Optimice el Éxito del CMMS: 6 Pasos Comprobados para Implementación y ROI

Su empresa compró o se suscribió a un CMMS, pasó por el proceso de implementación y tuvo algo de capacitación. Meses después, descubre que el software de gestión de mantenimiento no está entregando los resultados esperados. Hizo su debida diligencia evaluando varios proveedores, hizo las preguntas correctas, preseleccionó, asistió a una ronda final de demos, negoció precio y firmó.

Ahora se encuentra pagando por software de gestión de mantenimiento que no funciona como se esperaba, es resistido por su equipo de mantenimiento o, en algunos casos, nadie lo usa. En esta instancia, puede preguntarse, ¿qué salió mal?

La realidad es que los planes de implementación de software CMMS tienen bajas tasas de éxito. Fuentes de la industria reportan tasas de fracaso entre 40%-80%*. Algunas sugieren tasas aún mayores. Según reliabilityweb.com, las tasas de fracaso de implementación pueden ser tan altas como 90%. Razones del fracaso a menudo pueden ser:

• Subestimar la cantidad de esfuerzo requerido
• Falta de soporte de su proveedor
• Flujos de trabajo mal definidos
• Falta de capacitación en funciones clave

Hay varias razones para la desconexión, y la mayoría involucran un plan de implementación deficiente. Este artículo se enfoca en cómo revertir la situación, evitar el fracaso y hacer de su CMMS un éxito.

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PASO 1: Evalúe qué falta

El primer paso es identificar y hacer una lista de los problemas que tiene con el software de mantenimiento. Preguntas que debe hacerse:

• ¿Pueden usted y los usuarios esperados acceder al sistema desde sus computadoras y otros dispositivos?
• ¿Tiene todos los equipos y activos cargados?
• Si migró de un CMMS anterior, ¿tiene el historial migrado?
• ¿Están todos los usuarios cargados y con los permisos y accesos correctos?
• ¿Están sus órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y programado cargadas y programadas?
• ¿Están todas las funciones CMMS requeridas habilitadas según su contrato?
• ¿Han tenido capacitación usted y su equipo de mantenimiento?
• ¿Se necesita más capacitación?

El propósito de este ejercicio es hacer una evaluación exhaustiva de los problemas que enfrenta con su software CMMS.

PASO 2: Revise el contrato con su proveedor CMMS

Antes de proceder con un plan de acción y asignar tareas a su equipo interno, refiérase a su contrato con su proveedor y vea si hay discrepancias con lo entregado.

El proceso de implementación a menudo involucra mucha gente, y las responsabilidades se delegan a personas que no estuvieron involucradas en las negociaciones y proceso de compra con el proveedor. Puede encontrar que su software ha sido configurado completamente con todos los datos integrados pero los usuarios no han recibido la capacitación completa acordada en el contrato.

Quizás solo un usuario fue capacitado por una hora y luego se ocupó y descuidó contactar al proveedor para programar una sesión de seguimiento. Aunque el proveedor CMMS debería ser proactivo en dar seguimiento a sus clientes y asegurar que reciban la capacitación comprada, es mejor mantenerse al tanto de la capacitación y no dejarla en manos del proveedor.

Si encuentra que el proveedor no ha entregado los servicios acordados en el contrato, debería concertar una reunión con su representante de cuenta para aclarar y asegurar que obtiene lo que pagó. Si están obligados a importar datos, configurar usuarios, proporcionar capacitación y no lo han hecho, pida al proveedor un cronograma para completarlo.

 

PASO 3: Elabore un plan de acción

Ahora que tiene su lista de problemas del plan de implementación CMMS, es hora de crear un plan de acción claro y llevarlo a cabo. En su evaluación puede haber identificado los siguientes fallos:

• Usuarios no configurados correctamente con permisos adecuados
• No todos los equipos han sido agregados
• Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo no programadas
• Usuarios no familiarizados con herramientas de informes, cómo establecer métricas y ejecutar informes
• Capacitación insuficiente

Una vez que tiene su lista, es hora de delegar quién será responsable de resolver los problemas y un plazo aceptable para completarlos. Esta es la etapa para eliminar cualquier incertidumbre sobre lo que se requiere.

Repase las tareas con los responsables y asegúrese de que entienden cómo completarlas y tienen los recursos disponibles. Por ejemplo, si se necesitan cargar calendarios de mantenimiento preventivo, asegúrese de que el responsable sepa dónde encontrar los detalles del calendario PM y cómo compilar la información para migrarla al software CMMS.

Algunas tareas pueden requerir al proveedor. Por ejemplo, su proveedor puede ayudar con importación y reconfiguración de datos, y capacitación. Asegúrese de conectar con su representante de cuenta e incluirlos en el proceso. No se sorprenda si hay tarifas extra. Si su proveedor entregó lo acordado en el contrato y se involucra trabajo extra, pueden aplicar tarifas de servicio.

PASO 4: Haga seguimiento del progreso y llévelo a cabo

Ahora que las tareas han sido delegadas y los responsables saben qué hacer, asegúrese de hacer seguimiento del progreso. Es importante comunicar que el plan de implementación CMMS es prioridad y exigir responsabilidad por llevarlo a cabo. Como se han establecido cronogramas, es importante verificar y obtener informes de progreso.

Si quiere que su solución CMMS sea exitosa, debe tratarla como otros proyectos de alta prioridad para que la gente se alinee y la tome en serio. Esperemos que durante sus reuniones, el trabajo vaya según lo planeado. Si no, averigüe por qué, ajuste, reasigne y haga lo que sea necesario para completar el trabajo.

PASO 5: Evaluación final

Antes de decir que todo está hecho, revise su lista de problemas y asegúrese de que todos están satisfechos de que todos los problemas se han resuelto. Cada elemento debe examinarse de cerca, considerando dónde estaba cuando comenzó este proceso y dónde está ahora.

Pregúntese (y a otros usuarios), ¿Está satisfecho con el estado actual? Este es el momento para identificar si falta algo y no está a la altura. Puede ser que su equipo no pudo resolver el problema y requiera asistencia de su proveedor. Asegúrese de involucrarlos y pedir ayuda.

PASO 6: Capacitación continua

No podemos enfatizar lo suficiente la importancia de la capacitación. La capacitación debe ser un proceso continuo, no algo puntual. Solo se puede asimilar cierta cantidad a la vez.

A medida que se sienta más cómodo con su software de mantenimiento, estará en mejor posición para asimilar más características y funciones.

Su software de mantenimiento probablemente se actualizará de vez en cuando y es importante que sus usuarios conozcan estas nuevas características y puedan usarlas.

Asegúrese de consultar con su proveedor sobre capacitación continua, seminarios web gratuitos y soporte. Mantenga la línea de comunicación abierta con su proveedor. Dará frutos.

El software de gestión de mantenimiento es una herramienta para asistir a gerentes en rastrear varios aspectos de sus operaciones, desde mano de obra hasta niveles de inventario, tiempo de inactividad de equipos, mantenimiento preventivo y más. Por sí solo no es una solución para arreglar todos sus problemas de mantenimiento.

Demasiado a menudo, la gerencia ve la necesidad de software, evalúa opciones y decide un paquete CMMS. Lo que falta es una estrategia de implementación bien planificada comunicada a todos los usuarios. La empresa debe tener aceptación de todo su equipo y los usuarios deben estar completamente capacitados para que la implementación sea un éxito.

Para más información sobre una estrategia de implementación exitosa para CMMS, lea nuestra útil publicación sobre trampas comunes de software de mantenimiento aquí o contacte a un Especialista en Software Hippo para saber más sobre nuestros servicios de soporte.

Fuentes:

* info.marshallinstitute.com

* www.cmmscity.com

* reliabilityweb.com