5 pasos para elegir el software CMMS adecuado

5 Aspectos a considerar al elegir una solución de software CMMS

Si aún no usa un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), probablemente use un sistema basado en papel o hojas de cálculo. En Hippo, siempre escuchamos que no hay suficiente tiempo en el día para ingresar datos manualmente. Las empresas buscan una solución simple a su rastro de papel. Sea cual sea su razón para cambiar a un CMMS, requiere una inversión de tiempo y dinero. En Hippo CMMS, entendemos que quiere encontrar la mejor opción para sus necesidades empresariales con facilidad.

Aquí hay 5 consejos para facilitar su búsqueda de software de gestión de mantenimiento:

1. Cree un equipo de proyecto CMMS

Este equipo debe incluir al menos una persona de cada departamento que usará el sistema. Típicamente, el equipo de proyecto está compuesto por gerentes de mantenimiento e instalaciones, técnicos, ingenieros de planta, junto con personas de contabilidad, compras e IT. Usar este enfoque de equipo le ayuda a obtener una mejor imagen de las necesidades de la empresa desde todos los ángulos posibles y ayuda a tomar una decisión cuando llega el momento de decidirse por un software e implementarlo.

2. Inventarie sus necesidades empresariales

Para asegurar que los programas CMMS que elija encajen bien en su negocio, cree una lista de características que busca. Es buena práctica dividir su lista en "imprescindibles" y "deseables". Es crítico saber dónde están sus necesidades de software de mantenimiento, ya que es el primer paso para averiguar qué tipo de software necesita su negocio. ¿Busca un sistema para simplemente rastrear solicitudes de mantenimiento, o algo más robusto que mantenga un inventario de todos sus equipos, assets y repuestos y envíe alertas cuando se deban realizar órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo? Asegúrese de no solo mirar sus necesidades operativas presentes, sino considerar cómo serán sus necesidades en 5-10 años. Superar el software es común pero debería evitarse si es posible.

3. Investigue, investigue, investigue

Según Brafton.com, el 94% de las empresas usan fuentes online al tomar decisiones de compra. Hay muchos recursos online que proporcionan información útil y reseñas sobre proveedores de software de mantenimiento. Sitios como Software Advice, un directorio líder para compradores de software, listan más de 50 productos CMMS diferentes con reseñas de clientes. Obtenga un control sólido de los requisitos de software de mantenimiento de su negocio y seleccione los cinco requisitos principales que busca en un CMMS. Examine guías de compradores de software, reseñas y sitios web de empresas. El uso de estos recursos online aumentará enormemente sus posibilidades de tomar una decisión informada.

4. Cree una lista corta

Después de examinar sitios web de proveedores CMMS, reseñas de clientes y directorios, haga una lista corta de los 3 mejores productos. La mayoría de proveedores de software de mantenimiento realizan demos en vivo por videoconferencia y ofrecen pruebas gratuitas. ¡Aprovechar estos recursos es obligatorio! También se recomienda que incluya a otros en la demo y obtenga sus opiniones sobre la prueba. Técnicos de mantenimiento, gerentes de instalaciones, administradores de oficina y personal de IT pueden opinar. Tener más gente involucrada en el proceso de demo también aumentará la posibilidad de aceptación por parte de los empleados.

5. Revise y finalice sus opciones de la lista corta de CMMS

Desarrolle una tarjeta de puntuación para cada CMMS y califíquelos en atributos como funcionalidad, facilidad de uso, costo, seguridad, soporte técnico, historial del proveedor, potencial de crecimiento, etc.

• Potencial de crecimiento – ¿La solución es lo suficientemente flexible para crecer con su empresa? ¿Puede actualizar el sistema para incluir más características si lo necesita? El CMMS es una gran inversión, decidir cuál comprar lleva tiempo. No querrá repetir el ciclo de compra cada pocos años si cambian sus necesidades.
• Funcionalidad – ¿Qué tan bien cumple el paquete de software de mantenimiento con sus requisitos funcionales? Debe revisar la lista de "imprescindibles" y "deseables" y ver cómo se comparan las diferentes opciones.
• Facilidad de uso – ¿La solución es fácil de aprender y usar? ¿Adoptarán el software sus usuarios una vez implementado? Si hay una gran curva de aprendizaje o la gente debe cambiar su forma de trabajar, eso es motivo de preocupación. Ambos factores juegan un papel importante en qué tan bien recibirán los usuarios finales el nuevo sistema. Si la gente siente que el sistema dificulta su trabajo, no lo adoptarán. No deje que todo el dinero y esfuerzo invertido en elegir un CMMS se vaya a la basura. Para evitar estos problemas, encuentre una solución CMMS que sea fácil de usar para todos los usuarios, expertos en tecnología o no.
• Historial del proveedor – ¿Están calificados? ¿Han trabajado en su industria antes? ¿Son financieramente sólidos? Asegúrese de obtener demos y referencias de clientes. Pida clientes actuales con necesidades como las suyas. Hacer esto le dará una buena idea de cómo será trabajar con este proveedor.
• Soporte técnico – El soporte técnico es extremadamente importante. Averigüe todos los métodos que ofrece el proveedor: chat en vivo, email, teléfono, videoconferencia, video, etc. Si no trabajan las 24 horas, ¿sus horarios son cercanos a los suyos? ¿Su soporte técnico es simplemente una lista de FAQs en una página web? Asegúrese de considerar el soporte del proveedor, política de actualizaciones y costos asociados.
• Costo – Asegúrese de que el sistema CMMS que elija funcione con su presupuesto. Descubra todos los costos de software CMMS involucrados. Varias tarifas aplican a suscripción o licencia, incorporación y configuración, capacitación y soporte, y actualizaciones. Algunas suscripciones son anuales, otras mensuales. ¿Hay penalizaciones por cancelar? Averigüe su política para aumentos de precio.

Elegir el CMMS adecuado para su empresa significa hacer su tarea. Siga estas sugerencias y verá que su investigación dará frutos a largo plazo.

¿Necesita más consejos de investigación CMMS? Hippo CMMS tiene muchos otros recursos sobre el tema. Cualquiera que investigue software CMMS se debe a sí mismo leer nuestra Guía CMMS. Está llena de consejos útiles para guiarle por el proceso de evaluación. En ella, aprenderá cómo:

• Encontrar el mejor CMMS para su negocio
• Crear una evaluación completa de necesidades
• Hacer las preguntas correctas
• Obtener la mejor combinación de precio, funcionalidad y características

Referencias: https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/