Principales funciones de CMMS según gestores de instalaciones: Claves de la encuesta de Hippo

Hippo CMMS realizó una encuesta de tres meses a 100 gestores de instalaciones para obtener información sobre lo que los profesionales de hoy buscan en un sistema de software CMMS, con hallazgos interesantes. La encuesta pidió a los participantes responder a cinco preguntas clave, incluyendo:

1. ¿Cuál es la forma actual de su departamento de mantenimiento inmediato?
2. ¿Cómo son sus operaciones?
3. ¿Cuáles son sus principales razones para adquirir un CMMS?
4. ¿Qué atributos y funciones de CMMS son más importantes?
5. ¿Cuándo planean implementar un CMMS?

Resumimos sus hallazgos a continuación.
El estado o condición actual de los departamentos de mantenimiento inmediatos
Uno de los hallazgos más intrigantes de la encuesta es que poco menos de la mitad de los encuestados (45 %) informa utilizar métodos de documentación manual (como hojas de cálculo de Excel, métodos anticuados de papel y lápiz, o incluso notas adhesivas o cadenas de correo electrónico) para rastrear y gestionar operaciones de mantenimiento.
El problema principal con los métodos manuales de seguimiento y gestión es la falta de un sistema centralizado, lo que puede llevar a datos contradictorios, errores e información desactualizada. Idealmente, los departamentos modernos de instalaciones y mantenimiento agilizan operaciones y comunicación entre cada canal y usuario mediante el uso de un sistema centralizado para rastrear y gestionar cada faceta de tu base de datos de mantenimiento.
De hecho, los datos son esenciales para medir el progreso frente a referencias. La Fundación de la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA) publicó una guía práctica centrada en este tema, «Benchmarking para profesionales de instalaciones», destacando la necesidad no solo de datos sino de un método para recopilar y analizar esos datos de forma cohesiva. «A menudo, cuando los profesionales de instalaciones expresan interés en el benchmarking, comienzan diciendo qué quieren medir. Entre los ejemplos más populares están la utilización del espacio y el consumo o costes de energía», explica el informe. La falta de informes de datos eficientes y fiables es un gran obstáculo para las instalaciones que siguen dependiendo de la documentación manual, haciendo que el benchmarking y la medición de rendimiento más ambiciosos sean mucho más difíciles de lograr.
Otros hallazgos interesantes de esta área de la encuesta incluyen:

• Los departamentos de mantenimiento tienen un promedio de 11 trabajadores de mantenimiento.
• La mayoría de los encuestados indicaron que consideran su departamento de mantenimiento como regular en términos de lo bien establecido que está. (En una escala de nada bien establecido a extremadamente bien establecido, por ejemplo, la mayoría de los encuestados cayeron en algún punto medio.)
• El 16 % de los encuestados informó que su departamento de mantenimiento está «nada establecido».

No es sorprendente, entonces, que muchos departamentos de mantenimiento modernos luchen con una gestión efectiva de mantenimiento e instalaciones. La falta de procesos, protocolos y sistemas claramente definidos conduce a un esfuerzo desorganizado que a menudo no satisface las necesidades de la organización y hace que el benchmarking para lograr objetivos de instalaciones sea casi imposible.
¿Cómo son los departamentos de mantenimiento de hoy?
Más de un tercio de los encuestados (35 %) en la encuesta reportaron tener solo una instalación, mientras que el 27 % tiene siete o más instalaciones que gestionar. El resto de encuestados reportaron tener entre dos y seis instalaciones:

• 5 % tienen 5 a 6 instalaciones
• 8 % tienen 4 instalaciones
• 5 % tienen 3 instalaciones
• 16 % tienen 2 instalaciones

Incluso en casos donde un departamento tiene una sola instalación, no es raro que esas instalaciones tengan dos o más edificios de los que el departamento es responsable de supervisar y gestionar actividades de mantenimiento.
Por supuesto, las empresas a menudo no permanecen estancadas. La organización que tiene solo una instalación este año puede crecer a tener cinco en los próximos dos años. Según un Informe de Análisis de Industrias Globales, el potencial de mercado global para la gestión de instalaciones se proyecta alcanzar 698,8 mil millones de dólares para 2020. Esto habla de la importancia de utilizar herramientas tecnológicas como CMMS que puedan escalar efectivamente a medida que tu organización crece, así como la capacidad de comparar datos entre instalaciones.
Principales razones para adquirir un CMMS
La mayoría de los encuestados (84 %) está de acuerdo en que el mantenimiento proactivo es importante para las organizaciones modernas, citando esto como una razón principal para implementar un CMMS. Además, el 83 % de los participantes citó formularios de órdenes de trabajo simples como factor decisivo.
Casi tres cuartas partes de los participantes (74 %) dicen que una de sus razones principales para implementar un CMMS es el deseo de un seguimiento y gestión simple de equipos, activos e inventario.
Además, se estima que el 75 % de la fuerza laboral estará compuesta por millennials para el año 2025. La generación millennial creció en la era digital, y prácticas obsoletas como la documentación manual a menudo les parecen arcaicas. Están acostumbrados a confiar en datos para ayudar y mejorar el rendimiento laboral, por lo que mantener el ritmo con las demandas de la fuerza laboral conectada y experta en tecnología significa que las soluciones CMMS son imprescindibles para avanzar.
Funciones más importantes de CMMS
Los participantes de la encuesta señalaron varias funciones que consideran importantes al elegir un CMMS, incluyendo:

• El 74 % dice que la facilidad de uso es una función clave.
• Por el contrario, el 0 % de los participantes dijo que la facilidad de uso es «nada importante».
• El 46 % reportó que un soporte técnico de calidad es extremadamente importante.
• El 44 % prefiere una solución CMMS con capacidades de gestión de equipos y activos.
• El 39 % dice que una interfaz de calendario para ver horarios de trabajo es una de las funciones más importantes en un CMMS, y el 32 % prefiere una solución que ofrezca una app móvil para fácil acceso.

SMGlobal identifica otras funciones importantes en un CMMS como plantillas de tareas reutilizables para trabajos de mantenimiento frecuentes, eliminando la necesidad de reinventar la rueda para tareas repetitivas, y la capacidad de programar tareas de diversas maneras. Eso puede significar programar tareas repetitivas para que se repitan el mismo día y hora cada semana o mes, o activar la programación de tareas basada en el cumplimiento de una condición, como la finalización de otra orden de trabajo, cambios en lecturas de medidores, o condiciones de alarma o umbrales.
Un backlog de mantenimiento ofrece la capacidad de rastrear órdenes de trabajo vencidas, pendientes o incompletas, y los informes automáticos agilizan el proceso de envío de datos de informes y estadísticas críticas a las partes interesadas clave. Otra función útil es la capacidad de generar informes de averías de equipos o máquinas, simplificando la identificación de la causa raíz de un fallo del sistema o interrupción del servicio. Una comparación histórica o en tiempo real de problemas y datos relacionados con el rendimiento y costes de equipos proporciona insights accionables para impulsar la toma de decisiones para mantenimiento preventivo, sustitución proactiva de piezas y sustitución de equipos, permitiendo a los gestores de instalaciones optimizar el rendimiento.
Al considerar las razones para implementar CMMS y las funciones más deseables, muchos gestores de instalaciones que antes dependían de procesos manuales pueden buscar informes básicos y funcionalidad. Vale la pena examinar más a fondo las capacidades más sofisticadas de las soluciones CMMS para determinar qué aplicaciones y funciones servirán mejor a tu organización a medida que crece. FacilitiesNet recomienda crear un equipo de selección de CMMS para obtener una variedad de perspectivas y confiar en un proceso sistemático para elegir la aplicación adecuada.
Tiempo para la implementación
Solo el 3 % de los encuestados reportó que implementar un CMMS es un objetivo a largo plazo. El 40 % dijo que busca implementar un CMMS en uno a tres meses, y el 20 % espera hacerlo en los próximos tres a seis meses.
La encuesta señala que el plazo ideal para implementar soluciones CMMS es el rango medio, entre un mes y seis meses, «ya que tanto el proveedor como el cliente tienen tiempo suficiente para recopilar e introducir datos pero no demasiado tiempo para alargar el proyecto y experimentar agotamiento».
Este cronograma también es crítico considerando que muchos encuestados reportaron deseo de seguimiento optimizado de activos, equipos e inventario, ya que las soluciones CMMS se combinan con etiquetas de código de barras y soluciones de etiquetas de activos para facilitar la captura automática de datos. Esta combinación reduce o elimina los procesos manuales de introducción de datos, reduciendo drásticamente errores, mejorando la precisión y eficiencia, y acelerando tareas como informes de mantenimiento o cumplimiento.
Camcode ofrece etiquetas de activos CMMS y etiquetas de código de barras personalizadas para cada aplicación en tu instalación, incluyendo etiquetas LDAR y de trampas de vapor, Etiquetas de Activos con Código de Barras CMMS Metalphoto® para resistir entornos hostiles, y más. Contáctanos hoy para saber más sobre una solución personalizada de etiquetas de código de barras CMMS para una integración perfecta con tu CMMS.