Cómo el software CMMS permite a los centros sanitarios superar los crecientes desafíos

La industria sanitaria siempre ha enfrentado una larga lista de desafíos, y la pandemia de COVID-19 ha empeorado la situación mientras creaba nuevos problemas, a menudo inesperados. Ahora más que nunca, los gerentes de instalaciones y mantenimiento necesitan tomar el control de sus operaciones de mantenimiento, maximizando la atención al paciente mientras minimizan los costos. El software CMMS finalmente lo hace posible.

El impacto financiero inesperado de la COVID-19

Inicialmente, se esperaba que la mayor amenaza de la COVID-19 fuera su capacidad para desbordar los hospitales. Los llamamientos nacionales para «aplanar la curva» tenían como objetivo ralentizar la propagación del virus, distribuyendo el número de casos a lo largo de un período más largo, permitiendo a las instalaciones incorporar el personal y los suministros necesarios. En lugar de un pico, se esperaba una curva más suave.

Pero lo que ocurrió fue inesperado: cierres financieros punitivos para los proveedores de salud en ambos extremos del espectro, tanto para lugares con un gran número de casos como para aquellos que vieron solo unos pocos. ¿Qué los conecta? Una caída casi completa de pacientes no urgentes y cirugías electivas, que es donde muchos centros de atención obtienen la mayor parte de sus ganancias. The Washington Post comparó dos hospitales: el UMass Memorial Medical Center en Worcester, Massachusetts, con 2.700 pacientes de COVID-19, y el University Hospital de MU Health Care en Columbia, Missouri, con solo unos 40. En ambos casos, «cada hospital ha cancelado más de 2.000 cirugías. Decenas de miles de visitas a clínicas han desaparecido. Los ingresos mensuales de pacientes cayeron en decenas de millones de dólares». El periódico señala que incluso antes de la pandemia, «más de 1.200 hospitales operaron en números rojos en dos o más de los últimos cinco años».

Y la situación podría empeorar. Ahora hay informes de que los hospitales enfrentarán nuevos costos por equipos de protección personal (EPP) y otros suministros relacionados con la COVID-19.

Tipos de centros sanitarios

Antes de detallar las formas específicas en que un buen CMMS puede ayudar a los gerentes de instalaciones y mantenimiento a mantener los centros sanitarios funcionando sin problemas y resolver los desafíos del sector, es importante comprender la amplitud del término «centros sanitarios».

Nota rápida: Mientras recorre la lista, intente contar todos los diferentes tipos de activos y equipos necesarios para operar estas instalaciones. Es un número grande. La atención sanitaria, en todos los niveles, está repleta de partes móviles interconectadas y críticas para la misión de las que dependen los profesionales de la salud para brindar atención de calidad al paciente.

Centros quirúrgicos ambulatorios

Versiones simplificadas de las salas quirúrgicas de los hospitales, estos centros se centran en una gama estrecha de procedimientos quirúrgicos. Las ventajas incluyen costos más bajos y un menor riesgo de infección. A veces también se les llama instalaciones quirúrgicas ambulatorias.

Centros de parto

Entornos de parto rentables e inclusivos para la familia. Como no tienen el mismo equipamiento que los hospitales, trabajan con embarazos sin complicaciones conocidas.

Bancos de sangre

Recolección, clasificación y almacenamiento seguro de sangre y plaquetas donadas. Dado que la sangre y los productos sanguíneos no pueden fabricarse, estos centros son críticos para todos, desde personas con anemia hasta víctimas de accidentes automovilísticos.

Clínicas y consultorios médicos

Categoría amplia que abarca desde la práctica privada de un médico general hasta un consultorio dental, desde especialistas hasta clínicas sin cita previa. El denominador común es que trabajan en régimen ambulatorio.

Centros de educación sobre diabetes

Oportunidades educativas y apoyo para quienes padecen o corren riesgo de desarrollar la enfermedad. A medida que la enfermedad se vuelve más generalizada, estos centros son cada vez más comunes.

Centros de diálisis

Atención especializada para pacientes con enfermedad renal, que a veces requieren diálisis, filtrado y limpieza de sangre, hasta tres veces por semana.

Hogares de hospicio

Atención al final de la vida con un mandato amplio para proporcionar no solo atención médica sino también emocional. Aunque algunos pacientes permanecen en sus hogares, aquellos con necesidades significativas son trasladados a hogares de hospicio o residencias de ancianos especializadas.

Hospitales

Grandes centros sanitarios que ofrecen una amplia gama de servicios médicos, desde partos hasta unidades de cuidados intensivos para pacientes con lesiones que ponen en riesgo su vida. Las áreas generalmente se dividen entre cuidados intensivos y no intensivos.

Centros de imagen y radiología

Servicios de diagnóstico por imagen que incluyen tomografías computarizadas, ecografías, rayos X y resonancias magnéticas. Los hospitales a menudo tienen centros internos, pero las instalaciones ambulatorias pueden ofrecer costos más bajos y mejor programación.

Centros de salud mental y tratamiento de adicciones

Otra categoría amplia, que incluye desde grandes instalaciones para muchos tipos de atención de salud mental hasta centros de tratamiento especializados para adicciones específicas, incluyendo alcohol, drogas ilegales y medicamentos recetados. Existen opciones tanto de internación como ambulatorias.

Residencias de ancianos

Destinadas a pacientes con necesidades médicas a largo plazo que no son lo suficientemente graves como para requerir hospitalización pero que no pueden ser atendidos en casa. En algunos casos, son muy parecidos a complejos de apartamentos, pero con personal médico a tiempo completo. Generalmente para pacientes mayores, pero algunas instalaciones atienden a residentes más jóvenes.

Centros de atención urgente

Atención sanitaria a demanda que se sitúa entre la necesidad de un hospital y un consultorio médico. A menudo utilizados por padres con niños enfermos, desde una gripe fuerte hasta un brazo roto.

Esa es una amplia gama de instalaciones, pero tienden a enfrentar un conjunto común de desafíos, que incluyen:

• Fiabilidad de los activos
• Seguridad
• Sanitación
• Cumplimiento normativo

Veamos cómo el software moderno de gestión de mantenimiento ayuda con cada uno.

Mejorar la fiabilidad de los activos con CMMS en el sector sanitario

En todas las industrias, los equipos de mantenimiento trabajan arduamente para mantener los activos en funcionamiento. Y las apuestas son altas. Cuando un equipo importante deja de funcionar en una planta de fabricación, afecta el resultado final. Tiempo, dinero e incluso empleos están en juego. Pero en el sector sanitario, las apuestas pueden ser aún más altas. Cuando el ascensor falla en un hospital, no hay forma de mover pacientes críticos a un quirófano. Cuando el sistema HVAC falla, la calidad del aire disminuye, afectando a todos con dificultades respiratorias y sistemas inmunológicos comprometidos. Y si fallan los sistemas de supresión de incendios o detección de gas radón, es imposible mover rápidamente a pacientes encamados a un lugar seguro. Hay vidas en juego.

El software moderno de gestión de instalaciones resuelve estos desafíos sanitarios y garantiza el tiempo de actividad al facilitar mucho el establecimiento, la ejecución y la mejora de un programa de mantenimiento preventivo, que incluye:

• Planificación
• Programación
• Seguimiento
• Ajuste fino

Cuando los activos y equipos son nuevos, generalmente es mejor seguir las sugerencias de los fabricantes para las tareas y frecuencias de mantenimiento preventivo. Así, basándose en el manual del usuario, se planifica limpiar el autoclave semanalmente mientras que su válvula de purga de presión recibe una inspección visual y prueba mensual. Una vez definidos los tiempos y tareas, puede cargarlos en el CMMS como PM basados en tiempo o medidor. El software genera automáticamente los PM cuando vencen. Cuando quiera saber cómo funciona el programa, puede crear rápidamente informes basados en tasas de cierre de PM. A diferencia de los métodos basados en papel y hojas de cálculo, nada se escapa. El software recuerda cuándo vence algo y cuándo se ha hecho.

Recuerde, cuando configuró los PM por primera vez, siguió lo que decía el manual. Pero con el tiempo, el equipo de mantenimiento llega a conocer los activos y equipos incluso mejor que quienes los diseñaron y construyeron. Por eso, después de suficiente seguimiento, puede comenzar a ajustar el programa. Usamos el ejemplo del autoclave. Si revisa sus PM históricos y descubre que la válvula de purga de presión comenzó a atascarse aproximadamente cada tres semanas, puede afinar los PM. Ahora, en lugar de una inspección visual y prueba mensual, las programa cada dos semanas.

Aumentar la seguridad con CMMS en el sector sanitario

Un principio casi universal en la atención sanitaria es Primum non nocere, que se traduce como «Primero, no hacer daño». La idea es simple: no empeorar las cosas. Si intentamos ayudar a las personas, lo último que queremos es lastimarlas en el proceso.

Para los equipos de mantenimiento en el sector sanitario, es lo mismo. Lo último que quieren es que alguien acuda a sus instalaciones buscando ayuda y salga herido de nuevo. Imagine a alguien con un brazo roto que se cae en las escaleras porque el pasamanos estaba suelto. Un adicto en un centro de recuperación que accede a medicamentos recetados porque una cerradura de puerta estaba rota. Un paciente anciano con demencia que se aleja de la instalación porque la alarma de la puerta no sonó. Para asegurar que eso no suceda, las cosas deben repararse lo más rápido y perfectamente posible. La herramienta de gestión de instalaciones adecuada hace que su equipo sea rápido y más eficiente.

Ya vimos el mantenimiento preventivo, así que pasemos a las órdenes de trabajo a demanda. Tan pronto como alguien nota un problema, puede alertar al departamento de mantenimiento usando el portal abierto de solicitudes de mantenimiento. En lugar de enviar un correo electrónico farragoso o dejar un mensaje de voz incompleto, completan un formulario en línea rápido. Y como tiene campos de datos predefinidos, el equipo de mantenimiento tiene garantizada la información que necesita. De inmediato, el jefe de mantenimiento puede revisar y aprobar la solicitud, generar, priorizar y asignar una orden de trabajo, y luego rastrearla hasta su cierre.

Y gracias a lo que incluye la orden de trabajo, los técnicos pueden hacer más en menos tiempo. En lugar de notas garabateadas en papel o algunos detalles apretados en una celda de hoja de cálculo, las órdenes de trabajo CMMS vienen repletas de información útil, incluyendo:

• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Información completa del activo
• Copias digitales de esquemas, imágenes y manuales de O&M
• Piezas y materiales asociados
• Mapas interactivos y planos de planta

Nunca necesitan volver a la oficina a recoger o dejar papeleo. Nunca tienen que correr de vuelta al almacén a buscar una pieza u herramienta que olvidaron o no se dieron cuenta que necesitaban hasta la mitad de una tarea. No más correr preguntando a otros técnicos cómo hacer algo. Y ese último punto de la lista, mapas interactivos y planos de planta, es especialmente útil. Incluso un hospital pequeño puede ser un laberinto. Ahora los técnicos van exactamente donde se les necesita.

Manténgase en movimiento con la aplicación móvil CMMS en el sector sanitario

Una buena solución CMMS incluye una aplicación CMMS que amplía la gama de funciones disponibles al vincularse directamente con el hardware y software de un dispositivo móvil, ayudando a los técnicos a trabajar de manera más eficiente sobre la marcha.

Aplicación de mantenimiento y notificaciones push

Un CMMS ya facilita mantener a sus técnicos informados centralizando los datos y la gestión de órdenes de trabajo. Una buena aplicación móvil va un paso más allá con notificaciones push. Ahora, en lugar de esperar a que los técnicos inicien sesión en el software para ver sus nuevas asignaciones, puede usar la aplicación en su dispositivo móvil para alertarlos al instante. Cada vez que les asigna una nueva orden de trabajo, su teléfono suena mientras la aplicación muestra un mensaje en la pantalla.

Es la misma diferencia básica entre un correo electrónico tradicional y un mensaje de texto. Cuando envía un correo electrónico, tiene que esperar a que la persona inicie sesión en su cuenta para verlo. Con un mensaje de texto, lo saben de inmediato.

Para la mayoría de los departamentos de mantenimiento sanitario, especialmente cuando tienen un CMMS, la mayoría de las órdenes de trabajo deberían provenir del programa de mantenimiento preventivo, lo que significa que programa el trabajo con antelación. Pero incluso el mantenimiento de clase mundial implica órdenes de trabajo a demanda, y cuando necesita pivotar rápidamente, las notificaciones push son una forma rápida de priorizar el trabajo y reposicionar sus recursos.

Aplicación de mantenimiento y códigos de barras

Por ejemplo, los técnicos pueden usar la cámara integrada de su teléfono para escanear códigos de barras o etiquetas de código QR en los activos para acceder rápidamente a los datos del activo y las órdenes de trabajo abiertas asociadas. Esto es especialmente útil cuando se trabaja en mantenimiento preventivo. Cuando un técnico necesita reparar una unidad HVAC, es fácil encontrar la correcta. Incluso si hay diez unidades idénticas juntas en el techo, solo una va a estar obviamente necesitando trabajo. Pero para una inspección o tareas de PM, no hay forma fácil de saber en cuál de las diez trabajar. Un escaneo rápido asegura que los técnicos completen el trabajo correcto en los activos correctos.

Aplicación de mantenimiento y carga directa de imágenes

Los técnicos también pueden usar la cámara para subir imágenes directamente a las órdenes de trabajo. Una vez subida la imagen, el resto del equipo de mantenimiento puede verlas, abriendo muchas posibilidades de ahorro de tiempo. Primero, si el técnico tiene problemas con una reparación, puede subir imágenes y pedir sugerencias al equipo. En lugar de correr por la instalación buscando ayuda, puede permanecer en el sitio y solicitarla remotamente. Las imágenes también son una forma efectiva de documentar su trabajo. Justo antes de cerrar la orden de trabajo, pueden solicitar una inspección visual remota.

Aplicación de mantenimiento y sincronización sin conexión

Otra característica importante de una aplicación móvil de mantenimiento es la capacidad de trabajar sin conexión. Los hospitales y otros centros sanitarios pueden ser lugares grandes, a menudo con zonas donde el acceso a Internet no es posible o está permitido. Los administradores han cambiado las reglas con el tiempo, pero todavía hay muchas áreas donde han prohibido el uso de teléfonos móviles por el temor a que interfieran con equipos críticos.

Las aplicaciones hacen posible el trabajo sin conexión almacenando información y luego enviándola a la base de datos central una vez que el dispositivo vuelve a tener alcance. El beneficio es que los técnicos no necesitan recordar datos importantes; pueden ingresarlos en su aplicación en tiempo real, asegurando mejor precisión.

Lograr (y demostrar) el cumplimiento con CMMS en el sector sanitario

Siempre hay dos partes en el cumplimiento. La primera es hacer el trabajo correctamente y a tiempo. La segunda es demostrar que hizo el trabajo correctamente y a tiempo. Si lucha con un sistema anticuado basado en papel o hojas de cálculo, a menudo es la segunda parte el verdadero desafío.

Con los métodos antiguos, comienza sin una forma fácil de introducir datos en el sistema. Todo está escrito a mano o introducido en infinitas columnas y filas a través de múltiples archivos independientes. Como no es fácil, termina con muchos datos malos; o la gente está demasiado frustrada para molestarse en ingresar datos inexactos. O incluso cuando todos intentan lo mejor, hay demasiado margen para el error humano. Luego, incluso si sus datos son precisos, es difícil mantenerlos tanto seguros como accesibles.

El software moderno de gestión de instalaciones resuelve este problema porque su proveedor de soluciones hace todo el trabajo pesado de TI por usted. Se encargan del software, mejorándolo y actualizándolo continuamente sin problemas entre bastidores. También se encargan de todo el hardware, lo que significa que no tiene que gastar dinero instalando o reparando servidores costosos y complicados.

El software está respaldado por computación en la nube, lo que significa que todos sus datos se mantienen seguros en una base de datos central. La ventaja es que tan pronto como alguien actualiza los datos, por ejemplo generando una nueva orden de trabajo o cerrando una, todos pueden ver los cambios. No está lidiando con múltiples versiones – todas menos una desactualizadas – dispersas en múltiples papeles o archivos. Y ahora que sus datos son precisos, su solución CMMS también facilita la generación automática de informes repletos de KPIs y métricas de mantenimiento. Calcula todos los números por usted.

El cumplimiento se trata de capturar los datos correctos, mantenerlos seguros y luego usarlos para generar informes. El software adecuado de gestión de instalaciones hace que cada paso del proceso sea más rápido, fácil y confiable.

Comience con CMMS en el sector sanitario

Si aún no tiene un CMMS, o tiene uno que no cumple lo prometido, es hora de tomar el control de su programa de mantenimiento. Recuerde que el siguiente paso después de leer sobre CMMS en línea es contactar a los proveedores e iniciar la conversación.