Auditorías de mantenimiento explicadas: propósito, proceso y beneficios

Las palabras «auditoría» pueden causar temor, pero la realidad es que muchas empresas aprueban sus auditorías de mantenimiento regularmente. No hay razón para temer una auditoría de mantenimiento si está siguiendo los procedimientos correctos.

¿Qué es exactamente una auditoría de mantenimiento?

Una auditoría de mantenimiento es una revisión exhaustiva y sistemática del mantenimiento, inventario y procesos de una organización. Evalúa cómo se mantienen las actividades y estándares, como instalaciones internas y procesos de reparación. Las auditorías le ayudan a garantizar calidad, salud y seguridad en sus instalaciones.

Las firmas auditoras inspeccionan una variedad de funciones de mantenimiento, incluyendo:

• Seguridad
• Capacitación
• Planificación
• Programación
• Mantenimiento de equipos
• Prácticas y organización de mantenimiento
• Gestión de documentos, inventario y compras

Aunque pueden ser estresantes, las auditorías protegen tanto a usted como a su organización. El propósito principal de cualquier auditoría es ver qué tan bien está siguiendo sus POEs, verificar problemas o deficiencias, y si los hay, crear un plan de acción que los aborde.

Las auditorías son una forma de asegurar que sus procedimientos cumplan con todos los requisitos y que todo funcione de la manera más efectiva posible.

¿Por qué son importantes las auditorías de mantenimiento?

Las auditorías de mantenimiento brindan a los gerentes una visión clara de lo que sucede en la organización, lo que les ayuda a establecer puntos de referencia más fácilmente. Al comparar los datos de referencia con los procedimientos correctos, los gerentes pueden definir problemas e implementar soluciones más fácilmente.

Las auditorías también lo protegen a usted y a la organización de responsabilidad porque generalmente se centran en estándares y procedimientos de seguridad, ayudando a reducir el riesgo de incidentes en el lugar de trabajo. Con auditorías regulares, asegura que su organización cumpla con los requisitos y que está cubierto en caso de accidentes o lesiones.

Debe incluir auditorías para garantizar que proporciona condiciones de trabajo seguras para sus empleados y productos seguros para sus consumidores. Las auditorías ayudan a mantenerlo responsable, ya que a menudo son realizadas por empresas terceras. Esto significa que ven su organización a través de una lente objetiva para proporcionar integridad a sus auditorías.

¿Cuáles son los tipos de auditorías de mantenimiento?

Existen tres tipos de auditorías de mantenimiento.

Auditorías obligatorias

Este tipo de auditoría es requerido por ley. Son inspecciones exhaustivas de procesos realizadas por agencias gubernamentales e incluyen procesos de mantenimiento. Por ejemplo, la Administración de Alimentos y Medicamentos de EE. UU. realiza auditorías regulares para garantizar que las prácticas sigan los procesos de fabricación adecuados.

Auditorías voluntarias

Una auditoría voluntaria es una forma para que una empresa tenga la libertad de completar auditorías que no son obligatorias ni exigidas por ley y se utilizan para obtener certificaciones que dan a las organizaciones una ventaja sobre la competencia.

Por ejemplo, algunas certificaciones de seguridad alimentaria en la industria de alimentos y bebidas son voluntarias, al igual que algunas auditorías de seguridad en parques infantiles. Al someterse a la auditoría, la organización demuestra su compromiso con el cumplimiento de las mejores prácticas actuales de la industria.

Auditoría de mantenimiento

Una auditoría de mantenimiento es una auditoría interna que las organizaciones incluyen en sus planes de mejora. Son importantes hacerlas regularmente ya que ayudan a las organizaciones a evaluar si sus procesos y sistemas actuales son efectivos, dándoles la oportunidad de corregir cualquier problema que encuentren.

Las auditorías de mantenimiento fomentan mejoras continuas, especialmente cuando sus resultados se comparan contra códigos, políticas y otros indicadores de la empresa.

Conocer los tipos de auditorías que puede esperar le ayuda a mejorar con el tiempo y estar mejor preparado.

¿Con qué frecuencia debe realizar auditorías de mantenimiento?

Todo depende de la agencia auditora y su industria. Algunas inspecciones llegan como sorpresa, y otras están programadas. La mayoría de las auditorías de mantenimiento ocurren dentro de departamentos de fabricación o mantenimiento.

Si la organización tiene un historial de quedarse corta, violaciones de código o no estar a la altura de los estándares de la industria, las auditorías se vuelven más frecuentes y a menudo son sin anuncio. Dependiendo de la gravedad de la situación, las auditorías podrían incluso llevar a una investigación completa sobre violaciones y fallos.

Sin embargo, las auditorías de departamentos de mantenimiento y fabricación cada seis meses a un año brindan a los gerentes una imagen clara de cómo están desempeñándose y qué áreas necesitan mejora.

¿Qué se incluye en una auditoría de mantenimiento?

En muchos casos, un tercero necesita completar la auditoría para garantizar resultados imparciales. Durante la auditoría, todos los gerentes de planta, supervisores y trabajadores deben estar presentes y ser entrevistados. Espere que una auditoría examine:

• CMMS
• Personal
• Datos generales
• Presupuestos y costos
• Equipos de producción
• Procedimientos de documentación
• Gestión de mantenimiento
• Organización dentro de departamentos

Después de que el equipo termina, es hora de analizar los datos. Esta información se usa para crear soluciones a corto, mediano o largo plazo para cualquier deficiencia o problema. El plan de acción que diseñe debe reflejar prioridades cuidadosamente establecidas.

Además, un análisis de costo-beneficio debe incluirse en su auditoría para ayudarle a usted y a su equipo a tomar decisiones que beneficien a la empresa en el futuro.

¿Cómo aprueba una auditoría de mantenimiento?

Aunque las auditorías son molestas, hay formas de facilitar las cosas a usted y a su equipo para quitarle el aguijón a cualquier auditoría futura. Para aprobar, su departamento necesita hacer todo según el libro, y todo necesita estar al día con los códigos. Implementar un CMMS hace esto más manejable.

Un CMMS le ayuda a rastrear sus datos y proporcionar documentación actualizada de cada inspección y tarea. Usted y su equipo tienen acceso a toda la información que necesitan para llevar a cabo todos sus planes, y todos sus datos están disponibles en un solo lugar. Una buena plataforma CMMS es fácil de aprender y usar, así que no tendrá que dedicar mucho tiempo a capacitar a su equipo para usarla correctamente.

Con el CMMS adecuado, tiene acceso a un historial completo de todo lo que sucede en su departamento, desde qué ocurrió, cuánto tiempo se dedicó, qué equipos, herramientas o piezas se usaron, y quién realizó la tarea.

Tener un historial debidamente documentado proporciona prueba confiable en caso de un incidente en el lugar de trabajo. También le da a usted y a su equipo una forma de comparar datos pasados y actuales para buscar patrones y formas de mejorar. Además, recuerde que las cosas deben documentarse con la mayor precisión posible: si no documenta algo, a ojos de su auditor, nunca realmente sucedió.

El software CMMS, a diferencia de las órdenes de trabajo tradicionales en papel o hojas de cálculo, se actualiza automáticamente en tiempo real, por lo que todos en el equipo trabajan con los mismos datos. Nadie se queda atrás y nadie está fuera del circuito. Asegura que su equipo tenga las instrucciones adecuadas, y si se hacen cambios, se reflejan inmediatamente, disminuyendo la posibilidad de malentendidos. Esto le ayuda a aprobar sus auditorías porque nada se escapa por las grietas y todo se hace según los procedimientos adecuados.

Próximos pasos

La mejor manera de decidir es hablar con alguien de la industria. Todo lo que necesita hacer es encontrar el proveedor adecuado.

Hippo está aquí para ayudarle a obtener la solución que mejor funcione para usted, incluyendo responder sus preguntas sobre software de mantenimiento de instalaciones, ayudarle a reservar una demostración en vivo del software, o incluso configurarle una prueba gratuita.

Resumen para directores ejecutivos

Las soluciones de software CMMS ayudan a los departamentos de mantenimiento a mantener activos críticos en línea por menos dinero al optimizar procesos y capturar y aprovechar datos confiables. A diferencia de los sistemas de gestión antiguos, un CMMS moderno vive en la nube, asegurando que todos tengan acceso a datos actualizados. Las organizaciones de todas las industrias pueden ver beneficios concretos de los sistemas, incluyendo más tiempo de actividad y menos tiempo y dinero desperdiciados. Al elegir un CMMS, es importante considerar no solo las características sino también la experiencia completa del usuario, incluyendo implementación, capacitación y soporte continuo.