Tres mejores prácticas para la integración de sistemas MRO

La tecnología es de gran importancia para la cadena de suministro de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO). Desde el control de la condición hasta la jerarquía de activos, el seguimiento de inventario y la gestión de gastos, el papel de la tecnología es absolutamente vital.

Sin la capacidad de comunicarse de manera eficiente, la integración total de la cadena de suministro se vuelve aún más desafiante. Las empresas podrían improvisar procesos que, en la superficie, podrían parecer integrados, pero de hecho no lo están. Podrían llevar a que la información se ingrese en dos sistemas diferentes, aumentando la probabilidad de errores humanos y provocando informes de discrepancia de facturas (IDR) que requieren tiempo y recursos para abordar.

Por el contrario, la implementación de una integración de sistemas MRO obliga a revisar los procesos comerciales existentes y descubre oportunidades para optimizar cuando sea posible. La idea es eliminar errores y permitir que la tecnología, a través de la integración del sistema, funcione según lo previsto. Los beneficios incluyen visibilidad de datos e inventario, procesamiento de pedidos más preciso y rápido, menores costos de transacción y mayor eficiencia laboral.

El objetivo final es aprovechar lo mejor de cada uno de los sistemas involucrados y hacer que MRO esté lo más libre de errores posible en orden. A continuación, se incluyen tres prácticas recomendadas que le ayudarán a conseguirlo.

Reconozca y comprenda la necesidad. A medida que revisa el proceso comercial y determina los datos que deben fluir entre los sistemas, debe identificar el sistema de registro para el inventario. Esto es fundamental para garantizar que las transacciones se realicen dentro del sistema de registro, en lugar de originarse en otro sistema y luego tratar de interconectar esos datos con el sistema de registro.

Por ejemplo, si realiza la entrada de mercancías en un sistema, la salida de mercancías debe realizarse en el mismo sistema. De lo contrario, podrían producirse discrepancias en el saldo del inventario.

Además, debe definir con anticipación el volumen esperado de transacciones, como el número de SKU en el almacén, el número posible de líneas de órdenes de compra que se realizarán y la frecuencia de las transferencias de datos, para determinar el I.T. infraestructura necesaria para la interfaz. Si el sistema no es capaz de administrar el volumen, no cumplirá con el propósito designado.

Identifique e involucre a las partes interesadas vitales. El elemento más crítico en la implementación de la integración de sistemas MRO es tener partes interesadas clave, particularmente el I.T. equipo, comprometido durante todo el proyecto. La cosa. El equipo debe participar al principio del proceso cuando se inician las discusiones de planificación. Los equipos comerciales deben estar igualmente comprometidos para asegurarse de que las interfaces estén alineadas con las expectativas comerciales. Las compras, la cadena de suministro, las finanzas, las operaciones y el mantenimiento deben participar en las discusiones y la planificación.

La facturación es la parte final del flujo del proceso de MRO y causa más problemas si la interfaz no está diseñada correctamente. Se debe consultar a los representantes de cuentas por pagar del equipo de finanzas para definir y documentar los requisitos de transmisión y conciliación de facturas, de modo que el flujo del proceso de cuentas por pagar sea fluido.

La formación del usuario final también es importante. Puede crear la interfaz más eficiente del mundo, pero si los usuarios no están bien entrenados, es un esfuerzo en vano.

Los usuarios finales deben estar capacitados en el sistema en el que están realizando transacciones, así como en cómo se transfieren los datos entre sistemas. Además, se recomienda que se proporcione a los usuarios finales una guía de referencia rápida de una página, que cubra los puntos clave de la capacitación. Comprender cómo funciona el flujo del proceso de datos ayuda a los usuarios finales a utilizar todas las capacidades del sistema.

La prueba de aceptación del usuario (UAT) es una etapa en el plan del proyecto que ofrece a los usuarios comerciales la oportunidad de probar la interfaz e identificar cualquier ajuste. Esta etapa está destinada a garantizar que la interfaz esté funcionando para lo que fue diseñada. Se debe asignar suficiente tiempo para esta tarea y la empresa debe aprovechar al máximo esta oportunidad para garantizar un resultado exitoso.

Incluya recursos para la supervisión y mejora de la interfaz. Por último, no puede simplemente alejarse una vez que la interfaz del sistema se activa. Se debe asignar tiempo para el hipercuidado posterior a la puesta en funcionamiento, para garantizar que los usuarios finales se sientan completamente cómodos con la interfaz. Por lo general, se recomiendan al menos dos semanas para esta tarea. Además, se deben desarrollar mecanismos de manejo de errores e informes automatizados para manejar cualquier problema de manera proactiva y minimizar la carga para los usuarios. El propósito completo de la nueva interfaz es ayudar a la empresa, en lugar de agregar una carga adicional.

Para las interfaces que afectan los saldos de inventario, se debe implementar un proceso de conciliación de inventario semanal para garantizar que los dos sistemas no se desequilibren. Por ejemplo, una instantánea del inventario del sistema de registro se enviaría electrónicamente al sistema externo para comparar e identificar cualquier discrepancia. Los usuarios comerciales deben hacer un seguimiento para reconciliarse y hacer los ajustes necesarios. En la misma línea, debería establecerse una conciliación similar para abrir P.O. líneas entre los dos sistemas.

Cuando se realiza correctamente, la integración de sistemas MRO agrega un elemento significativo de automatización y procedimientos de ahorro de tiempo que reducen aún más los costos de la cadena de suministro.

Stanley Perli es director senior de aplicaciones empresariales empresariales de Synovos.