¿El software CMMS es adecuado para el tamaño de su empresa?

Durante las últimas dos décadas, empresas de todos los tamaños han sentido los efectos de mercados altamente competitivos, cambios tecnológicos y desafíos económicos. Por estas razones, los dueños de negocios buscan formas de operar de manera más inteligente, rápida y eficiente; principalmente en el área de operaciones de mantenimiento. Los sistemas de software de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) se desarrollaron con estos objetivos en mente y, por eso, ahora son la solución de administración de mantenimiento preferida para un número creciente de clientes en un amplio espectro de sectores industriales, corporativos y de servicios.

CMMS for Businesses ofrece a las empresas la capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo o reparaciones. Esta última característica, el mantenimiento preventivo (PM), representa la columna vertebral del software de gestión de mantenimiento. La capacidad de programar órdenes de trabajo de MP utilizando configuraciones variables y personalizables, enviando notificaciones de forma remota sobre órdenes de trabajo pendientes, en curso o atrasadas, y luego generando instantáneamente informes de MP es la carta de presentación para la mayoría de las empresas que desean no solo mejorar la eficiencia y reducir los costos, sino también también toman decisiones sobre sus operaciones a medida que avanzan. La introducción del mantenimiento preventivo en el software de gestión de mantenimiento ha sido responsable de la vida útil prolongada de los equipos, la mejora de la organización, la mejor gestión del tiempo y la utilización de la mano de obra y, en última instancia, la reducción de los costos operativos y el aumento de las ganancias de la empresa.

Dados sus antecedentes probados, no hay duda de que los CMMS son excelentes productos de gestión de mantenimiento. Sin embargo, la pregunta que queda es:"¿El software CMMS es adecuado para el tamaño de mi empresa?" Aquí, intentaré proporcionar una respuesta.

Hace unos 50 años, cuando el software de gestión de mantenimiento automatizado apareció por primera vez, el acceso inalámbrico y celular era inexistente. En ese momento, los CMMS estaban restringidos a grandes computadoras con tarjetas perforadas. Principalmente debido al costo del equipo, así como a la experiencia necesaria para hacerlo funcionar, estos primeros sistemas solo eran atractivos para las empresas de fabricación muy grandes. Desde entonces, los CMMS han evolucionado y hoy tienen las capacidades y los puntos de precio que pueden satisfacer las necesidades únicas de las empresas, grandes y pequeñas. Esto se debe en gran parte a su versatilidad, personalización y asequibilidad.

Versatilidad

Los CMMS de hoy en día poseen una amplia gama de características que los hacen fáciles de usar, portátiles y muy eficientes. Con habilidades técnicas mínimas más allá de un clic del mouse o un toque en una tableta, el personal de mantenimiento puede realizar pedidos de trabajo o inventario, realizar un seguimiento del progreso del trabajo, transmitir informes y mucho más. Todos los procedimientos de gestión de mantenimiento se pueden realizar desde el panel de control del software. Esto significa que ya no es necesario realizar trabajos en papel ni pedidos de inventario que a menudo provocan retrasos y desorden de papel innecesario. Dado que la mayoría de los CMMS funcionan con WIFI o acceso celular, el personal de mantenimiento puede realizar su trabajo desde cualquier lugar. No es necesario regresar a una estación de computadora para acceder a un CMMS. Además, la cámara del sistema y las capacidades de escaneo integradas hacen posible capturar y transmitir fotos o códigos de barras, mejorando así las operaciones de mantenimiento al reducir los errores, la utilización del personal y el tiempo.

Personalización

Uno de los mayores beneficios de los CMMS de hoy en día radica en su capacidad para adaptarse a una organización en lugar de que una organización tenga que adaptarse a ella. Ser personalizable significa que los CMMS pueden satisfacer las necesidades individuales de empresas grandes y pequeñas, y con diferentes cantidades de activos, usuarios, sitios y requisitos de mantenimiento preventivo. Lo que es más importante, también tienen la capacidad de adaptarse a las necesidades cambiantes de las organizaciones a medida que crecen y se reformulan.

Como se señaló, los programas de mantenimiento preventivo (PM) representan el aspecto más valioso de los CMMS porque son en gran medida responsables de la vida útil prolongada de los equipos, una mejor organización, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra y, en última instancia, la reducción de los costos operativos y el aumento de las ganancias de la empresa. Los PM también se pueden adaptar a las necesidades individuales de cualquier empresa. Por ejemplo, los programas de PM personalizados pueden enfocarse en los tiempos de inactividad de las operaciones ideales o guiarse por el fabricante del equipo y/o las pautas de la industria o establecerse en una combinación de ambas estrategias. Más allá de estos parámetros, los programas de mantenimiento pueden desencadenar PM utilizando un programa de calendario predeterminado (es decir, diario, semanal, mensual, estacional, anual) o mediante lecturas de medidor específicas (es decir, horas de funcionamiento, libras por pulgada cuadrada, kilometraje, etc.).

Otra característica útil de CMMS es la capacidad de asignar acceso de usuario en función de las necesidades de los propietarios de negocios. Con esta función, el acceso de los usuarios puede permanecer abierto a todo el personal o, alternativamente, restringido en diversos grados según el rol, la responsabilidad o incluso la ubicación del usuario dentro de una instalación.

Finalmente, el software de mantenimiento automatizado está disponible en dos formatos; sistemas independientes basados ​​en la nube y en las instalaciones. Cada uno ofrece su propia variedad de funciones, incluidas las capacidades de mantenimiento preventivo, pero difieren en términos de costos y requisitos de recursos. Los CMMS locales suelen ser atractivos para los propietarios de negocios que prefieren tener más control sobre la seguridad y el mantenimiento de los datos de la empresa, mientras que los sistemas basados ​​en la nube son populares debido a su facilidad de uso y a que no requieren mantenimiento.

Asequibilidad

El mercado de CMMS ha crecido enormemente en los últimos años en respuesta a la demanda de formas más eficientes de gestionar las operaciones de mantenimiento. Reconociendo la diversidad de las empresas en términos de su tamaño, forma y función, los proveedores de CMMS han respondido ofreciendo una variedad de productos que se adaptan a las necesidades y presupuestos de la empresa. Los sistemas CMMS generalmente se agrupan en una variedad de puntos de precio y los clientes pueden elegir entre estos mientras se benefician de una serie de características adicionales, como usuarios ilimitados o diferentes niveles de soporte técnico continuo, por nombrar algunos. Alternativamente, los clientes también pueden seleccionar entre paquetes más básicos, pero aún tienen la opción de agregar servicios en función de sus necesidades y presupuesto específicos. Con estos enfoques, las pequeñas empresas pueden estar seguras de no "comprar en exceso", pero aún así se beneficiarán de un potente sistema de software CMMS que se adaptará bien al tamaño de su empresa. Por otro lado, las empresas a gran escala con múltiples ubicaciones pueden beneficiarse más de los paquetes CMMS que ofrecen auditorías de activos e inventario proporcionadas por el proveedor e incorporación interna.

Los CMMS ofrecen a las empresas de todos los tamaños y de todos los sectores industriales la oportunidad de ejecutar sus operaciones con la máxima eficiencia y ahorro de costos. Grande o pequeño, el software CMMS puede satisfacer las necesidades y los presupuestos de empresas de todos los tamaños. El desafío es investigar cuidadosamente los productos disponibles y tomar decisiones basadas en las necesidades, los objetivos y el presupuesto de la empresa.