Identificación de Activos: Métodos Comprobados y Mejores Prácticas para Rastreo Preciso

La identificación de activos es un proceso importante para organizaciones que gestionan una variedad de activos fijos o móviles, y es un componente esencial de un sistema global de rastreo de activos. Aquí presentamos los métodos de identificación, mejores prácticas y más.

Definición de Identificación de Activos

La identificación de activos es un proceso crítico para cualquier negocio porque saber qué equipos tiene es esencial para poder rastrearlos. Si sus activos están etiquetados incorrectamente o tiene etiquetas duplicadas, se arriesga a enfrentar problemas de cumplimiento, retrasarse en mantenimiento preventivo y poner sus activos en riesgo de robo o pérdida. Utilizar mejores prácticas de identificación con activos físicos fijos y móviles es la base del rastreo eficiente para su negocio.

Métodos de Identificación de Activos

El método más común es etiquetas de activos. También conocidas como etiquetas de activo, pueden usarse para identificar una gama de activos físicos: equipos, herramientas, estanterías y máquinas. Estas etiquetas incluyen números de serie que sirven como números de identificación únicos. Pueden ser de lámina, aluminio, poliéster premium o vinilo.

Puede usar etiquetas de activo con código de barras para identificar sus activos. Los códigos de barras también tienen un número de identificación único, que puede escanearse en software de rastreo con escáneres manuales o dispositivos móviles. Todos los datos del activo están contenidos en el programa, permitiendo a usuarios localizar un activo específico rápida y fácilmente. Algunos programas también incluyen calendarios de mantenimiento, información de garantía e historial de mantenimiento.

Las etiquetas de activo RFID (Identificación por Radiofrecuencia) también son una opción. A diferencia de las etiquetas de código de barras, las RFID no necesitan estar en línea de vista directa del escáner para ser detectadas, porque los lectores RFID envían ondas de radio detectadas por la antena dentro de la etiqueta. Una desventaja es su coste. No solo las etiquetas RFID cuestan más que las de código de barras, sino que los lectores RFID son más caros que los escáneres de código de barras.

Mejores Prácticas de Identificación de Activos

Para maximizar sus esfuerzos de identificación de activos fijos, implemente mejores prácticas en toda su organización. Para ser rentable, priorice identificar activos de alto valor incluyendo los que se deprecian. También debe identificar activos móviles y los que requieren mantenimiento regular, reparaciones o repuestos como equipos y maquinaria. Así, debe etiquetar hardware TI como ordenadores y servidores, equipos audiovisuales como proyectores, activos fijos, equipos críticos como máquinas y herramientas, y mobiliario como escritorios y archivadores.

Otra mejor práctica es implementar una solución de rastreo de activos. Independientemente del tipo de identificación que elija, se beneficiará de eliminar la introducción manual de datos propensa a errores. El escaneo automatiza procesos y hace la identificación y rastreo mucho más fiables y eficientes.

Beneficios de la Identificación de Activos
Los métodos adecuados dan a su empresa visibilidad total de sus activos cuando se combinan con una solución de rastreo . Sabrá dónde están sus activos, incluso si se usan fuera de su negocio. También tendrá registros de uso y movimiento. Con etiquetas y solución de rastreo, las empresas pueden notar el estado de activos fijos para ayudar en programación de mantenimiento, compras en momentos adecuados y determinar el valor de su negocio con más precisión.

Identificar y rastrear sus activos también facilita informar su depreciación. Tiene más sentido financiero depreciar el gasto de activos fijos para contabilizar su valor decreciente que reportar el coste total en un año. Cuando rastrea el estado de depreciación de cada activo fijo, presenta declaraciones fiscales más precisas.

Una Palabra Final sobre Identificación de Activos

La identificación de activos es su primera línea de defensa contra activos robados y perdidos. También es la base de esfuerzos de gestión y rastreo. Por eso es tan importante elegir etiquetas duraderas adecuadas para sus activos, desde Etiquetas de Lámina para Activos para superficies metálicas, plásticas, texturizadas y contorneadas, hasta Etiquetas de Aluminio Metalphoto® Rígidas que resisten entornos hostiles.

Imagen vía Pixabay por PDPhotos y Flickr por tnarik

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