Mejores prácticas para organizar y administrar su almacén de mantenimiento

Este artículo fue escrito por Jason Afara, un ingeniero de soluciones en Fiix con más de siete años de experiencia como gerente de mantenimiento y planificador

El equipo de producción es como un atleta profesional. Ambos valen millones de dólares y son la clave para obtener resultados.

Pero ningún jugador de béisbol podía batear con un bate demasiado corto. Ningún receptor abierto podría anotar un touchdown si sus zapatos fueran del tamaño incorrecto. Los pequeños detalles marcan la diferencia. Lo mismo ocurre con el mantenimiento.

Agarrar el rodamiento incorrecto del almacén de mantenimiento podría ser la causa de una avería en una máquina crítica. Una pequeña parte podría causar una gran pérdida de productividad y de rentabilidad.

Este artículo analiza más de cerca el seguimiento de inventario y las mejores prácticas para organizar su almacén de mantenimiento para hacer que su equipo de mantenimiento y toda la operación sean más eficientes, rentables y seguras.

Cuatro secretos para administrar el inventario

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Tabla de contenido

1. Adquisición de piezas
2. Repuestos y órdenes de trabajo
3. Asegurar su almacén de mantenimiento
4. Organizar su almacén de mantenimiento
5. Optimización del seguimiento de su inventario
6. Seguimiento de inventario:un pilar para los equipos de mantenimiento

Realice un seguimiento y optimice sus piezas con esta plantilla de gestión de inventario

Adquisición de piezas

El costo de las piezas de repuesto puede aumentar rápidamente. Por eso es importante comprender lo que está gastando en inventario y cómo lo está gastando.

Pedido de piezas

A continuación, se incluyen algunas preguntas que puede hacerse a sí mismo y a su equipo para tener una mejor idea del proceso de compra de su inventario:

Hay dos objetivos finales de esta actividad. La primera es descubrir cómo realizar un seguimiento preciso de su gasto de inventario para que siempre sepa cómo se compara con su presupuesto. El segundo es hacer que el proceso sea lo más eficiente posible.

Agarrar el rodamiento incorrecto del almacén de mantenimiento podría ser la causa de una avería en una máquina crítica. Una pequeña parte podría causar una gran pérdida para la producción y el resultado final.

La productividad sufre para todos si se rompe una parte de este proceso. Por ejemplo, si un comprador de repuestos necesita obtener la aprobación para cada pequeña compra, esto toma el tiempo de todos. Es clave encontrar un umbral de aprobación que genere confianza, autonomía y eficiencia al mismo tiempo que reduce el riesgo. Siempre puede estar atento a las señales de alerta en el gasto y profundizar más si es necesario.

Trabajar con proveedores

Hay algunas preguntas útiles que debe hacerse a usted mismo y a su equipo para asegurarse de aprovechar al máximo la relación que tiene con los proveedores que suministran su almacén de mantenimiento:

Tener una buena relación con los proveedores puede hacer o deshacer su programa de gestión de inventario. La última posición en la que desea estar es retrasar la producción mientras espera que se entregue una pieza crítica porque el proveedor no recibe el pago a tiempo. Comprender todos los elementos del proceso de pago y realizar revisiones frecuentes de las facturas pendientes es importante para comunicar las expectativas a los proveedores y garantizar que las piezas se entreguen a tiempo.

Recepción de piezas

Hay muchas partes móviles en las que pensar al coordinar la entrega de inventario, y no me refiero solo a cojinetes o motores. Aquí hay algunas preguntas que lo ayudarán a que este proceso se lleve a cabo sin problemas:

¿El almacén de mantenimiento cuenta con personal las 24 horas, los 7 días de la semana? Si no es así, ¿dónde se almacenan las piezas fuera del horario de atención y cómo se puede acceder a ellas?

¿Hay una ubicación designada en el edificio al que los proveedores envían?

¿Su equipo acepta pedidos parciales?

¿Es obligatorio verificar cada parte antes de ingresarla en su sistema de inventario?

¿Cómo se ve el proceso de recepción? ¿Se rastrea en un solo sistema o en múltiples sistemas? ¿Estos sistemas están sincronizados entre sí?

Esa última pregunta es particularmente importante. Si falla una línea y se apresura a arreglarla, debe asegurarse de que los registros de inventario sean correctos y que la pieza esté en condiciones de funcionamiento.

Repuestos y órdenes de trabajo

Maneja cientos (o incluso miles) de órdenes de trabajo, la mayoría de las cuales tienen al menos una pieza de repuesto adjunta. Es mucho de lo que hacer un seguimiento y puede convertirse fácilmente en un dolor de cabeza para usted y su equipo. Afortunadamente, existen algunas medidas que puede tomar para evitar que eso suceda.

Entrega de piezas para órdenes de trabajo

Estas dos preguntas le ayudarán a medida que se utilicen piezas en las órdenes de trabajo:

1. ¿Quién en su equipo es responsable de agregar la pieza a una orden de trabajo?
2. ¿Cómo supervisa el uso de piezas en las órdenes de trabajo para evitar cambios de piezas como único medio de resolución de problemas?

La emisión de piezas en una orden de trabajo agrega inmediatamente un costo a la orden de trabajo. Asegurarse de que los costos se controlen con precisión permite al equipo de liderazgo monitorear los costos en todas las actividades de mantenimiento y tomar decisiones (como si debe comprar un equipo nuevo o contratar a otro técnico) utilizando datos sólidos.

La forma en que configura este proceso depende de usted. Algunos sitios permiten que los técnicos agreguen piezas a las órdenes de trabajo, mientras que otros permiten que solo el empleado del almacén de mantenimiento haga esto.

Partes intermedias para MP

Las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo merecen su propia sección, ya que pueden ser una bestia completamente diferente a las órdenes de trabajo reactivas. Hay un par de preguntas que le ayudarán a planificar el uso de piezas para el mantenimiento programado:

1. ¿Hay un lugar designado en el almacén de mantenimiento para los kits de mantenimiento preventivo necesarios para los próximos MP?
2. ¿Quién es responsable de armar estos kits?

La preparación de equipos es normalmente una práctica que se utiliza para garantizar que todas las piezas estén preparadas para el próximo trabajo del equipo de mantenimiento. Dejar de lado estas partes asegura que está configurando el equipo de mantenimiento para tener éxito.

Aprenda a crear una lista de verificación de mantenimiento preventiva perfecta

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Asegurando su almacén de mantenimiento

La gente roba cosas. Otros tienen buenas intenciones, pero carecen de los conocimientos técnicos. Esos son algunos hechos lamentables de la vida. Su almacén de mantenimiento no es inmune a ellos. Es por eso que proteger su área de inventario debe ser una prioridad.

Acceso al almacén

Lo más probable es que las piezas en su almacén de mantenimiento asciendan a miles o millones de dólares. Limitar el acceso a sus áreas de inventario reduce el riesgo de robo y uso indebido, lo que contribuye en gran medida a reducir el costo de las piezas.

A continuación, le indicamos algunos aspectos en los que debe pensar al proteger su almacén:

1. ¿Quién tiene acceso al almacén? Por lo general, el equipo de mantenimiento y los supervisores de producción tienen acceso, pero siempre que se realice un seguimiento y se comprenda la responsabilidad, puede ampliar el acceso fuera de esos roles.
2. ¿Qué dispositivo está utilizando para limitar el acceso al almacén?
3. ¿Hay cámaras en el almacén? ¿Cómo están ubicadas esas cámaras?

Una de las formas más comunes de proteger su almacén de mantenimiento es mediante la implementación de un sistema de pase de llave que permite que solo ciertas personas accedan a la tienda. Si su sala de repuestos es lo suficientemente grande, puede separarla en secciones, y cada área tiene diferentes niveles de acceso. Esto evita robos y significa que el mantenimiento no se atasca pagando las piezas y los suministros que suelen utilizar las personas de otros departamentos, como las baterías.

Tener una cámara apuntando a los puntos de entrada al almacén le permite investigar cuándo se usó una pieza, si falta o no se documentó en una orden de trabajo. Esto le ayuda a realizar un seguimiento del gasto de inventario, incluso si los miembros del equipo se olvidan de registrar una pieza debido a situaciones de emergencia.

Tener una buena relación con los proveedores puede hacer o deshacer su programa de gestión de inventario. La última posición en la que desea estar es retrasar la producción mientras espera que se entregue una pieza crítica porque el proveedor no recibe el pago a tiempo.

Organización de su almacén de mantenimiento

Cada instalación organizará su almacén de mantenimiento de forma diferente. Siempre que haga que sus piezas sean accesibles, fáciles de encontrar y a salvo del desgaste, es difícil equivocarse. Si bien hay docenas de formas de organizar su espacio, a continuación describimos dos métodos comunes.

Organización de piezas por activo

Este método organiza las piezas de repuesto según el activo con el que se utilizan. Esta estrategia tiene algunos beneficios clave, que incluyen:

• Facilitar la obtención de piezas para el mantenimiento planificado
• Kits de montaje para reconstrucciones importantes
• Encontrar la pieza adecuada para un activo cuando ocurre el mantenimiento de emergencia

Existe una gran desventaja potencial al almacenar piezas por tipo de activo:la duplicación. Si se utiliza un rodamiento del mismo tamaño en más de un equipo, es necesario almacenarlo en varias ubicaciones, lo que genera costos adicionales y requiere más espacio de almacenamiento.

Organización de piezas por tipo

Este método organiza el inventario por tipo de pieza. Todos sus rodamientos estarían juntos, todas las bombas estarían en el mismo lugar, y así sucesivamente. Este método tiene algunas ventajas, como:

• Ser bueno para solucionar problemas cuando no tiene suficiente de una pieza y necesita una solución a corto plazo
• Permitiéndole ver cuántos motores, cajas de cambios, variadores de frecuencia y otras partes tiene que conllevan un costo significativo
• Encontrar unidades de almacenamiento construidas para la misma pieza, como un gabinete de rodamientos que mantendrá los rodamientos libres de polvo y escombros.

También existen algunas limitaciones. Si tiene prisa y tiene que utilizar un tipo de cojinete muy específico de entre las docenas de su almacén, es fácil elegir el incorrecto. Este error puede provocar un aumento de los tiempos de reparación y de inactividad. Tener un código QR o un código de barras en los contenedores de almacenamiento ayuda a reducir este riesgo.

Otros aspectos a tener en cuenta al organizar sus piezas de repuesto

Hay algunas preguntas más que debe hacerse y que lo ayudarán a organizar su almacén de mantenimiento:

1. ¿Cuál es la capacidad de peso necesaria para estanterías en la sala de piezas?
2. ¿Qué partes son críticas y se almacenarán de manera diferente?
3. ¿Se almacenarán las piezas en un lugar alto? Si es así, ¿existe un proceso seguro para recuperarlos?
4. ¿Algunas partes son sensibles al calor? ¿Cómo se almacenarán esas piezas?
5. ¿Se está utilizando un sistema administrado por el proveedor para rastrear piezas más pequeñas (pernos, fusibles, etc.)?
6. ¿Cuál es la cantidad mínima de stock requerida? ¿Cuál es el máximo requerido?
7. ¿Existe una marca o modelo estándar para alguna de las piezas (por ejemplo, todos los controles son de un determinado proveedor)?

Lo más probable es que las piezas en su almacén de mantenimiento asciendan a miles o millones de dólares. Limitar el acceso a sus áreas de inventario reduce el riesgo de robo y uso indebido, lo que contribuye en gran medida a reducir el costo de las piezas.

Optimización del seguimiento de su inventario

Tomar decisiones basadas en datos sobre el inventario no solo lo ayuda a exprimir hasta el último pedacito de valor de su almacén de mantenimiento, sino que también conduce a activos más saludables y menos dolores de cabeza para todos. Eso es mucho para prometer, pero se necesita mucho trabajo para implementar los procesos correctos para lograrlo.

Repuestos críticos

Averiguar sus repuestos críticos es tan crucial como hacer un análisis de criticidad de sus activos. Le ayuda a comprar, organizar y mantener su inventario es una forma que evita que las averías del equipo alcancen proporciones de pesadilla.

La determinación de sus repuestos críticos comienza con la comprensión de los activos críticos de su instalación. Esto le da una idea de qué partes son importantes para mantener ese equipo funcionando tan bien y durante el mayor tiempo posible. Este es un ejercicio que requiere la participación del personal de mantenimiento que está más familiarizado con estos equipos para garantizar que se capture toda la información.

Recuentos de ciclos

Hacer recuentos frecuentes del ciclo de inventario le brinda más control sobre su programa de mantenimiento y su presupuesto de mantenimiento. Garantiza que sus registros sean precisos para que no se quede sin repuestos críticos ni gaste demasiado en piezas caras. Completar recuentos de ciclos periódicos también mitiga los comportamientos reactivos que tienen costos significativos asociados.

Hacer recuentos cíclicos es especialmente importante si está utilizando software para rastrear piezas. Asegurarse de que la información de su sistema coincida con la cantidad real de piezas que tiene ayuda al equipo de finanzas y respalda al equipo de mantenimiento con sus tareas programadas.

Cuando refuerce su programa de conteo de ciclos, hágase estas preguntas:

1. ¿Con qué frecuencia ocurren los recuentos de ciclos?
2. Cuando se produce un recuento de ciclos, ¿cómo limitará el uso de piezas?
3. ¿Quién hará el recuento de ciclos? ¿Quién controlará al azar que el recuento sea exacto?

Informes

Informar sobre la cantidad de valor de inventario de forma trimestral o mensual le dará una idea, como líder de mantenimiento, de lo que está sucediendo en el almacén de mantenimiento.

Hágase estas preguntas cuando esté preparando informes de inventario:

1. ¿Con qué frecuencia se ejecutará el informe?
2. ¿Qué información analizará el informe?
3. ¿El informe mostrará todas las partes o solo una selección de las partes más caras (como las 50 principales)?
4. ¿El informe mostrará el cambio en el inventario entre dos fechas?

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Seguimiento de inventario:un pilar de mantenimiento excepcional

La gestión y el seguimiento del inventario es un pilar clave para cualquier equipo de mantenimiento. A medida que profundiza en la mejora de su almacén de mantenimiento, hay cinco conclusiones que pueden guiarlo hacia el éxito:

1. Tener un proceso para recibir y pedir piezas
2. Tener personas que puedan reponer los gastos de vacaciones, enfermedades y cualquier otro período de escasez de personal
3. Ejecute informes con la frecuencia suficiente como para tener una idea general del valor de las piezas en el almacén
4. Planifique cuidadosamente la forma en que está organizando su almacén de mantenimiento y solicite ideas a varias personas de su equipo
5. Siempre busque fortalezas y debilidades en la administración de su inventario y trabaje para mejorar todas las áreas