Entendiendo las Órdenes de Trabajo: Elementos Esenciales y Mejores Prácticas para la Gestión de Operaciones

Si está encargado de la responsabilidad de supervisar operaciones en una o más instalaciones manufactureras o industriales pesadas, sin duda tiene mucho en su plato. Quiere tiempo para las tareas más críticas, así como para estrategias para mejoras a largo plazo cuando sea posible —pero tiene que equilibrar esos deseos con las realidades de su carga de trabajo diaria. Las órdenes de trabajo son una parte importante de esa carga de trabajo.

 

Aprovechar el software de órdenes de trabajo y herramientas de gestión de activos empresariales (EAM) puede ser una gran ayuda en estas situaciones. Pero es igual de importante tener una comprensión verdaderamente integral de cómo se debe elaborar y distribuir la orden de trabajo ideal a los destinatarios apropiados, en interés de mejorar la eficiencia.

 

 

¿Qué es una orden de trabajo?

En el contexto de la gestión de instalaciones, una orden de trabajo es una solicitud enviada desde cualquier unidad del negocio con una necesidad de reparación (o mantenimiento rutinario) de cualquier tipo y dirigida al departamento de mantenimiento. (Esto no debe confundirse con una orden de compra, que vendrá después, cuando se deban obtener repuestos o herramientas para completar el mantenimiento en cuestión.) Hace años, las órdenes de trabajo se escribían exclusivamente en papel —y las órdenes en papel todavía son usadas por numerosas empresas manufactureras en ciertos contextos— pero también deben estar disponibles en formatos digitales para fácil accesibilidad.

 

En la mayoría de sistemas de software de órdenes de trabajo o EAM, las órdenes en sí caen en varias categorías diferentes. Estas son las siguientes:

 

• Inspección: Este tipo de solicitud de trabajo se envía cuando un componente, dispositivo, máquina o sistema dado necesita ser verificado por cualquier problema —típicamente en conjunto con un cronograma preestablecido. (Los reguladores gubernamentales requieren inspecciones periódicas para todos los equipos potencialmente peligrosos; en otros casos, habrá establecido el cronograma por su propia voluntad.) Las inspecciones bien pueden no descubrir problemas en absoluto, pero son críticas para la debida diligencia.
  
  
  
• Mantenimiento preventivo: Al igual que con las inspecciones, las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo no son necesariamente solicitadas en respuesta a cualquier problema obvio con una máquina, sino para adelantarse a malfuncionamientos o fallas antes de que ocurran. (Es esencialmente el opuesto polar del mantenimiento reactivo, en el que una orden de trabajo de mantenimiento para una pieza de equipo solo sale después de que ha ocurrido la falla.)
  
  
  
• Seguridad: Si se ha solicitado una orden de trabajo de seguridad, significa que la unidad de negocio que hace esta solicitud quiere que el equipo de mantenimiento se centre en actualizaciones y reparaciones que beneficien específicamente la seguridad física personal de los trabajadores que usan una máquina o sistema dado, en lugar de centrarse en la vida útil del equipo.
  
  
  
• Órdenes específicas de peligro: El mantenimiento que involucra peligros específicos (y particularmente peligrosos) exige una orden de trabajo específica. Por ejemplo, si la reparación demanda habilidad y experiencia con cableado defectuoso, circuitos y otros componentes eléctricos, una orden de trabajo eléctrica iría a la gerencia de mantenimiento. De manera similar, si trabajo en caliente, roturas de línea, espacios confinados o maquinaria pesada está involucrado, la orden de trabajo debe reflejar eso. (Adicionalmente, un técnico de mantenimiento tendrá que solicitar un permiso de trabajo que sea igual de específico.)
  
  
  
• Emergencia: Una orden de emergencia se solicitaría cuando el mantenimiento inmediato es necesario por el bien de la seguridad del trabajador o la salud del equipo. Si la situación es lo suficientemente grave e inmediata, el proceso de orden de trabajo podría ignorarse para poner al personal de reparación en el trabajo de inmediato (a discreción del gerente de mantenimiento).
  
  
  
• Orden especial: Este tipo de orden cubre cualquier cosa que no encaje bajo ninguna de las categorías mencionadas anteriormente: reemplazos de activos heredados, instalación de nuevo equipo para mejorar la situación general de mantenimiento, etc.
  
  
  

 

El flujo de trabajo ideal de orden de trabajo

En un nivel superficial, el flujo de trabajo interno de orden de trabajo se ve algo simple: Un departamento dentro del negocio hace una solicitud de trabajo al departamento de mantenimiento, que puede aprobarla o denegarla. Si se aprueba, el trabajo se programará, y luego otra orden de trabajo más formal se enviará al técnico responsable de completar la tarea enumerada en la solicitud original. Ese individuo completa el mantenimiento necesario. Luego, la orden de trabajo se considera cerrada, y se archiva para referencia futura.

 

Nada está mal con ninguno de esos pasos, por supuesto. Pero puede ser sabio pensar en la gestión de órdenes de trabajo de una manera más enfocada y holística. Considere el siguiente conjunto de pasos:

 

• Identificar: Operadores de producción experimentados y técnicos deben identificar el problema, y usar lenguaje preciso para detallarlo en órdenes de trabajo (ej., "Actuador de montacargas falla al activar hidráulica y levantar horquillas").
  
  
• Priorizar: ¿Es este el problema de mantenimiento correctivo más apremiante para que el equipo aborde, o debería ponerse en espera? Responda la pregunta basándose en factores como criticidad del activo, necesidades de producción, requisitos de seguridad y calidad.
  
  
• Planificar: Los gerentes de mantenimiento deben elaborar planes detallados para miembros del equipo manejando trabajos complejos. Además de instrucciones para tareas necesarias, incluya cualquier requisito de seguridad relevante, especialmente esos pasos necesarios para cumplimiento regulatorio.
  
  
• Programar y asignar: Encuentre el momento ideal para que el mantenimiento tenga lugar y asigne un técnico con experiencia relevante. Mantenga las prioridades en mente —asigne los técnicos más calificados a las órdenes más desafiantes y deje el mantenimiento rutinario a aquellos con menos experiencia.
  
  
• Ejecutar: Complete el trabajo de manera oportuna (sin sacrificar calidad).
  
  
• Evaluar: Mire lo que salió bien o mal con la orden, qué podría haberse hecho mejor o más rápido, las piezas usadas, etc.

 

Evitando dolores de cabeza comunes en el proceso de órdenes

Nadie es perfecto, y los errores pueden ocurrir en cualquier etapa del ciclo de vida de la orden de trabajo. Los errores más probables son errores tipográficos en un formulario de orden de trabajo. Para algo así, si no impide que el técnico entienda lo que se requiere de ellos, no es un gran problema. La información faltante, incompleta o incorrecta, por el contrario, es un problema mucho mayor.

 

Como mínimo, la orden debe describir la tarea con tanto detalle como sea necesario, identificar quién la solicitó, nombrar al técnico asignado para ejecutarla, proporcionar una ubicación, ofrecer un tiempo estimado de finalización y enumerar cualquier herramienta, equipo de seguridad y piezas esenciales para el trabajo. Incluso un elemento inexacto o faltante en esa lista puede retrasar el proceso de mantenimiento, un retraso que cuesta tiempo y (en última instancia) dinero.

 

Observe las siguientes prácticas para minimizar la ocurrencia de errores en órdenes de trabajo:

 

• Use una plantilla para órdenes de trabajo que incluya campos para toda la información apropiada y sea fácil de seguir para los técnicos.
• Automatice el proceso donde sea posible.
• Mantenga visibilidad a lo largo del proceso para que pueda notar rápidamente cualquier problema y abordarlo antes de que se convierta en problemas mayores.
• Rastree órdenes usando métricas relevantes incluyendo tiempo medio entre fallas, tiempo medio para reparar o reemplazar, efectividad general del equipo y costo.

 

Aprovechando software ágil para la excelencia en órdenes de trabajo

No necesita buscar mucho para encontrar soluciones de software de órdenes de trabajo a la carta que puedan gestionar los procesos detallados arriba —o que afirmen que pueden. Pero es poco probable que estas herramientas o herramientas de gestión de servicios de campo (FSM) ofrezcan suficiente funcionalidad para valer completamente el gasto.

 

Estará mejor si usa las herramientas de gestión de órdenes de trabajo disponibles en un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) junto con una herramienta EAM de vanguardia como Dynaway, que está perfectamente integrada en Microsoft Dynamics 365. Tomar este enfoque no solo agiliza el proceso de órdenes de trabajo para resultados más efectivos y eficientes desde la solicitud inicial hasta el cierre de la orden. También integra completamente esta función con todos los demás procesos de instalación, inventario y gestión de activos, permitiendo a su organización realizar una supervisión más integral.

 

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