27 expertos en gestión de inventario revelan el método de control de inventario número 1 para ahorrar dinero en los almacenes

El control de inventario es imprescindible para todos los almacenes, pero con tantos métodos de control de inventario para elegir, a menudo es difícil determinar qué método es el adecuado para su negocio sin una gran cantidad de costosos ensayos y errores (sin mencionar la pérdida de tiempo).

El control eficiente del inventario no solo ahorra dinero a su almacén, sino que también aumenta la satisfacción del cliente al brindarles acceso a los productos que necesitan, cuando los necesitan. Y, por supuesto, los clientes satisfechos significan negocios repetidos, lo que da un impulso adicional a los resultados de su empresa.

Para obtener una idea de los mejores métodos de control de inventario que pueden ayudar a su almacén a lograr operaciones más eficientes y resultados más saludables, contactamos a un panel de expertos en administración de inventario y les pedimos que respondieran esta pregunta:

“¿Cuál es el método de control de inventario n.º 1 para ahorrar dinero en los almacenes?”

Conozca a nuestro panel de profesionales de gestión de inventario:

Doug Orlove Andrei Vasilescu Jayneel Patel Robin Schwartz, PHR Jennifer McDermott Mostafa Hosseini Abby Perkins Srajan Mishra Tim Stevens

Diego Vilardo Khris Bhattan George Keliher Aarón Moore Pete Sheridan Rubén Kats Amjad Hussain Brandyn M. Cox Huib Maat

Roberto De Stefano Dra. Cozette M. Blanco Alisha Raesz Ámbar Fullerton Scott Burday Hassan Alnassir Tony Alemán Esteban Pablo Ryan Chan

Siga leyendo para conocer lo que nuestros expertos dijeron sobre los métodos de control de inventario que podrían ahorrarle dinero a su organización.

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Doug Orlove

@Go_Amify

Doug Orlove es el vicepresidente de operaciones de Amify. Como VPO, supervisa las operaciones y la logística y gestiona nuestro almacén en la oficina. Tiene casi 20 años de experiencia centrándose en operaciones y gestión de almacenes en Pepsico y Dole, y ahora en Amify.

“Garantizar la cantidad óptima de inventario disponible a través de la planificación de la demanda es…”

Clave para mantener un flujo de productos eficiente a través del almacén. Las cantidades excesivas de inventario contribuirán a los costos de manejo y almacenamiento, mientras que la escasez de inventario ralentizará el proceso de cumplimiento de pedidos y afectará el servicio al cliente. Los pronósticos se pueden mejorar adoptando conceptos de gestión de la cadena de suministro, como el intercambio de información. Los datos del punto de venta se aprovechan para proporcionar niveles de demanda básicos precisos. Superponer la estacionalidad y las tendencias a la demanda base proporcionará una proyección precisa de las necesidades futuras de productos.

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Andrei Vasilescu

@DontPayFull

Andrei Vasilescu es un reconocido experto en marketing digital y director ejecutivo de una plataforma de ahorro de dinero llamada DontPayFull. Ha estado brindando servicios de marketing digital de vanguardia a varias empresas internacionales y diferentes cupones en línea de varias marcas durante años.

“La auditoría frecuente es esencial…”

La conciliación frecuente del inventario de su almacén puede ahorrarle mucho dinero de diferentes maneras. La auditoría periódica del stock de su almacén lo ayudará a mantenerse al tanto del estado de su inventario. Estos informes de auditoría le dirán exactamente lo que tiene en stock y los detalles de cada artículo en el stock existente. Estos detalles le permitirán conocer las cosas que permanecieron estacionarias durante un largo período. Esto es especialmente vital para artículos perecederos o artículos que están cerca de su fecha de caducidad; puede tomar las medidas necesarias para evitar cualquier pérdida financiera por deterioro. Además, esta conciliación regular lo ayudará a administrar sus existencias correctamente y no perderá ninguna oportunidad repentina de obtener ganancias. Por lo tanto, realice con regularidad una conciliación física y por libros de su inventario para ahorrar dinero en su almacén.

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Jayneel Patel

@Orderhive

Jayneel Patel es directora general y cofundadora de Orderhive, un software de gestión de inventario.

“Realmente no existe un método de control de inventario n.º 1 para ahorrar dinero en los almacenes…”

Pero hay un par de prácticas que una empresa debe aplicar para llevar a cabo una gestión y control de inventario adecuados y exitosos. La gestión de inventario es una parte integral del funcionamiento de cualquier negocio. Y el inventario es el recurso más valioso para cualquier minorista o propietario de un negocio. La gestión de inventario es tener la cantidad correcta de productos, en el momento correcto, en el lugar correcto. Hay una serie de métodos que pueden dar como resultado una buena gestión y control del inventario.

1. Establecer niveles de par

Establecer un nivel par podría ser una posible solución. Un nivel par le ayuda
a medir la cantidad mínima de existencias que siempre necesita tener. Si un nivel de existencias cae por debajo de un nivel nominal, entonces sabe que necesita pedir más existencias de ese artículo en particular o corre el riesgo de no cumplir con los pedidos de los clientes.

2. Previsión de la demanda

El motivo principal es hacer predicciones y estimaciones de la demanda futura de un producto y también encontrar mercados potenciales para él. Un pronóstico de demanda especifica el inventario necesario que ayudará a combatir las fluctuaciones en la demanda.

3. Primero en entrar, primero en salir (FIFO)

El método de primeras entradas, primeras salidas supone que los artículos más antiguos colocados en el estante se venderán primero. Este método es especialmente beneficioso si el negocio trata con artículos perecederos como alimentos, medicamentos, cosméticos, etc. FIFO también podría ser una buena idea para artículos no perecederos. Si un producto siempre está en los estantes, eventualmente puede desgastarse, caducar o quedar obsoleto.

4. Gestión de riesgos de inventario

Algunos de los tipos comunes de riesgos involucrados son el robo, el desperdicio, el daño a los bienes, la merma y el aumento o la caída repentinos en la demanda de un producto, entre otros. El movimiento clave es recopilar todos los datos esenciales en tiempo real desde cada punto de la cadena de suministro para identificar áreas de debilidad y pérdida.

5. Auditoría y conteo de ciclos

Las auditorías periódicas a gran escala de todo su inventario son importantes. La auditoría pasa por cada artículo en el almacén; la cantidad de un producto que dice que tiene debe coincidir con la información en sus libros de existencias. El conteo de ciclos es una alternativa más rápida y de pequeña escala a una auditoría completa. También conocido como auditoría parcial, el recuento cíclico es un método de auditoría de inventario en el que el almacén se divide en secciones más pequeñas y se cuenta el inventario.

6. Software de gestión de inventario

Un software de administración de inventario lo armará con datos en tiempo real, para que sepa exactamente cuánto o qué poco inventario necesita. Con la ayuda de un software de gestión de inventario, se contabilizará cada pieza de su inventario. También hará un seguimiento de sus productos desde el momento en que se recibe un pedido, su viaje a través de la cadena de suministro hasta que sale del almacén para su envío.

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Robin Schwartz, PHR

Robin Schwartz es el socio gerente/escritor de contenido de MFG Jobs.

“El método de control de inventario n.° 1 para ahorrar dinero en los almacenes es…”

Auditoría periódica. La conciliación constante del inventario es esencial para garantizar que los informes de software o de piso sean precisos. Es importante saber exactamente cuánto stock tienes en todo momento. Si su almacén se ocupa de productos con fecha de caducidad, será necesario auditar periódicamente este inventario para asegurarse de que está practicando el principio de "primero en entrar, primero en salir" para evitar cualquier deterioro innecesario. El producto arruinado le costará dinero a los almacenes.

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Jennifer McDermott

@JenMMcD

Jennifer McDermott es la defensora del consumidor en el sitio web de comparación de finanzas personales, finder.com. Tiene más de 12 años de experiencia en las industrias de finanzas, estilo de vida y viajes, donde ha analizado las tendencias de los consumidores. A Jennifer le encanta descubrir ideas y problemas interesantes para ayudar a las personas.

“Existen algunas estrategias de control de inventario que pueden ahorrar dinero a los almacenes…”

1. Crea un plano de planta

Un plano de planta le permite visualizar dónde desea almacenar sus artículos. Al crear su plano de planta, puede etiquetar y agrupar elementos para que sea más fácil encontrarlos en su día a día. Un plano de planta le ayudará a utilizar todo el espacio que tiene. Al organizarlo estratégicamente, puede tener una mejor idea de lo que tiene para evitar pedir artículos en exceso. También ayuda a garantizar la seguridad de los empleados, lo que lo evitará de los costos legales a los que se enfrentaría si un trabajador se lesionara durante el horario de trabajo.

2. Establecer niveles de par

Un nivel par es la cantidad mínima de stock que necesita tener en su almacén. Cuando su inventario está por debajo del nivel nominal, es hora de ordenar más. Al establecer niveles nominales, se asegura de que siempre tendrá suficiente inventario para obtener ganancias.

3. Sea consciente de lo que tiene en stock

La auditoría periódica de su inventario también ayuda a prevenir la falta de existencias. Aunque puede usar un sistema similar a los niveles de par, es importante verificar dos veces para asegurarse de que los números se suman correctamente. Mantener su inventario puede ayudarlo a evitar precios inflados en artículos que ordenó anteriormente a un precio más bajo. Si necesita pedir un artículo con prisa, es posible que también deba pagar gastos de envío acelerados.

4. Negociar costos de inventario

Su relación con su proveedor es casi tan importante como su relación con sus clientes. Una vez que encuentre un buen proveedor, la lealtad puede ser muy útil. Si realiza pedidos regularmente a un proveedor, puede calificar para una tarifa con descuento en sus compras futuras. Una buena relación con su proveedor también le garantizará más soporte en caso de un artículo dañado o un envío retrasado.

5. Consulta tus envíos

Mientras descarga su envío, tome nota de lo que realmente está recibiendo antes de colocar los artículos en el piso. Las inexactitudes o los artículos dañados pueden ocasionar una pérdida de dinero si está pagando por un artículo que nunca recibió.

6. Evalúe las opciones de envío

Asegúrese de conocer las diferentes opciones de envío que están disponibles para usted. Podría estar gastando más de lo necesario en envíos solo por falta de información.

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Mostafa Hosseini

@sbmh2001

Mostafa Hosseini es coach y consultor empresarial en Persyo.

“El método de control de inventario n.° 1 para ahorrar dinero en los almacenes es…”

Para realizar un análisis 80/20 en su inventario para ver qué se vende y qué productos están desperdiciando su espacio para que pueda deshacerse de ellos.

Aquí hay un ejemplo:

Nombre del producto, Número de unidades vendidas, Porcentaje de ventas:

A	80	38,30 %	38,30 %
B	45	21,50 %	59,80 %
C	35	16,70 %	76,50 %
D	14	6,70 %	83,20 %
E	14	6,70 %	89,90 %
K	12	5,70 %	95,60 %
G	4	1,90 %	97,50 %
H	4	1,90 %	99,40 %
Yo	1	0,50 %	99,90 %
J	0	0.00%	99,90 %
Total	209		100 %

En este ejemplo, podemos deshacernos de los productos G, H, I y J, ahorrar espacio y reabastecernos del 20 % superior de los productos que generan el 80 % de las ventas.

Con este método, puede ahorrar hasta un 80 % de sus costos de almacenamiento.

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Abby Perkins

@GlewAnalytics

Abby Perkins es directora de contenido en Glew.io, una plataforma de BI y análisis de comercio electrónico.

“La mejor manera de ahorrar dinero en el inventario es…”

Tenga una comprensión clara de sus datos de ventas. Si sabe qué productos se venden y cuáles se encuentran en sus estantes, y puede profundizar un poco más y saber qué productos se venden en qué temporadas, cuáles funcionan mejor en qué canales, qué productos se agrupan bien con otros productos, cuáles se están devolviendo, y cuál es el costo de los bienes vendidos, los ingresos y los márgenes para cada producto:podrá tomar decisiones más inteligentes sobre pedidos, promociones e incluso dónde asignar sus dólares de marketing. Glew.io conecta todos sus datos de ventas y marketing de varias fuentes y le permite segmentar productos por cosas como Alto volumen, Alto margen, Más rentables, Con descuento, Productos calientes y fríos, Paquete principal, Más reembolsados, Más abandonados y más para que pueda puede mantener un manejo consistente de los datos de su inventario y mantener los costos bajos.

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Srajan Mishra

@iSrajanM

Srajan Mishra es la directora ejecutiva de TSI Apparel. Es ingeniero eléctrico de grado pero emprendedor de corazón.

“Uno de los métodos de control de inventario para ahorrar dinero sería usar la técnica ABC…”

Se utiliza para determinar elementos que deben priorizarse sobre otros. Se realiza dividiendo el inventario disponible en tres divisiones:A, B y C.

• A sería de alto valor con baja frecuencia de ventas.
• B sería un valor moderado con una frecuencia de ventas moderada.
• C sería un valor bajo con una alta frecuencia de ventas.

Esto le daría una idea de a qué elementos se les debe dar más importancia y dónde incluso un pequeño error podría causar grandes problemas. También podría ayudar a configurar el diseño del almacén. Por ejemplo, los artículos del grupo C son más populares, por lo que sería más eficiente ubicarlos más cerca del área de empaque.

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Tim Stevens

@findmeagift

Tim Stevens es el Gerente de Operaciones y Logística en Find Me A Gift.

“Uno de los mejores enfoques para ahorrar dinero en los almacenes es…”

Realizar un seguimiento del inventario del almacén, y lo hacemos mediante el conteo cíclico, también conocido como Inventario Perpetuo (PI).

El inventario perpetuo es un proceso en el que una sección del almacén se cierra debido a cualquier movimiento de existencias, se cuentan las existencias y luego este recuento se compara con el sistema de almacén. Cualquier discrepancia puede entonces ser investigada y hacer ajustes. Los resultados se pueden rastrear para formar un KPI de control de existencias, que debe actualizarse semanalmente para mostrar las tendencias y mejoras de las existencias.

PI puede ofrecer una toma de inventario de pared a pared varias veces al año, lo que ayuda a la disponibilidad de existencias y brinda más confianza en los niveles de existencias.

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Diego Vilardo

@Roche

Diego Vilardo es Gerente Asociado de Asuntos Comerciales Internacionales y Regulaciones Aduaneras en Roche Pharmaceuticals.

“Implementar visibilidad de la cadena de suministro de extremo a extremo…”

Cuando existe la necesidad de responder rápidamente a los requisitos cambiantes del mercado y las solicitudes urgentes de los clientes, confiar en el teléfono o el correo electrónico para obtener actualizaciones oportunas no es el mejor método de control. Las condiciones del mercado cambian demasiado rápido para eso. Los proveedores y los centros de distribución pueden estar en diferentes zonas horarias. Por lo tanto, existe la necesidad de poder acceder a la información de inventario y estado de cumplimiento en tiempo real. Eso hace que una red de cadena de suministro basada en la nube sea un componente esencial de la gestión ágil de inventario. Como consejo personal:las empresas deben eliminar los silos dentro de su organización para aprovechar al máximo la visibilidad de extremo a extremo. Cree una forma de pensar de afuera hacia adentro dentro de la organización centrándose en los clientes y socios comerciales en lugar de mirar internamente.

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Khris Bhattan

@RTG_solutions

Como presidente de RTG Solutions Group, la pasión y el éxito de Khris K. Bhattan radican en liderar equipos que resuelven problemas, eliminan desperdicios, reducen costos y aumentan la eficiencia. Khris es el ímpetu para cambiar a medida que identifica, desarrolla, capacita e implementa sistemas que aseguran el éxito de las organizaciones en un mercado competitivo.

“Primero, debe haber un sistema ERP sólido implementado e integrado en el trabajo diario de los trabajadores del almacén…”

Asumiendo la funcionalidad del ERP, el conteo cíclico diario, semanal o mensual del inventario es el mejor método de control para ahorrar costos en un entorno de almacén. Un beneficio adicional es un sistema de gestión que brinda la oportunidad de una participación completa de los empleados en todos los niveles de la estructura de informes. Para eliminar las operaciones inútiles y ahorrar dinero, es crucial que los colaboradores individuales tengan la capacidad de escalar rápidamente los problemas al liderazgo y que el liderazgo fluya rápidamente la información hacia abajo y entre los flujos de trabajo.

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George Keliher

@LOCATEInv

George Keliher ha estado involucrado en la fabricación y el almacenamiento de piezas durante más de 30 años, tanto como empresario como consultor de pequeñas empresas especializado en gestión de inventario. George se está divirtiendo tanto con LOCATE Inventory que sus planes de jubilación se han suspendido.

“La mejor manera de ahorrar dinero en su almacén es…”

Mediante el uso de un software de gestión de inventario que inculca las mejores prácticas en cada paso del flujo de trabajo. Los programas que ofrecen atajos y soluciones alternativas a menudo conducen a falta de inventario, costos inexactos y, en última instancia, pérdida de ganancias. El software adecuado puede marcar una gran diferencia cuando se trata de hacer que su negocio avance. Naturally, human-error (packing mistakes and other warehouse inefficiencies) can also plague warehouses, and having the right mobile inventory solution can help warehouses save money by being more efficient and accurate on the ground. Cycle counting is another best-practice that is a great way for warehouses to save money. It allows warehouses to cycle count any time of the day.

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Aaron Moore

@oneclick

Aaron Moore has been the Fulfillment Manager at One Click for 10 months and graduated from Franklin College in 2012 with a degree in Business Management and Industrial Relations. He studied abroad in Hong Kong and has worked in leadership for 5 years.

“Cycle counting is the single most important aspect of inventory control…”

Although all inventory control methods are important, Cycle Counting allows for a more accurate representation of inventory levels throughout the year as opposed to one giant inventory count during the year. Stock levels need to be accurate for tax purposes and Par Value ordering, but the reason Cycle Counting is the most important is because it affects the customer.

A common issue facing retailers is inaccurate stock levels allowing a customer to purchase an item that is actually out of stock, giving the impression that the company doesn’t run a very tight business. Therefore, the consumer loses faith.

Without customers, companies and warehouses cease to exist. Businesses should stress inventory accuracy through Cycle Counting as a means of creating customer happiness.

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Pete Sheridan

@PipeLaggingcom

Pete Sheridan is the founder and owner of Manchester-based Ryan Air Conditioning Spares Ltd, an Insulation &Air Conditioning Logistics company with multinational eCommerce Stores throughout the UK and Europe.

“In my experience, the #1 inventory control method to save our warehouses money is…”

Using the correct tracking software. To that end, and having worked with many down the years, we now swear by using Sage 50. It allows you to keep incredibly tight control over what you stock with the stock re-order levels. It adjusts our stock levels online after each stock take and optimizes our tracking and administration in real time.

It has had a significant impact on our bottom line. As such, it has to rank as our number one inventory control method at this time.

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Reuben Kats

Reuben Kats is the COO/Web Design Sales Engineer /Customer Service/ Account Manager at GrabResults,LLC.

“In order to keep track of what comes on and off the shelves in your warehouse, one needs to…”

Set up a certain portal or dashboard where they keep track of their products. Any business that has hundreds of thousands of products should develop their own software where they can process all products as well as provide the business with transparency with the employees.

I used to work and help run a warehouse in the past and found that a lot of the employees were thieves. The business was losing money and couldn’t understand why. Developing a dashboard that prints out barcodes is a great way to keep track of all the products and make sure no one is tampering with your products. Some warehouses even hire security guards with wands that check the employees before they leave for home. GrabResults, LLC and Falcon Marketing, LLC build modern and custom software for clientele so they can integrate their products to their database and keep their inventory up to date. Our design is sleek, modern, and gets visitors purchasing from our clientele.

Communication is key when it comes to inputting inventory, quantities, and what is in stock and out of stock. Communication will be the reason why errors come up. I highly recommend all vendors input their data to a project manager and have the project manager manage the platform. I think it’s very important to market your products and have your vendors market your business as well with the same deal. The reason why most companies suffer is because the message isn’t clear from the beginning.

Multiple companies can advertise the same product, but the price is different. That can stir up some confusion regarding authenticity and other issues. If vendors want to help the business, they need to use their client’s marketing strategy. Magento is a great platform that can organize cash flow and one can always add more plugins to the backend so it can have QuickBooks and other integrations. In order to keep a great relationship with vendors, one should order in bulk so confusion doesn’t happen as often. If a business is buying once a week, the chances of having issues come up are more frequent. One should order in bulk maybe once a month or every couple months so they don’t need to keep adjusting quantities, RMAs, etc.

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Amjad Hussain

@AlgomusAi

Amjad Hussain is the CEO of Algo.ai, an Enterprise AI company that has developed the world’s first Supply Chain Analyst Bot. Algo.ai uses Big Data, Machine Learning, and Artificial Intelligence to help retailers, manufacturers, and distributors with accurate Forecasting, Demand Planning, and Inventory Management.

“Prescriptive Analytics is the most powerful tool in optimizing
inventory…”

The explosion in the availability and accessibility of data is creating new opportunities for better decision making in applications of inventory control. Prescriptive analytics starts by predicting consumer demand and then using Machine Learning to recommend the optimal inventory levels to make the most profitable use of warehouse space. Demand is the key uncertainty affecting inventory decisions, which presents a huge opportunity to leverage transactional data combined with large-scale, publicly available data such as web search queries, reviews, and social media chatter to optimize inventory and improve warehouse profitability.

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Brandyn M. Cox

@BMCaccountLLC

Brandyn Cox is the Owner of BMC Accounting LLC. BMC Accounting has been providing a comprehensive accounting solution to small and medium sized businesses since 2017. BMC Accounting LLC is an entirely virtual accounting service.

“Warehouses have to maintain and track costs accordingly to ensure profit margin demands are met…”

There are several strategies that a warehouse can implement to reduce costs, waste, and unnecessary labor. Just In Time Inventory, also known as JIT Inventory Method, is a method where inventory is ordered on demand at just the right time. The response is to order more inventory derived from market supply.

Many large corporations such as Toyota use JIT Inventory Method. This is in contrast to many companies who utilize a traditional warehousing method of holding large quantities of inventory. The traditional method costs more in rent or debt to own the property square footage, it incurs higher costs for utilities, and requires more employees to track and maintain the inventory’s quality. JIT Inventory Method allows for companies to order raw materials, finished goods, or intermediate inventory only when needed. Although the overall cost implementation of JIT Inventory Method is a cost saver, the initial cost may be prohibitive for some companies. For the JIT Inventory Method to work efficiently and effectively, there will need to be software systems created and shared with vendors, agreements in place with vendors for pricing per units under this method, and training of staff.

Aside from a major overhaul of traditional inventory to the JIT Inventory Method, a warehouse can also put into action other smaller scale practices. Bar coding and Radio Frequency Identification (RFID) will maintain inventory and track its status and location in the warehouse along with quantities on hand and what the par amount should be on hand.

Also, inventory management software is critical for warehouses in order to have an approved vendor list accessible, vendor catalogs, match purchase orders with packing slips and invoices, and to be able to purchase inventory when needed. By reducing warehouse overhead and square footage, the unused space could be used to rent to other companies who need an overflow for their warehouses, which will generate revenue that otherwise didn’t exist.

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Huib Maat

@pairfum

Huib Maat is the in-house perfumer at Pairfum, a London based Artisan Fragrance House.

“We faced these challenges in our warehouse…”

• Large variety of components and ingredients
• Seasonality in the supply of ingredients (e.g., perfume oils) and seasonality of sales (e.g., Christmas)

For us, the single best tactic to optimize our supply chain, was to digitalize everything. In other words, everything received a barcode which allowed us to move the supply chain to the cloud.

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Robert DeStefano

@GoIvanti

Robert DeStefano is a senior product marketing manager at Ivanti Supply Chain. He has more than 18 years of experience helping businesses understand the value of mobile technology solutions when it comes to boosting worker productivity and enforcing mobile security.

“Stockouts are a nightmare at any time of year, but…”

During the peak holiday season, the damage is magnified. Lost revenue, compromised customer satisfaction, negative press – a missed peak season can haunt a business for many years to come. So, how can businesses throughout the supply chain avoid a stockout? One of the ways is through supply chain convergence which will, over time, deliver great value.

When it comes to Black Friday, for example, the opportunity boils down to this:What if you could know when a truck carrying this season’s “must have” gift is 5 minutes from your loading dock? Blockchain – the centerpiece of supply chain convergence – will make this possible. Integration among warehouse management, enterprise resource planning, and transportation management systems – WMS, ERP, and TMS, respectively, can ensure that more stock is ordered in time, that staff is available to distribute it, and that the warehouse knows the exact arrival date (and time).

An integrated supply chain can ease the connection and sharing of data among systems and enable visibility across participants in your supply chain, which can ultimately result in time and cost savings for warehouses.

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Dr. Cozette M. White

@MyFinancialHome

Cozette is the Founder and CEO of My Financial Home Enterprises, a global financial consulting firm providing comprehensive accounting, tax, and financial management services for businesses and individuals. My Financial Home has been featured in Forbes Magazine and named one of The Boss Network’s top 50 companies two years in a row.

“Managing the inventory is the number one thing that will save the organization money…”

This effort requires a conducive team that works together with one common goal – reduce inventory levels, increase working capital and liquid cash.

The team consists of a cost accountant, shipping and receiving, warehouse, product supply, buyers, and external auditors.

The team will need to ensure that they forecast accurately, manage inventory levels, use FIFO inventory method, manage the relationship with suppliers, and audit using the ABC method along with regular spot checks, physical counts, cycle counts and more. Implementing these steps to properly manage inventory and perform the steps routinely will save the organization money.

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Alisha Raesz

@fourlane

Alisha Raesz is a specialist in accounting software for manufacturing businesses at Fourlane. She holds advanced certifications in QuickBooks Desktop, Enterprise, Online, and Point of Sale, as well as Acumatica ERP. She has worked with more than 900 small and mid-size businesses to optimize inventory and financial processes.

“Cycle counts (i.e., continuous partial inventory audits) are the best way to control inventory because…”

They provide constant updates on inventory status. Companies that are doing 1 or 2 full inventory audits annually are slower to spot discrepancies and thus will be slower to course correct. Businesses I’ve worked with who transition to cycle counts see immediate value as things that might go unnoticed until the end of the year are caught and documented on a regular basis. Quantity, location, expiration dates, and other important info is updated constantly, which provides a better customer experience and gives client-facing employees more knowledge and confidence. And it also eliminates the need to completely close down operations for 3-4 days to do a physical count, since cycle counts mean specific bins, lots, or warehouses are tracked on an ongoing basis during normal operations.

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Amber Fullerton

Amber Fullerton is a Chief Customer Officer of One World Direct, an e-fulfillment and call center company with warehouses in California, Ohio, and South Dakota.

“The #1 inventory control method to save warehouses money is…”

Being rigorous with your inbound receiving process. If you always know exactly what you have coming in, and you optimize that process to minimize the chance of human error, you save yourself from so many of the headaches that can arise with inventory management.

Some easy wins to do this are asking manufacturers to separate SKUs when shipping product to eliminate manual sorting, using a labeling system and cross-checking counts with more than one employee to ensure accuracy. The real fun comes in being creative. When you take a look at what you’re receiving, identify the pain points, then brainstorm with your team to develop unique processes that minimize room for error.

Yes, forecasting software can be key as you develop enough volume to justify the time and expense, but your software is only as good as the data you input, so micro-managing your inbound receiving is the area we put the most focus on refining and improving to save money in the warehouse.

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Scott Burday

@QSP_Trinity

Scott Burday is the President of Trinity Integrated Solutions.

“Barcode scanning is a fantastic tool for inventory management that can save warehouses money…”

Barcode scanning allows you to accurately track and record all the data about your inventory, sales, and shipments in real time. This inventory data can then be stored and easily referenced.

With a barcode scanning system, you always know an individual products status. You will be able to optimize when you order new inventory. This is even more important when you have multiple warehouse locations.

Finally, a barcode scanning system allows for a smooth integration with your accounting department. The benefits of barcode scanning are that you avoid costly errors from annual reporting and RFID errors, you will save time, and you can set these solutions up quickly.

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Hassan Alnassir

@PremiumJoy

Hassan Alnassir is the founder and owner of the kids’ toy business, Premium Joy.

“The top inventory control method to significantly reduce warehouse expenses is…”

Automating the process of tracking the units. You should have a system in place that lists and tracks all items in the building by SKU, quantity, weight, dimensions, and storing location. The software used needs to account for any inventory units moving in and out of the warehouse when scanning the item’s barcode. Making the inventory tracking more hands-off reduces the number of workers needed, improves the accuracy of record keeping, and saves great deal of time, which essentially leads to significant money savings.

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Tony Deutsch

@ConcannonCPA

Tony Deutsch, CPA, MT, CGMA, is a shareholder at Concannon Miller, a CPA and business consulting firm with offices in Bethlehem, Pa. and St. Petersburg, Fla.

“Perform inventory counts…”

First and foremost, your inventory must be correct and verified. Without an accurate inventory count, you don’t know what your true costs are, and if you don’t know what your costs are, you can’t control them. Your month end should always be counted and verified. After the first person counts the inventory, a second person should take a print out of the inventory and verify each item and sign off on the first count, or make corrections as needed.

Some business executives do interim inventories, either nightly or weekly. If you find that your interim costs are not in line with your monthly verified cost, you will need to take steps to insure the accuracy of the interim counts to avoid month-end surprises. Another good tool that can be used in the verification process is random surprise inventories.

Here’s another option that works well for larger companies with multiple departments or businesses:Once or twice a year, have each manager or department head count a different department’s or business’s inventory. In other words, pull a switch-a-roo and each employee will count the inventory of another department or business.

Some business executives say this is a good learning experience for their employees, as they get to see how other employees handle their inventory, and it also helps to alleviate the in-store blindness that affects employees when they see the same thing day in and day out. Some employees might even think of this as is a fun change of pace.

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Stephen Paul

@imstephenpaul

Stephen Paul is a Content Creator at Orderhive.com, Stephen has always believed in giving his articles a whimsical flow. Quite obsessed with the high marvels at Dubai, he finally chose mountains over beaches. Being quite generous when it comes to penning down for Orderhive, Stephen never steps back.

“It’s really tough to figure out which method of inventory control really stands out on top…”

Every particular method behaves differently, depending on the type of products that are sold, selling strategy, size of the warehouse, etc.

Now, the ‘kanban system’ is the biggest technique that has systematically drawn inventory control towards betterment. The kanban system visualizes both the workflow and the actual work passing through the flow. It helps avoid supply disruption and overstocking of products or raw materials at any stage in the value chain.

But, to implement a kanban inventory control system in your business that can help you streamline your order management process and save warehouse space, you need to first carefully monitor your inventory. The entire process is slow, takes a lot of time, and requires patience, but is very much reliable.

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Ryan Chan

@OnUpKeep

Ryan Chan is the Founder &CEO of UpKeep Maintenance Management.

“For warehouses who want to save money…”

The best practice for inventory control is inventory management. A mobile-first management system is ideal because it updates in real time and allows you to tag individual parts. Further, inventory efficiency is streamlined with ease of item count and purchase, and costly errors in stock – or lack thereof – are immediately reduced.

Productos y soluciones de seguimiento de Camcode:

• Magnetic Rack Labels
• Destructible Vinyl Labels
• Etiquetas de seguridad
• Pipe Labels
• Propiedad de las pegatinas
• Etiquetas UID
• Propiedad de las etiquetas
• Etiquetas de palets
• Barcode Formats
• High-Temperature Labels