5 mitos ampliamente difundidos sobre las desventajas del software CMMS

¿Qué es el software GMAO? Los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS) han sido utilizados por organizaciones desde los años 70. Inicialmente, los fabricantes los usaban para monitorear el equipo, la mano de obra y el inventario, asegurando que la producción se optimizara y se redujera el tiempo de inactividad del equipo. Desde su introducción, hemos visto que más industrias adoptan software de gestión de mantenimiento. El software se ha vuelto más fácil de usar, versátil y escalable en las últimas décadas, lo que lo hace aplicable a hospitales, universidades, edificios de oficinas, minoristas, instituciones religiosas y más. Todavía muchos gerentes de instalaciones y mantenimiento tienen fuertes reservas sobre la implementación de un CMMS en su empresa debido a las impresiones negativas que tienen. Este artículo deja las cosas claras al proporcionar soporte que contrarresta los mitos y conceptos erróneos comunes sobre las desventajas del software CMMS.

Mito n.º 1:CMMS tiene una alta tasa de fallas

Las cifras sobre las tasas de éxito de CMMS no son prometedoras. La investigación sobre la implementación de CMMS varía, con algunos estudios que informan tasas de falla a partir del 40% y otros incluso ¡hasta el 80%! Con estadísticas como esta, se justifica tener reservas sobre la implementación de software de gestión de mantenimiento. La verdad es que no hay mucha investigación sobre los sistemas CMMS para continuar y lo que está disponible a menudo está desactualizado. Desafortunadamente, esta información breve y poco actualizada da forma a nuestra comprensión general del éxito de CMMS.

En la actualidad, los sistemas de software de mantenimiento están mejorando continuamente y más empresas en diferentes sectores buscan software CMMS. Con la innovación técnica y un crecimiento significativo, una tasa de fallas del 80 % parece poco probable en el mercado actual. En el pasado, las instalaciones de CMMS implicaban una importante capacitación, mantenimiento y sistemas complicados que no eran fáciles de aprender.

A medida que la industria evolucionó, aprendimos algunas lecciones en el camino. Hay muchos factores que son necesarios para que la implementación tenga éxito;

• Comprender el alcance del proyecto
• Comprensión de las expectativas de CMMS
• Compromiso de la dirección
• Tener personal preparado para el cambio
• Buena recopilación de datos y entrada de datos
• Capacitación y soporte de proveedores

Hoy en día, vemos que los proveedores de CMMS ofrecen a los compradores muchas formas de familiarizarse con el nuevo software antes de comprar, incluidas pruebas gratuitas y demostraciones en vivo. Estos programas permiten a los compradores probar el software sin comprometerse y permiten a los usuarios comparar diferentes sistemas de software entre sí.

Sabemos más sobre CMMS que hace 20 años. Es importante realizar una investigación exhaustiva antes de adquirir un CMMS y asegurarse de dedicar tiempo a planificar e implementar su sistema desde el principio. Esto incluye obtener la aceptación de su equipo de mantenimiento y recibir la capacitación adecuada para optimizar las funciones de su sistema. Para obtener más información sobre la implementación adecuada del software CMMS, lea nuestra publicación aquí.

Mito #2:CMMS es demasiado caro para nuestra organización

En el pasado, el software de mantenimiento era muy costoso de implementar. En sus inicios, los CMMS se implementaron en el sitio e implicaron mucha personalización, configuración, capacitación y soporte. Como con la mayoría de la tecnología, los costos disminuyen con el tiempo. Los proveedores de CMMS se han vuelto más eficientes con el desarrollo y la implementación, y el aumento de la competencia ha reducido significativamente los precios.

Hace 25 años, las empresas podían pagar fácilmente $50 000 para implementar un software de administración de instalaciones en sus instalaciones. Había tarifas para la instalación, personalización y configuración en el sitio, consultas, capacitación y licencias de usuario individuales. Además, las empresas esperaban pagar tarifas continuas adicionales por actualizaciones de software y soporte técnico. El mercado de CMMS ha visto algunos cambios significativos que resultaron en una reducción de costos.

• Actualmente hay más de 200 software CMMS diferentes opciones disponibles. El aumento de la competencia ha hecho bajar el precio.
• Los proveedores ofrecen la implementación de SaaS (software como servicio) que ha eliminado casi por completo los altos costos de puesta en marcha. Con el software CMMS basado en la web, las actualizaciones y el mantenimiento se agrupan. Soporte técnico continuo también está incluido.
• Hay suscripciones de usuarios ilimitadas disponibles de algunos proveedores, lo que permite a las empresas una mayor flexibilidad y evita pagar tarifas altas por múltiples usuarios.
• Con la tecnología móvil y basada en la web, se depende menos del hardware y más del software.

Créalo o no, si hace su investigación podría encontrar soluciones CMMS (con usuarios ilimitados) por $1,200/año con poco o ningún costo de configuración y capacitación. Este no era el caso hace 25 años.

Mito n.º 3:los usuarios de CMMS deben ser expertos en tecnología

Cuando los sistemas CMMS llegaron por primera vez a la escena, la alfabetización informática era imprescindible si iba a utilizarlos. El uso de computadoras, sus sistemas operativos y la administración de bases de datos requerían una capacitación y un conocimiento significativos. También se hizo mucho hincapié en el hardware. El conocimiento de la computadora superó lo que los empleados de mantenimiento típicos (y la mayoría de las personas en conjunto) estaban equipados.

Hoy vemos un CMMS completamente diferente. Los desarrolladores de software tienen acceso a herramientas que les permiten diseñar software para que sea fácil de aprender. Además, con la implementación basada en web, los departamentos de TI no están obligados a mantener el sistema. Las actualizaciones son automáticas y hay muchos instrumentos de capacitación y soporte disponibles para los usuarios finales. El software de mantenimiento actual es accesible desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet, tiene bibliotecas de videos de capacitación integradas, chat en vivo con soporte técnico y capacitación a pedido a través de tecnología para compartir pantalla como GotoMeeting.

El CMMS actual tiene una interfaz de usuario bien diseñada, paneles, generadores de informes fáciles de usar, opciones de usuario flexibles y acceso móvil.

Mito n.º 4:CMMS no se aplica a las pequeñas empresas

Si estuvo expuesto al software de gestión de mantenimiento desde el principio, sin duda pensaría que no son adecuados para pequeñas empresas (menos de 100 empleados). Esta opinión se deriva del hecho de que los sistemas CMMS eran costosos, requerían mucho tiempo y recursos para implementarlos y eran muy complejos, involucrando funcionalidad y características orientadas a operaciones grandes.

Hoy vemos muchas pequeñas empresas que utilizan software CMMS. La única fuerza impulsora es la ineficacia del seguimiento del mantenimiento en papel o en hojas de cálculo. Una vez que los gerentes sienten que han superado estos métodos, buscan software de gestión de mantenimiento. Las aplicaciones de hoy son más escalables que las que vimos hace 25 años. Los sistemas de administración de mantenimiento computarizados heredados tenían un enfoque único para todos, los altos costos de puesta en marcha y la gran cantidad de tiempo requerido para las instalaciones los hacían inaccesibles para las pequeñas empresas. Los compradores de hoy pueden optar por los módulos que no necesitan y escalar cuando sea el momento adecuado. Comúnmente vemos pequeñas empresas que usan CMMS solo para mantenimiento preventivo, mientras que otras usan los módulos de administración de inventario y mantenimiento correctivo. La flexibilidad que vemos con el software actual lo ha hecho accesible para organizaciones pequeñas, medianas y grandes por igual. Aún mejor es la capacidad de un CMMS moderno para escalar con el tamaño de su negocio, lo que permite que su CMMS crezca continuamente con usted a medida que lo hace. Al mezclar y combinar importantes módulos de CMMS, finalmente hemos descartado la idea de que "CMMS es más de lo que necesitamos en este momento".

Mito n.º 5:los CMMS basados ​​en la web tienen grandes riesgos

El mayor temor de usar un software CMMS basado en la web se relaciona directamente con uno de sus mayores beneficios:subcontratar la carga de TI a un proveedor especializado. Esto es visto por la mayoría como una gran ventaja, pero si maneja datos confidenciales de clientes, la seguridad se convierte en un problema.

El riesgo de seguridad se minimiza si hace su debida diligencia. Los proveedores de software CMMS que ofrecen la implementación de SaaS están listos para responder y proporcionar cualquier pregunta de seguridad que pueda formularles. El hecho es que los proveedores de software almacenan los datos de los clientes en centros de datos de última generación donde se toman todas las precauciones para reducir las amenazas a la seguridad. Al final del día, debe sopesar los beneficios frente a los costos. Y los beneficios son muchos; sin costes de hardware, copia de seguridad y recuperación ante desastres, bajo mantenimiento y movilidad.

Si su organización mantiene instalaciones y equipos militares de alto secreto, es posible que el software de mantenimiento basado en la web no sea una opción, pero para otras organizaciones con datos menos "sensibles", definitivamente vale la pena considerarlo.

Los sistemas de software de gestión de mantenimiento han evolucionado rápidamente en las últimas décadas. Los precios se reducen significativamente y los sistemas se han vuelto más accesibles para el usuario técnico promedio. Los sistemas ya no se limitan a las grandes empresas con enormes departamentos de mantenimiento, sino que cualquier organización, pequeña o grande, puede beneficiarse de un departamento de mantenimiento optimizado. Estamos escuchando más casos de éxito que los fracasos. Y estamos viendo que la computación en la nube es un método de entrega de software increíblemente seguro. A medida que más y más empresas optan por un sistema CMMS, los departamentos de mantenimiento de todos los tamaños están viendo ahorros significativos en los costos de reparación de mantenimiento, lo que resulta en una ventaja competitiva general de su CMMS. Para obtener más información sobre los beneficios del software CMMS, lea nuestro artículo aquí.

Si su experiencia con el software CMMS es con una aplicación de 15 a 20 años, es hora de ver qué hay disponible. Se sorprenderá gratamente y estará un paso más cerca de un departamento de mantenimiento más optimizado.

Fuentes:

http://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys