Las 6 Mejores Estrategias Comprobadas para Rastrear Activos Sanitarios Eficientemente

Las organizaciones sanitarias dependen de equipos, herramientas y otros activos para proporcionar atención de calidad a los pacientes. Eso incluye no solo el equipo médico usado en atención directa, sino también los ordenadores y otros activos en los que confían para gestionar historiales clínicos, facturación médica y otros procesos que ocurren entre bastidores.

El rastreo eficaz de activos es imprescindible para las organizaciones sanitarias para garantizar una prestación de servicios eficiente y reducir equipos perdidos o robados. Las estimaciones indican que los equipos perdidos y robados cuestan a los hospitales de EE. UU. unos 4.000 dólares anuales por cama, y el robo de equipos cuesta a los hospitales al menos 52 millones de dólares al año. Para mejorar los procesos de rastreo de activos sanitarios, siga estas mejores prácticas.

1. Realice una auditoría completa de inventario y etiquete todos los activos con números de identificación únicos

Categorizar los activos por tipo, documentar el valor del activo, años en servicio, información del fabricante, proveedores de repuestos y otra información sobre cada activo facilita su gestión a lo largo del tiempo. El estado operativo actual de todos los activos debe documentarse, así como cualquier registro de mantenimiento previo existente.

Categorizar los activos por tipo es crucial durante la auditoría inicial, ya que activos de diferentes tipos requerirán calendarios de mantenimiento únicos y otros procedimientos de gestión distintos según el tipo o categoría. Una auditoría completa de inventario y el etiquetado de todos los activos existentes es la base de prácticas sólidas de gestión de activos para organizaciones sanitarias y respalda las otras mejores prácticas descritas a continuación.

2. Elija etiquetas de activos y códigos de barras adecuados para la aplicación

Los activos sanitarios pueden estar sujetos a procedimientos regulares de desinfección u otros riesgos ambientales, por lo que es imperativo seleccionar etiquetas que resistan la exposición regular a estas condiciones. También existen soluciones de etiquetado diseñadas para equipos de alto valor que se pierden o roban con frecuencia. Las etiquetas de vinilo destructible y códigos de barras a prueba de manipulación, por ejemplo, dejan evidencia clara de manipulación, disuadiendo el robo.

Las etiquetas de lámina y etiquetas de código de barras de poliéster son opciones adecuadas para etiquetar muchos activos sanitarios, como equipos informáticos, mientras que las Etiquetas de Aluminio Metalphoto® y Etiquetas de Lámina Metalphoto® son ideales para etiquetar activos de alto valor con durabilidad duradera, y las etiquetas de activo en dos partes son útiles para simplificar la documentación y el mantenimiento de registros, un punto doloroso común en eficiencia general en el sector sanitario.

3. Optimice la utilización de equipos con una solución de gestión de inventario

Muchos hospitales acaban sobreinvirtiendo en activos para compensar la dificultad de localizar rápidamente equipos esenciales. Al implementar un sistema de gestión de inventario hospitalario, las organizaciones pueden reducir (o incluso eliminar) compras redundantes e innecesarias de equipos optimizando su utilización.

Etiquetar activos y documentar ubicaciones de equipos en una base de datos central facilita que el personal localice rápidamente las herramientas, suministros y equipos necesarios para una prestación de atención eficiente. También facilita la gestión del complejo proceso de pruebas, inspecciones y mantenimiento requerido para que las organizaciones sanitarias mantengan el cumplimiento normativo.

4. Desarrolle un sistema de gestión del ciclo de vida de activos

El rastreo de activos, combinado con soluciones de software de gestión, puede usarse para gestionar el ciclo de vida de una variedad de tipos de activos. Con este método, las organizaciones sanitarias monitorizan el estado de los activos, gestionan calendarios de mantenimiento y rastrean los costes de por vida asociados a activos únicos. Las organizaciones pueden optar por reemplazar activos tras su depreciación total para mejorar la seguridad retirando activos antiguos antes de que ocurran accidentes o averías permanentes.

La gestión del ciclo de vida también proporciona datos valiosos que pueden informar futuras inversiones en equipos. Por ejemplo, proveedores sanitarios con datos históricos robustos pueden identificar fácilmente los activos que superan a otros del mismo tipo, permitiendo a los compradores seleccionar fabricantes que ofrezcan el mejor valor de por vida cuando sea momento de reemplazar equipos obsoletos.

5. Implemente mantenimiento preventivo

Los hospitales y otras organizaciones sanitarias gestionan un gran volumen de activos de alto valor. El rastreo de activos puede agilizar la gestión de programas de mantenimiento preventivo, que pueden reducir la frecuencia de averías inesperadas identificando problemas potenciales antes de que causen interrupciones. Además, el mantenimiento preventivo continuo suele alargar la vida útil de esos costosos activos manteniéndolos en condiciones óptimas. Las soluciones de rastreo también pueden ayudar a hospitales y otros proveedores a llevar un registro de los procedimientos de desinfección para reducir infecciones nosocomiales.

6. Implemente un sistema de entrada/salida (check-in/check-out)

Cuando los activos están etiquetados con números de identificación únicos, las organizaciones sanitarias pueden implementar sistemas de entrada/salida para poner información de disponibilidad y ubicación en tiempo real al alcance de proveedores y personal. Los datos recopilados a lo largo del tiempo permiten optimizar inversiones: los activos que están frecuentemente en demanda y no disponibles cuando se necesitan son candidatos a duplicarse en el inventario.

Si existen múltiples activos idénticos pero rara vez todos están en uso simultáneamente, la mayoría de las organizaciones reducen el número de activos en su inventario al retirar estos activos existentes de servicio. ¿El resultado? Menores costes de equipos sin sacrificar la disponibilidad de equipos vitales.

Las organizaciones sanitarias pueden beneficiarse del rastreo de activos de muchas formas, pero seguir las mejores prácticas para rastrear activos sanitarios garantiza una gestión optimizada, reduce costes y, en última instancia, mejora la prestación de atención.