Selección de software CMMS que se adapte al tamaño de su negocio

Durante las últimas dos décadas, empresas de todos los tamaños han sentido los efectos de mercados altamente competitivos, cambios tecnológicos y desafíos económicos. Por estas razones, los propietarios de negocios buscan formas de operar de manera más inteligente, rápida y eficiente; principalmente en el área de mantenimiento de operaciones. Los sistemas de Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) fueron desarrollados con estos objetivos en mente y, debido a eso, ahora son la solución preferida de gestión de mantenimiento para un número creciente de clientes en un amplio espectro de sectores industriales, corporativos y de servicios.

El CMMS para empresas ofrece la capacidad de rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo o reparaciones. Esta última característica, el mantenimiento preventivo (MP), representa la columna vertebral del software de gestión de mantenimiento. La capacidad de programar órdenes de trabajo de MP usando configuraciones variables y personalizables, enviar notificaciones remotas sobre órdenes de trabajo pendientes, en curso o atrasadas, y luego generar informes de MP instantáneamente es el principal atractivo para la mayoría de las empresas que desean no solo mejorar la eficiencia y reducir costos, sino también tomar decisiones sobre sus operaciones a medida que avanzan. La introducción del mantenimiento preventivo en el software de gestión de mantenimiento ha sido responsable de prolongar la vida útil de los equipos, mejorar la organización, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra, y en última instancia, reducir costos operativos e incrementar las ganancias de la empresa.

Dado su historial probado, no hay duda de que los CMMS son excelentes productos de gestión de mantenimiento. Sin embargo, la pregunta que queda es: "¿Es el software CMMS adecuado para el tamaño de mi negocio?" Aquí intentaré proporcionar una respuesta.

Hace unos 50 años, cuando el software automatizado de gestión de mantenimiento hizo su aparición, el acceso inalámbrico y celular era inexistente. En ese momento, los CMMS estaban restringidos a grandes computadoras de tarjetas perforadas. Principalmente debido al costo del equipo y la experiencia necesaria para ejecutarlos, estos primeros sistemas solo eran atractivos para empresas manufactureras muy grandes. Desde entonces, los CMMS han evolucionado y hoy tienen las capacidades y puntos de precio que pueden adaptarse a las necesidades únicas de empresas, grandes y pequeñas. Esto se debe en gran medida a su versatilidad, personalización y asequibilidad.

Versatilidad

Los CMMS de hoy poseen una amplia gama de características que los hacen fáciles de usar, portátiles y muy eficientes. Con habilidades técnicas mínimas más allá de un clic del ratón o un toque en una tablet, el personal de mantenimiento puede realizar órdenes de trabajo o de inventario, rastrear el progreso del trabajo, transmitir informes y mucho más. Todos los procedimientos de gestión de mantenimiento pueden realizarse desde el panel del software. Esto significa que ya no hay necesidad de órdenes de trabajo o inventario en papel que a menudo resultan en demoras y desorden innecesario. Dado que la mayoría de los CMMS operan en WiFi o acceso celular, el personal de mantenimiento puede realizar su trabajo desde dondequiera que estén. No hay necesidad de regresar a una estación de computadora para acceder a un CMMS. Asimismo, la cámara del sistema y las capacidades de escaneo integrado hacen posible capturar y transmitir fotos o códigos de barras, mejorando así las operaciones de mantenimiento al reducir errores, utilización de personal y tiempo.

Personalización

Uno de los mayores beneficios de los CMMS actuales radica en su capacidad para adaptarse a una organización en lugar de que una organización tenga que adaptarse a él. Ser personalizable significa que los CMMS pueden satisfacer las necesidades individuales de empresas grandes y pequeñas, con diferentes números de activos, usuarios, sitios y requisitos de mantenimiento preventivo. Lo más importante, también tienen la capacidad de ajustarse a las necesidades cambiantes de las organizaciones a medida que crecen y se reformulan.

Como se señaló, los programas de mantenimiento preventivo (MP) representan el aspecto más valorado de los CMMS porque son en gran medida responsables de prolongar la vida útil de los equipos, mejorar la organización, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra, y en última instancia, reducir costos operativos e incrementar las ganancias de la empresa. Los MP también pueden adaptarse a las necesidades individuales de cualquier empresa. Por ejemplo, los programas de MP personalizados pueden centrarse en tiempos de inactividad operativa ideales o guiarse por directrices del fabricante del equipo y/o de la industria, o establecerse en una combinación de ambas estrategias. Más allá de estos parámetros, los programas de mantenimiento pueden activar MP usando un calendario programado predeterminado (es decir, diario, semanal, mensual, estacional, anual) o por lecturas de medidor específicas (es decir, horas de funcionamiento, libras por pulgada cuadrada, kilometraje, etc.).

Otra característica útil de CMMS es la capacidad de asignar acceso de usuario basado en las necesidades de los propietarios de negocios. Con esta característica, el acceso de usuario puede permanecer abierto a todo el personal o, alternativamente, restringido en diversos grados según el rol, responsabilidad o incluso la ubicación de un usuario dentro de una instalación.

Finalmente, el software de mantenimiento automatizado está disponible en dos formatos: basados en la nube y sistemas autónomos on-premise. Cada uno ofrece su propia gama de características, incluyendo capacidades de mantenimiento preventivo, pero difieren en términos de costo y requisitos de recursos. Los CMMS on-premise suelen ser atractivos para propietarios de negocios que prefieren tener más control sobre la seguridad de los datos de la empresa y el mantenimiento, mientras que los sistemas basados en la nube son populares por su facilidad de uso y ausencia de requisitos de mantenimiento.

Asequibilidad

El mercado de CMMS ha crecido enormemente en los últimos años en respuesta a la demanda de formas más eficientes de gestionar operaciones de mantenimiento. Reconociendo la diversidad de empresas en términos de su tamaño, forma y función, los proveedores de CMMS han respondido ofreciendo una variedad de productos para satisfacer las necesidades y presupuestos de las empresas. Los sistemas CMMS generalmente se agrupan en una gama de puntos de precio y los clientes pueden elegir entre ellos mientras se benefician de una serie de características adicionales como usuarios ilimitados o diferentes niveles de soporte técnico continuo, por nombrar algunos. Alternativamente, los clientes también pueden seleccionar paquetes más básicos pero aún tener la opción de agregar servicios basados en sus necesidades y presupuesto específicos. Usando estos enfoques, las empresas pequeñas pueden estar seguras de no "sobrecomprar" pero aún beneficiarse de un poderoso sistema de software CMMS que será un buen ajuste para su tamaño de negocio. Por otro lado, las empresas a gran escala con múltiples ubicaciones pueden beneficiarse más de paquetes CMMS que ofrecen auditorías de activos e inventario provistas por el proveedor e incorporación interna.

Los CMMS ofrecen a empresas de todos los tamaños y de todos los sectores industriales la oportunidad de ejecutar sus operaciones con máxima eficiencia y ahorro de costos. Grandes o pequeñas, el software CMMS puede satisfacer las necesidades y presupuestos de todos los tamaños de negocio. El desafío es investigar cuidadosamente los productos disponibles y tomar decisiones basadas en las necesidades, objetivos y presupuesto de la empresa.