CMMS Expert Series Parte 2

Buscar el proveedor de software adecuado puede parecer abrumador, ya que promete una variedad de funciones, los mejores precios y garantías de servicio. Pero con sus necesidades principales en la mano, podrá eliminar fácilmente el desorden para encontrar el producto adecuado. Si no ha leído la Parte 1:Logre el 50 % de su investigación en 4 sencillos pasos... sin hablar con un vendedor, haga clic aquí para descubrir la importancia de una evaluación de necesidades. A partir de ahí, siga leyendo para obtener una lista de preguntas comunes que los compradores suelen hacerse cuando buscan. ¡Solo para ser útiles, también hemos agregado respuestas!

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P1:¿Cuántos proveedores de software debo comparar?

A1:Le recomendamos que compare y contraste de 3 a 4 proveedores. Si observa demasiados, correrá el riesgo de confundirse con los nombres y características de la empresa. Incluso puede experimentar el agotamiento de los compradores, ya sea apagando el software de mantenimiento por completo o, en un momento de debilidad, tomando la decisión equivocada. Si compara muy pocos proveedores, corre el riesgo de perderse opciones que podrían haberse adaptado mejor a su organización o que ofrecen un mejor valor.

P2:¿Cuál es el mejor enfoque para encontrar proveedores de software de mantenimiento?

R2:Una de las formas más convenientes de encontrar un proveedor de software es visitar sitios web de comparación de software que se especializan en hacer coincidir las necesidades de los compradores con los proveedores de software. Sitios como Software Advice y Capterra son excelentes recursos para que los compradores compren gratis. Simplemente busque el tipo de software que está buscando e indique sus requisitos clave. El servicio luego lo emparejará con proveedores que cumplan con esa descripción. Solo necesita completar un formulario simple y presionar enviar, los proveedores harán el resto. A partir de ahí, los representantes de los proveedores se comunicarán con usted con la información de la empresa y para configurar una demostración en el momento que elija. Esos sitios también enumeran calificaciones de proveedores, reseñas de clientes, perfiles de proveedores y contenido de administración de mantenimiento. Es una ventanilla única para la compra de software conveniente en línea.

P3:¿Qué debo esperar cuando voy a mis demostraciones de software?

R3:Las demostraciones de software (o recorridos virtuales en vivo del software) son la mejor manera de familiarizarse con la apariencia de un producto en particular. Las demostraciones de introducción suelen durar entre 30 minutos y 1 hora y lo llevan a través de una descripción general amplia del producto. Asegúrese de ingresar a cada demostración con los objetivos o metas clave que desea lograr con el software. ¿Recuerdas la evaluación de necesidades que hiciste? ¡Aquí es donde puedes ponerlo en acción! Tenga listas sus necesidades y venga preparado con una perspectiva crítica del producto que está viendo. No comprometa las características clave del software que son imprescindibles para su empresa. Saber lo que quiere antes de entrar en una demostración ayudará a eliminar a los vendedores agresivos y al software que carece de brillo. Tenga en cuenta que lo mejor es la simplicidad. Opte por un sistema que se sienta más simple de usar y fácil de navegar. Si está confundido en la demostración, es probable que los otros miembros de su equipo también lo estén. Haga tantas preguntas como sea posible y no se sienta tonto si necesita programar otra demostración para revisar funciones adicionales o elementos más detallados.

Al mismo tiempo, aprovecha esta experiencia de compra. Si bien muchos proveedores tienen características similares, algunos se destacan con módulos únicos y una nueva funcionalidad. Evalúe si estas características, como los planos de planta interactivos, las capacidades de códigos de barras o los módulos de gestión del espacio, beneficiarían a su organización.

P4:¿Tiene algún consejo sobre las expectativas de precios?

R4:Los sistemas de software tienen una amplia gama de precios con muchos factores diferentes a considerar. En los modelos basados ​​en la web, hemos visto licencias de un solo usuario desde $25/mes hasta $200/mes. A menudo, debe pagar las tarifas de suscripción anual por adelantado con el precio de lista que generalmente se establece como una tarifa mensual para que parezca más bajo. La tarifa de la licencia se renueva anualmente. La tarifa de la licencia incluye el costo de usar el sistema y las funciones incluidas en ese nivel de paquete. La estructura de precios puede variar entre proveedores. Los factores principales que afectan el costo de la licencia de software son:

• Número de usuarios- Muchas soluciones tienen precio por usuario, por mes. Sepa cuántas personas en su organización necesitarán usar el sistema (todos los proveedores le preguntarán esto para darle una cotización adecuada de todos modos). Sepa cuántos usuarios Y cuántos solicitantes necesitará. El precio generalmente permite que más solicitantes accedan a un sistema con una licencia que usuarios. Algunas empresas ofrecen licencias de usuario ilimitadas, que son mucho más rentables si tiene más de 3 usuarios que necesitan acceso al software.
• Número de instalaciones- La cantidad de edificios e instalaciones en sus operaciones de mantenimiento es muy importante en la mayoría de las cotizaciones. Esto se debe a que más edificios aumentarán la cantidad de activos que rastrea el software, la cantidad de datos para ingresar y la cantidad de personas para capacitar. Algunos proveedores también pueden preguntar el tamaño general de sus instalaciones para ayudarlos a comprender la cantidad de activos que se rastrearán. Como regla general, un edificio de 20 000 pies cuadrados contiene entre 900 000 y 1,2 millones de dólares en activos. Algunos esquemas de precios se basan en la cantidad de instalaciones de su organización y aumentarán en montos nominales a medida que agregue edificios.
• Tamaño de su departamento de mantenimiento- Este factor es similar a la cantidad de usuarios en su sistema. Los proveedores pueden preguntar cuántas personas hay en su departamento para obtener un mejor indicador de cuántas personas requieren acceso a dispositivos móviles u otras funciones que se aplican principalmente a su departamento de mantenimiento. Esto también les da a los proveedores una mejor idea de cuántas personas necesitarán capacitarse en temas específicos.

Además de la tarifa de su licencia, las tarifas de instalación y capacitación también deben tenerse en cuenta en su presupuesto, ya que estos costos a menudo están por encima y más allá. Para una mejor planificación presupuestaria, hable con su equipo para determinar los plazos de instalación y las funciones y responsabilidades de la instalación. Aprenderá más sobre la implementación en la Parte 3, sin embargo, comprender las ventajas y desventajas de la configuración total y parcial es un paso crucial para cumplir con las expectativas del cronograma.

P5:¿Cuánto tiempo puedo esperar que tome este proceso?

R5:Todo el proceso suele tardar entre 3 y 6 semanas. A menudo, los proveedores quieren que veas su producto lo antes posible porque saben que estás viendo a otros competidores. Querrá tener a los proveedores frescos en su mente cuando esté decidiendo con cuáles hacer un seguimiento. Tómese una o dos semanas para revisar los tres o cuatro proveedores iniciales que está buscando. Después de la primera demostración con cada proveedor, reduzca la elección a dos opciones. Solicite una o dos demostraciones más con cada una para obtener un análisis más detallado del software. La mayoría de los proveedores tienen pruebas gratuitas que puede usar para familiarizarse con el software por su cuenta. Tómese este tiempo para obtener retroalimentación de su equipo y asegúrese de que todos los niveles de habilidad técnica se sientan cómodos con el software. Una vez que haya jugado un rato, es posible que desee tener otra ronda de discusiones con el representante de su proveedor para hacer las preguntas que se le ocurrieron durante la prueba o para involucrar a otras partes interesadas en la conversación. En este punto, su organización debe tener una comprensión clara del producto de cada proveedor y podrá tomar una decisión de compra bien pensada.

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Haga clic aquí para acceder a la Parte 3 de 7 de la Serie de expertos en CMMS. Conozca las diferencias fundamentales entre los tres tipos de configuración de CMMS.