Modelos de precios CMMS explicados: Planes basados en activos vs. basados en usuarios

Entendiendo los modelos de precios de software CMMS: Basado en activos vs. basado en usuarios

¿Está en el mercado para un CMMS (sistema computarizado de gestión de mantenimiento)? En su investigación, notará que el costo de CMMS varía entre los diferentes sistemas de gestión de mantenimiento. Aunque parece que solo su bolsillo se verá afectado, hay más en juego. La estructura de precios de su CMMS puede determinar en última instancia el éxito de su solución de software.

Precios basados en usuarios vs. basados en activos

Hay muchas estructuras de precios, pero la mayoría caen en uno de dos modelos principales de precios de software CMMS: precios basados en usuarios o precios basados en activos. Las diferencias son simples pero impactantes, y es importante entenderlas para elegir el CMMS adecuado para su organización.

El precio basado en usuarios calcula el costo basado en el número de usuarios en su CMMS. Un usuario puede definirse como cualquiera que ingrese a su CMMS con nombre de usuario y contraseña individuales. La mayoría de empresas se refieren a estos inicios de sesión individuales como "licencias". Por ejemplo, si tiene cinco miembros de personal y cada uno necesita su propio usuario y contraseña, pagará por cinco licencias separadas. Cada nuevo miembro del equipo que tenga acceso a su CMMS conlleva un costo adicional.

El precio basado en activos significa que el CMMS calcula el precio basado en información de la instalación. Puede tomarse en cuenta el total de metros cuadrados de sus instalaciones o el número de edificios que gestionará con su CMMS. Generalmente, cuando un CMMS cobra por asset, permite un número ilimitado de usuarios. Esto significa que a medida que su empresa crece, podrá abrir su CMMS a tantos empleados, inquilinos o proveedores como necesite. Si agrega nuevas instalaciones, estas se considerarán en su costo anual, sin embargo algunas empresas ofrecen descuentos por múltiples instalaciones.

Cómo la estructura de precios puede afectar el éxito del CMMS

La estructura de precios de su software puede afectar directamente cómo su empresa utiliza su CMMS. Aquí hay ejemplos que muestran el impacto de precios basados en activos y usuarios en diferentes escenarios de gestión de instalaciones.

Ejemplo 1

El negocio va viento en popa y su empresa agrega cinco personas a su equipo. Su equipo directivo predice que continuarán contratando más miembros.

Precios basados en usuarios

Con precios basados en usuarios, tiene un par de opciones. Podría comprar una licencia para cada miembro o designar a una persona como "Especialista CMMS" y requerir que todos pasen por ese individuo para acceder a la información del sistema. Si bien esto es bueno para el currículum del nuevo especialista, derrota el propósito de un CMMS. Limitar el acceso a su CMMS crea guardianes —obstáculos que la información debe atravesar. Esto podría frenar el flujo y precisión de la comunicación, que es exactamente lo que un CMMS intenta prevenir.

Precios basados en activos

En esta situación, los precios basados en activos le permitirían integrar a cada nuevo miembro del equipo en su CMMS sin costo adicional. Con todo el equipo usando su CMMS, todos se mantienen informados y no hay guardianes adicionales.

Conclusión: Si se proyecta que su equipo de gestión de instalaciones crecerá, los precios basados en activos le permitirán aprovecharlo e integrar completamente a nuevos miembros en su CMMS sin costo añadido.

Ejemplo 2

Su empresa acaba de agregar dos nuevos edificios y la gerencia ha solicitado que el personal en estas nuevas instalaciones use el CMMS para enviar órdenes de trabajo.

Precios basados en usuarios

Esta situación requiere muchas licencias nuevas en su CMMS. Si bien es bueno que no tenga que pagar basado en sus nuevas instalaciones, comprar licencias individuales puede ser más costoso que un plan de precios basado en activos.

Precios basados en activos

Con precios basados en activos, estos dos nuevos edificios aumentarán su precio de suscripción. Sin embargo, como desea que su personal pueda enviar solicitudes de mantenimiento a través de su CMMS, los precios basados en activos pueden ser una mejor opción ya que le permiten dar acceso a una cantidad ilimitada de miembros del personal.

Conclusión

Si planea dejar que el personal use su CMMS para enviar órdenes de trabajo, los precios basados en usuarios pueden volverse rápidamente una opción costosa. Incluso si planea agregar nuevas instalaciones en el futuro, los precios basados en activos pueden resultar menos costosos porque no paga por usuario.

¿Qué modelo de precios es adecuado para mi organización?

La estructura de precios adecuada para su organización depende de sus necesidades actuales y planes futuros. Debe conocer las respuestas a las siguientes preguntas antes de decidir:

• ¿Cuántos usuarios habrá en mi CMMS?
• ¿Agregaré a mi equipo este año?
• ¿Mi organización quiere que personal, proveedores, clientes o inquilinos accedan al CMMS?
• ¿Agregaré nuevas instalaciones este año?

Una vez que haya identificado las necesidades específicas de su organización, puede evaluar si los precios basados en activos o usuarios encajan en su situación. Aquí hay algunas estrategias a tener en cuenta antes de su decisión final:

Los precios basados en activos proporcionan más valor para…

• Departamentos de instalaciones que quieren incluir múltiples miembros del equipo en un CMMS.
• Organizaciones que quieren que proveedores externos, personal, inquilinos, etc. accedan al CMMS.
• Organizaciones que planean hacer crecer su departamento de instalaciones el próximo año.
• Organizaciones que usarán el software en más de un departamento.

Los precios basados en usuarios proporcionan más valor para…

• Organizaciones que planean tener solo uno o dos usuarios en su CMMS.
• Organizaciones que no planean expandir su equipo el próximo año.
• Organizaciones que esperan asumir más instalaciones sin cambio en el número de usuarios en su CMMS.

La evaluación de CMMS es una tarea tediosa, pero que aportará valor a su organización de innumerables formas. Tomarse el tiempo para comparar todos los componentes, desde la interfaz de usuario hasta la funcionalidad y la estructura de precios, le dará la confianza y el conocimiento de que el CMMS que elija finalmente aliviará sus dolores de cabeza de instalaciones.

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