Serie Experto CMMS: Cómo Seleccionar el Proveedor Correcto – Parte 2

Buscar el proveedor de software adecuado puede parecer abrumador ya que prometen variedad de características, mejores precios y garantías de servicio. Pero con sus necesidades principales en mano, podrá cortar fácilmente el ruido para encontrar el producto correcto. Si no ha leído Parte 1: Logre el 50% de su investigación en 4 pasos fáciles…sin hablar con un vendedor, haga clic aquí para descubrir la importancia de una evaluación de necesidades. Desde allí, continúe para ver una lista de preguntas comunes que los compradores suelen hacerse al buscar. Para ser útiles, ¡hemos agregado respuestas también!

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P1: ¿Cuántos proveedores de software debo comparar?

R1: Recomendamos comparar y contrastar 3 a 4 proveedores. Si mira demasiados, se arriesga a confundirse con nombres de empresas y características. Incluso puede experimentar agotamiento del comprador, ya sea desanimándose del software de mantenimiento por completo o —en un momento de debilidad— tomando la decisión equivocada. Si compara muy pocos, corre el riesgo de perder opciones que podrían encajar mejor en su organización o que ofrezcan mejor valor.

P2: ¿Cuál es el mejor enfoque para encontrar proveedores de software de mantenimiento?

R2: Una de las formas más convenientes es visitar sitios web de comparación de software que se especializan en conectar necesidades de compradores con proveedores. Sitios como Software Advice y Capterra son excelentes recursos para compradores. Simplemente busque el tipo de software que busca e indique sus requisitos clave. El servicio lo conectará con proveedores que cumplan esa descripción. Solo necesita completar un formulario simple y enviar; los proveedores harán el resto. Desde allí, los representantes le contactarán con información de la empresa y para agendar una demo a su conveniencia. Esos sitios también listan calificaciones, reseñas de clientes, perfiles de proveedores y contenido de gestión de mantenimiento. Es una ventanilla única para compras convenientes en línea.

P3: ¿Qué debo esperar al entrar a mis demos de software?

R3: Las demos de software (o recorridos virtuales en vivo) son la mejor manera de familiarizarse con la apariencia y sensación de un producto. Las demos introductorias suelen durar 30 min a 1 hora, llevándolo por una visión general amplia. Asegúrese de entrar a cada demo con objetivos clave o metas que quiere obtener del software. ¿Recuerda esa evaluación de necesidades que hizo? ¡Aquí es donde la pone en acción! Tenga sus necesidades listas y venga preparado con una lente crítica sobre el producto que ve. No ceda en características clave que son imprescindibles para su empresa. Saber lo que quiere antes de la demo ayudará a descartar vendedores agresivos y software mediocre. Tenga en cuenta que la simplicidad es lo mejor. Opte por un sistema que se sienta más simple de usar y fácil de navegar. Si se confunde en la demo, es probable que sus otros compañeros también lo hagan. Haga tantas preguntas como sea necesario y no se sienta tonto si necesita agendar otra demo para revisar características adicionales o elementos más profundos.

Al mismo tiempo, aproveche esta experiencia de compra. Aunque muchos proveedores tienen características similares, algunos destacan con módulos únicos y un enfoque fresco en funcionalidad. Evalúe si características como planos interactivos, capacidades de códigos de barras o módulos de gestión de espacios beneficiarían a su organización.

P4: ¿Tiene algún consejo sobre expectativas de precios?

R4: Los sistemas de software tienen un amplio rango de precios con muchos factores a considerar. En modelos web, hemos visto licencias de usuario único desde $25/mes hasta $200/mes. A menudo se requiere pagar cuotas de suscripción anuales por adelantado con el precio de lista generalmente expresado como tarifa mensual para parecer menor. La tarifa de licencia se renueva anualmente. Incluye el costo de usar el sistema y las características incluidas en ese nivel de paquete. La estructura de precios puede variar entre proveedores. Factores principales que afectan el costo de la licencia:

• Número de usuarios- Muchas soluciones cobran por usuario, por mes. Sepa cuántas personas en su organización necesitarán usar el sistema (todos los proveedores se lo preguntarán para dar una cotización adecuada). Sepa cuántos usuarios Y cuántos solicitantes requerirá. Los precios suelen permitir más solicitantes que usuarios en una licencia. Algunas empresas ofrecen licencias de usuarios ilimitados, mucho más rentables si tiene 3+ usuarios que necesitan acceso.
• Número de instalaciones- El número de edificios e instalaciones en sus operaciones de mantenimiento es muy importante en la mayoría de cotizaciones. Esto es porque más edificios aumentan los activos que el software rastrea, la cantidad de datos a ingresar y las personas a capacitar. Algunos proveedores también pueden preguntar el tamaño general de su instalación para entender la cantidad de activos a rastrear. Como regla general, un edificio de 20.000 pies² contiene entre $900K-$1.2M en activos. Algunos esquemas de precios se basan en el número de instalaciones y aumentan nominalmente al agregar edificios.
• Tamaño de su departamento de mantenimiento- Este factor es similar a la cantidad de usuarios en su sistema. Los proveedores pueden preguntar cuántas personas hay en su departamento para calibrar mejor cuántas requieren acceso a funciones móviles u otras que aplican principalmente a su departamento. Esto también da a los proveedores mejor sentido de cuántas personas necesitarán capacitación en temas específicos.

Además de su tarifa de licencia, las tarifas de configuración y capacitación también deben considerarse en su presupuesto ya que a menudo son adicionales. Para mejor planificación presupuestaria, hable con su equipo para determinar cronogramas de configuración y roles y responsabilidades. Aprenderá más sobre implementación en Parte 3, sin embargo entender ventajas y desventajas de configuración completa y parcial es un paso crucial para cumplir expectativas de cronograma.

P5: ¿Cuánto tiempo puedo esperar que tome este proceso?

R5: El proceso completo suele tomar entre 3 a 6 semanas. A menudo los proveedores quieren que vea su producto lo antes posible porque saben que está viendo varios competidores. Querrá tener a los proveedores frescos en su mente al decidir a cuáles dar seguimiento. Tómese una o dos semanas para recorrer los iniciales 3-4 proveedores. Después de la primera demo con cada uno, reduzca la elección a dos opciones. Solicite una o dos demos más con cada uno para análisis más detallado. La mayoría ofrece pruebas gratuitas para familiarizarse más con el software por su cuenta. Tómese este tiempo para obtener retroalimentación de su equipo y asegurar que todos los niveles de habilidad técnica estén algo cómodos con el software. Una vez que haya experimentado un tiempo, puede querer otra ronda de discusiones con su representante para hacer preguntas surgidas durante la prueba o involucrar a otras partes interesadas. En este punto, su organización debería tener comprensión clara de cada producto y poder tomar una decisión de compra informada.

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Haga clic aquí para la Parte 3 de 7 de la Serie Experto CMMS. Aprenda las diferencias fundamentales entre los tres tipos de configuración CMMS.