Desmintiendo 5 conceptos erróneos comunes sobre desventajas del software CMMS

¿Qué es el software CMMS? Los sistemas computarizados de gestión de mantenimiento (CMMS) han sido usados por organizaciones desde los años 70. Inicialmente los usaban fabricantes para monitorear equipos, mano de obra e inventario, asegurando que la producción se optimizara y se redujera el tiempo de inactividad. Desde su introducción, hemos visto más industrias adoptar software de gestión de mantenimiento. El software se ha vuelto más fácil de usar, versátil y escalable en las últimas décadas, volviéndose aplicable a hospitales, universidades, edificios de oficinas, comercios, instituciones religiosas y más. Aún así, muchos gerentes de mantenimiento e instalaciones tienen fuertes reservas sobre implementar un CMMS en su empresa debido a impresiones negativas que mantienen. Este artículo aclara la situación proporcionando argumentos que contrarrestan mitos y conceptos erróneos comunes sobre las desventajas del software CMMS.

Mito #1: El CMMS tiene una alta tasa de fallo

Las cifras sobre tasas de éxito del CMMS no son prometedoras. La investigación sobre implementación de CMMS varía, con algunos estudios reportando tasas de fallo desde el 40% y otros incluso hasta el 80% ¡Con estadísticas así, tener reservas sobre implementar software de gestión de mantenimiento está justificado. La verdad es que no hay mucha investigación sobre sistemas CMMS y lo disponible a menudo está desactualizado. Desafortunadamente, esta información miope y poco actual forma nuestra comprensión general del éxito del CMMS.

En realidad, los sistemas de software de mantenimiento mejoran continuamente y más empresas en diferentes sectores buscan software CMMS. Con innovación técnica y crecimiento significativo, una tasa de fallo del 80% parece improbable en el mercado actual. En el pasado, las instalaciones de CMMS implicaban capacitación significativa, mantenimiento y sistemas complicados que no eran fáciles de aprender.

A medida que la industria evolucionó, aprendimos algunas lecciones. Hay muchos factores necesarios para que la implementación tenga éxito:

• Comprender el alcance del proyecto
• Comprender las expectativas del CMMS
• Compromiso de la gerencia
• Tener personal preparado para el cambio
• Buena recolección e ingreso de datos
• Capacitación y soporte del proveedor

Hoy vemos proveedores de CMMS ofreciendo a compradores muchas formas de familiarizarse con nuevo software antes de comprar, incluyendo pruebas gratuitas y demos en vivo. Estos programas permiten a los compradores probar el software sin comprometerse y comparar diferentes sistemas entre sí.

Sabemos más sobre CMMS que hace 20 años. Es importante investigar a fondo antes de adquirir un CMMS y dedicar tiempo a planificar e implementar su sistema desde el principio. Esto incluye obtener la aceptación de su equipo de mantenimiento y recibir capacitación adecuada para optimizar las funciones de su sistema. Para más información sobre implementación adecuada de software CMMS, lea nuestro artículo aquí.

Mito #2: El CMMS es demasiado caro para nuestra organización

En el pasado, el software de mantenimiento era muy costoso de implementar. En sus inicios, los CMMS se desplegaban in-situ e implicaban mucha personalización, configuración, capacitación y soporte. Como con la mayoría de la tecnología, los costos disminuyen con el tiempo. Los proveedores de CMMS se han vuelto más eficientes en desarrollo y despliegue, y la mayor competencia ha bajado los precios significativamente.

Hace 25 años, las empresas podían pagar fácilmente $50,000 para implementar software de gestión de instalaciones. Había tarifas por instalación in-situ, personalización y configuración, consultoría, capacitación y licencias de usuario individuales. Además, se esperaban tarifas continuas por actualizaciones de software y soporte técnico. El mercado CMMS ha visto cambios significativos que redujeron costos:

• Actualmente hay más de 200 opciones diferentes de software CMMS disponibles. La mayor competencia ha bajado precios.
• Los proveedores ofrecen despliegue SaaS (software como servicio) que ha eliminado casi por completo los altos costos iniciales. Con software CMMS basado en web, actualizaciones y mantenimiento vienen juntos. El soporte técnico continuo también está incluido.
• Suscripciones de usuarios ilimitados están disponibles de algunos proveedores, permitiendo a las empresas más flexibilidad y evitar altas tarifas por múltiples usuarios.
• Con tecnología móvil y basada en web hay menos dependencia de hardware y más de software.

Lo crea o no, si investiga puede encontrar soluciones CMMS (con usuarios ilimitados) por $1,200/año con pocos o ningún costo de configuración y capacitación. Esto no era el caso hace 25 años.

Mito #3: Los usuarios de CMMS necesitan ser expertos en tecnología

Cuando los sistemas CMMS aparecieron, la alta alfabetización informática era imprescindible para usarlos. Usar computadoras, sus sistemas operativos y gestión de bases de datos requería capacitación y conocimiento significativos. Había mucho énfasis en hardware también. El conocimiento informático superaba lo que los empleados de mantenimiento típicos (y la mayoría de la gente en general) estaban equipados.

Hoy vemos un CMMS completamente diferente. Los desarrolladores de software tienen acceso a herramientas que les permiten diseñar software fácil de aprender. Además, con despliegue basado en web, los departamentos de TI no son necesarios para mantener el sistema. Las actualizaciones son automáticas, y hay abundantes instrumentos de capacitación y soporte disponibles para usuarios finales. El software de mantenimiento actual es accesible en cualquier lugar con conexión a internet, tiene bibliotecas de videos de capacitación integradas, chat en vivo con soporte técnico y capacitación a demanda mediante tecnología de compartición de pantalla como GoToMeeting.

El CMMS actual tiene interfaces de usuario bien diseñadas, paneles, generadores de informes fáciles de usar, opciones de usuario flexibles y acceso móvil.

Mito #4: El CMMS no aplica a pequeñas empresas

Si estuvo expuesto a software de gestión de mantenimiento temprano, sin duda pensaría que no son adecuados para pequeñas empresas (menos de 100 empleados). Esta visión proviene de que los sistemas CMMS eran costosos, requerían mucho tiempo y recursos para implementar y eran muy complejos, con funcionalidades y características orientadas a grandes operaciones.

Hoy vemos muchas pequeñas empresas usando software CMMS. La fuerza impulsora única es la inefectividad de rastrear mantenimiento usando papel o hojas de cálculo. Una vez que los gerentes sienten que han superado estos métodos, buscan software de gestión de mantenimiento. Las aplicaciones actuales son más escalables que hace 25 años. Los sistemas CMMS heredados tenían el enfoque de "talla única", altos costos iniciales y mucho tiempo requerido para instalaciones, volviéndolos inaccesibles para empresas pequeñas. Los compradores hoy pueden optar por no incluir módulos que no requieren y escalar cuando sea el momento. Comúnmente vemos pequeñas empresas usando CMMS solo para mantenimiento preventivo, mientras otras usan módulos de mantenimiento correctivo y gestión de inventario. La flexibilidad del software actual lo ha hecho accesible para organizaciones pequeñas, medianas y grandes por igual. Aún mejor es la capacidad de un CMMS moderno para escalar con el tamaño de su negocio, permitiendo que su CMMS crezca continuamente con usted. Al mezclar y combinar módulos CMMS importantes, finalmente hemos puesto fin a la idea de que "el CMMS es más de lo que necesitamos ahora".

Mito #5: El CMMS basado en web tiene altos riesgos

El mayor miedo de usar software CMMS basado en web se relaciona directamente con uno de sus mayores beneficios: externalizar la carga de TI a un proveedor especializado. La mayoría lo ve como una gran ventaja, pero si maneja datos sensibles de clientes, la seguridad se vuelve un tema.

El riesgo de seguridad se minimiza si hace su debida diligencia. Los proveedores de software CMMS que ofrecen despliegue SaaS están listos para responder y proporcionar cualquier pregunta de seguridad que les plantee. El hecho es que los proveedores almacenan datos de clientes en centros de datos de última generación donde se toma cada precaución para evitar amenazas de seguridad. Al final del día, debe sopesar beneficios contra costos. Y los beneficios son muchos: sin costos de hardware, respaldo y recuperación ante desastres, bajo mantenimiento y movilidad.

Si su organización mantiene instalaciones y equipos militares de alto secreto, el software de mantenimiento basado en web puede no ser una opción, pero para otras organizaciones con datos menos "sensibles", definitivamente vale la pena considerarlo.

Los sistemas de software de gestión de mantenimiento han evolucionado rápidamente en décadas recientes. Los precios se han reducido significativamente y los sistemas se han vuelto más accesibles para el usuario técnico promedio. Los sistemas ya no se limitan a grandes empresas con enormes departamentos de mantenimiento; cualquier organización, grande o pequeña, puede beneficiarse de un departamento de mantenimiento optimizado. Estamos escuchando más historias de éxito que fallos. Y vemos que la computación en la nube es un método de entrega de software increíblemente seguro. A medida que más empresas optan por un sistema CMMS, los departamentos de mantenimiento de todos los tamaños ven ahorros significativos en reparaciones de mantenimiento, resultando en una ventaja competitiva general desde su CMMS. Para aprender más sobre los beneficios del software CMMS, lea nuestro artículo aquí.

Si su experiencia con software CMMS es con una aplicación de 15-20 años, es hora de ver qué hay disponible. Se sorprenderá gratamente y estará un paso más cerca de un departamento de mantenimiento más optimizado.

Fuentes:

https://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys