Cómo encontrar y usar datos de órdenes de trabajo

Lea la serie completa de la academia de órdenes de trabajo, incluidos los kits de herramientas para crear mejores órdenes de trabajo, optimizar los programas de mantenimiento, eliminar los retrasos y mucho más

Una historia de datos de órdenes de trabajo perdidos y encontrados

Sin datos significa trabajar en la oscuridad

El equipo de mantenimiento de Voltalia tuvo un gran problema. Cerraron más de 104,000 órdenes de trabajo cada año sin datos de órdenes de trabajo para mostrar.

El productor de energía renovable y el proveedor de servicios no tenían idea de si alguno de sus PM causaba averías en lugar de prevenirlas. O si estaba gastando horas de trabajo, piezas y otros recursos en trabajos innecesarios. O si estaba asignando el número correcto de personas a una tarea. O mucho sobre sus órdenes de trabajo.

Reescritura del script para hacer que los datos cuenten

El equipo de mantenimiento de Voltalia se comprometió a cambiar esto. Después de años de trabajar hacia su objetivo, alcanzaron una "mejora del 100% en la medición de los KPI de mantenimiento", en palabras de Vasco Vieira, Director de Ingeniería de Mantenimiento de Voltalia.

Los datos ayudaron a la empresa a descubrir algunas eficiencias importantes. Por ejemplo, los datos de la orden de trabajo mostraron que un equipo pasaba 40 horas cada semana conduciendo desde la oficina a una instalación externa. Eso significó agregar tiempo y costos a cada trabajo. La empresa terminó construyendo una oficina satélite más pequeña cerca de las instalaciones externas para ahorrar tiempo y dinero.

La moraleja de la historia

Los datos de las órdenes de trabajo tienen el poder de transformar la forma en que operan los equipos de mantenimiento. Existen pequeñas ventajas, como facilitar el trabajo a los técnicos, que se suman a otras más importantes, como la reducción de los costes de mantenimiento en todos los ámbitos. Voltalia es prueba de ello.

Pero estos datos a menudo se pasan por alto. No es porque los equipos de mantenimiento piensen que es inútil. Es porque mirar miles de órdenes de trabajo no es fácil. Esta publicación proporciona algunas de las mejores prácticas para facilitar este proceso, de modo que pueda descubrir información valiosa en sus órdenes de trabajo y utilizarla para marcar la diferencia en su organización.

Cómo obtener datos de mantenimiento de órdenes de trabajo

El obstáculo más común para usar datos de órdenes de trabajo es tener datos poco confiables o no tener ningún dato.

“Antes de hacer algo con los datos de las órdenes de trabajo, debe saber que están ahí y limpios. De lo contrario, todas las decisiones que tome después serán defectuosas ", dice Vishakha Shah, consultor de soluciones del equipo de servicios profesionales de Fiix.

Comenzar con el pie derecho con los datos de las órdenes de trabajo es un proceso de cuatro pasos:

N.º 1:Defina sus objetivos

Algunos datos son útiles. Demasiado distrae. Tener una meta le ayudará a trazar la línea entre los números correctos y los que distraen. Algunos ejemplos de un objetivo incluyen:

• Construyendo un programa de mantenimiento preventivo de clase mundial
• Crear una estrategia de mantenimiento ajustada
• Uso del mantenimiento para aumentar el rendimiento en toda la empresa

N.º 2:cree sus medidas

Piense en las áreas de su operación diaria que pueden marcar el progreso hacia su objetivo. Algunos ejemplos de medidas en sus órdenes de trabajo incluyen:

• Porcentaje de órdenes de trabajo reactivas frente a preventivas
• Número de fallas encontradas durante los MP
• Frecuencia de trabajo reactivo en activos críticos
• Número de horas laborales esperadas frente a reales
• Tamaño de las órdenes de trabajo atrasadas

N.º 3:cree órdenes de trabajo en torno a esas métricas

Configure sus órdenes de trabajo para obtener las métricas que ha elegido. Para hacer eso, sus órdenes de trabajo deben crearse con tres S en mente:

• Estándar:sus órdenes de trabajo deben solicitar la misma información cada vez. El proceso para crear, revisar, asignar, priorizar y completar órdenes de trabajo debe ser lo más estándar posible.
• Específico:Sea exacto acerca de lo que desea saber. Por ejemplo, si las horas de trabajo son importantes, pregunte cuánto tiempo tomó cada tarea en lugar del tiempo para una orden de trabajo completa. Esto le brindará datos más limpios y facilitará la detección rápida de métricas clave.
• Simple:involucre al personal que con frecuencia hace y completa órdenes de trabajo en el proceso. La información lo ayudará a diseñar órdenes de trabajo que sean más fáciles de completar y aumente la probabilidad de que realmente se completen.

Aprenda a crear órdenes de trabajo de primer nivel de principio a fin

N.º 4:comience con algo pequeño y escale su éxito

Encontrar problemas en su proceso es desgarrador cuando ha pasado meses en él. Evite esto comenzando con órdenes de trabajo de un activo o de un área de la instalación. Perfeccione sus mediciones, obtenga ganancias rápidas y amplíe el proceso a otras partes de la organización.

Cómo utilizar los datos de la orden de trabajo para encontrar y solucionar problemas

La recopilación de datos de órdenes de trabajo no tiene sentido si no se utiliza para resolver problemas en su organización. Cada instalación tiene problemas únicos, pero los tres más comunes son el tiempo de inactividad no planificado, el trabajo crítico que se retrasa y el trabajo que requiere más tiempo y recursos para completarse.

Cómo evitar el tiempo de inactividad del equipo

Aquí hay algunas preguntas para encontrar la causa del mantenimiento reactivo y cómo asegurarse de que no vuelva a suceder:

• ¿No se creó o completó una tarea de seguimiento? Asegúrese de que las inspecciones fallidas desencadenan acciones de seguimiento de alta prioridad y alertan a las personas adecuadas. Una lista concisa de códigos de falla ayuda a que el trabajo de seguimiento sea exitoso.
• ¿Se utilizó una pieza defectuosa durante una reparación? Asegúrese de que otros repuestos no estén defectuosos. Si es así, haga un seguimiento con sus proveedores para obtener nuevos.
• ¿Se perdieron las tareas de una orden de trabajo anterior o se hicieron incorrectamente? Revise su lista de tareas y corrija las instrucciones poco claras que puedan haber llevado a tareas perdidas. Complemente las listas de tareas adjuntando historiales de activos, diagramas, imágenes y manuales.
• ¿Se omitió el mantenimiento programado antes de la falla? Marque el trabajo crítico como una prioridad y hágalo visible en cualquier sistema que tenga hasta que esté terminado.
• ¿La producción fue más alta de lo normal / planificado, se hizo incorrectamente o se modificó?:Revise sus programas de mantenimiento y consulte con el equipo de operaciones para crear POE más sólidos para cuando la producción aumente o cambie.

Cómo evitar que se retrase el trabajo

Los datos de las órdenes de trabajo pueden ayudarlo a encontrar y corregir las órdenes de trabajo que tardaron tanto en llegar a:

• Las piezas y los suministros no estaban disponibles. Revise el proceso de compra de estas piezas, incluidas las cantidades mínimas y quién puede enviar órdenes de compra para que nunca más se quede sin personal.
• El problema no se identificó correctamente o faltaban instrucciones. Vea si la descripción de la orden de trabajo, los códigos de falla y la lista de tareas pueden ser más claros. Adjunte fotografías, manuales, POE u otra documentación a la orden de trabajo.
• Una orden de trabajo de emergencia desvió recursos:esto no siempre se puede evitar, pero podría indicarle que la tarea es demasiado grande. Considere dividirlo en tareas más pequeñas para priorizar partes del trabajo.
• Hubo un conflicto de programación con la producción:hable con las operaciones sobre por qué es necesario el mantenimiento del activo. Considere otorgar a los operadores responsabilidades de mantenimiento menores asociadas con la orden de trabajo.
  Incluya las operaciones con su estrategia de mantenimiento
• La persona o personas asignadas al trabajo no tenían las habilidades adecuadas:deje muy claro en la solicitud de trabajo qué tipo de habilidades o certificaciones son necesarias para ciertos tipos de mantenimiento.

Cómo evitar que el trabajo tarde más de lo debido

Los programas de mantenimiento no tienen mucho margen de error. Cuando el trabajo dura mucho, tiene un gran efecto dominó. Las órdenes de trabajo pueden brindarle información sobre qué es lo que hace que las órdenes de trabajo demoren más y cómo solucionar el problema.

Aprenda a eliminar todas las ineficiencias en su programa de mantenimiento

• Se asignó a la persona equivocada:el trabajo llevará más tiempo si el técnico no tenía las habilidades adecuadas. Las solicitudes de trabajo estandarizadas permiten que todos sepan cuál es la persona adecuada para asignar. Agregue tantos manuales, imágenes, diagramas y otros recursos a las órdenes de trabajo para ayudar a los técnicos que no están familiarizados con la tarea.
• El tiempo de finalización esperado era demasiado bajo:Las horas de trabajo esperadas deben aumentarse si una orden de trabajo toma constantemente más tiempo del que se da.
• La lista de tareas era demasiado grande o poco clara:únase a un técnico experimentado mientras completan la orden de trabajo, documentan lo que hacen paso a paso y crean listas de tareas con esta información. Indique las horas esperadas para cada tarea en la orden de trabajo para que sepa cuáles están causando problemas.
• No se asignaron suficientes técnicos a esta orden de trabajo:puede que no sea un trabajo de una (o dos o tres) personas.
• Se realizó trabajo adicional durante la orden de trabajo:Desarrolle procesos que ayuden a los técnicos a crear y priorizar órdenes de trabajo separadas para reparaciones correctivas adicionales.
• Las piezas y los suministros eran difíciles de encontrar:reúna todas las piezas y los suministros necesarios para las órdenes de trabajo comunes y críticas para poder acceder a ellas rápidamente.

Cómo escalar su éxito con datos de órdenes de trabajo

¿Qué sucede cuando desea dar el siguiente paso y comenzar a analizar cientos o miles de órdenes de trabajo? Hay tres respuestas a esta pregunta:

• Priorice las órdenes de trabajo para que se centre en las que más importan
• Contratar a más personas para analizar las órdenes de trabajo
• Invierta en un sistema que haga todo esto por usted

Cómo priorizar las órdenes de trabajo

"Si tiene poco tiempo y recursos, concéntrese en las órdenes de trabajo reactivas", dice Stuart Fergusson, líder de ingeniería de soluciones de Fiix.

Identificar cómo las órdenes de trabajo contribuyeron a las fallas lo ayudará a avanzar hacia un programa sólido de mantenimiento preventivo, dice Stuart.

Si tiene órdenes de trabajo de mantenimiento reactivo bloqueadas, el siguiente lote para priorizar son las próximas órdenes de trabajo de alto riesgo. Este es un trabajo que tiene el potencial de salir muy mal, incluido el trabajo en activos críticos, trabajo que no se ha hecho en un tiempo o proyectos grandes y complejos.

Si puede incluir algunas órdenes de trabajo más, Stuart recomienda analizar el trabajo que cuesta mucho. Hacer que estos proyectos sean más eficientes tendrá un gran impacto. Observe el trabajo que utiliza mucha mano de obra, componentes principales y tiempo de inactividad planificado en los activos de producción.

Cómo justificar más recursos para su equipo

Los resultados son la moneda que necesita para convencer a su jefe de que necesita a otra persona en su equipo. Resalte los problemas que ha descubierto y solucionado analizando y optimizando las órdenes de trabajo. Por ejemplo, ¿cuántas fallas ha detectado y prevenido? ¿Disminuyó el costo de los proyectos al ayudar a los técnicos a ser más eficientes? Ninguna victoria es demasiado pequeña.

Muestre el impacto de este éxito si se logró a mayor escala. Si ahorrara una docena de horas de trabajo en una orden de trabajo, imagine cuántas horas de trabajo se ahorrarían en 100 órdenes de trabajo.

Lleve el punto a casa describiendo el efecto dominó que esto podría tener en el mantenimiento. Si alguien pudiera quitarle el trabajo de encima, podría significar menos trabajo atrasado. O más capacitación para que los operadores realicen tareas de mantenimiento de rutina, liberando a su equipo para realizar grandes proyectos. Concéntrese en dónde una nueva contratación puede agregar valor indirectamente.

Software para análisis de órdenes de trabajo

Casi todas las plataformas de análisis de mantenimiento se centran en datos de activos. No es tan fácil encontrar un sistema que profundice en las órdenes de trabajo. Hasta ahora.

La información de las órdenes de trabajo, impulsada por Fiix Foresight, puede analizar miles de órdenes de trabajo en minutos y decirle qué trabajo ha causado averías, retrasos, horas de trabajo adicionales u otros problemas. El informe de información sobre las órdenes de trabajo revisa todas sus órdenes de trabajo, compara las similares e identifica las más riesgosas al encontrar valores atípicos.

Por ejemplo, puede tener muchos de los mismos activos en varias instalaciones con cientos de PM por año en esos activos. Si el recuento de tareas en un PM es la mitad de grande que los demás, los conocimientos de las órdenes de trabajo lo captarán. Detecte este problema, cambie su lista de tareas y evite perder un paso crucial en su programación de mantenimiento.

Eso es solo una pequeña muestra de lo que pueden hacer las estadísticas de órdenes de trabajo. Obtenga más información sobre cómo funciona el informe, su apariencia y más aquí.

Todo lo que acaba de leer en tres oraciones

1. Crear una estrategia de datos de órdenes de trabajo exitosa incluye definir sus objetivos, elegir métricas y puntos de referencia que se alineen con esos objetivos, crear órdenes de trabajo que recopilen esas métricas y poner a prueba su enfoque.
2. Estudiar las órdenes de trabajo que tardaron demasiado en completarse o en llegar y fueron en respuesta a averías le ayudará a identificar las áreas de la orden de trabajo que necesitan ajustes y evitará que estos problemas vuelvan a aparecer.
3. Escalar su éxito con datos de órdenes de trabajo se basa en tres cosas:priorizar las órdenes de trabajo, cuantificar el éxito para justificar más recursos e invertir en sistemas de órdenes de trabajo que pueden realizar análisis tediosos y que requieren mucho tiempo.