Maximice su prueba de CMMS: Consejos para una evaluación exitosa

Una prueba gratuita puede ser una parte fundamental para encontrar la solución CMMS adecuada. Es su oportunidad para probar el software, ver cómo funciona y decidir si se adapta a sus necesidades.

Pero, como la mayoría de las oportunidades, necesita estar preparado para aprovecharla al máximo.

Cuando se trata de pruebas gratuitas, ¿qué debe buscar y cuáles son las mejores formas de encontrarlo?

Aquí tiene algunos pasos que puede seguir para sacar el máximo provecho de su prueba gratuita.

Comience a prepararse antes de que empiece la prueba

Es una buena idea empezar antes de que la prueba comience oficialmente. Generalmente, tiene alrededor de dos semanas de acceso, tiempo suficiente, pero no quiere desperdiciar ni un día haciendo el trabajo previo que podría haber hecho antes.

¿En qué consiste ese trabajo previo?

Asegúrese de tener claro qué quiere lograr con la prueba. Puede ser tan simple como «Quiero saber si esta solución de software CMMS es buena» o tan complejo como una lista de verificación de 100 elementos que cubra cada aspecto del diseño y la aplicación del software CMMS.

Reserve tiempo para darse la oportunidad de explorar el CMMS. Si ya sabe que la próxima semana está llena de mantenimientos preventivos que involucran a todo el equipo más proveedores externos, y además espera un gran envío de piezas y materiales que luego deben clasificarse y agregarse cuidadosamente a su inventario. Además, tres de sus mejores técnicos estarán de vacaciones…

Cada semana es ajetreada para los departamentos de mantenimiento, especialmente si la razón por la que busca soluciones CMMS modernas es que aún lucha con métodos antiguos de papel y hojas de cálculo. Programe algo de tiempo para asegurarse de aprovechar al máximo la prueba.

Reserve tiempo también para cualquier otra persona a la que quiera que revise el software, especialmente a los técnicos de mantenimiento. Puede ser tan formal como una reunión sentados o tan informal como una charla durante el almuerzo.

En todas las industrias, las tasas de fracaso en las implementaciones pueden alcanzar el 80 %, a menudo porque las personas que deberían usar el software deciden que es demasiado difícil de aprender o que solo estorba.

Puede ayudar a evitar este problema asegurándose desde el principio de que los técnicos estén de acuerdo. Obtener la reacción correcta de ellos contribuye en gran medida a que todo su proyecto CMMS sea un éxito.

Asegúrese de tener la información de contacto de alguien del proveedor de CMMS. Si ya está en la etapa de hacer una prueba gratuita, es seguro que está en el radar de alguien y que saben cómo contactarlo. Pero asegúrese de saber cómo contactarlos si tiene alguna pregunta durante la prueba gratuita.

Con esto hecho, podemos empezar a ver cómo maximizar su prueba gratuita de CMMS una vez que comience.

No piense solo en características; busque también facilidad de uso en el CMMS

Es tentador sumergirse directamente en las características, pero hay algunas cosas que debería revisar primero.

Y la primera en la lista es la experiencia de usuario (UX) general, el diseño y la facilidad de uso.

Abra el CMMS en tantos dispositivos diferentes como pueda, incluyendo computadora de escritorio, tableta y smartphone. Compare cómo se ve en cada pantalla. ¿Es perfecto en la computadora pero abarrotado en el móvil? ¿Tiene más sentido en la tableta que en la pantalla de la computadora en su oficina de mantenimiento?

¿Por qué importa esto? Recuerde que cada tipo de usuario accede al CMMS principalmente desde un dispositivo. Así que cuando el CEO ejecuta informes, lo hace desde la computadora. Pero cuando los técnicos revisan órdenes de trabajo y escanean códigos de barras, lo hacen desde la aplicación móvil de mantenimiento. Al juzgar qué tan bien funciona el CMMS para un usuario determinado, asegúrese de estar viendo el dispositivo correspondiente.

Vea cuánto puede descubrir por su cuenta. Solo mirando el software, dónde están las cosas en la pantalla y cómo están etiquetadas, ¿cuánto puede averiguar?

Debería ser mucho. Si una empresa diseña su software correctamente, debería ser generalmente autoexplicativo. Eso no significa que vaya a dominar el software de la noche a la mañana. El software CMMS no es lo mismo que aplicaciones de juegos como Candy Crush o Tetris que se pueden aprender principalmente con prueba y error. Pero cuando un CMMS es realmente fácil de aprender, debería poder obtener una buena comprensión básica bastante rápido.

Concéntrese en las características del CMMS que sabe que necesita

Mucho software de gestión de mantenimiento viene con largas listas de características, pero solo debería importarle las que vaya a usar realmente. Es lo mismo que elegir un paquete de cable. No importa cuántos canales obtenga; importa cuántos obtiene que quiera ver. Y como con el cable, las soluciones modernas de software de gestión de mantenimiento son un servicio de suscripción. Lo último que quiere es pagar por un montón de cosas que nunca va a usar.

Este consejo puede parecer extraño al principio, pero puede ser útil no pensar en las características en absoluto. En su lugar, concéntrese en los flujos de trabajo, colecciones de características relacionadas que trabajan juntas para ayudarle a realizar tareas de mantenimiento. ¿Por qué? Porque así es como la gente usa el software CMMS.

Por ejemplo, podría centrarse en este caso de uso común:

1. Generar una nueva orden de trabajo a demanda
2. Asignarla a un técnico de mantenimiento
3. Aceptar la orden de trabajo
4. Agregar comentarios a la orden de trabajo
5. Cerrarla
6. Revisar su historial usando KPIs e informes

Ahora, en lugar de solo saber cómo funcionan las características, tiene una idea de lo que sería usar el CMMS todos los días.

Verifique las diferencias entre la aplicación y la versión de escritorio

Esto vuelve a intentar obtener una idea de cómo el software funciona de manera diferente para diferentes usuarios. Además, quiere asegurarse de no perderse ninguna de las características.

La aplicación móvil Hippo CMMS es un ejemplo perfecto. Si solo prueba la versión de escritorio, se pierde todas las características de la aplicación.

¿Por qué hay diferentes características para diferentes dispositivos? Porque la aplicación vive directamente en el dispositivo móvil, puede vincularse directamente al software y hardware, creando oportunidades para nuevas características, incluyendo:

• Notificaciones push
• Escaneo de códigos de barras
• Voz a texto en órdenes de trabajo
• Sincronización sin conexión

Si hay características solo en la aplicación, asegúrese de tomarse un tiempo para revisarlas.

Revise también el soporte, los recursos y las actualizaciones de software del proveedor de CMMS

Una vez que haya echado un vistazo a la UX, la facilidad de uso y el diseño, puede ver las características y cómo se construyen en flujos de trabajo.

Desde allí, asegúrese de dedicar algo de tiempo a ver el centro de recursos del proveedor. No es estrictamente parte del software, pero es una parte importante de la experiencia de usuario general, y eso es lo que está tratando de evaluar durante la prueba gratuita.

Los expertos en diseño de Apple son famosos por su trabajo pionero en experiencia de usuario, que definen de manera sorprendentemente amplia. De hecho, uno de sus jefes de diseño explicó que la experiencia de usuario son todas sus interacciones con el producto, hasta lo fácil que es llevar su nueva computadora de la tienda a su auto. Así que rediseñaron las cajas para que fueran más fáciles de transportar y más propensas a caber en los asientos traseros.

Intente revisar cualquier herramienta de soporte, incluyendo:

• Recursos
• Videos
• Tutoriales de características

Resumen rápido

Las pruebas gratuitas son una excelente manera de explorar software CMMS y encontrar el que mejor funcione para usted. La clave para aprovechar al máximo la prueba es venir preparado. Programe algo de tiempo para usted y su equipo para revisar el CMMS.

No se centre solo en las características. Primero, mire el diseño y la distribución general. Recuerde, si es difícil de usar, nadie en su equipo de mantenimiento lo va a usar. Tómese un tiempo para pensar en algunos casos de uso comunes para probar. Tiene más sentido pensar en términos de flujos de trabajo que en características individuales.

No se centre solo en el software. Su prueba gratuita es una oportunidad para explorar toda la experiencia de usuario, incluyendo revisar algunos de los recursos.

Próximos pasos

Ahora que sabe cómo sacarle el máximo provecho, es hora de registrarse para su prueba gratuita de 14 días con Hippo CMMS.