Actualízate de Excel a GMAO: Aumenta la Eficiencia y Reduce Costes de Mantenimiento

Estamos bien entrados en 2019 y es hora de un chequeo de eficiencia. ¿Sigues rastreando órdenes de trabajo y actividades de mantenimiento manualmente o con hojas de cálculo? Si es así, no estás solo. Casi el 80% de profesionales de instalaciones y mantenimiento que encuestamos usan hojas de cálculo o absolutamente nada para rastrear órdenes, solicitudes y mantenimiento preventivo en sus empresas. Noticia: usar estos métodos está costando a tu departamento y empresa enormes sumas de dinero.

La investigación muestra que más del 88% de las hojas de cálculo contienen errores, lo que resulta en pérdidas de millones de dólares para las empresas.

Ya seas una pequeña empresa empezando o una empresa establecida con varios años, si aún usas hojas de cálculo o métodos manuales para "estar al tanto" de tus operaciones de mantenimiento, es hora de considerar un cambio: uno que mejore cómo usas tu tiempo, reduzca el tiempo de inactividad de equipos, transforme tu departamento de reactivo a planificación de mantenimiento y reduzca tiempos de espera de piezas y suministros. El cambio es migrar a software GMAO en lugar de Excel.

Aquí está el porqué.

Un mundo sin GMAO

"¿Destruyó un error de codificación en Excel las economías del mundo occidental?" cuestionaba Paul Krugman en el New York Times. Un estudio de Harvard de los economistas Reinhart y Rogoff llevó a cálculos cuestionables para política fiscal global. La hoja de cálculo no incluía ciertas celdas en el cálculo, sobrestimando el impacto de la carga de deuda en el crecimiento económico. ¡Eso no es todo!

¿Recuerdas el incidente de la "ballena de Londres" en JP Morgan? Costó al banco la friolera de 6.200 millones de dólares, todo por un error en su modelo de hoja de cálculo.

Los anteriores son ejemplos de errores masivos y costosos resultantes de expertos confiando en datos de hojas de cálculo para la toma de decisiones. No sugerimos que usar hojas de cálculo para rastrear mantenimiento hundirá tu empresa, sino que los datos son propensos a errores y a menudo no fiables. Otras desventajas incluyen:

Intensivo en mano de obra

Las hojas de cálculo requieren que los usuarios introduzcan datos manualmente y a veces requieren un puesto completamente nuevo para gestionar toda la entrada. Si economistas de Harvard cometen errores con hojas de cálculo, es muy probable que el empleado promedio "experto en Excel" haga lo mismo. Las empresas gastan miles en personal innecesario para entrada y mantenimiento de datos cuando un GMAO podría hacer más con menos y los datos son más fiables y los resultados automatizados.

No permiten análisis complejos

Las hojas de cálculo limitan a análisis más simples de operaciones de instalaciones, dando una imagen incompleta del estado actual. El software de gestión de instalaciones y otros programas de mantenimiento tienen herramientas de informes mucho más potentes desarrolladas y probadas por expertos. Estas herramientas permiten a profesionales como tú obtener información instantánea sobre órdenes críticas, retrasos, cuellos de botella, tiempos de inactividad, niveles de inventario, datos de costes y mucho más. Tener estas capacidades resulta en mejor toma de decisiones, eficiencias mejoradas y costes menores.

Pérdida de datos

Ya uses hojas de cálculo o archivadores, la posibilidad de pérdida, robo o mala gestión de datos es diez veces mayor comparado con usar una aplicación de gestión de mantenimiento como un GMAO. Las hojas de cálculo requieren actualizaciones frecuentes donde el GMAO a menudo solo requiere entrada en 1-2 puntos como tiempo de mano de obra o marcar estado como completado. Estas actualizaciones ponen en marcha numerosos otros cálculos que entregan datos fiables e importantes a gerentes. Además, la entrada no está restringida a una persona (el propietario de la hoja), sino que con un GMAO, el técnico actualiza en tiempo real desde su ordenador o móvil. Almacenar datos en hojas y archivadores también aumenta la posibilidad de que la información caiga en manos equivocadas, comprometiendo la seguridad.

Datos poco fiables

Mencionado antes, pero vale la pena enfatizar: el 88% de todas las hojas de cálculo contienen errores que cuestan dinero a las empresas. Moverse hacia software de gestión de mantenimiento es un paso en la dirección correcta para ahorrar tiempo y dinero a tu departamento.

No ecológico

Si aún usas montones de papel para almacenar y gestionar datos, eres la razón por la que seguimos con abrigos en primavera. Con el calentamiento global llevando a temperaturas máximas y mínimas históricas, es hora de esforzarnos por hacer lo posible por el medio ambiente. Si no quieres hacerlo por los árboles, ¿qué tal menos desorden en tu escritorio?

Estas son solo algunas desventajas de usar hojas de cálculo y papel para rastrear órdenes, reparaciones, mantenimiento preventivo y otras actividades. Este artículo pinta una imagen de lo posible con un GMAO, pero tienes que probar uno para ver realmente los beneficios. Nota al margen: si has tenido malas experiencias con un GMAO en el pasado, sabe que las soluciones actuales han bajado de coste, son mucho más fáciles de usar y accesibles.

Un mundo con GMAO

El GMAO empodera a gerentes de instalaciones, técnicos, clientes y básicamente a todos con acceso para rastrear todos los aspectos de la instalación en un sistema integral. Sea software de órdenes de trabajo, software de mantenimiento preventivo, gestión de equipos y activos, vehículos, personal, proveedores o inventario, lo tienes todo y más en una aplicación centralizada.

Echa un vistazo a algunas de estas increíbles características disponibles en un software GMAO.

Informe de historial de mantenimiento de instalaciones

Calendario mensual de mantenimiento (trabajo actual y mantenimiento preventivo planificado)

Planos interactivos de sitio e instalaciones

¿Quieres saber más de por qué usar GMAO en lugar de Excel y otros métodos manuales? ¡Te tenemos cubierto! Hemos preparado este e-book para ayudarte a separar hechos de ficción y darte una visión real de por qué hojas de cálculo y papel son malos para tu negocio y cómo darle la vuelta.

Alerta de spoiler: ¡Este e-book te mostrará cómo un simple GMAO transformará tu departamento de mantenimiento y ahorrará dinero a tu empresa!