Compare precios de software CMMS: Encuentre la solución ideal para su negocio

Navegar por el mundo del Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) puede ser confuso e incluso un poco intimidante. Para empezar, hay un gran número de proveedores. Sin embargo, con la industria de CMMS continuando su curva de crecimiento rápido, determinar el número real de empresas de gestión de mantenimiento puede ser difícil. Aun así, para darle una idea de lo que los compradores potenciales de software CMMS pueden enfrentar, una búsqueda rápida en Google del término "proveedores de software CMMS" produjo 242,000 resultados al momento de escribir esto. No es sorprendente que al comparar precios de software CMMS y tratar de encontrar uno con el ajuste correcto para su empresa pueda ser un desafío. Aquí hay algunas cosas a considerar al buscar un CMMS dentro de su presupuesto:

¿Qué es el Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado?

Un buen punto de partida es resumir qué es el software CMMS. Esencialmente, los sistemas se describen mejor como programas de software altamente sofisticados que utilizan miles de puntos de datos que, en cualquier momento, pueden proporcionar al usuario una visión general de la operación de una instalación o, alternativamente, el estado de una pieza individual de equipo. Los sistemas CMMS actuales ofrecen a las empresas la capacidad de rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo. El uso consistente y apropiado del software CMMS ha llevado a prolongar la vida útil de los equipos, mejorar la organización, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra, y en última instancia, reducir costos operativos e incrementar las ganancias de la empresa.

Determine sus necesidades

No tiene sentido perseguir su búsqueda de software CMMS antes de determinar primero cuáles son sus necesidades al adquirir un sistema automatizado de gestión de mantenimiento. Comience recopilando retroalimentación de su personal de mantenimiento sobre los desafíos que enfrenta usando su sistema actual de seguimiento de mantenimiento, así como considerando lo que se necesita para superarlos. Algunas de las características más solicitadas son:

• Seguimiento de costos de reparación de mantenimiento mensuales o trimestrales
• Reducción del tiempo de inactividad de equipos con herramientas de mantenimiento preventivo
• Eliminación de la necesidad de papel
• Gestión simple de órdenes de trabajo y formularios de solicitud de órdenes de trabajo
• Capacidad para procesar órdenes de trabajo usando dispositivos móviles
• Método para rastrear la ubicación de equipos y repuestos
• Sistema de calendario para planificar actividades de mantenimiento
• Mejora de la comunicación entre miembros del equipo y la alta dirección
• Acceso móvil
• Capacidad del software para cambiar y expandirse a medida que cambian las necesidades de la empresa

Tener en cuenta estos aspectos junto con otras características que pueda desear le ayudará a desarrollar una lista de características para buscar en su solución CMMS. No hace falta decir que cuanto más características tenga un sistema CMMS, más costoso tiende a ser.

Comprender los diferentes formatos de software CMMS

Para no caer en la trampa de comparar "manzanas con naranjas" al comparar precios de software CMMS, es importante darse cuenta de que el software está disponible en dos formatos diferentes: on-premise y basado en la nube. Estas diferencias son importantes porque los sistemas basados en la nube dependen del proveedor que aloja los datos en sus propios servidores (es decir, en la nube), mientras que los sistemas on-premise requieren que una empresa instale y aloje sus datos en su propio equipo, en el sitio. El primero depende del proveedor que mantiene el sistema, mientras que el segundo debe utilizar el mantenimiento interno del software y hardware del sistema por su propio especialista en TI.

Hay beneficios e inconvenientes en cada plataforma de software CMMS. Muchos clientes encuentran los CMMS basados en la nube más atractivos por dos razones principales: menor costo y sin mantenimiento. Por otro lado, muchos otros prefieren los sistemas on-site porque proporcionan a los gerentes de mantenimiento control total y personalización de sus datos y el sistema. Por ejemplo, los operadores de sistemas on-premise pueden programar el mantenimiento y actualizaciones de su sistema según su propio cronograma y no según el de proveedores basados en la nube. Otra diferencia es que las plataformas basadas en la nube ofrecen accesibilidad móvil, mientras que las plataformas on-site no la tienen. Al comparar precios de software CMMS, una distinción final entre los dos formatos es una diferencia de costo significativa, con las plataformas on-premise teniendo costos iniciales mucho más altos.

Costos

Una comparación de precios de software CMMS debe tener en cuenta las diferencias en opciones de características y servicios, además de las diferencias de costo en plataformas de sistema. Como se sugirió anteriormente, las plataformas on-premise son más costosas; de hecho, tienden a costar tres veces más que la tarifa de licencia anual de sistemas basados en web. Sin embargo, este costo inicial es un pago único, ya que no hay tarifas adicionales del sistema. Mientras que el costo inicial para un sistema basado en la nube es menor, los costos a largo plazo asociados con las tarifas de licencia son mayores con el tiempo (es decir, tarifa de suscripción/licencia anual estimada en $1500 por año para un departamento de mantenimiento pequeño). Aún así, hay costos asociados y/o continuos con los sistemas on-premise dejando de lado el costo inicial. Por ejemplo, las plataformas CMMS on-premise requieren hardware, firewalls y software antivirus, así como un miembro del personal de TI que mantendrá y gestionará todos los aspectos del funcionamiento del sistema, incluyendo instalación, ingreso de datos, actualizaciones, seguridad y capacitación del personal. Los CMMS basados en la nube no requieren costos adicionales, ya que los soportes del sistema incluyen todas las actualizaciones de software, actualizaciones del sistema, seguridad y soporte técnico.

Aparte de las operaciones del sistema, hay algunos costos adicionales opcionales de CMMS asociados con el software CMMS, como ingreso de datos interno y tutoriales en línea para la incorporación de personal. Algunos proveedores agruparán estos en sus tarifas de licencia anuales, pero estos sistemas tienden a ser más caros que los CMMS básicos. Muchos proveedores también ofrecen auditorías de inventario on-site e incorporación de personal, nuevamente a un costo adicional. Como se señaló anteriormente, cuantas más opciones se seleccionen en cualquiera de las plataformas de gestión de mantenimiento, más costosas serán. Como nota final de precaución, al consultar sobre un sistema basado en la nube, asegúrese de determinar si las cotizaciones de precio se basan en pago por usuario, pago por módulo (es decir, mantenimiento preventivo, gestión de inventario), pago por orden de trabajo o una tarifa basada en una tarifa de licencia única. Hay diferencias de costo considerables entre estos diversos esquemas de precios.

Conclusión

Para comparar con precisión los precios de software CMMS, se necesita conocer el resultado final. Porque no todo el software CMMS es igual y porque los proveedores de CMMS generalmente venden sistemas en paquetes, estos factores deben tenerse en cuenta. Compare cuidadosamente el costo total de los sistemas de software CMMS con sus características preferidas, su formato deseado, servicios opcionales adicionales como incorporación e implementación, y finalmente, haga coincidir estos con su presupuesto. Una investigación cuidadosa seguida de discusiones con proveedores asegurará que su selección final sea el ajuste correcto para su negocio.