Encuentre el CMMS ideal: Funciones clave que toda instalación necesita

Elegir el software CMMS adecuado puede resultar abrumador. Hay muchas cosas que considerar y el proyecto tiene muchas partes móviles. Pero encontrar la solución CMMS correcta es como cualquier tarea compleja: todo es posible si la divide en pasos menores. Paso uno: liste los problemas específicos que necesita resolver. Paso dos: encuentre las funciones CMMS que sean soluciones directas.

Para facilitar el paso dos, repasemos algunas funciones importantes del software CMMS, veamos cómo funcionan y descubramos cómo eliminan mucho estrés y preocupación de su trabajo.

Funciones CMMS que mantienen al equipo actualizado sobre la marcha

Muchos retos vienen de luchar con canales de comunicación débiles. Como cuesta sacar la información correcta al equipo, hacer cualquier cosa requiere trabajo extra, desperdiciando tiempo y energía. El software moderno de facility management facilita llevar los datos correctos a las manos correctas.

Principales funciones CMMS: órdenes de trabajo y plantillas ricas en datos

Con métodos tradicionales, a menudo cuesta meter suficiente información en las órdenes. Las de papel no tienen espacio, y las hojas de cálculo caseras suelen ser difíciles de leer. ¿El resultado?

Los técnicos pierden mucho tiempo, matando sus métricas de "tiempo en llave". En lugar de llegar al activo con los repuestos y materiales correctos, llegan y descubren que les falta lo necesario. Eso implica volver a la oficina o al almacén. Y aunque tengan las piezas, pueden carecer del know-how específico. Esto pasa sobre todo con técnicos junior, menos familiarizados con sus activos. Cuando tropiezan, pierden no solo su tiempo sino también el de técnicos más experimentados que deben buscar y llamar para ayuda.

Y peor que un técnico que no sabe completar una tarea es uno que la hace mal consistentemente con confianza. Cuando el equipo improvisa, puede terminar con trabajo poco fiable que hay que rehacer o que lleva a fallos que rompen el presupuesto. E incluso cuando una solución improvisada funciona, sigue el problema de no poder replicarla. Ejemplo: la última vez que la carretilla falló, un técnico la arregló en diez minutos y funcionó seis semanas. Ahora es la semana siete, la carretilla falla otra vez, y nadie recuerda esa solución mágica. ¿Y el técnico que lo arregló? De vacaciones, se fue a otro trabajo o se jubiló.

El software moderno de órdenes resuelve esto facilitando incluir todo lo que necesitan los técnicos para cerrar eficiente y correctamente, incluyendo:

• Historiales completos de mantenimiento y reparaciones de activos
• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Manuales O&M digitales, esquemas e imágenes relacionadas
• Repuestos y materiales asociados
• Planos de planta y mapas de sitio interactivos

Ahora, cuando un técnico llega al sitio, tiene el inventario y el know-how correctos. El trabajo se hace bien, siempre.

Principales funciones CMMS: programación de mantenimiento preventivo

Está genial tener órdenes con mucha información, pero no quiere generarlas solo cuando surgen problemas. Necesita una solución de gestión de activos que le adelante a la curva del mantenimiento. Alguna orden a demanda es inevitable, pero centrándose en preventivo, consigue que activos y equipos duren más por menos tiempo y dinero. Lo mejor: más trabajo se hace cuando tiene más sentido para usted y otros departamentos. En lugar de reparar una prensa un viernes tarde cuando la línea debería estar a máxima producción para el plazo del lunes, los técnicos hacen inspecciones y mantenimiento rutinario entre turnos el miércoles por la mañana, cuando la línea ya está al 75% de capacidad.

Es fácil hablar de beneficios del preventivo, pero más difícil configurar, programar y rastrear un programa robusto. A veces cuesta saber qué inspecciones y tareas hacer, llevarlas fiablemente a los técnicos correctos y finalmente rastrear el progreso global. El software moderno de preventivo resuelve esto con MPs ricas en datos, programación automática e informes auto-generados con los KPIs adecuados.

Al configurar un programa, suele tener sentido seguir recomendaciones del fabricante para tareas preventivas. En algunos casos, configura MPs basadas en medidores; en otras, por tiempo. También elige entre flotantes y fijas para cuando debe retrasar una tarea programada. Sea como sea, el software recuerda todo lo que hay que hacer y genera MPs automáticamente según el calendario. Con la vista de calendario, todo el equipo ve de un vistazo qué viene. Y como con órdenes a demanda, el software facilita incluir toda la info que necesitan los técnicos. Al final, un MP es solo una orden programada con antelación, así que incluye los mismos tipos de información. Y recuerde: eso significa que tiene todo lo que los técnicos necesitan para cerrar eficientemente.

Periódicamente, puede revisar su programa para ver qué tan bien lo sigue el equipo y qué tan bien funciona. Como toda la info ya está en el CMMS, este genera rápido informes llenos de métricas y KPIs de mantenimiento. Sabe exactamente qué tareas se hicieron y el porcentaje de MPs completadas a tiempo. Además, empieza a ver qué activos le cuestan más en tiempo y dinero, y trabajando hacia atrás, afina su calendario de MPs. Por ejemplo, si esa carretilla falla cada tres meses, debe aumentar la frecuencia de MP de cada cuatro meses a cada dos y medio.

Principales funciones CMMS: notificaciones push en app móvil

Pero incluso con un programa preventivo de clase mundial, hay momentos en que debe hacer ajustes sobre la marcha a su calendario. Es un hecho de la vida de mantenimiento. Lo frustrante es lo difícil que puede ser sacar esa información nueva y urgente al equipo. Los equipos no trabajan en escritorios en filas en una oficina; están repartidos por toda la instalación, a menudo en varios edificios.

El software moderno de facility management resuelve esto facilitando captar la atención del equipo. Con una app móvil, el software se integra en las funciones nativas del dispositivo, y eso significa que cuando necesita que un técnico vaya a otro sitio, le envía una notificación push. Según configuración, su móvil suena o vibra, con un mensaje sobre todo lo demás en pantalla. Sin esperar a que pasen por la oficina por su siguiente orden.

Funciones CMMS que le mantienen a usted actualizado

La buena comunicación es de doble vía. No basta con que usted empuje datos al equipo; ellos deben poder compartir con usted qué están haciendo. Puede ser tan simple como notificación de orden cerrada o algo más involucrado, como explicar los pasos que toman para solucionar [BLOG] un problema con un activo nuevo o problemático. En todos los casos, el jefe de mantenimiento debe estar al tanto y al frente del progreso del equipo. Cuando sabe dónde está cada uno y qué hace, es mucho más fácil programar trabajo, gestionar recursos y exigir responsabilidad.

Principales funciones CMMS: comentarios en tareas y órdenes de trabajo

Ya sabemos que órdenes a demanda y programadas salen cargadas de datos, pero hay momentos en que los técnicos deben añadir más. Ejemplo: un técnico hace una inspección rutinaria y descubre cableado desgastado que supone riesgo grave de seguridad. La inspección era de 20 minutos, pero ahora ve horas de trabajo. Además, necesita manos extra. Como puede añadir comentarios a las tareas en la orden, el jefe sabe exactamente qué pasa y puede redirigir recursos o reorganizar el resto del calendario.

No tiene que ser tan grave como un riesgo de incendio. A veces los técnicos suben preguntas a tareas, pidiendo aclaraciones y consejos de mejores prácticas. O explicando que deben ir a comer a mitad de un MP largo. Lo importante es que tienen forma de mantenerse en contacto rápido y fácil con el departamento. Una gran ventaja es lo fácil que es ver la conexión entre lo que dicen y en qué trabajan. No hace falta contexto cuando su comentario está ligado directamente a una tarea u orden específica.

Principales funciones CMMS: subida directa de imágenes

Y no solo suben comentarios, también imágenes. Una imagen vale más que mil palabras, y hay muchas veces en que enviar al jefe una foto de un problema es más eficiente que explicarlo. Otro gran ejemplo de cómo las apps modernas de preventivo aprovechan el hardware existente del móvil. El software se integra en la cámara integrada, facilitando capturar y subir imágenes.

Oportunidades para subir imágenes existen en cada punto del proceso. Cuando el técnico llega al sitio, puede hacer una foto rápida para registrar el estado del activo antes de empezar. A medida que avanza en las tareas asociadas, sube fotos para registrar progreso, muy útil en activos donde las piezas se superponen. Ejemplo: el técnico sube fotos mientras reensambla piezas del motor. Al terminar, sube una imagen final y solicita inspección visual remota. Si al jefe le gusta lo que ve, cierra la orden. Si no, ve exactamente qué quiere cambiar.

Principales funciones CMMS: informes automáticos con métricas y KPIs

Hasta ahora cubrimos funciones que empujan datos afuera y los traen adentro. Veamos una que toma todos esos datos y los aprovecha.

Los métodos antiguos de gestión de mantenimiento frustran porque capturan mal los datos y no los protegen. Al final, quedan con datos completamente poco fiables. Pero supongamos por argumento que pudiera usar papel o hojas de cálculo y obtener datos fiables (recuerde, no puede), la pregunta es: ¿Qué puede hacer con ellos? Y la respuesta: Incluso habiendo logrado lo imposible, seguirá costando mucho trabajo extra sacar valor de esos números. Ejemplo rápido: tiene datos precisos de cuánto gastó en repuestos y materiales en seis meses (información increíblemente valiosa para gestionar recursos y proveedores eficientemente), pero está repartido en seis meses de órdenes y MPs.

Está ahí, pero en muchos trocitos. La única forma de sacar insights es dedicar mucho tiempo y energía a recoger todos los trocitos y ensamblarlos con cuidado. Y en cada paso doloroso, siempre hay riesgo de un pequeño error, erosionando la precisión final.

Con cada pequeño error (copiar el número equivocado de la celda equivocada u olvidar llevar la unidad), desenfoca un poco más su lente. Y cuando finalmente se aleja e intenta ver el panorama general, está demasiado borroso para ser útil.

El software moderno de facility management resuelve esto capturando los datos correctos, manteniéndolos seguros y crunchándolos por usted con informes auto-generados llenos de gráficos fáciles de leer y métricas y KPIs de mantenimiento insightful. Con unos clics, el software toma los datos crudos y los convierte en inteligencia accionable. En lugar de solo tener todos los costes de mantener sus activos, ahora sabe cuál le cuesta más en tiempo y recursos. En lugar de solo tener todas las órdenes de un activo, ahora sabe si le cuesta más mantenerlo que reemplazarlo.

Funciones CMMS que trabajan entre bastidores

Tan valiosos como sus activos y equipos son sus datos asociados. En fabricación, puede tener una bomba o prensa central en la línea de producción. Necesita mantener la línea arriba. Los datos asociados, para el equipo de mantenimiento, también son críticos porque los necesitan para mantener esa bomba o prensa funcionando.

En un episodio reciente del podcast Asset Champion, el invitado John Rimer, CFM de FM360 Facility Management Consulting & Training, explica el valor de los datos.

"Porque si solo uso esos sistemas para órdenes de trabajo, me pierdo el barco. Necesito asegurar que estamos agregando esa información, recogiéndola, analizando y continuando impulsando la mejora. Porque como sabemos, el mundo no se detiene, tenemos que seguir cambiando y mejorando con él."

Con eso en mente, veamos una función que es más difícil de ver en superficie pero central para su éxito.

Principales funciones CMMS: cloud computing

Miremos de cerca esos métodos antiguos basados en papel u hojas de cálculo, ambos notorios por perder datos importantes o guardar versiones infinitas de datos obsoletos.

Con papel, solo tiene una copia de la orden, y la información que puede incluir es relativamente poca. ¿Cuánto puede garabatear alguien en unos papeles? Y ese poco dato se pierde fácil. Está en un papel fino que literalmente cae por las grietas. Con hojas de cálculo, a menudo no pierde datos, pero se queda con algo peor que inútil.

Veamos los pasos de un flujo dependiente de hojas de cálculo. Crea una orden basada en hoja de cálculo en su ordenador. Ahora tiene una versión, y como la acaba de escribir, está actualizada. Pero al enviarla por email a un técnico, termina con dos copias. La de su ordenador y la del email. Ahí empieza el problema: nada une esas dos copias. Cuando cambia la de su ordenador, el técnico sigue teniendo la antigua. Y cuando el técnico cambia la suya, nada cambia en su ordenador. Ha pasado de dos copias exactas a dos versiones distintas. Cada cambio que cualquiera haga en su archivo deja a los demás más atrás. ¿Lo peor? Nada en la hoja le dice que es solo una de muchas versiones. Todos creen tener la info correcta.

¿Ha tenido una conversación donde no se ponen de acuerdo en los hechos más básicos? Los métodos antiguos son así, pero con todo el departamento metido. Es como sufrir la peor cena familiar de Acción de Gracias, cada día laborable.

El cloud computing resuelve esto creando una única versión de la verdad. Cuando se introduce un dato nuevo en el software, se envía a una base de datos central donde todos sus datos se guardan seguros, protegidos y actualizados en tiempo real. Cuando cualquiera del equipo usa el software, mira los mismos datos que todos. Nadie trabaja con un papel recogido de la oficina hace seis horas. Nadie trabaja desde una hoja de cálculo recibida por email hace días. ¿Lo mejor? Esos datos precisos y fiables están disponibles desde cualquier sitio, en cualquier momento, a través de cualquier ordenador o móvil con internet.

Principales funciones CMMS: onboarding completo y soporte multicanal continuo

Veamos otras funciones "entre bastidores".

En la vieja era del software de órdenes y preventivo, los compraba como un VHS. Una vez en casa, era cosa suya instalarlo y mantenerlo. La relación con la empresa de VHS era básicamente "una vez", incluso contando la garantía limitada. Así que cuando querían otra venta, sacaban modelo nuevo e intentaban convencerle de comprarlo.

Los proveedores modernos usan un modelo totalmente distinto: software as a service (SaaS). Siguiendo el ejemplo del VHS, son básicamente Netflix. En lugar de venderle un producto (software que instala y corre usted), ofrecen un servicio (acceso por suscripción a su software y protección y almacenamiento de datos). La relación con su proveedor CMMS es ahora fundamentalmente distinta. Y a su favor.

No hay presión para venderle el modelo del año próximo. En su lugar, los proveedores quieren que siga usando su solución CMMS, así que la actualizan constantemente, añaden funciones y ayudan a asegurar que saque todo el partido a su inversión.

Esto nos lleva a estas funciones adicionales entre bastidores: onboarding y soporte continuo. Hasta ahora vimos funciones como soluciones a problemas específicos, y estas no son diferentes. Pero no resuelven problemas que tiene ahora; ayudan a superar retos específicamente relacionados con implementar y correr un CMMS. ¿Cuáles son esos retos?

Uno es conseguir buy-in. Un buen proveedor no solo tiene gran software; también tiene programas para asegurar que su organización, entre departamentos, vea el valor de la solución de facility management y aprenda rápido a usar el software. Gran parte es tener formación a medida para todos: desde CEO hasta jefe de mantenimiento y técnicos.

El otro es conseguir ayuda con el software cuando la necesita. Un buen proveedor lo resuelve con un equipo de soporte conocedor y disponible en distintos canales. Deben tener centro de recursos con artículos, ebooks y vídeos relevantes, además de soporte en vivo por teléfono, email y chat en su web.

Esa función crítica del CMMS que todos olvidan

En realidad, no es que la olviden, sino que olvidan que es una función. Y no es cualquier función; es la que hace accesibles a todas las demás. Diseño UX intuitivo, fácil de aprender y usar. Piénselo como la llave de un deportivo de lujo. Da igual qué tan rápido sea el motor o qué tan lisos los neumáticos: ese coche no irá a ningún lado si no tiene la llave para arrancarlo.

Principal función CMMS: UX intuitiva y amigable

Una cosa es decir que buen UX importa, otra definirlo claramente. En cierto nivel, tiene sentido dejarlo en "no lo defino, pero lo reconozco al verlo". Pero vale la pena ser más específico. Podemos reducirlo a colocación y desorden visual.

Volvamos al coche. ¿Dónde miraría para saber a qué velocidad va? Justo delante. ¿Cuánta gasolina tiene? Un poco a la derecha de la velocidad. ¿Cambiar de emisora? Un poco más a la derecha y abajo. Cuando las cosas están donde deberían, las encuentra rápido. Eso es buena colocación.

Siguiendo con la radio, también entendemos el desorden visual. Cuando mira la radio, solo ve la emisora actual. No muestra todas las posibles. Si lo hiciera, la información importante se perdería en un mar de desorden visual.

¿Por qué importa? Recuerde: al implementar un CMMS, debe pensar en ganar buy-in arriba y abajo del departamento y en toda la organización. Cuanto más fácil sea aprender y usar el software, más rápido verá retorno continuo de su inversión.

Paso tres

Una vez tiene su lista de problemas persistentes y buena idea de las funciones que los resuelven directamente, es hora de contactar proveedores de soluciones CMMS. Los buenos suelen empezar intentando saber todo lo posible sobre sus retos actuales. Luego hablan con usted sobre resolverlos, repasando las funciones específicas que mejor encajan. A veces cubren funciones que ya conoce. Pero a menudo le muestran funciones y flujos que nunca consideró. Recuerde: un buen proveedor vive y respira software CMMS, siendo su mejor recurso para información, insights y consejos. Saben qué funciona y cómo hacerlo funcionar para usted.