Lápiz y papel frente a software de mantenimiento:el mejor método para reducir el tiempo de inactividad

Una de las frases más mortíferas en los negocios es:"Así es como siempre lo hemos hecho". Pregúntale a Blockbuster Video.

La empresa de alquiler de videos estaba en su apogeo en 2004 cuando Netflix, un recién llegado a la industria, comenzó a enviar DVD a los clientes. Mientras Netflix comenzó a crecer, Blockbuster continuó operando sus tiendas con normalidad. La empresa creía que si seguían con la estrategia que siempre había funcionado bien, seguiría funcionando bien. No hace falta decir que estaban equivocados. Blockbuster se fue hace mucho, mientras que Netflix es un fenómeno cultural.

Este es solo un ejemplo de una empresa que favorece el statu quo en lugar de adaptarse a las nuevas realidades de su mercado. Y la industria de la gestión de activos está lejos de ser inmune a este sesgo del status quo:hay muchas formas en que las instalaciones de producción pueden caer en la misma trampa que Blockbuster.

Tome el tiempo de inactividad, por ejemplo. Es fácil ver la cantidad de tiempo de inactividad en sus instalaciones, tanto planificado como no planificado, y decirse a sí mismo que está bajo control o que es un mal necesario. Después de todo, así es como siempre lo ha hecho y hasta ahora ha funcionado.

Pero, ¿y si hubiera una forma de identificar el tiempo de inactividad innecesario y eliminarlo? Menos tiempo de inactividad significa menores costos, mejor eficiencia laboral, reducción de la acumulación de trabajos y mayor confiabilidad de los activos. Cambiar de lápiz y papel a software de mantenimiento es una forma de lograr estos beneficios. Puede ser tentador continuar usando el sistema de lápiz y papel que funcionó en el pasado, sin embargo, este enfoque de negocios como de costumbre podría perjudicarlo a largo plazo. En otras palabras, no deje que su mantenimiento siga el camino de Blockbuster.

Pero decir que el software de mantenimiento genera menos tiempo de inactividad que el lápiz y el papel no significa que sea cierto. Es por eso que comparamos los dos métodos de planificación de mantenimiento entre sí para ver cuál salió mejor.

Medición del tiempo de inactividad en una instalación de lápiz y papel frente a una instalación con software de mantenimiento

Faceoff # 1:Se crea la orden de trabajo

Qué sucede con el lápiz y el papel:un técnico, operador o gerente completa un formulario de orden de trabajo en papel a mano, ya sea para mantenimiento preventivo o una avería no planificada. Luego, la orden de trabajo se entrega a la oficina y se archiva o se lleva al técnico en caso de emergencia. Si una orden de trabajo proviene de fuera del equipo de mantenimiento, pueden usar el portal de solicitudes de trabajo del software para enviar una solicitud. La solicitud se envía al equipo de mantenimiento a través del CMMS.

Qué sucede con el software de mantenimiento:las órdenes de trabajo para reparaciones no planificadas se realizan de forma remota a través del software CMMS móvil, por lo que no es necesario tomarse el tiempo para entregar la solicitud. En los casos de mantenimiento preventivo, las órdenes de trabajo se activan automáticamente a través del software de mantenimiento. No se gasta tiempo en completar una nueva orden de trabajo para cada instancia de MP.

Ganador:software de mantenimiento. El software, como un CMMS, puede reducir el tiempo que lleva crear y enviar órdenes de trabajo con sus capacidades móviles. Menos tiempo dedicado a completar y enviar órdenes de trabajo significa menos pasos entre el tiempo de inactividad y la puesta en funcionamiento de un activo nuevamente. Incluso reduciendo el proceso de cinco a 10 minutos por cada orden de trabajo, puede ganar cientos de horas de producción extra cada año. También ayuda poder establecer campos obligatorios en los formularios de solicitud de trabajo. Esto asegura que tenga la información correcta y puede evitar pérdidas de tiempo de ida y vuelta para aclarar la solicitud.

Enfrentamiento n. ° 2:se alerta al técnico

Qué sucede con el lápiz y el papel:Si la orden de trabajo es una emergencia, es necesario encontrar al técnico o si el técnico revisa la oficina con regularidad, clasifica pilas de órdenes de trabajo y decide cuáles abordar.

Qué sucede con el software de mantenimiento:a los técnicos se les asignan órdenes de trabajo y se les avisa de sus deberes a través de la aplicación de mantenimiento móvil. Los técnicos también pueden ver qué órdenes de trabajo están pendientes, su nivel de prioridad y su estado. Esto elimina las conjeturas o la revuelta de los papeles.

Ganador:software de mantenimiento. Con una plataforma digital, como un CMMS, hay menos tiempo entre que se envía la orden de trabajo y se alerta a un técnico. El técnico puede realizar una tarea más rápido, reduciendo la cantidad de tiempo de inactividad. Poder ver el estado de una orden de trabajo también permite a los técnicos verificar o reparar los activos que son más importantes para la producción. Las reparaciones se realizan lo antes posible y se mejora la confiabilidad de los activos.

Enfrentamiento n. ° 3:el técnico revisa el trabajo

Qué sucede con el lápiz y el papel:el técnico realiza varias visitas al activo, el almacén, la oficina y los colegas para evaluar la tarea, verificar la disponibilidad de piezas, acceder a los manuales y analizar el historial de reparaciones del activo. Solo entonces el técnico puede diseñar una estrategia para trabajar en el activo.

Qué sucede con el software de mantenimiento:el técnico revisa la orden de trabajo, el historial de trabajo, el análisis de la causa raíz y los códigos de falla estándar del activo a través de la plataforma móvil del software de mantenimiento. También pueden acceder a manuales, SOP, fotos y otros materiales desde la aplicación junto con los niveles de inventario de las piezas necesarias. Entonces pueden crear una estrategia viable.

Ganador:software de mantenimiento. Este es el margen de victoria más amplio hasta ahora. Múltiples viajes por la instalación, piezas faltantes y búsquedas prolongadas de información podrían sumar horas de tiempo de inactividad adicional, si no días. El software de mantenimiento, como un CMMS, agrupa toda la información de los activos en un lugar accesible de forma remota. El software también indica los niveles de existencias y activa automáticamente los pedidos de inventario cuando las existencias son bajas, por lo que nunca volverá a estar sin una pieza importante.

Puede resultar tentador seguir utilizando el sistema de lápiz y papel que funcionó en el pasado. Sin embargo, este enfoque de negocio como siempre podría perjudicarlo a largo plazo. En otras palabras, no deje que su mantenimiento siga el camino de Blockbuster.

Enfrentamiento n. ° 4:se completaron los MP o las reparaciones

Qué sucede con el lápiz y el papel:el técnico resuelve el problema utilizando información de manuales, POE, conversaciones con colegas y / o memoria. El técnico puede completar los MP de la memoria o de una lista de verificación escrita. Luego visitan la oficina nuevamente para firmar la orden de trabajo.

Qué sucede con el software de mantenimiento:El técnico repara el problema mediante el análisis de la causa raíz, los códigos de falla estándar y / o las listas de verificación y los manuales correspondientes, todos accesibles a través de la plataforma digital. Los MP se completan utilizando listas de verificación predeterminadas. La orden de trabajo se firma y se cierra en el software y se notifican los usos apropiados.

Ganador:software de mantenimiento. Los dos métodos son codo a codo cuando se trata del mantenimiento planificado. Sin embargo, el software de mantenimiento, como un CMMS, tiene una ventaja clara cuando se trata de abordar el tiempo de inactividad no planificado. El software le brinda al técnico un camino mucho más claro hacia una solución que la resolución de problemas con lápiz y papel. Como beneficio adicional, firmar una orden de trabajo y hacer que el activo funcione lo antes posible es mucho más rápido con el software. Todo esto se suma a un menor tiempo de inactividad.

Faceoff # 5:se crea el horario de la tarde

Qué sucede con el lápiz y el papel:las tareas de mantenimiento preventivo se colocan en un calendario físico en función de una revisión de los procedimientos operativos estándar, los programas de producción y el análisis de los programas anteriores y el historial de activos para determinar la frecuencia con la que se debe realizar el mantenimiento del equipo.

Qué sucede con el software de mantenimiento:los informes se crean en función del historial de activos y los SOP. Luego, estos datos se utilizan para determinar los desencadenantes del mantenimiento preventivo, que luego se agregan al calendario del software. Los programas de producción también se agregan al calendario y se consideran cuando se crea el programa.

Ganador:software de mantenimiento (¿ya ve un patrón?). El software, como un CMMS, es un claro ganador en esta etapa. Se necesita mucho tiempo, habilidad y suerte para crear el mejor programa de mantenimiento preventivo basado en informes en papel, manuales físicos y hojas de cálculo de Excel. El software de mantenimiento hace que este paso sea más rápido, más fácil y más preciso. Se minimiza el tiempo de inactividad y se mejora la confiabilidad de los activos.

Herramientas en el CMMS móvil Fiix que pueden reducir el tiempo de inactividad

Códigos QR

Los códigos QR le brindan una manera fácil de encontrar activos en su CMMS. Los códigos QR son imágenes escaneables que son interpretadas por una computadora y vinculadas a información, como un sitio web o números. Con el CMMS de Fiix, los usuarios pueden generar automáticamente códigos QR para cada activo. Una vez que estos códigos QR se imprimen y se adjuntan al equipo, se pueden escanear con la cámara de un dispositivo móvil y vincularlos directamente al perfil del activo en el CMMS.

Tener códigos QR adjuntos a los activos de su instalación puede ayudarlo a eliminar el tiempo de inactividad. Piense en tener toda la información de un equipo, manuales, historial de órdenes de trabajo, códigos de falla, etc., en una carpeta. Ahora imagine que puede acceder a esa carpeta en menos de un minuto en su dispositivo móvil desde cualquier lugar en lugar de ir a una oficina y buscar en un archivador. Ahora tiene información confiable para cada activo al alcance de su mano, lo que lo ayuda a verificar o reparar un activo más rápido y reducir el tiempo de inactividad.

Grupos de tareas

Los grupos de tareas en el CMMS móvil de Fiix actúan como listas de verificación estandarizadas. Ayudan a reducir los errores al garantizar la coherencia y la integridad. También eliminan la necesidad de ingresar la misma información varias veces. Los grupos de tareas se pueden utilizar para PM, instalaciones, reparaciones, actualizaciones y más. Puede adjuntar estos grupos de tareas a las órdenes de trabajo o al mantenimiento programado. Si se agregan tareas adicionales, no necesitará cambiar cada PM individualmente, solo necesita cambiar el grupo de tareas.

Los grupos de tareas tienen un efecto doble en la reducción del tiempo de inactividad. Primero, ahorran tiempo a los técnicos en la recopilación de información de múltiples fuentes con el fin de construir un proceso para reparar un activo o realizar un PM. En segundo lugar, brindan una guía probada y verdadera para completar una tarea. No hay conjeturas involucradas, lo que significa un mantenimiento más rápido y una mayor confiabilidad de los activos. Estos beneficios se suman a un menor tiempo de inactividad.

Códigos de falla estándar

En los términos más simples, un código de falla estándar es una descripción muy breve de la razón por la que un activo se rompió. En Fiix CMMS, los códigos de falla detallan el problema, la causa y la acción recomendada para los problemas más comunes de un activo. Los técnicos pueden seleccionar un código de falla preestablecido mientras completan una orden de trabajo. Esto explicará qué salió mal, la causa raíz y la mejor manera de solucionarlo.

El uso de códigos de falla elimina las conjeturas en su mantenimiento. Los códigos de falla brindan una solución consistente para rastrear la información de fallas. Con esta herramienta, informar problemas y determinar soluciones es mucho más fácil. El uso de códigos de falla acelerará la resolución de problemas, eliminará problemas persistentes, mejorará el mantenimiento preventivo y aumentará la confiabilidad. Esta es una herramienta que puede tener un gran impacto en la forma en que los técnicos realizan los MP y las reparaciones, lo que podría llevar a una reducción drástica del tiempo de inactividad.

Informes automatizados

La función de programación CMMS de Fiix permite a los usuarios programar informes de mantenimiento regulares y enviarlos a su bandeja de entrada. Por ejemplo, un gerente puede programar informes semanales, mensuales o trimestrales sobre las órdenes de trabajo realizadas por un determinado técnico. Los informes se pueden combinar en un conjunto de datos más grande para analizarlos y utilizarlos para detectar tendencias y patrones en el programa de mantenimiento de una instalación.

La capacidad de crear informes rápidamente significa que se terminaron los días de sumar números y analizar métricas en hojas de cálculo. El CMMS calcula los datos, lo que los hace mucho más precisos. Los gerentes de mantenimiento pueden utilizar esta información para tomar decisiones más inteligentes al planificar el mantenimiento preventivo. Un programa de mantenimiento preventivo basado en datos hace que sea mucho más fácil mejorar la confiabilidad de los activos. Cuando los activos funcionan de manera eficiente durante más tiempo, significa menos averías no planificadas que consumen mucho tiempo y menos tiempo de inactividad.

Priorización de órdenes de trabajo

No todas las órdenes de trabajo son iguales. Una de las diferencias más significativas entre las órdenes de trabajo es su inmediatez. El mantenimiento preventivo de un activo puede estar retrasado desde hace mucho tiempo o una pieza de equipo que está programada para un gran ciclo de producción puede necesitar reparación. Estas órdenes de trabajo son de alta prioridad, pero pueden pasar desapercibidas si una instalación se basa en comunicar una tarea importante con lápiz y papel, pizarras blancas u hojas de cálculo de Excel. Cuando esto sucede, sigue el tiempo de inactividad.

El software CMMS de Fiix proporciona una solución fácil a este problema. Las órdenes de trabajo creadas en la plataforma pueden marcarse con un nivel de prioridad y clasificarse en función de lo urgentes que sean. Los técnicos pueden ver el nivel de prioridad de las órdenes de trabajo que existen o que se les asignan y abordarlas por importancia. Esta sencilla función permite realizar el trabajo cuando más se necesita para que la producción no se vea afectada y el tiempo de inactividad se reduzca al mínimo.

Si desea obtener más información sobre cómo reducir el tiempo de inactividad y los beneficios de la transformación digital, consulte estas publicaciones:

• Por qué su instalación necesita un CMMS para impulsar la productividad y evitar el tiempo de inactividad
• 5 causas de fallas en el equipo (y qué puede hacer para prevenirlas)
• Abajo el mantenimiento. Mejore la confiabilidad.