¿Es adecuada una auditoría de instalaciones para la configuración de su CMMS?

Las soluciones llave en mano de incorporación e implementación de Hippo garantizan que pueda poner en marcha su software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) de la mejor manera posible. Y una parte importante del proceso puede ser una auditoría completa de las instalaciones.

Pero, ¿qué es una auditoría de instalaciones y debería su empresa obtener una?

Los especialistas en implementación Mike Sokulski y Tyler Syrowitz han viajado por todo el mundo ayudando a las empresas a introducir sus activos en el CMMS de Hippo. Mike ha realizado auditorías por todas partes, incluido un museo dentro de un portaaviones, una pequeña comunidad isleña e incluso una cárcel. Tyler ha trabajado con clientes en todo Canadá y Estados Unidos, incluida una planta de procesamiento de cerezas y una instalación que convierte la paja en papel y embalaje. Aquí comparten sus conocimientos sobre las auditorías de las instalaciones y cómo las empresas pueden prepararse para el éxito.

Pero primero, veamos las auditorías en general.

¿Qué es una auditoría de instalaciones?

En general, las auditorías son revisiones integrales que lo ayudan a establecer una línea base de lo que ya tiene implementado, incluidos activos, equipos e inventario, así como procesos y procedimientos. Es una forma de capturar información sobre todo, desde lo que tiene hasta lo que tiene para cuidarlo. También puede clasificar las auditorías por quién las realiza. Entonces, hay auditorías internas y externas.

Esa es una definición general. También existen tipos de auditorías más específicos, cada uno con sus propios procesos y objetivos.

¿Qué es una auditoría de gestión de instalaciones?

Aquí, está haciendo una lista lo más completa posible de todos los activos y equipos que tiene, asegurándose de incluir información sobre su condición actual. También debe incluir información sobre los sistemas que tiene instalados para el mantenimiento y las reparaciones.

El objetivo es ayudar al administrador de mantenimiento o de instalaciones a tomar las mejores decisiones posibles sobre qué programas proactivos implementar, cuándo reparar o reemplazar activos y cómo presupuestar todo.

Una auditoría de gestión de instalaciones puede incluir:

• sistemas HVAC
• Iluminación
• eléctrico
• Fontanería
• Maquinaria
• Vehículos
• Señalización

Debido a que analiza los programas y procesos que tiene implementados para mantener la instalación, la auditoría también puede incluir herramientas e inventario MRO.

¿Qué es una auditoría de seguridad de las instalaciones?

En lugar de mirar los activos, aquí está mirando la efectividad de su programa de gestión de salud y seguridad. En los Estados Unidos, una gran parte de estas auditorías implica verificar el cumplimiento de los estándares de OSHA, que son muy variados y pueden incluir:

• Ergonomía del puesto de trabajo
• Protección auditiva
• Extinción de incendios
• Manejo de materiales

En las etapas finales del proceso, las partes interesadas de toda la organización pueden trabajar juntas para elaborar un informe de auditoría, que en muchos sentidos es simplemente una lista de recomendaciones. En algunos casos, puede ser tan simple como agregar letreros adicionales o cambiar a mejores tapetes antideslizantes. En otros, es posible que se encuentre desarrollando nuevos procedimientos operativos estándar. Por ejemplo, nuevos SOP de bloqueo/etiquetado.

Nota rápida pero importante:Hippo realiza auditorías de gestión de instalaciones cuando ayuda a las organizaciones a configurar su base de datos CMMS. Hippo no ofrece auditorías de seguridad.

¿Cuál es la función de las listas de verificación de auditoría de las instalaciones?

Aunque lo que incluya en la lista de verificación puede depender de su industria e instalación, el objetivo general de las listas de verificación es siempre el mismo:garantizar que no olvide nada.

Cuando realiza una auditoría de administración de instalaciones, puede crear nuevas listas de verificación para cada área. Más tarde, cuando tenga una lista maestra de todos sus activos y equipos, puede crear listas de verificación adicionales para ayudarlo a recopilar toda la documentación asociada. Por ejemplo, para cada pieza de equipo en una línea de producción, puede crear una lista de verificación para estar seguro de que tiene los manuales de operación y mantenimiento, las garantías, las órdenes de trabajo relacionadas con el mantenimiento y las reparaciones, y los esquemas e imágenes.

Eso es auditorías en general. Pero, ¿qué hace específicamente Hippo para sus auditorías?

¿Qué es una auditoría de las instalaciones de Hippo CMMS?

Una auditoría es cómo toda la información de activos que necesita ingresar a la base de datos ingresa a la base de datos, explica Mike. Un especialista en implementación llega al sitio y cataloga los activos de una instalación, incluidos los mecánicos, eléctricos, de plomería y de producción. Generalmente, hay tres fases.

Fase uno:catalogación in situ de los activos

Primero, un especialista en implementación llega al sitio para catalogar los activos. Recorren las instalaciones con una cámara y una tableta, toman fotografías, mapean ubicaciones en un plano de planta digital y recopilan información. Mike dice que recopila mucho para cada activo, incluidos "números de serie, números de modelo, a qué panel eléctrico está conectado en caso de que necesite apagarlo y para algunos activos más grandes, incluso información del motor".

Cada empresa recibe una auditoría adaptada a su situación, pero normalmente Mike o Tyler estarán en el lugar durante dos o tres días. En casos excepcionales, cuando parece que podría demorar más de una semana, Hippo comienza a pensar en enviar ambos.

Una nueva tendencia son las empresas que solicitan códigos de barras. "Mientras hacemos la auditoría, adjuntamos códigos de barras a los activos... A muchas empresas les gusta. Les gusta tener un número al que puedan hacer referencia", dice Mike. El beneficio para la empresa es que los técnicos posteriores pueden escanear la etiqueta del código de barras con un dispositivo móvil para acceder a toda la información del activo. Por parte de Mike y Tyler, el código de barras agrega algunos pasos adicionales. Necesitan encontrar una buena ubicación para la etiqueta resistente, que luego agregan a la información del activo junto con el código de barras.

Fase dos:creación de base de datos externa

De vuelta en las oficinas de Hippo, Mike y Tyler comienzan a armar todo. "Tomamos toda esa información, que es mucha, y básicamente la analizamos y construimos su base de datos", dice Mike. Los tiempos varían según el tamaño de la base de datos, pero Hippo suele estimar entre cuatro y seis semanas para cargar todo, dice Tyler.

Fase tres:programación del mantenimiento preventivo

Todo depende de la cantidad de programa de mantenimiento preventivo que ya se haya implementado. En algunos casos, las empresas solo necesitan agregar su información al CMMS. En otros, Mike y Tyler ayudan a las empresas a establecer un cronograma. "Tratamos de investigar un poco sobre el equipo y crear PM estándar en la industria". Hippo ya tiene mucha de esta información a mano, pero Mike y Tyler a veces necesitan buscar manuales y ponerse en contacto directamente con los fabricantes de equipos.

¿Debe su empresa someterse a una auditoría de las instalaciones?

Mike sugiere que las empresas piensen detenidamente en las siguientes preguntas:

• ¿Tiene una lista precisa y completa de todos sus activos?
• ¿Tiene alguien en el personal que pueda cargar todo en la base de datos y puede darse el lujo de apartarlo de sus asignaciones regulares?
• ¿Están sus activos muy juntos? ¿O la información provendrá de diferentes lugares y fuentes?

Si una empresa responde negativamente a cualquiera de las preguntas anteriores, debería pensar seriamente en realizar una auditoría, dice Mike. Alternativamente, una empresa puede decidir haciéndose una pregunta:¿Quiere una solución llave en mano? Si la respuesta es sí, una auditoría es el camino a seguir.

Tyler tiene una pregunta diferente que las empresas pueden hacerse:¿Quieres ser eficiente? Tyler sabe que la experiencia vale la pena cuando se trata de auditoría. Recientemente, trabajó con una empresa que pensó que tenía miles de activos para ingresar al CMMS. Cuando Tyler llegó al sitio, se dio cuenta de que el número en realidad era de cientos. La empresa había estado contando cada parte como un activo cuando a menudo solo necesitaba mirar grupos de partes interrelacionadas. "Piensa en tu computadora portátil", dice Tyler. "Puede tener diez activos o uno. ¿Diría que es una pantalla más un teclado más un mouse? En términos prácticos, para el mantenimiento, es un activo". Si se rompe y está escribiendo la orden de trabajo, es cuando puede ser más específico sobre qué parte necesita atención, aconseja.

Tyler le ahorró tiempo y esfuerzo a la empresa durante la auditoría. También salvó al departamento de mantenimiento de la frustración a largo plazo. Su trabajo evita que las empresas inflen su base de datos, lo que dificulta la generación de órdenes de trabajo y la programación del mantenimiento preventivo. "Cuesta dinero que vayamos allí, pero les estamos ahorrando dinero", explica.

¿Cómo se preparan los especialistas en implementación para una auditoría de instalaciones?

Primero, Mike y Tyler se ponen en contacto con la empresa, porque necesitan saber el cronograma de la empresa y qué tan avanzado está el departamento de mantenimiento en el proceso general. Luego, deben elaborar la logística, como establecer las fechas de llegada y salida, revisar los requisitos de seguridad y establecer quién será el enlace en el sitio. En algunas instalaciones, a Mike y Tyler se les da un breve recorrido y se les obliga a ver un video de seguridad antes de quedarse solos para completar su trabajo. En otros, un gerente o miembro del departamento de mantenimiento está con ellos en todo momento.

Para ayudarlos a planificar la auditoría, el especialista en implementación solicita:

• Planos de planta digitales fáciles de leer, generalmente en formato PDF o CAD
• Listas existentes de recursos
• Horarios actuales de PM
• Diagramas de tuberías e instrumentación (P&ID)

Si una empresa quiere códigos de barras, Hippo prefiere saberlo con anticipación, para que las etiquetas se puedan enviar directamente al sitio.

¿Cómo deben prepararse las empresas para una auditoría de instalaciones?

Cuanta más preparación haga una empresa antes de la auditoría, mejor funcionará. Tener todos los documentos solicitados, especialmente planos de planta digitales limpios, hace que encontrar y catalogar activos sea más rápido.

Además de buenos mapas, Tyler anima a las empresas a proporcionar buenas guías. Tener a alguien de la empresa que esté familiarizado con la instalación ayuda a crear una mejor accesibilidad a las bases de datos. Específicamente, Tyler quiere que sus guías sepan si los técnicos tienen nombres especiales para alguno de los activos. El uso de estos nombres, que pueden ser completamente idiosincrásicos, garantiza que los técnicos y la base de datos hablen el mismo idioma.

Guías expertos también aseguran la precisión. Aunque Mike y Tyler han auditado instalaciones en muchas industrias diferentes y han visto todo tipo de activos, a veces se encuentran con algo nuevo. Tyler auditó una instalación llena de máquinas altamente especializadas importadas de Italia para clasificar y empacar cerezas, y su guía fue invaluable para ayudar a obtener la información correcta en el CMMS.

Mike también alienta a las empresas a clasificar sus activos por criticidad, de modo que los más importantes se hagan primero. Si hay tiempo al final de la auditoría, puede pasar a una lista secundaria de elementos útiles.

¿Cuáles son los beneficios de la auditoría de instalaciones?

Algunas empresas se sorprenden de cómo el CMMS de Hippo facilita la capacitación del nuevo personal, dice Mike. En lugar de tener que decirles dónde está todo, los nuevos técnicos pueden acceder a planos de planta digitales ricos en información. En lugar de tener que guiarlos por una reparación común, pueden consultar los datos históricos de un activo o seguir una lista de verificación personalizable.

Tyler ve las auditorías como una oportunidad para que los departamentos de mantenimiento vean cuánto le importa a Hippo y difundan el entusiasmo por implementar un nuevo software de administración de instalaciones. Cualquier proyecto nuevo requiere un nivel de aceptación por parte del personal para tener éxito, y las auditorías ayudan a introducir la tecnología y lograr que todos participen.

Siguientes pasos

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades, lo que incluye responder sus preguntas sobre auditorías y ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo.

Resumen del director ejecutivo

Las auditorías de las instalaciones son una parte importante del proceso de implementación si su organización aún no tiene una lista precisa de activos. Con una gestión de instalaciones, los auditores recopilan información sobre todos sus activos y equipos, así como sobre los programas existentes para mantenerlos y repararlos. Con un enfoque en la condición actual, el objetivo es ayudar al gerente de mantenimiento o instalación a configurar un mejor mantenimiento proactivo y proyectar costos futuros. Con una auditoría de seguridad de las instalaciones, el enfoque cambia a la seguridad y los auditores recopilan sistemáticamente datos sobre problemas de cumplimiento de seguridad. Al decidir si desea traer auditores in situ de Hippo, debe observar qué tan buenos son sus registros actuales, qué tan cerca están sus activos entre sí y si puede permitirse el lujo de tener técnicos que recopilen y registren todo en el nuevo base de datos. Al final, la mejor manera de decidir es consultando directamente con el equipo de implementación de su proveedor de CMMS.