Software GMAO: Superando los Desafíos de Mantenimiento en Pequeñas Empresas

Software GMAO para Pequeñas Empresas

En años recientes, el Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) ha transformado cómo las empresas hacen negocios y, en particular, cómo supervisan su gestión de instalaciones. En las últimas dos décadas, empresas —grandes y pequeñas— están haciendo cada vez más el cambio de programas de hojas de cálculo a los paquetes de gestión de mantenimiento altamente sofisticados y robustos que ofrece un número creciente de proveedores de GMAO. Este cambio responde a demandas del mercado, desafíos económicos y avances tecnológicos que han desafiado a empresas en una amplia gama de sectores a encontrar formas de operar de manera más ágil, inteligente y eficiente. Antes considerado dominio exclusivo de grandes empresas (con múltiples empresas), ahora se reconoce que la gama de opciones en paquetes GMAO los hace extremadamente adecuados para pequeñas empresas también.

Según la Oficina de Defensa de la Pequeña Empresa de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. (SBA), las pequeñas empresas se definen como compañías con un máximo de 35,5 millones de dólares en ventas anuales y 1500 empleados. Dados estos límites, es fácil ver que el software GMAO para pequeñas empresas puede obtener beneficios similares a sus contrapartes grandes: mayor eficiencia organizativa, vida útil prolongada de equipos, mejor gestión del tiempo y la mano de obra, y en última instancia, reducción de costes y aumento de beneficios. Con la capacidad del GMAO para automatizar completamente programas de mantenimiento preventivo, órdenes de trabajo y niveles de inventario, las pequeñas empresas pueden operar más eficientemente con beneficios de ahorro de costes.

Las pequeñas empresas representan un grupo diverso de compañías en una amplia gama de sectores industriales, corporativos y comerciales. Por esto, y por la gama en su tamaño y estructura, los propietarios de pequeñas empresas enfrentan varios desafíos al buscar un GMAO que se adapte a sus necesidades. Afortunadamente, la mayoría de sistemas de gestión de mantenimiento son conocidos por su personalización. Esto significa que el software GMAO puede satisfacer las necesidades individuales de empresas grandes y pequeñas, con diferentes números de activos, usuarios, sedes y requisitos de mantenimiento preventivo. Los sistemas automatizados también pueden ajustarse a las necesidades cambiantes de las organizaciones a medida que crecen y se reformulan, una preocupación común entre empresas emergentes. Con un GMAO personalizable, el sistema se adapta a la organización y no la organización al sistema.

A continuación, una lista de otras características adecuadas para pequeñas empresas con preocupaciones únicas:

Software Basado en la Nube

Las pequeñas empresas pueden no tener su propio personal de TI interno. Por esto, simplicidad y ahorro de costes son importantes. Muchos sistemas GMAO ofrecen despliegue basado en la nube, lo que significa que el sistema se accede a través del servidor del proveedor con todo el mantenimiento y actualizaciones proporcionados remotamente. No hay necesidad de soporte de sistema interno ni software de seguridad adicional. Los costes iniciales de sistemas en la nube son menores que los instalados in situ. En general, con GMAO basado en la nube, el trabajo, la preocupación y los costes añadidos de mantenimiento y actualizaciones los asume el proveedor.

Acceso de Usuario Personalizado

Las pequeñas empresas suelen tener personas asignadas a diferentes tareas con distintos niveles de responsabilidad. Estos pueden implicar también diferentes niveles de autorización de seguridad. El software GMAO aborda esto asignando diferentes niveles de acceso al sistema para usuarios basados en seguridad, descripciones de roles u otras consideraciones. Por ejemplo, los gerentes de mantenimiento pueden tener acceso completo al sistema, mientras que los técnicos tienen acceso limitado a áreas específicas.

Movilidad del Sistema

En pequeñas empresas, es común que el personal de mantenimiento se desplace a varias ubicaciones dentro o fuera de una instalación. Por ejemplo, un técnico puede trabajar en una instalación y luego ser enviado a tareas fuera. Una de las características más atractivas del software GMAO es su portabilidad mediante acceso móvil, permitiendo a los técnicos crear órdenes, verificar inventario, pedir piezas o generar informes dondequiera que estén. Poder acceder al panel GMAO desde cualquier dispositivo con conexión a Internet es increíblemente eficiente porque reduce retrasos innecesarios al depender de ordenadores de oficina.

Capacidad de Captura de Imágenes

Evitar errores al pedir piezas es una preocupación común para empresas de todos los tamaños. A menudo, los técnicos cometen el error de transcribir mal el número de pieza o serie. La mejor forma de superar esto es capturar los códigos de barras mediante imagen. Usar el escaneo de códigos de barras a través de la app móvil asegura que se pida la pieza o equipo correcto. Además, se pueden capturar fotos del equipo y su ubicación. Estas características integradas identifican con precisión equipos que necesitan reparación y capturan la imagen escaneada del código de barras de una pieza para reemplazo. Ambas reducen retrasos a menudo costosos cuando se cometen errores comunes.

Acceso a Planos Arquitectónicos y Documentos

Al familiarizar a nuevos empleados con la distribución y estructura de una instalación o identificar ubicaciones de instalaciones eléctricas o de fontanería al añadir equipos, tener dibujos arquitectónicos es útil. Estos también se conocen como planos: son una representación de un diseño arquitectónico como vistas de planta y/o elevación de un edificio o estructura. Los dibujos son accesibles a través de paneles de sistema en muchos paquetes GMAO. Proporcionan otra forma de identificar la ubicación exacta de equipos y cualquier emplazamiento eléctrico y de fontanería que pueda afectar las operaciones.

Soportes Continuos de Software GMAO

La línea base para pequeñas empresas es tener soporte continuo fiable que asegure que obtienen lo máximo de su inversión. Muchos paquetes GMAO incluyen soportes en su estructura de precios mientras otros venden soportes como características adicionales. Los soportes cubren desde la implementación hasta el cuidado posterior con el objetivo de que el sistema funcione como fue diseñado. De gran importancia es la fase de implementación cuando se introducen todos los datos críticos de inventario, activos y usuarios junto con la configuración de programas de mantenimiento preventivo. Los proveedores ofrecen a clientes la opción de auditorías in situ o soporte técnico remoto y telefónico para implementación. Además, muchos incluyen en sus paquetes variedad de recursos de onboarding y continuos para asistir a usuarios en el uso del sistema. Estos recursos están disponibles como manuales online, vídeos, email, chat, grabaciones de webinars y soporte telefónico.

Las pequeñas empresas, como sus contrapartes grandes, tienen la oportunidad de obtener beneficios de ahorro de costes añadiendo software GMAO a sus operaciones. Las pequeñas empresas, operando típicamente con márgenes menores, tienen una motivación aún mayor para encontrar formas de operar mejor, más ágil, rápido e inteligente. El software GMAO lo hace posible mediante mayor eficiencia operativa reduciendo costes, ahorrando tiempo y recursos y, en última instancia, logrando un mayor retorno de inversión (ROI). Los GMAO están diseñados para satisfacer las diversas necesidades de pequeñas empresas ahora y a medida que crecen y evolucionan en el futuro.