Explorando Cuatro Sistemas de Control de Inventario: Perpétuo vs. Periódico y Sus Soluciones de Gestión de Soporte

Los sistemas de control de inventario son soluciones tecnológicas que integran todos los aspectos de las tareas de inventario de una organización, incluyendo envío, compras, recepción, almacenamiento en almacén, rotación, rastreo y reorden. Si bien hay cierto debate sobre las diferencias entre gestión de inventario y control de inventario, la verdad es que un buen sistema de control de inventario lo hace todo adoptando un enfoque holístico del inventario y empoderando a las organizaciones para utilizar prácticas lean que optimicen la productividad y eficiencia a lo largo de la cadena de suministro mientras tienen el inventario correcto en las ubicaciones correctas para cumplir con las expectativas del cliente.

Dicho esto, hay dos tipos diferentes de sistemas de control de inventario disponibles hoy: sistemas de inventario perpetuo y sistemas de inventario periódico. Dentro de esos sistemas, dos tipos principales de sistemas de gestión de inventario (sistemas de código de barras y sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID)) se utilizan para apoyar el proceso general de control de inventario:

• Tipos Principales de Sistemas de Control de Inventario:
  • Sistema de Inventario Perpetuo
  • Sistema de Inventario Periódico
• Tipos de Sistemas de Gestión de Inventario dentro de los Sistemas de Control de Inventario:
  • Sistema de Código de Barras
  • Sistema de Identificación por Radiofrecuencia (RFID)

Los sistemas de control de inventario te ayudan a rastrear inventario y te proporcionan los datos que necesitas para controlarlo y gestionarlo. No importa qué tipo de sistema de control de inventario elijas, asegúrate de que incluya un sistema para identificar artículos de inventario y su información incluyendo etiquetas de código de barras o etiquetas de activos; herramientas de hardware para escanear etiquetas de código de barras o etiquetas RFID; una base de datos central para todo el inventario además de la capacidad de analizar datos, generar informes y pronosticar demanda; y procesos para etiquetar, documentar e informar inventario junto con una metodología de inventario probada como just-in-time, análisis ABC, primero en entrar primero en salir (FIFO), o último en entrar primero en salir (LIFO).

Sigue leyendo para aprender más sobre los tipos de inventario y los tipos de sistemas de control de inventario y aplicaciones de gestión de inventario que pueden ayudar a las empresas a gestionar su inventario de manera más eficiente.

¿Cuáles son los 4 Tipos de Inventario?

Antes de entrar en detalles sobre los tipos de sistemas de control de inventario, es importante entender los diferentes tipos de inventario.

Generalmente, el inventario se puede agrupar en cuatro clasificaciones primarias:

• Materias primas – Las materias primas son artículos de inventario utilizados en el proceso de fabricación para crear productos terminados. Lo que se considera una materia prima para una empresa puede considerarse producto terminado para otra. Por ejemplo, una empresa que crea partes o componentes para maquinaria o equipos consideraría esos componentes productos terminados. Un fabricante que compra esos componentes para usarlos en su proceso de fabricación consideraría los mismos componentes materias primas. Las materias primas pueden consistir en cosas como papel o acero, tuercas y tornillos, químicos, ruedas y otros artículos.
• En proceso (Work-in-progress) – El inventario en proceso (WIP) incluye artículos que están siendo procesados actualmente. El inventario WIP puede incluir materias primas y componentes que están pasando por el proceso de fabricación para producir productos terminados, así como artículos terminados que esperan inspección final o control de calidad. Después de que se completen esos pasos finales, estos artículos terminados se considerarían productos terminados.
• Productos terminados – Los productos terminados comprenden todos los artículos completados que están listos para la venta al cliente final.
• Bienes MRO – MRO significa mantenimiento, reparación y suministros operativos. El inventario MRO consiste en artículos necesarios para operar, como equipos y maquinaria, y los artículos necesarios para mantener equipos e infraestructura. Eso significa que el inventario MRO también puede incluir artículos que a veces se consideran materias primas pero en este caso son esencialmente repuestos. Las tuercas y tornillos son un buen ejemplo. Cuando las tuercas y tornillos están a mano para ensamblar productos terminados, se clasificarían como materias primas. Las tuercas y tornillos extra que una empresa guarda en almacenamiento para reparar equipos, por otro lado, se clasifican como MRO. Otros ejemplos de inventario MRO incluyen suministros de limpieza como soluciones de limpieza, trapeadores y escobas, herramientas, materiales de embalaje, uniformes y guantes, y suministros de oficina como papel, bolígrafos, calculadoras, tinta de impresora y otros artículos.

El inventario puede clasificarse aún más de varias maneras dependiendo de la industria, las operaciones de la empresa y los tipos de inventario que la empresa gestiona. Las empresas que compran productos terminados y los venden a los clientes con un margen tienen solo un tipo de inventario llamado inventario de comercialización.

Algunas empresas, como los fabricantes, necesitan gestionar una variedad de inventario en diferentes clasificaciones, haciendo que el rastreo eficiente de inventario sea imprescindible. Para gestionar eficazmente el inventario, una solución de rastreo de inventario se combina con una aplicación de control de inventario o aplicación de gestión de inventario.

¿Cómo Funcionan los Sistemas de Control de Inventario?

Los sistemas de control de inventario, como las aplicaciones de control de inventario, ofrecen una variedad de funciones que ayudan a las empresas a gestionar varios tipos de inventario. Los sistemas de control de inventario típicamente consisten en aplicaciones de gestión de inventario combinadas con etiquetado de código de barras para identificar activos de inventario, y la información sobre cada artículo se almacena en una base de datos central. Las etiquetas de código de barras sirven como rastreadores de inventario, permitiendo a los usuarios acceder a información sobre el artículo en un sistema informático, como el precio del artículo, la cantidad de artículos en stock, la ubicación de un artículo dentro de un almacén, y más.

Las mejores aplicaciones de control de inventario son compatibles con móviles, con aplicaciones complementarias que permiten a los usuarios rastrear y gestionar inventario mientras se mueven por una instalación o de sitio a sitio. Hay muchas aplicaciones de rastreo de inventario para smartphones, algunas de las cuales son exclusivas para móviles, mientras que otras tienen aplicaciones de escritorio para permitir a los usuarios rastrear inventario desde cualquier dispositivo. También hay muchas aplicaciones de rastreo de inventario diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades de los gerentes de almacén. Al buscar una aplicación de gestión de inventario, busca características que se adapten a las necesidades de tu empresa, como alertas de activación cuando los niveles de inventario alcanzan umbrales predefinidos, capacidades de reorden, y análisis e informes para apoyar funciones como pronóstico.

Los 2 Tipos de Sistemas de Control de Inventario

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos del inventario y cómo funcionan los sistemas de control de inventario en general, hablemos de los dos tipos principales de sistemas de control de inventario.

Sistema de Inventario Perpetuo

Cuando usas un sistema de inventario perpetuo, este actualiza continuamente los registros de inventario y contabiliza adiciones y sustracciones cuando los artículos de inventario son recibidos, vendidos desde el stock, movidos de una ubicación a otra, recolectados del inventario, y desechados. Algunas organizaciones prefieren sistemas de inventario perpetuo porque entregan información de inventario actualizada y manejan mejor conteos físicos de inventario mínimos. Los sistemas de inventario perpetuo también son preferidos para el rastreo de inventario porque entregan resultados precisos de forma continua cuando se gestionan adecuadamente. Este tipo de sistema de control de inventario funciona mejor cuando se usa en conjunto con una base de datos de cantidades de inventario y ubicaciones de bins actualizada en tiempo real por trabajadores de almacén usando escáneres de código de barras. Las aplicaciones de gestión de inventario son sistemas de inventario perpetuo.

Hay algunos desafíos asociados con los sistemas de inventario perpetuo. Primero, estos sistemas no pueden mantenerse manualmente y requieren equipo y software especializados que resultan en un costo de implementación más alto, especialmente para empresas con múltiples ubicaciones o almacenes. El mantenimiento periódico y las actualizaciones son necesarias para los sistemas de inventario perpetuo, lo que también puede volverse costoso. Otro desafío de usar un sistema de inventario perpetuo es que el inventario registrado puede no reflejar el inventario real a medida que pasa el tiempo porque no realizan conteos físicos de inventario periódicos, una actividad necesaria incluso cuando se usan rastreadores de inventario. El resultado es que errores, artículos robados y artículos escaneados incorrectamente impactan los registros de inventario registrados y hacen que no coincidan con los conteos reales de inventario.

Sistema de Inventario Periódico

Los sistemas de inventario periódico no rastrean el inventario a diario; más bien, permiten a las organizaciones conocer los niveles de inventario inicial y final durante un cierto período de tiempo. Estos tipos de sistemas de control de inventario rastrean el inventario usando conteos físicos de inventario. Cuando el conteo físico de inventario está completo, el saldo en la cuenta de compras se transfiere a la cuenta de inventario y se ajusta para igualar el costo del inventario final. Las organizaciones pueden elegir si calcular el costo del inventario final usando métodos de contabilidad de inventario LIFO o FIFO u otro método; ten en cuenta que el inventario inicial es el inventario final del período anterior.

Hay algunas desventajas de usar un sistema de inventario periódico. Primero, cuando se completan los conteos físicos de inventario, las actividades normales de negocio casi se suspenden. Como resultado, los trabajadores pueden apresurar sus conteos físicos debido a limitaciones de tiempo. Los sistemas de inventario periódico típicamente no usan rastreadores de inventario, por lo que errores y fraude pueden ser más prevalentes porque no hay control continuo sobre el inventario. También se vuelve más difícil identificar dónde ocurren discrepancias en los conteos de inventario cuando se usa un sistema de control de inventario periódico porque pasa mucho tiempo entre conteos. La cantidad de mano de obra requerida para los sistemas de control de inventario periódico los hace más adecuados para negocios más pequeños.

Sistemas de Inventario con Código de Barras

Los sistemas de gestión de inventario que usan tecnología de código de barras son más precisos y eficientes que aquellos que usan procesos manuales. Cuando se usan como parte de un sistema general de control de inventario, los sistemas de código de barras actualizan los niveles de inventario automáticamente cuando los trabajadores los escanean con un escáner de código de barras o dispositivo móvil. Los beneficios de usar códigos de barras en tus procesos de gestión de inventario son numerosos e incluyen:

• Registros precisos de todas las transacciones de inventario
• Eliminación de errores de datos que consumen tiempo y ocurren frecuentemente con sistemas manuales o en papel
• Eliminación de errores de entrada manual de datos
• Facilidad y velocidad de escaneo
• Actualización automática del inventario disponible
• Registro de historiales de transacciones y determinación fácil de niveles mínimos y cantidades de reorden
• Optimización de documentación e informes
• Retorno de inversión (ROI) rápido
• Facilitación del movimiento de inventario dentro de almacenes y entre múltiples ubicaciones y de recepción a picking, empaque y envío

Sistemas de Inventario por Identificación por Radiofrecuencia (RFID)

Los sistemas de inventario por identificación por radiofrecuencia (RFID) usan tecnología activa y pasiva para gestionar movimientos de inventario. La tecnología RFID activa usa lectores de etiquetas fijos en todo el almacén; las etiquetas RFID pasan el lector y el movimiento se registra en el software de gestión de inventario. Por esta razón, los sistemas activos funcionan mejor para organizaciones que requieren rastreo de inventario en tiempo real o donde la seguridad del inventario ha sido un problema. La tecnología RFID pasiva, por otro lado, requiere el uso de lectores portátiles para monitorear el movimiento de inventario. Cuando se lee una etiqueta, los datos se registran en el software de gestión de inventario. La tecnología RFID tiene un rango de lectura de aproximadamente 40 pies con tecnología pasiva y 300 pies con tecnología activa.

Los sistemas de gestión de inventario RFID tienen algunos desafíos asociados. Primero, las etiquetas RFID son mucho más caras que las etiquetas de código de barras; por lo tanto, típicamente se usan para bienes de mayor valor. Las etiquetas RFID también se han conocido por tener problemas de interferencia, especialmente cuando las etiquetas se usan en entornos con mucho metal o líquidos. También cuesta mucho hacer la transición a equipos RFID, y tus proveedores, clientes y empresas de transporte necesitan tener el equipo requerido también. Además, las etiquetas RFID llevan más datos que las etiquetas de código de barras, lo que significa que tu sistema y servidores pueden saturarse con demasiada información.

Al elegir un sistema de control de inventario para tu organización, primero debes decidir si un sistema de inventario perpetuo o periódico es el más adecuado para tus necesidades. Luego, elige un sistema de código de barras o RFID para usar en conjunto con tu sistema de control de inventario para una solución completa que te permita tener visibilidad en tu inventario para mejorar la precisión en escaneo, rastreo, registro e informe de movimiento de inventario.

Imágenes vía Pixabay por icondigital y Flickr por Naval Surface Warriors