¿Es Esencial una Auditoría de Instalaciones para tu CMMS? Guía de Expertos

Las soluciones llave en mano de incorporación e implementación de Hippo aseguran que puedas poner tu software CMMS en marcha lo más suavemente posible. Y una parte importante del proceso puede ser una auditoría completa de instalaciones.

Pero, ¿qué es una auditoría de instalaciones, y debería tu empresa hacer una?

Los especialistas Mike Sokulski y Tyler Syrowitz han viajado por el mundo ayudando a empresas a poner sus activos en el CMMS de Hippo. Mike ha hecho auditorías en todas partes, incluyendo un museo dentro de un portaaviones, una comunidad isleña pequeña, e incluso una cárcel. Tyler ha trabajado con clientes en Canadá y América, incluyendo una planta de procesamiento de cerezas e instalaciones que convierten paja en papel y empaque. Aquí comparten sus conocimientos sobre auditorías y cómo las empresas pueden prepararse para el éxito.

Pero primero, veamos las auditorías en general.

¿Qué es una auditoría de instalaciones?

En general, las auditorías son revisiones exhaustivas que te ayudan a establecer una línea base de lo que ya tienes, incluyendo activos, equipos e inventario, así como procesos y procedimientos. Es una forma de capturar información de todo: desde lo que tienes hasta lo que tienes para cuidarlo. También puedes categorizar auditorías por quién las hace. Así hay auditorías internas y externas.

Esa es una definición general. También hay tipos más específicos, cada uno con sus propios procesos y metas.

¿Qué es una auditoría de gestión de instalaciones?

Aquí, haces la lista más completa posible de todos los activos y equipos, asegurando incluir información sobre su condición actual. También necesitas incluir información sobre los sistemas que tienes para mantenimiento y reparaciones.

El objetivo es ayudar al gerente de mantenimiento o instalaciones a tomar las mejores decisiones posibles sobre qué programas proactivos implementar, cuándo reparar o reemplazar activos, y cómo presupuestar todo.

Una auditoría de gestión puede incluir:

• Sistemas HVAC
• Iluminación
• Eléctrico
• Plomería
• Maquinaria
• Vehículos
• Señalización

Como mira los programas y procesos para mantener la instalación, también puede incluir herramientas e inventario MRO.

¿Qué es una auditoría de seguridad de instalaciones?

En lugar de ver activos, aquí ves la efectividad de tu programa de gestión de salud y seguridad. En EE.UU., gran parte implica verificar cumplimiento con normas OSHA, que son amplias, e incluyen:

• Ergonomía de puestos de trabajo
• Protección auditiva
• Supresión de incendios
• Manipulación de materiales

En las etapas finales, partes interesadas de toda la organización pueden trabajar juntas para hacer un informe de auditoría, que en muchos sentidos es una lista de recomendaciones. En algunos casos, puede ser tan simple como agregar señalización o cambiar a tapetes antideslizantes mejores. En otros, puedes encontrar que necesitas desarrollar nuevos procedimientos operativos estándar. Por ejemplo, nuevos SOPs de bloqueo/etiquetado.

Nota rápida pero importante: Hippo hace auditorías de gestión de instalaciones al ayudar a organizaciones a configurar su base de datos CMMS. Hippo no ofrece auditorías de seguridad.

¿Cuál es el papel de las listas de verificación de auditoría?

Aunque lo que incluyas puede depender de tu industria e instalación, la meta general es siempre la misma: asegurar que no olvides nada.

Cuando haces una auditoría de gestión, puedes crear nuevas listas para cada área. Luego, cuando tienes una lista maestra de todos tus activos, puedes crear listas adicionales para recopilar toda la documentación asociada. Por ejemplo, para cada equipo en una línea de producción, creas una lista para asegurar que tienes manuales O&M, garantías, órdenes de trabajo de mantenimiento y reparaciones relacionadas, y esquemas e imágenes.

Eso es auditorías en general. Pero, ¿qué hace específicamente Hippo para sus auditorías?

¿Qué es una auditoría de instalaciones Hippo CMMS?

Una auditoría es cómo toda la información de activos que necesita entrar a la base de datos entra, explica Mike. Un especialista va in situ y cataloga activos, incluyendo mecánicos, eléctricos, plomería y producción. Generalmente hay tres fases.

Fase uno: catalogación in situ de activos

Primero, un especialista llega para catalogar. Recorre la instalación con cámara y tablet, tomando fotos, mapeando ubicaciones en plano digital, y recopilando información. Mike dice que recopila mucho para cada activo, incluyendo "números de serie, modelo, a qué panel eléctrico está vinculado por si necesitas apagarlo, y para activos mayores, incluso información del motor".

Cada empresa obtiene auditoría adaptada a su situación, pero usualmente Mike o Tyler estarán in situ dos o tres días. En casos raros, cuando parece que tomará más de una semana, Hippo piensa en enviar a ambos.

Una tendencia nueva es empresas solicitando códigos de barras. "Mientras hacemos la auditoría, ponemos códigos en los activos... A muchas empresas les gusta. Les gusta tener un número de referencia", dice Mike. El beneficio es que luego los técnicos pueden escanear la etiqueta con móvil para acceder a toda la información. En el lado de Mike y Tyler, añade unos pasos extra. Necesitan buena ubicación para la etiqueta resistente, que luego añaden a la info del activo junto con el código.

Fase dos: construcción de base de datos fuera de sitio

De vuelta en oficinas de Hippo, Mike y Tyler empiezan a armar todo. "Tomamos toda esa info, que es mucha, y esencialmente la peinamos y construimos tu base de datos", dice Mike. Los tiempos varían según tamaño, pero Hippo típicamente estima entre cuatro y seis semanas para cargar todo, dice Tyler.

Fase tres: programación de mantenimiento preventivo

Todo depende de cuánto programa preventivo ya esté en marcha. En algunos casos, solo necesitan su info agregada al CMMS. En otros, Mike y Tyler ayudan a establecer un programa. "Intentamos investigar el equipo y crear PMs estándar de la industria." Hippo ya tiene mucha de esta info, pero a veces necesitan buscar manuales y contactar fabricantes directamente.

¿Debería tu empresa hacer una auditoría?

Mike sugiere que las empresas piensen cuidadosamente:

• ¿Tienes una lista precisa y completa de todos tus activos?
• ¿Tienes alguien en plantilla que pueda cargar todo en la base de datos, y puedes permitirte quitarlo de sus tareas regulares?
• ¿Tus activos están cerca? ¿O la info vendrá de diferentes ubicaciones y fuentes?

Si la empresa responde no a cualquiera, debería pensarse seriamente una auditoría, dice Mike. Alternativamente, puede decidirse con una pregunta: ¿Quieres una solución llave en mano? Si sí, la auditoría es el camino.

Tyler tiene otra pregunta: ¿Quieres ser eficiente? Tyler sabe que la experiencia paga en auditorías. Recientemente trabajó con una empresa que creía que tenía miles de activos para entrar al CMMS. Cuando llegó, se dio cuenta que eran cientos. La empresa contaba cada parte como activo cuando a menudo solo necesitaba ver grupos de partes interrelacionadas. "Piensa en tu portátil", dice Tyler. "Puedes tener diez activos o uno. ¿Dirías pantalla más teclado más ratón? Prácticamente, para mantenimiento, es un activo." Si se rompe y escribes la orden, ahí puedes ser específico sobre qué parte necesita atención.

Tyler ahorró tiempo y esfuerzo a esa empresa. También ahorró frustración a largo plazo al departamento. Su trabajo previene inflar la base de datos, dificultando generación de órdenes y programación preventiva. "Cuesta dinero que vayamos, pero les ahorramos dinero", explica.

¿Cómo se preparan los especialistas para una auditoría?

Primero, Mike y Tyler contactan a la empresa, porque necesitan saber la línea de tiempo y qué tan avanzado está el departamento en el proceso general. Luego necesitan resolver logística: fechas de llegada/salida, revisar requisitos de seguridad, establecer quién será el enlace in situ. En algunas instalaciones, dan un tour breve y video de seguridad antes de dejarlos solos. En otras, un gerente o miembro del departamento está con ellos todo el tiempo.

Para planear, solicitan:

• Planos digitales fáciles de leer, usualmente PDFs o CADs
• Listas existentes de activos
• Programas PM actuales
• Diagramas de tuberías e instrumentación (P&ID)

Si la empresa quiere códigos de barras, Hippo prefiere saberlo antes para enviar etiquetas directo al sitio.

¿Cómo deben prepararse las empresas?

Cuanta más preparación haga la empresa antes, mejor corre la auditoría. Tener todos los documentos, especialmente planos digitales limpios, hace más rápido encontrar y catalogar activos.

Además de buenos mapas, Tyler anima a proveer buenos guías. Tener alguien familiarizado con la instalación ayuda a construir mejor accesibilidad en las bases de datos. Tyler quiere que sus guías sepan si los técnicos tienen nombres especiales para activos. Usar estos nombres, que pueden ser completamente idiosincrásicos, asegura que técnicos y base de datos hablen el mismo idioma.

Guías conocedores también aseguran precisión. Aunque Mike y Tyler han auditado en muchas industrias y visto todo tipo de activos, a veces encuentran algo nuevo. Tyler audito una instalación llena de máquinas especializadas importadas de Italia para clasificar y empaquetar cerezas, y su guía fue invaluable para meter la info correcta en el CMMS.

Mike también anima a tener activos ranqueados por criticidad, para que los más importantes se hagan primero. Si hay tiempo al final, puede pasar a lista secundaria de deseables.

¿Cuáles son los beneficios de la auditoría?

Algunas empresas se sorprenden de cómo el CMMS de Hippo facilita capacitar nuevo personal, dice Mike. En lugar de que les digan dónde está todo, los nuevos técnicos acceden a planos digitales ricos en info. En lugar de que les guíen en una reparación común, miran datos históricos de un activo o siguen lista personalizable.

Tyler ve auditorías como oportunidad para que departamentos vean cuánto le importa a Hippo y generar entusiasmo por implementar nuevo software. Cualquier proyecto nuevo requiere nivel de compromiso del personal, y auditorías ayudan a presentar la tecnología y subir a todos a bordo.

Próximos pasos

Hippo está aquí para ayudarte a conseguir la solución que funcione mejor, incluyendo responder preguntas sobre auditorías y ayudarte a reservar una demo en vivo.

Resumen para CEO

Las auditorías de instalaciones son parte importante del proceso de implementación si tu organización no tiene ya una lista precisa de activos. Con auditoría de gestión, auditores recopilan info de todos tus activos y equipos y programas existentes para mantenerlos y repararlos. Con foco en condición actual, la meta es ayudar al gerente a establecer mejor mantenimiento proactivo y proyectar costos futuros. Con auditoría de seguridad, el foco cambia a seguridad, y auditores recopilan sistemáticamente datos de cumplimiento. Al decidir si traer auditores in situ de Hippo, necesitas ver qué tan buenos son tus registros actuales, qué tan cerca están tus activos, y si puedes permitirte que técnicos recopilen y metan todo en la nueva base de datos. Al final, la mejor forma de decidir es en consulta directa con el equipo de implementación de tu proveedor CMMS.