Sistemas de Gestión de Inventario: Definición, Beneficios y Mejores Prácticas para Todas las Industrias

Cuando la mayoría de la gente piensa en gestión de inventario, piensa en aplicaciones minoristas. Si bien las operaciones minoristas dependen en gran medida de la gestión de inventario, los sistemas de gestión de inventario se usan ampliamente en una variedad de industrias, desde manufactura hasta servicios públicos, salud, educación, gobierno y más. Los sistemas de gestión de inventario optimizan y centralizan el proceso para controlar el flujo y mantenimiento de inventario para asegurar que la cantidad correcta de inventario esté disponible en el momento correcto y de la calidad correcta.
Definición de un Sistema de Gestión de Inventario
Un sistema de gestión de inventario es la combinación de tecnología (hardware y software) y procesos y procedimientos que supervisan el monitoreo y mantenimiento de productos almacenados, ya sean esos productos activos de la empresa, materias primas y suministros, o productos terminados listos para ser enviados a vendedores o consumidores finales. Un sistema completo de gestión de inventario consiste en:

• Un sistema para identificar cada artículo de inventario y su información asociada, como etiquetas de código de barras o etiquetas de activos. 
• Herramientas de hardware para leer etiquetas de código de barras, como escáneres de código de barras portátiles o smartphones con aplicaciones de escaneo de código de barras.
• Software de gestión de inventario, que proporciona una base de datos central y punto de referencia para todo el inventario, junto con la capacidad de analizar datos, generar informes, pronosticar demanda futura y más.
• Procesos y políticas para etiquetado, documentación e informes. Esto debe incluir una técnica de gestión de inventario como Just in Time, Análisis ABC, Primero en Entrar Primero en Salir (FIFO), Revisión de Stock, u otra metodología probada.
• Personas capacitadas para seguir estas políticas y procesos.

SearchERP define la gestión de inventario como "la supervisión de activos no capitalizados (inventario) y artículos de stock". La gestión de inventario es un componente de la gestión de la cadena de suministro que supervisa el flujo de artículos (productos, bienes, etc.) a medida que se mueven del fabricante al almacén y luego al punto de venta. "Una función clave de la gestión de inventario es mantener un registro detallado de cada producto nuevo o devuelto a medida que entra o sale de un almacén o punto de venta", explica SearchERP, lo que señala la importancia de tener un sistema de gestión de inventario claro y establecido para asegurar que el proceso y la documentación sean lo más optimizados y eficientes posible, así como para minimizar errores.
Beneficios de los Sistemas de Gestión de Inventario
Sin un sistema de gestión de inventario, los bienes y productos que fluyen a través de una organización inevitablemente estarán en desorden. Un sistema de gestión de inventario permite a una empresa mantener un registro centralizado de cada activo y artículo bajo el control de la organización, proporcionando una única fuente de verdad para la ubicación de cada artículo, información de vendedores y proveedores, especificaciones y el número total de un artículo particular actualmente en stock.
Debido a que el inventario a menudo consiste en activos móviles, los sistemas de gestión de inventario son críticos para mantener pestañas en los niveles de stock actuales y entender qué artículos se mueven rápido y cuáles son de movimiento más lento, lo que a su vez permite a las organizaciones determinar cuándo es hora de reordenar con mayor precisión. En general, un sistema integral de gestión de inventario ofrece innumerables beneficios a las empresas incluyendo:

• Mejora del flujo de caja
• Mejores capacidades de informes y pronósticos
• Reducción de costos de almacenamiento (gastos generales)
• Reducción de costos laborales
• Reducción de stock muerto
• Mejor organización
• Transparencia mejorada
• Mejora de relaciones con proveedores, vendedores y socios

Desafíos de los Sistemas de Gestión de Inventario
Los sistemas de gestión de inventario pueden tener un efecto dramático en la productividad y eficiencia cuando se implementan correctamente. La mayoría de los desafíos asociados con los sistemas de gestión de inventario surgen de no seguir mejores prácticas o depender de métodos obsoletos, como documentación manual y distribuciones y procesos de almacenamiento inconsistentes. En estos casos, una revisión completa de la gestión de inventario puede ser necesaria para optimizar la gestión de inventario y agregar claridad y consistencia al proceso en toda la empresa.

Un buen sistema de gestión de inventario reduce el error humano eliminando la documentación manual a través del uso de etiquetas de código de barras, escáneres de código de barras y software de gestión de inventario, reduciendo errores costosos como:

• Tener demasiado inventario de movimiento lento en stock, ocupando valioso espacio de almacenamiento y consumiendo el resultado final de la empresa.
• Quedarse inesperadamente sin stock de un artículo de inventario esencial, lo que puede retrasar la cadena de suministro debido a pedidos pendientes.
• Registros inexactos (números de parte incorrectos, conteos de inventario incorrectos) que surgen de errores de documentación manual.
• Horas-hombre desperdiciadas rastreando artículos almacenados en ubicaciones incorrectas. El almacenamiento de inventario que no está optimizado para eficiencia (debido a distribuciones deficientes de almacén o cuarto de stock) también puede aumentar el tiempo de picking de stock, lo que también aumenta los costos laborales.

Mejores Prácticas para Sistemas de Gestión de Inventario
Cleary Inventory explica que un buen sistema de gestión de inventario puede ayudar a mejorar la productividad, pero solo si lo configuras con algunos elementos esenciales básicos incluyendo:

• Nombres de ubicaciones
• Etiquetas de ubicación fáciles de leer
• Números de identificación únicos de artículos
• Unidades de medida
• Un conteo inicial
• Una solución de software que monitoree y rastree actividad eficazmente
• Políticas y procesos claros a nivel de empresa
• Personas que sepan cómo apoyar estas políticas y procesos

Implementar un sistema integral de gestión de inventario puede ser complejo. No es simplemente cuestión de comprar un buen programa de software; un sistema de gestión de inventario debe abordar las personas, procesos y tecnologías de extremo a extremo. Seguir mejores prácticas para configurar un sistema integral de gestión de inventario a nivel de empresa es una inversión que se pagará una y otra vez a través de mayor eficiencia y un impulso al resultado final.