Domine las Etiquetas de Inventario: Guía Experta sobre Usos, Tipos y Mejores Prácticas

Hoy en día, las empresas de todo el mundo sienten la presión cuando se trata de mantener la precisión de los pedidos y un cumplimiento rápido. Aunque hay muchos sistemas de gestión para agregar datos y procesos, una faceta que puede terminar pasando desapercibida es el inventario. Realizar conteos exhaustivos, ya sea que estén programados mensualmente o mediante conteo cíclico personalizado, debe hacerse con total precisión para salvaguardar las necesidades de cumplimiento en constante cambio de su negocio. Una de las mejores formas de hacerlo es aprovechar las etiquetas de inventario de vanguardia.
Cuando se combinan con un sistema competente de gestión de activos o almacén, las etiquetas de inventario pueden escanearse para informar a su cadena de suministro de los cambios en su inventario actual. Esta práctica ayuda a crear visibilidad de extremo a extremo entre todas las partes, desde el proveedor hasta el cliente, a medida que su inventario se mueve por su almacén.
En esta guía, discutiremos:

• ¿Qué es una Etiqueta de Inventario?
• ¿Cómo se Etiqueta el Inventario?
• Beneficios y Usos Principales de las Etiquetas de Inventario
• Mejores Prácticas para Etiquetas de Inventario
• Empresas que se Benefician de las Etiquetas de Inventario
• Tipos de Etiquetas de Inventario que se Adaptan a las Necesidades de su Almacén
• Cómo Seleccionar un Sistema de Software que Complemente sus Etiquetas de Inventario
• Recursos Adicionales sobre Etiquetas de Inventario

¿Qué es una Etiqueta de Inventario?

Una etiqueta de inventario es una etiqueta o placa de código de barras que se adjunta a un producto o paquete con el propósito de rastreo. Estas etiquetas pueden usarse para realizar conteos de inventario manuales o conectarse a un sistema de escáneres y un Sistema de Gestión de Inventario (SGI) para conteo automatizado. El uso de etiquetas de inventario es ideal ya que estas etiquetas pueden personalizarse para satisfacer las necesidades de cada empresa y proporcionar un control de inventario adecuado.

Las etiquetas de control de inventario más básicas suelen contener un número de inventario, código de barras y el nombre de la empresa que gestiona el inventario. En algunos casos, pueden contener identificadores adicionales como el nombre del producto o una declaración de “no quitar”. Al estandarizar su etiquetado de inventario con una etiqueta, una empresa puede garantizar la uniformidad en toda su organización y un monitoreo, almacenamiento y envíos más eficientes.

¿Cómo se Etiqueta el Inventario?

Gestionar el inventario es un poco diferente a gestionar activos porque su inventario probablemente se renueve más rápidamente. Sus artículos de inventario individuales pueden ser consumidos por órdenes de producción o requerir reubicación periódicamente a medida que se cumplen los pedidos de los clientes, se reemplazan piezas o se utilizan suministros. Para muchas empresas, esto requiere un sistema muy flexible que también tenga en cuenta el espacio de inventario en estantes y bastidores. Para comenzar con un proyecto de etiquetado de inventario, se recomiendan los siguientes pasos.

• Confirme los requisitos de la etiqueta. Antes de que se pueda realizar cualquier trabajo para crear sus etiquetas, es mejor comprender cualquier requisito local, regulatorio o basado en equipos que pueda dictar el formato y el contenido de su etiqueta. Estas consideraciones incluyen el tipo de código de barras, el tamaño de la etiqueta y el tipo de material de la etiqueta.
• Adquiera etiquetas de calidad. Ya sea imprimiendo sus etiquetas internamente o utilizando un proveedor de confianza para fabricarlas, debe asegurarse de que la calidad de sus etiquetas satisfaga las necesidades de sus aplicaciones previstas. Verifique la compatibilidad de las etiquetas con el entorno esperado al que estarán sujetos sus productos. Siempre es mejor elegir un material de etiqueta y recubrimientos diseñados para resistir cualquier exposición potencial a condiciones adversas.
• Etiquete el inventario de manera uniforme. Una vez que tenga sus etiquetas, asegúrese de que exista una política básica que dicte cómo y dónde deben colocarse las etiquetas en el inventario. Cada etiqueta debe ser fácilmente legible cuando el producto se coloca en un estante o bastidor. También debe asegurarse de que el código de barras de la etiqueta sea fácilmente accesible para cualquier escáner que pueda utilizarse. Una recomendación final es verificar que los nombres de ubicación en bastidores y estantes estén completamente alineados con sus etiquetas de inventario y se refieran a los artículos adecuados. Establecer un proceso estandarizado para la colocación de etiquetas crea uniformidad y facilita que el personal detecte problemas y procese artículos individuales.
• Revise sus procesos de inventario. Los mejores almacenes probablemente gestionen un flujo constante de mejoras potenciales que pueden mejorar el rendimiento y ahorrar costos. Establezca un intervalo regular para revisar sus flujos de trabajo internos y externos para que pueda identificar problemas y cualquier área que pueda no estar funcionando bien. Una vez que su flujo de trabajo de gestión de inventario funcione bien y tenga etiquetas de inventario adecuadas, estará en una excelente posición para ver realmente los beneficios de su sistema.

Beneficios y Usos Principales de las Etiquetas de Inventario

Cuando se trata de utilizar etiquetas de inventario, las empresas de todo el mundo las usan para varias operaciones clave, incluyendo:

1. Rastreo de inventario – La tecnología de código de barras permite a las partes necesarias localizar dónde podría estar el inventario en cualquier momento. El rastreo de inventario permite conteos o ciclos más simples y menos estresantes, especialmente cuando llega el momento de una auditoría de inventario.
2. Conteo de inventario – Si su equipo de almacén calificado aún realiza conteos a mano, sepa que está desperdiciando tiempo, dinero y habilidades valiosos. En su lugar, use la tecnología detrás de las etiquetas de inventario para recibir conteos de inventario adecuados, a pedido.
3. Gestión de activos – No olvide que el inventario de su almacén podría constituir un porcentaje considerable de los activos móviles y fijos de su empresa. Cuando los conteos de inventario se ejecutan a través del software de gestión de activos más reciente, podrá rastrear el rendimiento de sus activos. Tener esta información a mano, al instante, permite a las empresas tomar decisiones más astutas sin el estrés que conlleva rastrear inventario errante.
4. Fortalecimiento de la visibilidad de extremo a extremo – Hoy en día, la visibilidad de extremo a extremo es el nombre del juego porque proporciona a cada parte a lo largo de la cadena de suministro información en tiempo real sobre su situación de inventario actual. Con los datos compilados a través de sus etiquetas de inventario, todos, desde su departamento de servicio al cliente hasta sus proveedores y clientes, podrán saber cómo es su stock en todo momento. El uso de un sistema como este le devuelve tiempo de trabajo que de otro modo gastaría en comunicación con sus proveedores y clientes.
5. Informes fluidos – Los informes de fin de año o trimestrales pueden ser una lucha para compilar, especialmente si su empresa está experimentando una época particularmente ocupada. Afortunadamente, las etiquetas de inventario son un componente muy importante que entra en su sistema de gestión de activos de inventario. Cuando se escanean las etiquetas, sus datos pueden agregarse para generar informes completos – mucho antes del día de la auditoría o de impuestos.

Mejores Prácticas para Etiquetas de Inventario

Naturalmente, solo comprar e instalar etiquetas de inventario no resolverá todas sus soluciones de rastreo de inventario y gestión de activos. Como se mencionó anteriormente, estas etiquetas asequibles actúan como componentes importantes que componen un rompecabezas más grande.
Una vez que haya seleccionado las etiquetas que funcionan bien con su inventario, activos y necesidades de almacén, es hora de seguir estas mejores prácticas para ponerlas en buen uso:

• Encuentre un sistema de gestión de inventario para combinar con sus etiquetas de inventario que pueda escalar con su negocio. No se conforme con un software que solo le sirva a corto plazo; su inversión solo dará frutos si su sistema mira hacia el futuro con usted.
• Equipe cada etiqueta de inventario con números de identificación de artículo únicos. Esta simple tarea hará que el rastreo de inventario, en particular, sea mucho más simple.
• Comience con un conteo inicial – incluso si no tiene un sistema de gestión de inventario o etiquetas de inventario actualmente. No se conforme solo con los conteos de la auditoría del mes pasado; el punto aquí es garantizar que su punto de partida sea correcto para que pueda informar el resto de los datos que ingresan al sistema en el futuro. Este paso garantizará informes fluidos cuando más los necesite.
• Implemente un programa de capacitación integral antes de comenzar a usar sus nuevas etiquetas y software.
• Garantice que todas las partes apropiadas tengan acceso completo a su sistema en una variedad de dispositivos diferentes. La clave aquí es diversificar la visibilidad tanto como sea posible para que el monitoreo, rastreo y control más holísticos puedan llevarse a cabo fácilmente en el mundo móvil de hoy.
• Siga los procedimientos correctos de instalación de etiquetas de inventario. Los procedimientos cambian según el material en el que está hecha su etiqueta y la superficie a la que se aplica. Siga todas las instrucciones relevantes y solo seleccione materiales diseñados para resistir los elementos dentro o fuera de su almacén.
• Por último, pero no menos importante, implemente un sistema de unidades coherente para medir su inventario. Para evitar confusiones, asegúrese de que esto nunca varíe.

Empresas que se Benefician de las Etiquetas de Inventario

Si bien la mayoría puede pensar que la palabra “inventario” solo se aplica a la fabricación comercial, tiendas u operaciones de comercio electrónico, en realidad ocupa un espectro mucho más amplio. Recuerde, el inventario está incluido en el ámbito de los activos móviles y fijos, lo que significa que los materiales que se adquieren, gestionan o incluso almacenan pueden considerarse inventario. Eche un vistazo a estos sectores sorprendentes que retienen, envían y mantienen inventario regularmente:

• Sanidad – Suministros médicos costosos y sensibles a la fecha que deben protegerse contra el robo.
• Educación – Implementos de enseñanza de alta tecnología que se pasan regularmente de estudiante a profesor y entre departamentos.
• Gobierno – Incluye todo, desde equipos de oficina hasta herramientas de construcción utilizadas en carreteras.
• Petróleo y Gas – Gestión de inventario de repuestos, así como problemas de cumplimiento como LDAR.
• Empresas de Servicios Públicos – Gestión de reparación y mantenimiento; las empresas de servicios públicos necesitan las etiquetas más duraderas ya que muchas piezas de inventario están hechas para soportar condiciones adversas.
• Telecomunicaciones y Cable – Utilizado para gestionar el inventario de repuestos que se mantiene a mano en caso de una reparación.

Los anteriores son solo algunos de los sectores más grandes que se benefician regularmente del uso de etiquetas de inventario. Si tiene problemas para determinar si el suyo debería invertir en la tecnología también, primero evalúe sus activos; si sus activos móviles son muchos, diversos por naturaleza, cambian de ubicación a menudo y son costosos, entonces este proceso definitivamente puede optimizar y salvaguardar su operación.

Tipos de Etiquetas de Inventario que se Adaptan a las Necesidades de su Almacén

Cuando las etiquetas de inventario se instalan e integran en su sistema de rastreo de inventario, los resultados suelen ser fluidos. Pero, antes de poder experimentar los beneficios del sistema de gestión, primero deberá seleccionar los tipos de etiquetas que mejor se adapten a las necesidades de sus aplicaciones. Aquí están las opciones más populares de Camcode:

Etiquetas de Lámina Metálica

• Opción más popular y versátil
• Construidas en aluminio anodizado duradero de .003″ a .005″
• El código de barras y la información impresa permanecen legibles durante la vida útil del inventario
• Se mantienen en su lugar cuando se exponen a productos químicos, rayos UV, frío extremo y calor
• Se utilizan con mayor frecuencia en sanidad, educación, gobierno y manufactura

Etiquetas Rígidas Metalphoto

• Opción ultra-durable para uso interior/exterior
• Construidas en aluminio anodizado de .020″ (espesores opcionales de .008″ a .063″)
• El adhesivo se une permanentemente a metales y plásticos de alta energía superficial, y superficies texturizadas y contorneadas
• Resistentes a productos químicos, abrasivos, solventes, rayos UV, frío extremo y calor con una vida útil superior a 20 años
• Se utilizan con mayor frecuencia en sanidad, petróleo y gas, telecomunicaciones y cable, y procesamiento químico

Etiquetas de Inventario de Poliéster Premium

• Opción de etiqueta flexible y ultra-delgada
• Construidas en poliéster blanco brillante de 2.0 mil, sobre-laminadas con película de poliéster transparente de 1.0 mil
• Diseñadas para unirse permanentemente a plásticos de alta y baja energía superficial, superficies ligeramente texturizadas o contorneadas
• Buena resistencia a limpiadores de uso general y domésticos, ácidos suaves, aceite y agua con una vida útil de hasta 2 años
• Utilizadas en entornos de oficina interiores en todas las industrias

Etiquetas de Código de Barras a Prueba de Manipulación

• Opción de etiqueta flexible y ultra-delgada
• Construidas en poliéster blanco brillante de 2.0 mil, sobre-laminadas con película de poliéster transparente de 1.0 mil
• Diseñadas para prevenir la manipulación y el uso no autorizado–cuando se quita la etiqueta, se revela un mensaje “VOID”
• Buena resistencia a limpiadores de uso general y domésticos, ácidos suaves, aceite y agua con una vida útil de hasta 2 años
• Utilizadas en entornos de oficina interiores en todas las industrias

Etiquetas de Inventario de Vinilo Destructible

• Opción de etiqueta flexible y ultra-delgada
• Construidas en vinilo fundido blanco de 2.0 mil, con adhesivo sensible a la presión permanente de 0.8 mil
• Diseñadas para romperse al retirarse de la superficie del activo para disuadir la manipulación no autorizada
• Buena resistencia a limpiadores de uso general y domésticos, ácidos suaves, aceite y agua con una vida útil de hasta 2 años
• Utilizadas en entornos de oficina interiores en todas las industrias

Etiquetas de Dos Partes

• Opción de etiqueta flexible y ultra-delgada
• Construidas en poliéster blanco brillante de 2.0 mil, sobre-laminadas con película de poliéster transparente de 1.0 mil
• Diseñadas para mostrar claramente el nombre de la empresa, número de activo y/o código de barras con una segunda pestaña extraíble para adjuntar a sus registros
• Buena resistencia a limpiadores de uso general y domésticos, ácidos suaves, aceite y agua con una vida útil de hasta 2 años
• Utilizadas en entornos de oficina interiores en todas las industrias

Etiquetas de Inventario Removibles

• Opción de etiqueta flexible y ultra-delgada
• Construidas en polipropileno biaxialmente orientado de 3.5 mil
• Diseñadas para inventario que solo necesita etiquetarse a corto plazo; pueden reposicionarse
• Buena resistencia a limpiadores de uso general y domésticos, ácidos suaves, aceite y agua con una vida útil de hasta 2 años
• Utilizadas en entornos de oficina interiores o exteriores a corto plazo en todas las industrias

Como puede ver, hay una opción de etiqueta para satisfacer las necesidades de su sistema de gestión de inventario. Recuerde, es raro que una empresa se ciña a una sola categoría de etiqueta, ya que algunos inventarios requieren más durabilidad que otros. Para determinar sus necesidades, revise su registro y hágase estas preguntas:

1. ¿Esta pieza de inventario se almacena en interiores o exteriores?
2. ¿Esta pieza de inventario está expuesta regularmente a productos químicos o elementos agresivos?
3. ¿La prevención y detección de robos son una prioridad para esta pieza de inventario?
4. ¿Se necesita la etiqueta para uso a corto o largo plazo?
5. ¿Qué tipo de información debe incluirse en la etiqueta?

Una vez que responda estas preguntas, clasifique su inventario en categorías organizadas por tipo similar. Una vez que termine, tendrá una mejor idea de la cantidad de etiquetas necesarias y una estimación del costo de la inversión.

Cómo Seleccionar un Software que Complemente sus Etiquetas de Inventario

Al igual que al seleccionar las mejores etiquetas de inventario, necesita hacerse muchas preguntas en profundidad sobre los detalles de su negocio antes de invertir en el primer sistema de gestión de inventario que vea. Aquí hay algunas de las clave a considerar:

1. ¿Mi empresa ya usa un rastreador de activos, como QuickBooks? (Si es así, compre un sistema que tenga QuickBooks integrado y listo para su transferencia.)
2. ¿Cuál es el presupuesto de mi empresa?
3. ¿Mi empresa es pequeña, mediana o grande?
4. ¿Mi fuerza laboral necesita materiales de capacitación de marca para acompañar el software?
5. ¿El departamento de TI de mi empresa confía en que el sistema actual se integrará fácilmente en el nuevo?
6. ¿Mi empresa necesita funciones de informes completos y a pedido?
7. ¿La compra automatizada es una preocupación?
8. ¿Mi empresa requiere software basado en la nube?
9. ¿El software necesita soportar múltiples ubicaciones, sitios y almacenes?
10. ¿Qué tipos de empleados usarán este software?
11. ¿La visibilidad de extremo a extremo es un objetivo?
12. ¿Mi empresa esperará conteos cíclicos a pedido?
13. ¿Sería útil el soporte de lector de código de barras?
14. ¿El gerente de almacén quiere usar los informes del sistema para optimizar la organización y operaciones del almacén?

Una vez que haya respondido y considerado todas estas preguntas, eche un vistazo a nuestra lista de las 30 mejores herramientas de software de gestión de inventario disponibles para ayudarle a hacer su selección.
Las etiquetas de inventario pueden marcar una gran diferencia en términos de eficiencia, precisión, seguridad, prevención de robos y la vida útil general de su inventario. Es hora de integrar sus valiosos activos en un sistema de inventario que recompense y proteja su negocio.

Recursos Adicionales sobre Etiquetas de Inventario

Para más información sobre cómo las etiquetas de inventario pueden optimizar su operación, visite los siguientes recursos:

• Qué Poner en sus Etiquetas de Inventario y Activos
• Lo Básico sobre Etiquetas de Inventario de Activos Fijos
• 5 Razones por las que el Rastreo de Activos es Tan Importante para su Empresa
• ¿Por Qué es Importante el Rastreo de Activos?
• 8 Técnicas de Gestión de Inventario que le Están Haciendo Perder Dinero
• Cinco Pasos para una Gestión de Inventario Sin Dolor
• ¿Qué es el Control de Inventario?
• 6 Técnicas de Inventario para Optimización de Stock
• Reducción del Robo de Empleados a Través del Rastreo de Inventario

Productos y Soluciones de Rastreo de Camcode:

• Etiquetas de Ubicación de Bastidores
• Código de Barras Metálico
• Etiquetas de Almacén para Inventario
• Etiquetas UID
• Señales de Pasillos de Almacén
• Etiquetas de Identificación de Equipos
• Señalización de Almacén
• Etiquetas de Lámina Plateada
• Etiquetas de Marcado de Postes de Servicios Públicos