Seleccione el software CMMS ideal según el tamaño de su organización

Dado que el tamaño organizacional a menudo dicta los requisitos funcionales en el proceso de selección de software CMMS, los directores ejecutivos pueden desarrollar su lista de requisitos de manera más eficiente considerando el número de instalaciones y empleados.

Al mismo tiempo, en todas las industrias y tamaños, existen casos de uso universales para el software CMMS.

Las organizaciones más grandes a menudo se centran en las siguientes características de gestión de activos.

Mejor seguimiento general con software CMMS

Mayor tamaño significa más partes móviles, lo que impulsa la necesidad de un seguimiento confiable de proyectos, personal e inventario.

Peter Drucker lo dijo mejor: «Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo».

Seguimiento de inventario, incluso en múltiples instalaciones

El mal control de inventario siempre ha implicado costos aumentados por deterioro, merma y costos de almacenamiento evitables.

El software CMMS reduce los costos de inventario manteniendo los niveles de inventario actualizados. Una vez que el departamento de mantenimiento alcanza un nivel de reposición personalizable, el software envía una alerta para que el departamento pueda ordenar las piezas y materiales requeridos. Como ha considerado los tiempos de entrega con los niveles de reposición, puede enviar todo usando los métodos más rentables posibles, evitando costosas entregas urgentes de último minuto.

Benchmarking de métricas de mantenimiento entre sitios y equipos

La solución CMMS adecuada puede mostrarle qué funciona y qué no, creando oportunidades para llevar buenas prácticas de una instalación o equipo a otro. El proceso comienza con una captura de datos fácil y automática y termina con informes automatizados repletos de métricas clave como tasas de finalización de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo.

Solo el mantenimiento preventivo puede generar ahorros del 12% al 18% frente a las órdenes de trabajo reactivas. Si tiene un programa que funciona, hay mucho valor en intentar expandirlo a todas sus instalaciones.

Otras métricas clave pueden incluir costos laborales y tiempo de inactividad no programado.

Durante el proceso de selección, busque software que facilite el aprovechamiento de sus datos. Idealmente, el software debería usar sus datos sin procesar para crear informes gráficamente ricos que pinten el panorama general del mantenimiento, lo cual es crítico para los gerentes de mantenimiento y otros departamentos que necesitan rastrear costos y retorno de inversión.

Mejora de la seguridad y protección de datos con software CMMS

El software CMMS facilita la captura y uso de datos, pero las organizaciones necesitan un proveedor CMMS que también garantice que sus datos permanezcan seguros y protegidos, a salvo de corrupción o pérdida y de actores maliciosos, tanto externos como internos.

Extensión del inicio de sesión único (SSO)

Aunque superficialmente se trata de conveniencia, el inicio de sesión único también hace que sus sistemas sean más seguros y eficientes al reducir:

• Fatiga de contraseñas
• Tiempo perdido ingresando contraseñas para cada plataforma
• Cuellos de botella de TI debido a tickets de recuperación de contraseñas

Cuando se exige a los usuarios crear y recordar múltiples contraseñas, a menudo desarrollan malos hábitos que pueden llevar a brechas de seguridad, incluyendo el uso de contraseñas simples y fáciles de adivinar y el uso de la misma contraseña en todas las cuentas. Como el inicio de sesión único significa que las personas solo tienen que recordar una, los anima a usar una contraseña fuerte. Como solo tienen que iniciar sesión una vez, los usuarios ahorran tiempo mientras el departamento de TI dedica menos recursos a tickets relacionados con contraseñas.

Durante el proceso de selección, pregunte sobre SSO y cómo y si el CMMS puede integrarse con su programa existente.

Mantenimiento de registros de actividad

La transparencia y la responsabilidad se reducen a poder responder rápida y confiablemente a dos preguntas: «¿Quién lo hizo?» y «¿Cuándo lo hizo?».

Los registros de actividad mantienen un registro de todo lo que los usuarios hacen dentro del software. Uno de los beneficios es que desalienta el comportamiento malicioso de empleados descontentos. Es imposible que alguien inicie sesión en el software y luego elimine o altere aleatoriamente datos clave sin dejar huellas digitales.

Un segundo beneficio está relacionado con el cumplimiento, donde las organizaciones necesitan completar el trabajo a tiempo y demostrarlo. Los registros de actividad proporcionan una capa adicional de protección contra varios tipos de responsabilidad.

Nota rápida sobre software y cumplimiento

Para muchos estándares industriales y gubernamentales, es imposible que el software sea conforme. En su lugar, el software hace posible que su organización cree y lleve a cabo los procesos que la hacen conforme.

Los cinturones de seguridad pueden ser una analogía aproximada. En la mayoría de lugares, hay una ley que exige usar cinturón de seguridad al conducir, y cuando usa el cinturón al conducir, cumple con la ley. ¿Pero el cinturón de seguridad? No tiene sentido preguntar si está siguiendo la ley o no. Simplemente está ahí para que usted pueda seguir la ley.

Al mismo tiempo, hay estándares industriales y gubernamentales que se aplican directamente al software, y independientemente de cómo lo use, el software puede estar dentro o fuera de cumplimiento. Asegúrese de hacer preguntas específicas a los proveedores potenciales al revisar los estándares que afectan su industria.

Escalabilidad a largo plazo para organizaciones más pequeñas con software CMMS

Aunque las operaciones más pequeñas podrían no necesitar actualmente muchas de las características que atraen a las organizaciones más grandes, necesitan posicionarse para acomodar el crecimiento futuro.

Durante el proceso de selección, busque un proveedor que ya esté configurado para seguir trabajando con usted a medida que su organización crece y sus requisitos se desarrollan. En el nivel más básico, el software debería facilitar la adición de activos, usuarios e incluso instalaciones. Para conjuntos de características, el proveedor debería ofrecer versiones escalonadas de su plataforma, con cada nivel introduciendo capacidades adicionales. Cuando un proveedor puede acomodar requisitos en expansión simplemente moviéndolo a un nivel superior, le ahorra el tiempo, costo e incertidumbre que inevitablemente conlleva cambiar de proveedor.

En algunos casos, las organizaciones superan completamente una plataforma de software, y el proveedor no puede simplemente moverlas a un nivel superior. Aquí, el proveedor podría tener que mover a la organización a su plataforma más robusta, lo que implica incorporación y capacitación adicionales. Pero todavía hay ventajas de continuidad. Está trabajando con el mismo proveedor, mitigando gran parte de la incertidumbre que viene con el cambio; recuerde, el 80% de las implementaciones fallan, así que quiere eliminar la incertidumbre y reducir su riesgo tanto como sea posible.

Pero el soporte trasciende todas las industrias y tamaños para los requisitos de software CMMS

Aunque existen algunas tendencias generales para las relaciones entre el tamaño organizacional y los requisitos de características de software, hay muchas excepciones y valores atípicos. Una empresa más pequeña en la industria de defensa, por ejemplo, podría tener estrictos requisitos de seguridad de datos. Una empresa grande podría no necesitar inicio de sesión único para sus equipos de mantenimiento.

Independientemente de cualquier variación, la característica común es el soporte. Organizaciones de todos los tamaños necesitan examinar de cerca los equipos de soporte de los proveedores potenciales y luego preguntarse: «¿Cuánto ha invertido este proveedor CMMS en el éxito a largo plazo de los clientes?».

Incorporación y capacitación

El soporte comienza en la incorporación, y es importante encontrar un proveedor con una infraestructura flexible que ofrezca una variedad de opciones. Dependiendo de dónde esté su organización en términos de datos de activos y estrategias de mantenimiento, podría necesitar desde un poco de ayuda para cargar cosas en la base de datos hasta una auditoría completa in situ de sus instalaciones, activos y equipos. Un buen proveedor puede evaluar sus necesidades y cubrir cualquier brecha de habilidades o mano de obra.

Cuanto más usen sus equipos el software, mayor será su ROI. La capacitación personalizada pone a todos en el camino correcto. Asegúrese de que un proveedor pueda acomodar diferentes tipos de aprendices con documentación, videos y sesiones individuales.

Soporte continuo

Después de la implementación, necesita un proveedor que pueda brindar soporte confiable, competente y multifacético.

Durante el proceso de selección, pregunte sobre el horario del equipo de soporte y de cuántas formas diferentes hay para contactarlos. ¿Todo es por correo electrónico? ¿Puede llamarlos por teléfono, o todo se hace en línea?

También quiere que haya documentación, videos y seminarios web que cubran nuevas características y mejoras recientes. No solo esto demuestra que el proveedor quiere que los clientes saquen el máximo provecho de su software, sino que también muestra que lo están mejorando continuamente.

Próximos pasos

Independientemente de su tamaño actual, el software CMMS adecuado le ayuda a controlar costos con flujos de trabajo optimizados, mejor seguimiento y una visión panorámica de sus operaciones de mantenimiento. Aunque el tamaño de su organización puede afectar qué características necesita buscar, el soporte sigue siendo un caso de uso universal para el software de gestión de mantenimiento.

Si no tiene uno, o el que tiene no cumple lo prometido, es hora de contactar y empezar a hablar con proveedores. Una vez que tengan una idea de sus objetivos específicos y dónde está en el proceso, pueden ayudarle a entender sus opciones.