Selección de un software CMMS en 5 pasos

5 aspectos a tener en cuenta al elegir una solución de software CMMS

Si aún no está utilizando un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), es probable que esté utilizando un sistema basado en papel o en hojas de cálculo. En Hippo, siempre escuchamos que no hay suficiente tiempo en el día para ingresar datos manualmente. Las empresas buscan una solución sencilla a su rastro en papel. Cualquiera que sea el motivo para cambiar a un CMMS, requiere una inversión de tiempo y dinero. Aquí en Hippo CMMS, entendemos que desea encontrar la mejor combinación para las necesidades de su negocio con facilidad.

Aquí hay 5 consejos para facilitar su búsqueda de software de gestión de mantenimiento:

1. Crear un equipo de proyecto CMMS

Este equipo debe incluir al menos una persona de cada departamento que utilizará el sistema. Por lo general, el equipo del proyecto está compuesto por gerentes de mantenimiento e instalaciones, técnicos, ingenieros de planta, junto con personas de contabilidad, compras y TI. El uso de este enfoque de equipo lo ayuda a obtener una mejor imagen de las necesidades de la empresa desde todos los ángulos posibles y lo ayuda a tomar una decisión cuando llega el momento de apretar el gatillo en un software e implementarlo.

2. Haga un balance de las necesidades de su negocio

Para asegurarse de que los programas de CMMS que elija se ajusten bien a su negocio, cree una lista de las características que está buscando. Es una buena práctica dividir su lista de características en imprescindibles y agradables de tener. Es fundamental saber dónde necesita su software de mantenimiento, ya que es el primer paso para determinar qué tipo de software necesita su empresa. ¿Está buscando un sistema para simplemente realizar un seguimiento de las solicitudes de mantenimiento, o algo más sólido que mantenga un inventario de todos sus equipos, activos y repuestos y envíe alertas cuando se deban realizar órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo? Asegúrese de no solo mirar sus necesidades operativas actuales, sino que considere cómo serán sus necesidades dentro de 5 a 10 años. La superación del software es común, pero debe evitarse si es posible.

3. Investigación, Investigación, Investigación

Según Brafton.com, el 94% de las empresas utilizan fuentes en línea al tomar decisiones de compra. Hay muchos recursos en línea que brindan información útil y reseñas sobre proveedores de software de mantenimiento. Sitios web como Software Advice, un directorio de compradores de software líder, enumera más de 50 productos de software CMMS diferentes con reseñas de clientes. Obtenga un control sólido de los requisitos de software de mantenimiento de su empresa y seleccione los cinco requisitos principales que busca de CMMS. Mire las guías para compradores de software, las reseñas y los sitios web de las empresas. Hacer uso de estos recursos en línea aumentará en gran medida sus posibilidades de tomar una decisión informada.

4. Crear una lista de finalistas

Después de explorar los sitios web de los proveedores de CMMS, las reseñas de los clientes y los directorios, haga una breve lista de los 3 productos principales. La mayoría de los proveedores de software de mantenimiento realizan demostraciones de conferencias web en vivo y ofrecen pruebas gratuitas. ¡Aprovechar estos recursos es imprescindible! También se recomienda que traiga a otros a la demostración y obtenga sus opiniones sobre la prueba. Los técnicos de mantenimiento, los gerentes de las instalaciones, los administradores de oficina y el personal de TI pueden opinar. Tener más personas involucradas en el proceso de demostración también aumentará la posibilidad de que los empleados acepten.

5. Revise y finalice las opciones de su lista de preselección de CMMS

Cree una tarjeta de puntuación para cada CMMS y califíquelos en atributos como funcionalidad, facilidad de uso, costo, seguridad, soporte técnico, historial de proveedores, potencial de crecimiento, etc.

• Potencial de crecimiento:¿es la solución lo suficientemente flexible para crecer con su empresa? ¿Puede actualizar el sistema para incluir más funciones si es necesario? CMMS es una gran inversión, decidir cuál comprar es una tarea que requiere mucho tiempo. No querrá tener que repetir el ciclo de compra cada pocos años si sus necesidades cambian.
• Funcionalidad:qué tan bien cumple el paquete de software de mantenimiento con sus requisitos funcionales. Debe revisar la lista de "imprescindibles" y "buenos para tener" y ver cómo se comparan las diferentes opciones de software.
• Fácil de usar – ¿La solución es fácil de aprender y usar? ¿Sus usuarios adoptarán el software una vez implementado? Si hay una enorme curva de aprendizaje o las personas deben cambiar la forma en que trabajan, eso es motivo de preocupación. Ambos factores juegan un papel importante en la forma en que los usuarios finales recibirán el nuevo sistema. Si las personas sienten que el sistema dificulta su trabajo, no lo adoptarán. No desperdicie todo el dinero y el esfuerzo que puso en elegir un CMMS. Para evitar estos problemas, encuentre una solución CMMS que sea fácil de usar para todos los usuarios, sean expertos en tecnología o no.
• Historial de proveedores –¿Están calificados? ¿Han trabajado en su industria antes? ¿Son financieramente sólidos? Asegúrese de obtener demostraciones y referencias de clientes. Pregunta por clientes actuales que tengan necesidades como las tuyas. Hacer esto le dará una buena idea de cómo será trabajar con este proveedor.
• Soporte técnico – El soporte técnico es extremadamente importante. Averigüe todos los métodos proporcionados por el proveedor; chat en vivo, correo electrónico, teléfono, conferencia web, video, etc. Si no trabajan las 24 horas, ¿tienen un horario similar al suyo? ¿Su soporte técnico es simplemente una lista de preguntas frecuentes en una página web? ? Asegúrese de considerar el soporte del proveedor, la política de actualización y cualquier costo asociado.
• Costo:asegúrese de que el sistema CMMS que utilice se ajuste a su presupuesto. Descubra todos los costos de software CMMS involucrados. Se aplican varias tarifas a la suscripción o licencia, incorporación y configuración de capacitación y soporte, y actualizaciones. Algunas suscripciones son anuales, mientras que otras son mensuales. ¿Hay alguna penalización por cancelar? Descubra su política de aumento de precios.

Elegir el CMMS adecuado para su empresa significa hacer su tarea. Siga estas sugerencias y descubrirá que su investigación valdrá la pena a largo plazo.

¿Necesita más consejos de investigación de CMMS? Hippo CMMS tiene muchos otros recursos sobre el tema. Cualquiera que esté investigando el software CMMS debe leer nuestra Guía CMMS. Está lleno de consejos útiles para guiarlo a través del proceso de evaluación. En él, aprenderá a:

• Encuentre el mejor CMMS para su negocio
• Cree una evaluación de necesidades completa
• Haga las preguntas correctas
• Obtenga la mejor combinación de precio, funcionalidad y características

Referencias:https://www.brafton.com/news/94-percent-b2b-buyers-research-online-purchase-decisions/