Las 3 Mejores Estrategias Probadas para una Integración Fluida de Sistemas MRO

La tecnología es de enorme importancia para la cadena de suministro de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO). Desde el monitoreo de condiciones hasta la jerarquía de activos, seguimiento de inventario y gestión de gastos, el papel de la tecnología es absolutamente vital.

Sin la capacidad de comunicarse eficientemente, la integración completa de la cadena de suministro se vuelve aún más desafiante. Las empresas podrían unir procesos que, en la superficie, podrían parecer integrados, pero en realidad no lo son. Podrían llevar a que la información se ingrese en dos sistemas diferentes, aumentando la probabilidad de error humano y desencadenando informes de discrepancia de facturas (IDR) que requieren tiempo y recursos para abordar.

Por el contrario, implementar una integración de sistemas MRO obliga a una revisión de los procesos de negocio existentes, y descubre oportunidades para optimizar donde sea posible. La idea es eliminar errores y permitir que la tecnología, a través de la integración de sistemas, funcione como se pretende. Los beneficios incluyen visibilidad de datos e inventario, procesamiento de órdenes más preciso y rápido, menores costos de transacción y mayor eficiencia laboral.

El objetivo final es aprovechar lo mejor de cada uno de los sistemas involucrados, y hacer que el MRO sea lo más libre de errores posible. A continuación, se presentan tres mejores prácticas para ayudar a lograrlo.

Reconocer y comprender la necesidad

Al revisar el proceso de negocio y determinar los datos que necesitan fluir entre sistemas, debe identificar el sistema de registro para el inventario. Esto es crítico para asegurar que las transacciones se realicen dentro del sistema de registro, en lugar de originarse en otro sistema y luego intentar interconectar esos datos al sistema de registro.

Por ejemplo, si está realizando la recepción de mercancías en un sistema, la emisión de mercancías debería hacerse en el mismo sistema. De lo contrario, podría resultar en discrepancias en los saldos de inventario.

Además, debe definir de antemano el volumen esperado de transacciones, como el número de SKUs en el almacén, posible número de líneas de órdenes de compra a transaccionar, y frecuencia de transferencias de datos, para determinar la infraestructura de TI óptima necesaria para la interfaz. Si el sistema no es capaz de gestionar el volumen, no servirá al propósito designado.

Identificar e involucrar a los interesados vitales

El elemento más crítico en la implementación de la integración de sistemas MRO es tener a los interesados clave, particularmente el equipo de TI, comprometidos durante todo el proyecto. El equipo de TI debe involucrarse temprano en el proceso cuando se inician las discusiones de planificación. Los equipos de negocio deben estar igualmente comprometidos para asegurar que las interfaces estén alineadas con las expectativas del negocio. Compras, cadena de suministro, finanzas, operaciones y mantenimiento deben estar todos involucrados en las discusiones y planificación.

La facturación es el final del flujo del proceso MRO, y causa el mayor dolor si la interfaz no está diseñada correctamente. Los representantes de cuentas por pagar del equipo de finanzas deben ser consultados para definir y documentar los requisitos de transmisión y conciliación de facturas, para que el flujo del proceso AP sea fluido.

La capacitación del usuario final también es importante. Puede construir la interfaz más eficiente del mundo, pero si los usuarios no están bien capacitados, es un esfuerzo desperdiciado.

Los usuarios finales deben ser capacitados en el sistema en el que están transaccionando, así como en cómo se transfieren los datos entre sistemas. Además, se recomienda que se proporcione a los usuarios finales una guía de referencia rápida de una página, que cubra los puntos clave de la capacitación. Comprender cómo funciona el flujo del proceso de datos ayuda a los usuarios finales a utilizar las capacidades completas del sistema.

La prueba de aceptación del usuario (UAT) es una etapa en el plan del proyecto que ofrece a los usuarios de negocio la oportunidad de probar la interfaz e identificar cualquier ajuste. Esta etapa tiene como objetivo asegurar que la interfaz está haciendo lo que fue diseñada para hacer. Se debe asignar suficiente tiempo para esta tarea, y el negocio debe aprovechar al máximo esta oportunidad para asegurar un resultado exitoso.

Incluir recursos para monitoreo y mejora de la interfaz

Por último, no puede simplemente alejarse una vez que la interfaz del sistema entra en producción. Se debe asignar tiempo para el hipercuidado post-lanzamiento, para asegurar que los usuarios finales estén completamente cómodos con la interfaz. Al menos dos semanas para esta tarea es típicamente recomendado. Además, se deben desarrollar mecanismos de manejo de errores y reportes automatizados para gestionar cualquier problema proactivamente, y minimizar la carga para los usuarios. Todo el propósito de la nueva interfaz es ayudar al negocio, no agregar una carga adicional.

Para interfaces que impactan los saldos de inventario, se debe implementar un proceso de conciliación de inventario semanal para asegurar que los dos sistemas no se desequilibren. Como ejemplo, una instantánea del inventario del sistema de registro se enviaría electrónicamente al sistema externo para comparar e identificar cualquier discrepancia. Los usuarios de negocio deben luego dar seguimiento para conciliar y hacer los ajustes necesarios. En la misma línea, una conciliación similar debe establecerse para líneas de órdenes de compra abiertas entre los dos sistemas.

Cuando se hace correctamente, la integración de sistemas MRO añade un elemento significativo de automatización y procedimientos de ahorro de tiempo que reducen aún más los costos de la cadena de suministro.

Stanley Perli es director senior de aplicaciones empresariales para Synovos.