¿Qué es una orden de trabajo? Fundamentos y mejores prácticas

Si tiene la tarea de la responsabilidad de supervisar las operaciones en una o más instalaciones de fabricación o industria pesada, sin duda tiene mucho en su plato. Quiere tiempo para las tareas más críticas, así como para elaborar estrategias para mejoras a largo plazo cuando sea posible, pero debe equilibrar esos deseos con las realidades de su carga de trabajo diaria. Las órdenes de trabajo son una parte importante de esa carga de trabajo.

Aprovechar el software de órdenes de trabajo y las herramientas de gestión de activos empresariales (EAM) puede ser de gran ayuda en estos situaciones Pero es igual de importante tener una comprensión verdaderamente integral de cómo se debe diseñar y distribuir la orden de trabajo ideal a los destinatarios apropiados, con el fin de mejorar la eficiencia.

¿Qué es una orden de trabajo?

En el contexto de la gestión de instalaciones, una orden de trabajo es una solicitud enviada desde cualquier unidad del negocio con una necesidad de reparación (o mantenimiento de rutina) de cualquier tipo y dirigido al departamento de mantenimiento. (Esto no debe confundirse con una orden de compra, que vendrá más adelante, cuando se deban obtener piezas de repuesto o herramientas para completar el mantenimiento en cuestión). Hace años, las órdenes de trabajo se escribían exclusivamente en papel, y todavía se utilizan órdenes en papel. por numerosas empresas de fabricación en ciertos contextos, pero también deben estar disponibles en formatos digitales para facilitar el acceso.

En la mayoría de los sistemas de software de órdenes de trabajo o EAM, las órdenes en sí se dividen en varias categorías diferentes. Estos son los siguientes:

• Inspección: Este tipo de solicitud de trabajo se envía cuando un componente, dispositivo, máquina o sistema determinado debe revisarse para detectar cualquier problema, generalmente junto con un cronograma preestablecido. (Los reguladores gubernamentales exigen inspecciones periódicas de todos los equipos potencialmente peligrosos; en otros casos, usted habrá establecido el cronograma por su propia voluntad). Es posible que las inspecciones no descubran ningún problema, pero son fundamentales para la diligencia debida.
  
  
  
• Mantenimiento preventivo :Al igual que con las inspecciones, las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo no se solicitan necesariamente en respuesta a un problema evidente con una máquina, sino para adelantarse a fallas o fallas antes de que ocurran. (Es esencialmente el polo opuesto del mantenimiento reactivo, en el que una orden de trabajo de mantenimiento para un equipo solo sale después de que se ha producido una falla).
  
  
  
• Seguridad: Si se ha solicitado una orden de trabajo de seguridad, significa que la unidad comercial que realiza esta solicitud desea que el equipo de mantenimiento se concentre en actualizaciones y reparaciones que beneficiarán específicamente la seguridad física personal de los trabajadores que utilizan una máquina o sistema determinado, en lugar de centrarse en la vida útil del equipo.
  
  
  
• Órdenes específicas de peligro: El trabajo de mantenimiento que involucra riesgos específicos (y particularmente peligrosos) exige una orden de trabajo específica. Por ejemplo, si la reparación exige habilidad y experiencia con cableado, circuitos y otros componentes eléctricos defectuosos, se enviaría una orden de trabajo eléctrico a la gerencia de mantenimiento. De manera similar, si se trata de trabajo en caliente, roturas de línea, espacios confinados o maquinaria pesada, la orden de trabajo debe reflejarlo. (Además, un técnico de mantenimiento tendrá que solicitar un permiso de trabajo igual de específico).
  
  
  
• Emergencia: Se solicitará una orden de emergencia cuando sea necesario un mantenimiento inmediato por el bien de la seguridad del trabajador o la salud del equipo. Si la situación es lo suficientemente grave e inmediata, el proceso de la orden de trabajo puede ignorarse para que el personal de reparación esté en el trabajo de inmediato (a discreción del gerente de mantenimiento).
  
  
  
• Orden especial: Este tipo de pedido cubre cualquier cosa que no se ajuste a ninguna de las categorías mencionadas anteriormente:reemplazos de activos heredados, instalación de nuevos equipos para mejorar la situación general de mantenimiento, etc.
  
  
  

El flujo de trabajo ideal para órdenes de trabajo

A nivel superficial, el flujo de trabajo interno de la orden de trabajo parece algo simple:un departamento dentro de la empresa realiza una solicitud de trabajo al departamento de mantenimiento, que puede aprobarla o denegarla. Si se aprueba, se programará el trabajo y luego se enviará otra orden de trabajo más formal al técnico responsable de completar la tarea enumerada en la solicitud original. Ese individuo completa el mantenimiento necesario. Luego, la orden de trabajo se considera cerrada y se archiva para referencia futura.

No hay nada malo con ninguno de esos pasos, por supuesto. Pero puede ser conveniente pensar en la gestión de órdenes de trabajo de una manera más enfocada y holística. Considere el siguiente conjunto de pasos:

• Identificar: Los operadores y técnicos de producción experimentados deben identificar el problema y utilizar un lenguaje preciso para detallarlo en las órdenes de trabajo (p. ej., "El actuador de la carretilla elevadora no activa el sistema hidráulico y eleva las horquillas").
  
  
• Priorizar: ¿Es este el problema de mantenimiento correctivo más apremiante que debe abordar el equipo, o debe dejarse en un segundo plano? Responda la pregunta en función de factores como la criticidad de los activos, las necesidades de producción, los requisitos de seguridad y la calidad.
  
  
• Plan: Los gerentes de mantenimiento deben elaborar planes detallados para los miembros del equipo que manejan trabajos complejos. Además de las instrucciones para las tareas necesarias, incluya todos los requisitos de seguridad pertinentes, especialmente los pasos necesarios para el cumplimiento normativo.
  
  
• Programar y asignar: Encuentre el momento ideal para que se realice el mantenimiento y asigne un técnico con experiencia relevante. Tenga en cuenta las prioridades:asigne los técnicos más capacitados a los pedidos más desafiantes y deje el mantenimiento de rutina a aquellos con menos experiencia.
  
  
• Ejecutar: Complete el trabajo de manera oportuna (sin sacrificar la calidad).
  
  
• Evaluar :Mire lo que salió bien o mal con el pedido, lo que podría haberse hecho mejor o más rápido, las piezas usadas, etc.

Evitar dolores de cabeza comunes en el proceso de pedidos

Nadie es perfecto y los errores pueden ocurrir en cualquier etapa del ciclo de vida de la orden de trabajo. Los errores más probables son errores tipográficos en un formulario de orden de trabajo. Para algo así, si no impide que la tecnología comprenda lo que se requiere de ellos, no es gran cosa. La información faltante, incompleta o incorrecta, por el contrario, es un problema mucho mayor.

Como mínimo, el pedido debe describir la tarea con tanto detalle como sea necesario, identificar quién lo solicitó, nombre el técnico asignado para ejecutarlo, proporcione una ubicación, ofrezca un tiempo estimado de finalización y enumere las herramientas, el equipo de seguridad y las piezas esenciales para el trabajo. Incluso un elemento inexacto o faltante en esa lista puede retrasar el proceso de mantenimiento, un retraso que cuesta tiempo y (en última instancia) dinero.

Observe las siguientes prácticas para minimizar la ocurrencia de errores en las órdenes de trabajo:

• Use una plantilla para órdenes de trabajo que incluya campos para toda la información apropiada y que sea fácil de seguir para los técnicos.
• Automatice el proceso siempre que sea posible.
• Mantenga la visibilidad durante todo el proceso para que pueda detectar rápidamente cualquier problema y solucionarlo antes de que se convierta en un problema mayor.
• Realice un seguimiento de los pedidos utilizando métricas relevantes, incluido el tiempo promedio entre fallas, el tiempo promedio para reparar o reemplazar, la efectividad general del equipo y el costo.

Aprovechamiento del software ágil para la excelencia en las órdenes de trabajo

No necesita buscar mucho para encontrar soluciones de software de órdenes de trabajo a la carta que puedan administrar los procesos detallado anteriormente, o que afirman que pueden hacerlo. Pero es poco probable que estas herramientas o las herramientas de administración de servicios de campo (FSM) ofrezcan suficiente funcionalidad para que valga la pena el gasto.

Estará mejor si usa las herramientas de administración de órdenes de trabajo disponibles en un mantenimiento computarizado (CMMS) junto con una herramienta EAM de vanguardia como Dynaway, que está perfectamente integrada en Microsoft Dynamics 365. Adoptar este enfoque no solo agiliza el proceso de órdenes de trabajo para obtener resultados más efectivos y eficientes desde la solicitud inicial hasta el cierre de la orden. También integra completamente esta función con todos los demás procesos de gestión de activos, inventario e instalaciones, lo que le permite a su organización realizar una supervisión más completa.

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