es crítico, puede ser hora de reemplazarlo o reconstruirlo completamente.

Ver "3 Métricas Rápidas de Mantenimiento para Planificadores" para análisis más profundo.

2. Reporte de Análisis de Órdenes de Trabajo

Otro reporte que podemos imprimir y dar a la dirección. Queremos que use la plantilla Variación de Costo y Duración mostrando agregados por Mes. Este muestra cómo los costos y duraciones de diferentes clases de órdenes han variado de estimados.

Si vemos variaciones grandes inexplicadas, típicamente significa hay un problema con mantenimiento y operaciones. Necesitamos profundizar y encontrar causas subyacentes.

Podría ser que mantenimiento y operaciones no trabajen bien juntos. O tal vez algunos activos hayan llegado al fin de su vida y requieran más mantenimiento que lo planificado. Ambos problemas, además de aumentar costos, probablemente resultarán en pérdida de ingresos y clientes por retrasos en entrega.

3. Calendario de Mantenimiento de Equipos

Este no es un reporte que la dirección ejecutiva usualmente necesite ver. Sin embargo, tiene implicaciones importantes para cooperación entre mantenimiento y operaciones.

Muestra cuándo se espera que equipos no estén disponibles por mantenimiento preventivo planificado. El tiempo es todo ya que equipos no disponibles en periodos pico será inaceptable.

Queremos asegurar que la información se comparta entre departamentos y se hagan ajustes a horarios según necesidad.

4. Registro de Activos y Reemplazo

La mayoría de plantas industriales e instalaciones comerciales tienen bastantes equipos y otros activos comprados en varios años. Frecuentemente no hay lista centralizada de tales activos y sus costos. Aquí un programa de mantenimiento de activos puede ayudar.

Podemos usar FastMaint CMMS para mantener lista de tales activos y dar seguimiento a costos de mantenimiento incurridos.

Comprar equipos normalmente es una salida significativa de capital. Compensaremos estos costos haciendo provisiones para depreciación basada en vida útil esperada.

¿Qué pasa si el equipo necesita reemplazo antes de lo esperado por mantenimiento omitido? Por el contrario, ¿qué beneficios si el equipo dura 10% más en promedio por mejores prácticas de mantenimiento posibles con apoyo del CMMS?

Estos items impactarán nuestro balance y estado de pérdidas y ganancias.

Además, puedes obtener idea de ahorros potenciales y beneficios del "Calculadora de Beneficios CMMS y ROI".

Guía de Selección de Software de Mantenimiento

Si estás considerando software de gestión de mantenimiento y no sabes por dónde empezar, esta gratis Guía de Selección CMMS será muy útil. Con variedad de preguntas y listas de verificación puede ayudarte a identificar el producto correcto. O puedes pasar la guía PDF a otros responsables del proceso de selección.