Implementación del software CMMS en seis sencillos pasos

Su empresa compró o se suscribió a un CMMS, pasó por el proceso de implementación y recibió capacitación. Han pasado meses y se da cuenta de que el software de gestión de mantenimiento no está dando los resultados que esperaba. Hizo su diligencia debida evaluando a un puñado o más de proveedores, hizo las preguntas correctas, preseleccionó a sus proveedores, se sentó a una ronda final de demostraciones, negoció el precio y firmó.

Ahora se encuentra pagando por un software de administración de mantenimiento que no funciona como se esperaba, su equipo de mantenimiento se resiste o, en algunos casos, nadie lo usa. En este caso, es posible que se pregunte qué salió mal.

La realidad es que el plan de implementación del software CMMS tiene bajas tasas de éxito. Las fuentes de la industria informan que las tasas de falla pueden oscilar entre el 40 % y el 80 %*. Algunas fuentes sugieren tasas de falla aún más altas. Según confiabilidadweb.com, las tasas de fallas en la implementación pueden llegar al 90%. Las razones del fracaso a menudo pueden ser:

• Subestimar la cantidad de esfuerzo necesario
• Falta de soporte de su proveedor
• Flujos de trabajo mal definidos
• Falta de formación sobre funciones clave

Hay una serie de razones para la desconexión, y la mayoría de ellas implican un plan de implementación deficiente. Este artículo se enfoca en cómo cambiar las cosas, evitar fallas y hacer que su CMMS sea un éxito.

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PASO 1:Evaluar lo que falta

El primer paso es identificar y hacer una lista de los problemas que tiene con el software de mantenimiento. Preguntas que deberías estar haciendo;

• ¿Usted y los usuarios esperados pueden acceder al sistema desde sus computadoras y otros dispositivos?
• ¿Tienes todo el equipo y los activos cargados?
• Si se mudó de un CMMS anterior, ¿ha migrado el historial?
• ¿Están cargados todos los usuarios y se les otorgan los permisos y el acceso correctos?
• ¿Se cargan y programan sus órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y programado?
• ¿Están habilitadas todas las funciones de CMMS requeridas de acuerdo con su contrato?
• ¿Usted y su equipo de mantenimiento han recibido capacitación?
• ¿Se necesita más capacitación?

El propósito de este ejercicio es hacer una evaluación exhaustiva de los problemas que enfrenta con su software CMMS.

PASO 2:Revise el contrato con su proveedor de CMMS

Antes de continuar con un plan de juego y asignar tareas a su equipo interno, consulte su contrato con su proveedor y vea si hay discrepancias con lo que se entregó.

El proceso de implementación a menudo involucra a muchas personas, y las responsabilidades se transmiten a personas que no participaron en las negociaciones y el proceso de compra con el proveedor. Es posible que su software se haya configurado por completo con todos los datos integrados, pero los usuarios del software no han recibido la capacitación completa según lo acordado en el contrato.

Tal vez solo un usuario ha sido capacitado durante una hora y luego estuvo ocupado y se olvidó de contactar al proveedor para programar una sesión de seguimiento. Aunque el proveedor de CMMS debe ser proactivo en el seguimiento de sus clientes y asegurarse de que obtengan la capacitación que se compró, es mejor mantenerse al tanto de la capacitación y no dejarla en manos del proveedor.

Si descubre que el proveedor no ha entregado los servicios según lo acordado en el contrato, debe programar una reunión con su representante de cuenta para despejar el aire y asegurarse de que está recibiendo lo que pagó. Si están obligados a importar datos, configurar usuarios, proporcionar capacitación y esto no se ha entregado, haga que el proveedor establezca un cronograma para hacerlo.

PASO 3:Cree un plan de acción

Ahora que tiene su lista de problemas del plan de implementación del software CMMS, es hora de elaborar un plan de juego claro y llevarlo a cabo. En la evaluación de su problema, es posible que haya identificado los siguientes problemas técnicos;

• Los usuarios no se configuraron correctamente con los permisos correctos
• No se ha agregado todo el equipo
• Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo no se han programado
• Los usuarios no están familiarizados con las herramientas de informes, cómo establecer métricas y ejecutar informes
• Entrenamiento insuficiente

Una vez que tenga su lista, es hora de delegar quién será responsable de resolver los problemas y un plazo aceptable para completarla. Esta es la etapa para acabar con cualquier incertidumbre sobre lo que se requiere.

Revise las tareas con los responsables de verlas y asegúrese de que entiendan cómo completar sus tareas y que tengan los recursos disponibles para realizarlas.

Por ejemplo, si es necesario cargar programas de mantenimiento preventivo, asegúrese de que la persona responsable sepa dónde encontrar los detalles del programa de mantenimiento preventivo y cómo compilar la información de manera que pueda migrarse al software CMMS.

Algunas de las tareas pueden requerir el proveedor de software. Por ejemplo, su proveedor de software puede ayudarlo con la importación y reconfiguración de datos y capacitación. Asegúrese de conectarse con su representante de cuenta e incluirlo en el proceso. No se sorprenda si hay algunas tarifas adicionales aquí. Si su proveedor realizó la entrega según lo acordado en el contrato y se requiere trabajo adicional, es posible que se apliquen algunos cargos por servicios.

PASO 4:Haga un seguimiento del progreso y compruébelo

Ahora que se han delegado las tareas y los responsables tienen claro lo que se debe hacer, asegúrese de hacer un seguimiento del progreso. Es importante comunicar que el plan de implementación del software CMMS es una prioridad y responsabilizar a las personas por llevarlo a cabo. Dado que se han establecido plazos, es importante registrarse y obtener informes de progreso.

Si desea que su solución CMMS tenga éxito, debe tratarla como otros proyectos de alta prioridad para que las personas se alineen y lo tomen en serio. Con suerte, durante sus reuniones, el trabajo va según lo planeado. Si no, averigüe por qué, ajuste, reasigne y haga lo que sea necesario para hacer el trabajo.

PASO 5:Evaluación final

Antes de decir que todo está hecho, revise su lista de problemas y asegúrese de que todos estén satisfechos de que todos los problemas se hayan resuelto. Cada elemento debe examinarse detenidamente, teniendo en cuenta dónde se encontraba cuando comenzó este proceso y dónde se encuentra ahora.

Pregúntese a sí mismo (y a otros usuarios):¿Está satisfecho con el estado actual? Este es el momento de identificar si falta algo y no está a la altura. Es posible que su equipo no haya podido resolver el problema y necesite ayuda de su proveedor. Asegúrese de involucrarlos y pedir ayuda.

PASO 6:Formación continua

No podemos enfatizar lo suficiente la importancia de la formación . La capacitación debe ser un proceso continuo y no un trato de una sola vez. No hay tanto que puedas asimilar a la vez.

A medida que se sienta más cómodo con su software de mantenimiento, estará en una mejor posición para disfrutar de más características y funciones.

Es probable que su software de mantenimiento se actualice de vez en cuando y es importante que sus usuarios conozcan estas nuevas funciones y puedan usarlas.

Asegúrese de consultar con su proveedor de software sobre capacitación continua, seminarios web de capacitación gratuitos y soporte. Mantenga abierta la línea de comunicación con su proveedor. Dará sus frutos.

El software de administración de mantenimiento es una herramienta para ayudar a los gerentes a rastrear varios aspectos de sus operaciones de mantenimiento, desde la mano de obra hasta los niveles de inventario, el tiempo de inactividad del equipo hasta el mantenimiento preventivo y más. Por sí sola no es una solución para solucionar todos sus problemas de mantenimiento.

Con demasiada frecuencia, la gerencia ve la necesidad de software, evalúa una serie de opciones y luego decide sobre un paquete CMMS. Lo que falta es una estrategia de implementación bien planificada que se comunique a todos los usuarios del software de mantenimiento. La empresa debe contar con la aceptación de todo su equipo y los usuarios deben estar completamente capacitados para que la implementación sea un éxito.

Para obtener más información sobre una estrategia de implementación exitosa para CMMS, lea nuestra publicación útil sobre las trampas comunes del software de mantenimiento aquí o contacto un especialista de Hippo Software para obtener más información sobre nuestros servicios de soporte.

Fuentes:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* confiabilidadweb.com