Formato de Etiquetas de Activos: Mejores Prácticas, Estándares Regulatorios y Consideraciones Clave

Las etiquetas de activos son una herramienta crucial para empresas que rastrean y gestionan activos costosos. Aunque hay variedad de opciones de formato, el formato específico mejor para una empresa puede no ser el más adecuado para otra. El mejor formato depende de varios factores: tipo de activos rastreados, secuencia de numeración y/o simbologías de código de barras usadas para rastrear otros activos (si ya se rastrean), y otras consideraciones.

Estándares Regulatorios

Además, algunas industrias tienen estándares que regulan cómo deben etiquetarse activos e inventario físico para garantizar consistencia y agilizar la transición de activos o datos entre organizaciones. Por ejemplo, GS1 emite estándares para retail, fabricantes y proveedores, incluyendo estándares generales y específicos enfocados en identificación, captura de datos, intercambio y uso para mejorar la colaboración global.

La FDA (Administración de Alimentos y Medicamentos) identifica el Estándar de Etiquetado de Proveedores del Código de Barras de la Industria de la Salud (HIBC SLS) como estándar de datos para Identificación Única de Dispositivos (UDI), desarrollado por el Consejo de Comunicaciones Empresariales de la Industria de la Salud (HIBCC). La regulación FDA requiere que los dispositivos se etiqueten con identificador de producto y identificador de etiquetador, como HIBC LIC. La FHWA (Administración Federal de Carreteras), EPA (Agencia de Protección Ambiental), AIAG (Grupo de Acción de la Industria Automotriz) y otras entidades también emiten estándares específicos que abordan formatos e identificación requeridos para diversos activos industriales.

Así, el primer paso para determinar el formato apropiado es familiarizarse con todos los estándares industriales aplicables, específicamente aquellos que estipulan procedimientos de identificación o formatos de etiqueta requeridos.

Además de requisitos industriales, hay varias opciones de formato a considerar:

• Leyenda (Título o Encabezado)
• Límite de Caracteres de Texto
• Fuente
• Numeración Secuencial
• Codificación por Color
• Código de Barras
• Logotipo de la Empresa

Siga leyendo para aprender sobre estas opciones.

Leyenda (Título o Encabezado)

Muchas etiquetas usan un titular que dice «Propiedad de», aunque en muchos casos es innecesario, particularmente si el nombre o logotipo de la empresa se imprime en otra parte. Sin embargo, hay otras leyendas usadas a menudo:

• No Retirar
• ¡Peligro!
• Arrendado por
• Instalado por
• Etiqueta de Garantía
• Para Llamada de Servicio
• Para Llamada de Ventas
• Nº de Registro
• Nº de Lote
• Fecha de Servicio

Para activos de alto valor que pueden perderse o robarse, leyendas como «Recompensa si se Encuentra» o «Si se Encuentra Llame» pueden ser útiles, así como «No Retirar». Leyendas como «Instalado por» y «Para Llamada de Servicio» pueden ser información útil para activos que requieren mantenimiento periódico, facilitando a empleados contactar la empresa correcta con la información correcta para concertar servicio y volver a poner activos en funcionamiento lo antes posible.

Límite de Caracteres de Texto

La mayoría de etiquetas tienen un límite de unos 24 caracteres, debido al espacio restringido. Las etiquetas comúnmente vienen en tamaños estándar de 3,8 x 1,9 cm hasta 5 x 2,5 cm. Si requiere más caracteres, puede ser posible reduciendo el tamaño de fuente; sin embargo, una fuente más pequeña puede dificultar la legibilidad. Alternativamente, puede considerar una etiqueta personalizada más grande para permitir espacio adecuado.

Fuente

La legibilidad es una consideración importante al formatear etiquetas. Además del tamaño, el estilo de fuente puede tener gran impacto. La mayoría usa fuentes Arial o Helvetica, aunque otras opciones están disponibles si se necesita diseño personalizado.

Numeración Secuencial

Las etiquetas se usan para identificar y rastrear activos, lo que significa que cada activo debe tener un número de identificación único. Hay variedad de opciones de sistemas de numeración, desde uno simple numérico secuencial hasta fórmulas más complejas que incluyen prefijos para identificar empresa, departamento, fabricante, o incluso fecha de fabricación o tipo de activo.

Codificación por Color

La personalización adicional es posible usando codificación por color. Puede usarse en lugar de prefijo para identificar departamento o tipo de activo, o para denotar cualquier variable útil para la organización en identificación y rastreo.

Código de Barras

Muchas etiquetas incluyen códigos de barras, lo que permite escanear en lugar de leer y documentar manualmente. Esto reduce significativamente errores de documentación por factor humano y acelera procesos dramáticamente. Hay varias simbologías para códigos de barras, incluyendo tanto 1D como 2D. Los códigos pueden ser solo numéricos o alfanuméricos, según el sistema existente y requisitos de la empresa. Para industrias muy reguladas, simbologías específicas pueden ser requeridas por estándares industriales.

Logotipo de la Empresa

Imprimir el logotipo en etiquetas permite reconocimiento instantáneo de propiedad, y como resultado, los activos equipados son menos propensos a robo o manipulación, mejorando la seguridad. Como se mencionó, imprimir el logotipo también elimina la necesidad de usar el espacio de la leyenda para identificar la empresa como propietario o arrendatario, liberando ese espacio valioso para otra información importante.

Aunque hay variedad de opciones, no hay una única forma correcta o incorrecta de formatear etiquetas, pero hay algunas mejores prácticas que, al seguirse, hacen las etiquetas más útiles y prácticas, incluso reduciendo riesgo de robo y mejorando seguridad. La excepción es cuando una empresa está sujeta a regulaciones y estándares industriales, que pueden estipular formatos y elementos específicos que deben estar presentes. El mejor curso es consultar con un proveedor experimentado de soluciones de rastreo con experiencia para guiarle en el diseño de una solución personalizada acorde con todos los estándares y regulaciones aplicables, mientras utiliza mejores prácticas establecidas para asegurar que obtenga el máximo rendimiento de su inversión.