Creación de valor a partir de datos de CMMS:blog invitado de expertos de la industria

Resumen ejecutivo

Este artículo busca alinear los datos de CMMS con la estrategia más amplia de gestión de activos para la organización. Comienza por posicionar el CMMS como un sistema de información importante, digno del tiempo y esfuerzo de la organización. A menudo he explicado que no existe una solución de software lo suficientemente poderosa como para soportar una cultura de datos inapropiada. A menudo, si sus datos son incorrectos constantemente, busque culpables en su cultura de datos. En este artículo, describo prácticas que no se prestan a que los datos de CMMS creen valor económico. A esto le sigue una descripción de algunas filosofías y prácticas fundamentales que están presentes en culturas de datos efectivas. Finalmente, cerraré explorando la idea de que los datos de CMMS son un activo, identificando formas en que puede crear valor al permitir la toma de decisiones de gestión de activos, mucho más allá de los límites de las decisiones de mantenimiento.

CMMS como sistema de información de activos

El Sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es el tipo más común de sistema de información de activos que se encuentra en las empresas dependientes de activos. Los sistemas de información de activos son la base de los Sistemas de gestión de información de activos (AIMS), como se muestra en la Figura 1.0.

Figura 1:Componentes del sistema de gestión de información de activos

El papel del sistema de información es facilitar la creación, recopilación, almacenamiento de datos, análisis, mantenimiento, transferencia, recuperación y presentación de información de activos. Un CMMS generalmente contiene registros de datos de activos e información destinada a facilitar el despliegue de la estrategia de mantenimiento para instalaciones con una gran base de activos. El software CMMS se compone de una serie de aplicaciones integradas, como el registro de activos, la gestión de órdenes de trabajo, la gestión de inventario, la gestión del tiempo y la mano de obra y la condición de los activos (Figura 2.0). También es bastante común ver responsabilidades divididas para la gestión de inventario en los casos en que el ERP y el CMMS son software diferente.

Figura 2. Ejemplos de aplicación CMMS

Cultura de datos inapropiada

A veces es difícil detectar una cultura de datos inapropiada, pero generalmente está marcada por comportamientos y actividades que crean riesgos y exposición para la organización. Algunos de estos son:

• Falta de estrategia de información de activos:la estrategia es necesaria para conectar los esfuerzos de gestión de información de activos con la estrategia organizacional y para definir cómo se utilizará la información en la toma de decisiones.

• Falta de estándares organizacionales:estándares organizacionales insuficientes para definir cómo debe ser la información de CMMS.

• Gobernanza insuficiente:permitir cambios no regulados en los datos de CMMS sin supervisión ni reglas.

• Procesos comerciales y flujos de trabajo insuficientes:se necesitan flujos de trabajo y procesos comerciales para indicarle al CMMS qué hacer con los datos. Así es como se crea valor. Lamentablemente, faltan en muchas plataformas CMMS.

• Propiedad inapropiada:esto se deriva de una asociación insuficiente entre los equipos de mantenimiento y TI y se manifiesta en una de tres formas:

  • Propiedad manifiesta del CMMS por parte de TI y la reducción de la voz de mantenimiento, o

  • Propiedad manifiesta por parte del equipo de mantenimiento con muy poca supervisión de TI, dejando que el equipo de mantenimiento se ocupe de los problemas de red y seguridad cibernética, o

  • CMMS en tierra de nadie con falta de propiedad.

• Independencia departamental excesiva:esto va desde departamentos aislados y subsidiarias que pueden comprar su propio CMMS o crear ineficiencias al duplicar información o evitar que la información comercial se comparta de manera eficiente.

• Digitalización insuficiente:eludir el papel del CMMS mediante la creación y el uso de datos manuales. Esto suele suceder cuando hay una falta de confianza en los datos de CMMS.

• Subutilización:relegar al CMMS a solo crear órdenes de trabajo o registrar el tiempo. El CMMS promedio puede administrar mucho más de la cadena de valor de la información.

• Procesos de órdenes de trabajo inapropiados:no crear una orden de trabajo para cada actividad de activos. Esto priva al CMMS de la tarea principal de capturar de manera eficiente los costos de los activos y las actividades. Por lo general, esto da como resultado que los costos se dupliquen o se pasen por alto debido a que no se registraron con precisión o residen en varias hojas de cálculo sin relación entre sí.

• Efecto panacea:crear una desviación del alcance mediante el uso del CMMS como un "cajón de sastre" para todo tipo de información. Los CMMS generalmente no están diseñados para administrar dibujos conforme a obra y pueden detenerse si carga directamente los manuales de operación y mantenimiento en cada activo.

Crear la cultura de datos adecuada

Crear la cultura de datos correcta es el primer paso para garantizar que se recopilen los datos correctos. Esta es una combinación de buena estrategia, estándares organizacionales efectivos y prácticas sólidas de gestión de datos e información. Es fácil detectar una cultura de datos adecuada. Estas son algunas filosofías y prácticas fundamentales que están presentes cuando una organización tiene la cultura de datos adecuada:

• OBJETIVOS:la organización tiene un sistema de gestión documentado para la información de activos que describe las filosofías y los estándares utilizados para gestionar los datos.

• Interoperabilidad:la información producida en un área del negocio se utiliza en otra parte sin manipulación significativa. Por ejemplo, si el CMMS es el sistema de registro para el registro técnico de activos, entonces es la única fuente de verdad para los registros de activos.

• Propiedad:el CMMS y otros sistemas de información son propiedad de las unidades comerciales con supervisión de la decisión organizacional relacionada con TI como un socio comercial clave. Por lo tanto, Finanzas posee el ERP por ejemplo y Mantenimiento posee el CMMS. Esto también significa que estos dueños de negocios son responsables de establecer el AIMS con el apoyo de TI.

• Gobernanza y gestión de datos:existen roles y responsabilidades, protocolos de acceso, reglas claras para gestionar cambios y auditorías periódicas. El gobierno y la gestión de datos también se alinean con las funciones organizacionales. Por ejemplo, cuando un Gerente de mantenimiento es el custodio del CMMS, el organigrama también contiene un puesto de Gerente de mantenimiento que desarrolla los estándares relevantes y cuya autorización se requiere para modificar los datos.

• Cultura organizacional:existe evidencia de buen gobierno en la cultura organizacional más amplia que respalda el establecimiento de una cultura de datos efectiva. La cultura de datos es un microcosmos de la cultura organizacional más amplia y la actitud de la organización hacia la disciplina del proceso se reflejará en la cultura de datos.

• Participación de la alta dirección:la participación de la alta dirección es evidente a partir de su supervisión general, la revisión de los resultados de las auditorías y la asignación de recursos para corregir las no conformidades de los datos.

Establecer una cultura adecuada permite recopilar los datos correctos de la manera más eficiente, lo que lleva a una toma de decisiones eficaz. Definir los requisitos de datos e información es un paso clave para obtener los datos correctos. Este proceso siempre debe comenzar con el consumidor de información que está tomando decisiones comerciales. La Figura 3.0 demuestra tres roles clave de datos y sus responsabilidades en el desarrollo y cumplimiento de los requisitos de datos.

Figura 3:Tipo principal de información de activos contenida en CMMS

Para una demostración práctica de este concepto, consideremos un mapa de partes interesadas para los costos de activos y mantenimiento. En la Figura 4.0, comenzamos con la identificación del consumidor de información y regresamos al productor de información.

Figura 4:Ejemplo de mapa de partes interesadas para activos y costos de mantenimiento

De esta forma, el tipo de decisiones dicta las características de la información y el productor de información produce información que cumple con los requisitos del consumidor y los estándares establecidos por el custodio. Juntos, los interesados ​​definen en colaboración los requisitos y se aseguran de que los datos producidos sean adecuados para su propósito.

Conclusiones:los datos como activo

ISO 55000:2014 ha definido un activo como cualquier cosa que proporciona (o tiene la capacidad de proporcionar) valor a las partes interesadas de la organización. Los datos son un activo porque los datos y la información son la fuente de las estrategias de activos y las estrategias son la forma en que se obtiene el valor.

Sin embargo, el hecho es que los datos no utilizados no hacen nada y, por lo tanto, no tienen valor intrínseco. Para ser un activo, los datos deben usarse activamente en el desarrollo de estrategias para administrar los activos. Por ejemplo, saber que la criticidad de un activo es 5 no hace nada por la organización, hasta que alguien lo use para priorizar el trabajo de intrusión o los proyectos de capital. Entonces, la pregunta es, una vez que los datos se recopilan en el CMMS, ¿qué pueden hacer las empresas con ellos para crear valor a partir de ellos?

Al realizar sus funciones principales, el CMMS proporciona información clave para permitir la toma de decisiones de gestión de activos, como se muestra en los ejemplos de la siguiente tabla. Esta no es una lista extensa, pero para los fines de este artículo, se seleccionaron algunos tipos de información de activos para analizarlos frente a decisiones típicas tomadas por varios departamentos.

La información de activos se genera en todas las fases del ciclo de vida del activo. Es anterior a la presencia física del activo y se extiende incluso más allá del retiro del activo. Hay muchas fuentes de información de activos, de hecho, un solo activo tiene muchas fuentes que deben administrarse. Gran parte de esta información y datos están contenidos en el CMMS. La gestión de la información patrimonial tiene como objetivo generar información de buena calidad para la toma de decisiones. La gestión de la información de activos requiere una acción deliberada por parte de la organización, no sucederá orgánicamente. Esto se ha realizado con muchas facetas del negocio de la organización, como la calidad, el medio ambiente, la seguridad y la gestión de activos. Del mismo modo, para la información de activos, también se requiere un sistema de gestión. El objetivo del sistema de gestión es mejorar la eficacia de las decisiones de gestión de activos basándose en información precisa sobre el rendimiento, los costes y los riesgos de los activos.

Si bien los problemas relacionados con la cultura y la gestión de la información pueden tardar en resolverse, espero que este artículo lo haya inspirado a reconocer la importancia del CMMS y a tomar medidas para aumentar la utilidad y el valor de los datos de su CMMS.

Pregunta de trivia :¿Qué hay en su CMMS?

Respuesta :Cualquier cosa que pongas ahí.

Más información sobre Suzane Greenman

LinkedIn

Gorjeo

Su libro, Manual de evaluación de la criticidad de los activos basada en el riesgo

Sus próximos cursos:

1. Liderazgo ejecutivo en gestión de activos (Winnipeg)
2. Fundamentos de la gestión de activos e ISO 5500x (Winnipeg)
3. Fundamentos de la gestión de activos e ISO 5500x (en línea)