50 consejos y mejores prácticas de gestión de instalaciones de expertos

Ya sea que sea un administrador de instalaciones célebre y experimentado o simplemente un aspirante, todos sabemos que este es un trabajo que requiere educación continua y muchos consejos sabios, especialmente cuando se trata de implementar nuevas tecnologías.
Por suerte para usted, hemos reunido 50 de los consejos y mejores prácticas más útiles y aplicables de las mentes más brillantes en la administración de instalaciones en la actualidad. Tómese un tiempo para leer detenidamente estos consejos y trucos para que usted también pueda hacer lo que necesita para que sus instalaciones sean lo más modernas y seguras posible.
Hemos organizado las mejores prácticas por sección. Haga clic en los enlaces a continuación para acceder a los consejos que más necesita.

• Consejos para reducir los costos operativos
• Consejos de mantenimiento preventivo
• Consejos de administración y comunicación de la fuerza laboral
• Sugerencias para aprovechar la tecnología, las herramientas, el software y las métricas
• Sugerencias de inventario y administración de activos

Consejos para reducir los costos operativos

1. Corte la iluminación nocturna del sitio. “Dependiendo de cómo se opere y conecte la iluminación de su sitio, puede crear un 'modo económico' para pasar la noche cuando el sitio está en su ocupación más baja. Mantenga encendida la iluminación perimetral del sitio alrededor de su propiedad y todas las entradas y accesos principales iluminados.
“Debe asegurarse de que la iluminación cerca del edificio y todas las puertas de entrada y salida permanezcan encendidas junto con cualquier vía de iluminación de los accesorios de emergencia. Busque la iluminación del sitio entre estas zonas y realice adaptaciones en sus controladores de automatización de iluminación para poder apagar las zonas o circuitos que están menos ocupados”.— Mark Sanderson, citado por Brandon Lorenz, Diez consejos para que los administradores de instalaciones reduzcan los costos de energía, InstalacionesNet
2. Reemplace la iluminación antigua con LED. “ El Centro de Cáncer Memorial Sloan-Kettering eligió LED para reemplazar la iluminación existente en un estacionamiento abierto las 24 horas, los 7 días de la semana, reduciendo a la mitad el consumo de energía del garaje. Mientras tanto, las escuelas comunitarias de Mediapolis en Mediapolis, IA, también se embarcaron en una modernización de la iluminación exterior LED.
“La mayoría de nuestras luces antiguas eran de 250 o 175 vatios. Esos fueron reemplazados por LED de 30 vatios. Nuestras luces de 70 vatios se reemplazaron con LED de 20 vatios y nuestras luces de lata de 70 vatios se reemplazaron con LED de 10 vatios. Obtendremos un buen reembolso de nuestra compañía de electricidad, además de ahorros mensuales en nuestra factura de electricidad”.–Dennis Breuer, citado por Janelle Penny, Las 12 estrategias principales para maximizar el ahorro de costos, revista de edificios; Twitter:@BuildingsMedia

3. Implementar un plan de diseño de instalaciones sostenibles. “El diseño sostenible es más alcanzable y asequible que nunca, especialmente cuando se piensa en términos de años en lugar de días y semanas. También vale la pena señalar que el diseño sostenible es muy favorecido entre el público, lo que es un incentivo adicional para las empresas interesadas en reforzar su reputación como socialmente responsables y preocupadas por el medio ambiente”.–David Verner, Reducción de costos de instalaciones industriales con Planificación Sostenible, Área de Desarrollo; Twitter:@areaDevelopment
4. Conozca el costo total de todo el trabajo de instalación realizado tanto directa como indirectamente. “Para el ojo inexperto, el brazo de mantenimiento de las instalaciones de una empresa parece ser un agujero negro de costos. Los costos de estos servicios de FM se acumulan y, a menos que surjan discrepancias, ahí es donde termina la mayor parte del análisis comercial. Sin embargo, los gerentes de mantenimiento de instalaciones, que conocen todos los matices que componen cada orden de trabajo, entienden las complejidades y los gastos generales involucrados en este sector comercial.
“Hay una multitud de variables que afectan el costo total de cada servicio como costos de viaje y materiales, además de otros costos operativos directos e indirectos asociados con la administración de instalaciones”.–Sean Hartnett, Cómo calcular el costo real del mantenimiento de instalaciones , Asistencia SMS; Twitter:@SMSAssistLLC

5. Considere mejoras menos obvias que impacten el uso de energía de las instalaciones. “Algunos proyectos relacionados con la energía estarán más o menos ocultos para los usuarios y se buscarán principalmente para reducir la demanda de energía, como las actualizaciones de enfriadores y unidades de ventiladores. Dichos proyectos pueden terminar brindando a los usuarios del edificio un mejor control de la temperatura, pero este no es el objetivo principal de la actualización.
“Los cambios operativos, como la reducción de las horas de funcionamiento de HVAC e iluminación, y el cambio de temperaturas reducidas, que requieren muy poco gasto (si es que lo hay) no afecta directamente la experiencia del usuario, pero puede producir grandes reducciones en las cargas de electricidad. En general, trabajar con el equipo de operaciones del edificio para reducir el uso de energía puede producir reducciones impresionantes en la carga”.–Jim Newman y Marcus Springer, Sea un héroe con costos operativos más bajos en su edificio , FMLink; Twitter:@FMLinkGroupLLC
6. No olvide mirar el aislamiento de su edificio. “Todos los edificios comerciales están aislados; los códigos de construcción obligan a aislar hasta cierto nivel. Desafortunadamente, debido a que la mayoría de los edificios se construyen bajo una guía estricta de los presupuestos, por lo general se instalan con solo una cantidad mínima de aislamiento. Y debido a que la empresa que construye el edificio rara vez es la que lo administra o lo posee, los dos tienen puntos de vista claramente diferentes sobre los presupuestos.
“Un mayor aislamiento significa mejores eficiencias. Siempre que sea posible, puede aumentar el nivel de aislamiento y hacer que marque diferencias inmediatas en el nivel general de comodidad de los ocupantes del edificio. Las medidas comunes incluyen la instalación de ventanas y sistemas de iluminación de bajo consumo, y la remodelación del techo para minimizar el impacto solar en el edificio mismo”.—Consejos para reducir los costos de calefacción y refrigeración comercial, Servicios totales del sistema

7. Utilice un enfoque de abastecimiento estratégico para encontrar los proveedores adecuados para el trabajo en las instalaciones. “Encontrar los proveedores adecuados para mantener sus instalaciones puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Desde servicios de conserjería hasta mantenimiento de jardines y suministros de mantenimiento, garantizar que los proveedores proporcionen cotizaciones de manzanas con manzanas, desarrollar contratos con niveles de servicio claros y validar que se mantengan la calidad del servicio y los niveles de productividad del proveedor son fundamentales para el éxito de cualquier mantenimiento de las instalaciones. proyecto.
“Los intentos de reducir los costos en la categoría de mantenimiento de las instalaciones se ven atenuados por la incapacidad de poner en peligro los estándares de seguridad y comodidad de sus empleados. Para muchas organizaciones, esto da como resultado que paguen una prima a sus proveedores de mantenimiento de instalaciones”. Servicios de gestión de Source One; Twitter:@obtenerahorros
8. Su planta de calderas puede ser una fuente importante de potencial de ganancia de eficiencia. “Las calderas de hoy pueden alcanzar eficiencias de hasta el 96 por ciento usando tecnología de condensación; sin embargo, un edificio típico, incluidos los edificios nuevos, utiliza calderas de tipo atmosférico que, para todos los efectos, son solo un poco más avanzadas que un mechero Bunsen de laboratorio de ciencias. Esta tecnología es confiable y funciona, pero es costosa de operar. Por lo general, vemos esta tecnología instalada para minimizar los costos de construcción sin tener muy en cuenta el impacto energético a largo plazo que el presupuesto operativo del edificio debe absorber”.–Ross Morley y Ed Porasz, Seis consejos de auditoría energética para administradores de edificios , Red REMI; Twitter:@REMINEtwork

9. Programe una auditoría energética profesional. “Una auditoría energética identifica y desarrolla sistemáticamente oportunidades para ayudar a reducir el uso de energía en una instalación institucional o comercial y, como resultado, disminuir los costos operativos del edificio. Enfocar la auditoría es imperativo para los gerentes de mantenimiento e ingeniería.
“Determinar las áreas y los sistemas que se incluirán en una auditoría depende en parte de los recursos que una organización esté dispuesta a invertir en eficiencia energética, la complejidad de las instalaciones y la cantidad de detalle y análisis deseado de la auditoría. Comprender estos factores ayudará a los gerentes a seleccionar el nivel de auditoría que se ajuste a las necesidades del edificio y la organización”.–David Cosaboon, Qué auditoría energética es adecuada para su instalación ?, Red de instalaciones
10. Identifique las principales eficiencias potenciales en el uso de energía de su cocina. “Las cocinas comerciales consumen mucha energía, ya que consumen aproximadamente 2,5 veces más energía por pie cuadrado que cualquier otro espacio comercial, según la Agencia de Protección Ambiental de EE. UU. (EPA). De eso, tan solo el 40% se usa en la preparación y almacenamiento de alimentos, dice Carbon Trust del Reino Unido; gran parte de la energía desperdiciada se dispersa en la cocina.
“La tecnología existe para reducciones drásticas en el consumo de energía, lo que resulta en reducciones de la huella de carbono y ahorros significativos en los costos. La EPA afirma que los restaurantes que invierten estratégicamente pueden reducir los costos de energía entre un 10 % y un 30 %; Foodservice Consultants Society International (FCSI), la organización profesional de servicios de consultoría de gestión y diseño, estima que el ahorro de energía puede llegar al 40 %, lo que equivale al 3 %-6 % de los costos operativos”.–Energía Eficiencia en la cocina , Verde Hotelero; Twitter:@green_hotelier

11. Considere los costos del ciclo de vida completo de un edificio. “Los costos del ciclo de vida son una forma de medir el costo de las mejoras en la construcción de infraestructura a lo largo del tiempo. Esto permite a los profesionales de la gestión de edificios e instalaciones determinar si el costo de mejorar un elemento particular de un edificio o un sistema en él se compara con los ahorros de costos durante el mismo período. Si el costo de una actualización durante su vida útil ofrece una ventaja sobre los costos operativos del edificio que ahorrará, entonces generalmente se considera una buena inversión”.—Respuestas a 8 preguntas comunes sobre el costo operativo del edificio , Enervizar

Consejos de mantenimiento preventivo

12. Mida su MP frente a todas las actividades de mantenimiento. “Desarrolle medidas de desempeño para su proceso de PM con énfasis en medir la cantidad de PM que es trabajo completado en comparación con todos los demás trabajos. El total de horas de PM debe ser el porcentaje más alto de todo el trabajo de mantenimiento del departamento. Este objetivo puede parecer imposible, pero con el tiempo, es muy alcanzable”. –Michael Cowley, 5 consejos para un mantenimiento preventivo exitoso , Red de Instalaciones

13. Establece un plan y apégate a él. “El mantenimiento preventivo tiene que ver con la planificación, simple y llanamente. Cada pieza de equipo o maquinaria a su disposición o bajo su cuidado debe tener un cronograma de qué tipo de mantenimiento requiere y cuándo requiere esa revisión.
“Establecer un cronograma no solo asegura que su equipo se mantenga en óptimas condiciones -mejor forma para la duración de su vida útil proyectada, pero también lo ayuda a planificar las necesidades de personal y mantenerse dentro del presupuesto. Una vez que tenga listo el plan, nunca se desvíe de él”.–Lisa Richards, 7 consejos de mantenimiento preventivo para sus instalaciones , MAPCON; Twitter:@MAPOCONtech
14. Centrarse en modelos de falla específicos. “Los modos de falla se definen como “cómo algo falla”. Usemos un techo plano/membrana para mostrar un ejemplo de lo que es un modo de falla. En un techo plano/de membrana, un modo de falla puede ser “penetración de la membrana del techo”, y las causas de este modo de falla pueden ser muchas. Conocer los modos de falla de un elemento específico que requiere mantenimiento, como un techo de membrana y sus causas, puede ser clave para la detección temprana de fallas en el techo (que no cumplen con la intención del usuario final) para que la reparación pueda realizarse antes de que afecte una operación. .“–Ricky Smith, Cinco consejos para optimizar un programa de mantenimiento preventivo de instalaciones, revista de sistemas de ingeniería; Twitter:@esmagazine

15. Haga un recorrido proactivo para encontrar problemas "pequeños". “Atrapa los pequeños problemas ahora antes de que se conviertan en grandes. Abordar los pequeños detalles puede sumar grandes mejoras en apariencia y funcionalidad. Pídale a su proveedor de servicios de instalaciones, empresa de limpieza y/o personal de mantenimiento que lo acompañe, centrándose en los detalles que normalmente pasaría por alto. Algunas cosas que se deben inspeccionar para reparar/reemplazar son:puertas (barreras de puertas, topes de puertas, cerraduras pegadas, etc.), protectores de esquinas, azulejos y lechada, interruptores de luz y placas frontales, placas de techo, encimeras y estantes, gabinetes y bisagras, y extintores.
“Y no olvide que todo se ve mucho más fresco con calafateo nuevo y una nueva capa de pintura en las paredes:el clima más cálido puede hacer que la primavera sea un buen momento para darle una nueva vida estética a sus instalaciones”. –Bob Clarke, 6 consejos de mantenimiento de primavera para instalaciones , Revista de edificios; Twitter:@BuildingsMedia
16. Conozca la diferencia entre mantenimiento predictivo, preventivo y reactivo. “En general, existen tres enfoques para el mantenimiento de edificios utilizados por los administradores de instalaciones:

• Reactivo:este es el enfoque de "arréglalo cuando se rompa".
• Preventivo:este es el enfoque de "verifíquelo y repárelo antes de que se rompa".
• Predictivo:este es el enfoque de "usar la tecnología para pronosticar cuándo ocurrirá un problema y proporcionar el mantenimiento correspondiente".

El tipo más común de mantenimiento empleado por los administradores de instalaciones es el enfoque "reactivo". Según una publicación de Akita Box sobre la planificación del mantenimiento preventivo, el 85 % del gasto total en mantenimiento se destina al mantenimiento reactivo. La razón de esto es simple:es el más barato, o al menos parece ser el más barato. La realidad es que solo es el más barato cuando todo funciona sin problemas. Pero, como todos sabemos, las cosas no siempre funcionan sin problemas”.–Neal Peters, Principales formas de reducir los costos de mantenimiento de sus instalaciones , Atención DPM; Twitter:@dpmcare

17. Comprender la diferencia entre el tiempo de trabajo y el tiempo de inactividad. “Puede programar un mantenimiento preventivo basado en lecturas de medidores en un equipo. Sin embargo, los medidores de equipos no suelen diferenciar entre tiempo de trabajo y tiempo de inactividad. Entonces, una máquina que está inactiva el 20% del tiempo puede tener un mantenimiento preventivo programado con más frecuencia de la necesaria. Si el tiempo de inactividad es predecible, puede tener sentido programar un mantenimiento preventivo basado en intervalos de medición más grandes”.— 7 consejos para planificar el mantenimiento preventivo de equipos, SM Global
18. Asegúrese de que sus tareas de mantenimiento preventivo sean beneficiosas para su equipo. “Engrasar la cremallera y el piñón de una sierra de viga, por ejemplo, puede causar que la grasa y el polvo de la sierra se solidifiquen dentro de los engranajes con el tiempo, lo que eventualmente evitará que se muevan. Si no está seguro de qué tareas son beneficiosas para cada equipo, pregunte a su representante de equipos”.— 10 consejos para el mantenimiento preventivo, Maquinaria Stiles; @StilesMachinery

19. Anticiparse a las futuras necesidades de inventario de piezas de repuesto. “ Having spare parts and supplies around the time of a major preventive maintenance schedule is absolutely critical. Asset management software allows you to check the availability of the spare parts for dates when the work orders are due. This report can help you identify parts that are insufficient for the required work orders in the future. If you know which parts you are falling short on, you can order them in advance from suppliers rather than waiting till re-order limits are reached.”—7 Tips for Better Equipment Preventive Maintenance , Nexgen Asset Managment; Twitter:@nexgenam1

20. Use different methods of communication. “Appropriate repetition and reinforcement are necessary. The average person is bombarded with more than 300 messages while at work, and multiples of that outside of work, Finney says. Getting a message to land with an audience might take as many as 12 repetitions, in some cases, he says.”–John Finney as quoted in Facilities Maintenance Decisions Magazine, For Good Facility Management Communication, Keep Three Points in Mind; Twitter:@maintenance_mag

21. Optimize the use of available workspace. “Space costs money. Knowing that we are moving towards a working environment consisting of virtual or mobile workers, investing time in developing new workplace designs that can suit these new ways of working while increasing space utilization rates can result in impressive cost savings. Flexible workstations, distributed workplace strategy and mobile workplace strategy are just a few ways of maximizing the value of current properties. Reinvestment can with advantage be allocated to less space, but better space propositions.”—7 Ways to Grow Competitiveness in the Facility Management Industry by 2020 , Service Futures; Twitter:@issworld
22. Be the master of your company’s physical assets. While other managers may work to manage clients or staff, your job is to manage facilities and all that occurs in them. Your corporation’s physical assets are just as important as your human resources, and you are the expert in this field. Whether it’s collating data or contributing to the organization’s bottom line, your input is a valuable part of corporate decision-making. If you’d like to change buying practices or convert to more energy-efficient heating, make a statement and back it up with your data and your years of facilities management experience.–James McDonald, 5 Things Facilities Managers Must Do to Gain Respect &Clout, iOffice; Twitter:@iofficecorp

23. Set clear definitions for facilities work practices. “Workplace inclusion has to be clearly defined before any initiatives can be pushed forward. One useful definition of an inclusive office is a workplace in which all staff are treated with respect and have equal access to resources and opportunities. Facility managers should build on this high-level description to create an idea of what concepts like equal access, diversity and fairness look like in their own facilities. Including these definitions in your company’s core values will help you to set clear goals and build concrete policies.”–Nick Mason, A Facility Manager’s Guide to Inclusive Workplaces Office Space Software; Twitter: @OfficeSpaceSw
24. Use a design that plans for social time and spaces. “Let’s get together:when you’re designing your facilities, design social spaces for your employees. These might be lunch or break rooms, games rooms, gyms, or even community gardens. When you provide places where employees can relax and socialize in a less-structured atmosphere, you may find that new connections emerge between departments and between different levels of management.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 7 Tips to Help Facilities Managers Make The Workplace A Stress Free Zone , iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

25. Consider moving some basic activities from outsourcing to in-tasking. “Another possibility for cutting costs, say experts, is not just moving staff around, but moving work around also. This means carefully examining all outsourcing contracts to see if they can be scaled back and the work completed by in-house staff. Bechtol says she’s actually been doing this for years — completing tasks like painting and cleaning with in-house staff and overtime — but it’s even more valuable now in tough economic times.”–Nancy Bechtol as quoted by Greg Zimmerman, Facilities Maintenance Decisions Magazine; Twitter:@maintenancemag
26. Create a formal in-house process for developing employee skills. ”We are focused on ‘building a bench’. This concept is broadly used to describe our attempt to formally identify in-house talent in many of our labor shops. We identify talent through a competitive selection process based on potential vs. skills and promote our selected personnel to the worker and helper level while training them to achieve appropriate full mechanic level with associated certifications/licenses.”–Robin Morey as quoted by Higher Ed Facilities Forum, Dealing with an Aging Facilities Management Workforce, Twitter:@HEFForum

27. If outsourcing your FM, work with an agile partner who adapts to your needs. “This is one of the single biggest advantages that smaller providers have. They can allow their frontline staff to be creative and actually make changes to processes and implement them. This directly leads to the client receiving a more fit-for-purpose solution and ultimately receiving greater value which grows a greater relationship.”–Andrew Hulbert, as quoted by Kevin Stanley, The Art of Delegation, FMWorld; Twitter:@fm_world
28. Sell your department wisely during budget presentations. “We always present our budgets by leading with how the proposal responds to a real problem. In other words, there has to be a compelling reason based on our mission for why we would submit budgets for anything.” By presenting specific information on how and why you’ve chosen your budget numbers, you can help the C-suite see that your budget is well within reason.”–Tim Woodley, as quoted by David Spence, 5 Budgeting Tips for Facilities Managers , Office Space; Twitter:@officespacesw

29. Automate the work order process. “When you automate the work order process, you remove human error associated with it. Essentially, you’re taking the people out of the process and ensuring nothing gets missed or overlooked. Doing this allows you to create, track, edit and automatically communicate work orders for your facility. This is number one on the list, because it’s one of our favorite habits – and arguably the most important! Don’t let problems with employees slow down your operation or increase workplace stress for others.”—The 7 Habits of Highly Effective Facility Managers, 24/7 Software; Twitter: @247_software

Tips for Leveraging Technology Tools, Software, and Metric

30. Utilize software to help facilities managers organize and access information.
“There are many different software options out there than can aid FMs in organizing and streamlining their everyday tasks. This ranges from software designed to help manage all maintenance activities to logging and tracking facility visitors for security purposes.
There are also several comprehensive facility management software options available. One popular option in this area is NetFacilities, a web-based software that aims to centralize the many things FMs need to manage—from vendors and work orders to asset management and preventative maintenance—in one convenient place.”–Neal Peters, Top Technology Tools for Facility Managers , DPM Care; Twitter:@dpmcare

31. Utilize modern smart sensor solutions to reduce costs and enhance capabilities. “By populating buildings with such smart sensors, operating costs are dramatically reduced, productivity is enhanced, and occupants’ comfort is improved. Specifically, detailed information about occupants’ presence, location, count, and activity can now be used to significantly optimize facility management. Hot desking, meeting rooms booking, optimized space planning, and energy savings are some of the immediate use cases.”–Itamar Roth, Facility Management Is Facilitated By Smart Sensors, Facilities Executive ; Twitter:@facilityexec
32. Manage HVAC remotely using software tools. “One of the most exciting features of Facilities Management software is the ability to manage heating and cooling remotely, or set a programmable thermostat to move set temperatures up or down throughout the day. Facilities planners love the ability to analyze and explore energy use from heating and cooling systems. Leaders can use the ‘business intelligence’ delivered by the software to set thermostats and controls for maximum savings in energy costs. Some of these tools can even be ported to smartphones to help remote managers do their jobs from wherever they happen to be.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management , SelectHub; Twitter:@selecthub

33. Use your software to double-check your compliance. “Maintenance and facilities administration systems must frequently abide by national and global regulatory requirements. All maintenance administrators face occasional random or audits inspections by regulatory authorities. Maintenance software enables you to prove regulatory conformity and decrease the amount of paperwork and preparation that is needed for an audit. Maintenance administrators can simply create reports showing the maintenance work done on essential machinery. This makes conformity traceable and minimizes the risk of non-compliance penalties.”—7 Steps to Successful Facilities Management , Fasttac; Twitter:@fasttac
34. Facilities management KPIs should highlight errors and opportunities. “KPIs allude to opportunities and errors in your company. Paired with the Internet of Things (IoT) and energy management systems, KPIs can be used to highlight missed maintenance tasks, greater traffic area of your business or problems with machinery. Take, for example, using a percentage KPI of planned maintenance against reactive maintenance. In other words, is preventative maintenance saving more money than repairing equipment when it fails?”—7 Tips for Creating Facilities Management KPIs , Entouch Controls

35. Use building information monitoring to monitor system performance. “Closely monitoring energy and water use to reduce building-operating costs is another benefit. By allowing owners to monitor and analyze the performance of multiple systems—air-conditioning levels, lights on automatic dimmers, water usage—BIM can lead to more thoughtful energy use, lowered expenses, and increased asset value.”–Michael Schley as told by Jeff Link, BIM for Facilities Management:4 Tips to Improve Lifecycle Performance and Reduce Costs , Autodesk; Twitter:@autodesk
36. Consider advanced automated building entry solutions. “A feature that’s gaining a lot of ground is using facial recognition technology to let people in and out of the building. It’s more secure than key fobs or cards, and unlike cards and fobs, you can’t forget your face at home. It’s like batting a triple, or killing three birds with one stone. Automated building entry removes the need to grant special access to the building, replace missing key fobs or cards, or issue new ones to new employees.”–Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without , Teem

37. Provide a customer facing software solution for reporting improvements and tracking requests. “Offering simple solutions for your customers will keep them happy – and your buildings running smoothly. A quality customer facing solution will equip customers to report issues around your facility and track the progress of their requests. Not only does a customer portal help your clients feel heard as you keep them up to date on progress. A digital customer request system simplifies the work order and assignment process for your facilities management team as well.”—Top Facilities Management Tips for Long-Term Success , AssetWorks; Twitter:@AssetWorks
38. Thermal imaging technology can help identify and fix unseen problems. “ Performing facility maintenance and engineering tasks is like sailing among icebergs. What technicians can’t see will sink them — or their facilities. Thermal imaging technology gives technicians the ability to see the unseen, making it easier to spot failing motors and electrical components, HVAC condensate leaks, bad ductwork, and leaky roofs. Technicians then can fix problems before they become large headaches, as well as reduce heating and cooling costs as part of sustainability initiatives.”–John Anderson, Putting Thermal Imaging to Work in Facility Maintenance, FacilitiesNet

39. Integrate a facilities management software system. “A surprising number of facilities managers have no true system in place for managing their space. More than a quarter of everyone interviewed – 28 percent – say they currently do not use any type of facilities management system. A further 23 percent of participants use pen and paper methods for their facilities management. While this is slightly better than no system at all, it still makes it very difficult to collect data, keep accurate records, or gain much insight from the information they have.”—The Importance of Facilities Management Systems , Team Support; Twitter:@teamsupport
40. Leverage your software system to make EH&S benchmarks transparent. “Facilities Management software is specially designed to help make health and safety benchmarks and outcomes transparent. It may help significantly with compliance with various industry standards, such as HIPAA in the healthcare industry and Sarbanes-Oxley in the financial field. It can help to document best practices for avoiding accidents, or in the worst case scenario, document the facts around a workplace accident. Various types of health and safety features can save a lot of time and effort for busy management teams, and help the company to benefit from a better reputation.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management, Select Hub; Twitter: @selecthub

41. Have an equipment criticality matrix to prioritize work. “This method identifies how critical a piece of equipment or maintenance task is to your business and will ultimately show you where it should land in your prioritization process. Criticality measurements should be standardized by assessing how seriously a single piece of equipment would disrupt operations in the event of a failure. “–Ashok Sharma and Barry Lawrence, 5 Essential Tools for Facilities Managers , eLearning Industry; Twitter:@elearnindustry
42. Smartsheet software can add unique collaboration features to everyday spreadsheet use. “Smartsheet is a spreadsheet that you share with your co-workers, but its features go far beyond Excel. This tool combines the traditional spreadsheet with project management tools, templates, and forms and allows you and your colleagues to access spreadsheets on mobile devices and work on them collaboratively.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 9 Easy-To-Use Tools That Will Help Any Facilities Team Collaborate, iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

43. Adaptive workflow tracking allows you to track activity throughout a diverse workforce. “The business world is increasingly embracing a larger remote workforce. Offices are used as areas to collaborate, develop, and design new ideas. The day-to-day work can be, and often is, done from home. That means you’ll need the ability to track workflows and project tasks across a diverse workforce. Emailing details back and forth regarding a project gets hectic, and it’s easy to lose an important piece of a proposal to your inbox.
Again, we’ll turn to automation – adaptive workflow tracking software that shows real-time project progress via a cloud-based platform will be the norm in a few short years. Products such as Trello or Asana are great examples of adaptive workflow tracking integrating with high success into businesses of all sizes.”–Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without, Teem