Maximice el Valor de los Activos con Datos CMMS: Blog de Experto Invitado

Resumen Ejecutivo

Este artículo busca alinear los datos del CMMS con la estrategia más amplia de gestión de activos de la organización. Comienza posicionando el CMMS como un sistema de información importante, digno del tiempo y esfuerzo de la organización. A menudo he explicado que no hay solución de software lo suficientemente potente para resistir una cultura de datos inapropiada. A menudo, si sus datos son consistentemente erróneos, busque culpables en su cultura de datos. En este artículo, describo prácticas que no se prestan a que los datos del CMMS creen valor económico. Esto es seguido por una descripción de algunas filosofías y prácticas centrales presentes en culturas de datos efectivas. Finalmente, cerraré explorando la idea de los datos del CMMS como un activo, identificando formas en que puede crear valor permitiendo la toma de decisiones de gestión de activos, mucho más allá de los límites de las decisiones de mantenimiento.

CMMS como Sistema de Información de Activos

El Sistema Computerizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS) es el tipo más común de sistema de información de activos encontrado en empresas dependientes de activos. Los sistemas de información de activos son la base de los Sistemas de Gestión de Información de Activos (AIMS) como se muestra en la Figura 1.0.

Figura 1: Componentes del Sistema de Gestión de Información de Activos

El rol del sistema de información es facilitar la creación, recopilación, almacenamiento de datos, análisis, mantenimiento, transferencia, recuperación y presentación de información de activos. Un CMMS típicamente contiene registros de datos de activos e información destinada a facilitar el despliegue de la estrategia de mantenimiento para instalaciones con una gran base de activos. El software CMMS está compuesto por una serie de aplicaciones integradas como registro de activos, gestión de órdenes de trabajo, gestión de inventario, gestión de tiempo y mano de obra y condición del activo (Figura 2.0). También es bastante común ver responsabilidades divididas para la gestión de inventario en casos donde el ERP y el CMMS son software diferente.

Figura 2. Ejemplos de Aplicaciones CMMS

Cultura de Datos Inapropiada

A veces es difícil detectar una cultura de datos inapropiada, pero generalmente se marca por comportamientos y actividades que crean riesgos y exposición para la organización. Algunos de estos son:

• Falta de Estrategia de Información de Activos – La estrategia es necesaria para conectar los esfuerzos de gestión de información de activos con la estrategia organizacional y definir cómo se usará la información en la toma de decisiones.

• Falta de Estándares Organizacionales – Estándares organizacionales insuficientes para definir cómo debería verse la información del CMMS.

• Gobernanza Insuficiente – Permitir cambios no regulados en los datos del CMMS sin supervisión ni reglas.

• Procesos de Negocio y Flujos de Trabajo Insuficientes – Los flujos de trabajo y procesos de negocio son necesarios para instruir al CMMS qué hacer con los datos. Así es como se crea valor. Tristemente, faltan en muchas plataformas CMMS.

• Propiedad Inapropiada – Esto surge de una asociación insuficiente entre los equipos de mantenimiento y TI y se manifiesta de tres formas:

  • Propiedad manifiesta del CMMS por TI y reducción de la voz de mantenimiento, o
  • Propiedad manifiesta por el equipo de mantenimiento con muy poca supervisión de TI, dejando al equipo de mantenimiento lidiar con problemas de red y ciberseguridad, o
  • CMMS en tierra de nadie con falta de propiedad.

• Independencia Departamental Excesiva – Esto va desde departamentos y filiales aislados permitidos a comprar su propio CMMS o crear ineficiencias duplicando información o impidiendo que la información de negocio se comparta eficientemente.

• Digitalización Insuficiente – Saltarse el rol del CMMS creando y usando datos manuales. Esto suele pasar cuando hay falta de confianza en los datos del CMMS.

• Subutilización – Relegar el CMMS solo a crear órdenes de trabajo o registrar tiempo. El CMMS promedio puede gestionar mucho más de la cadena de valor de la información.

• Procesos de Órdenes de Trabajo Inapropiados – No crear una orden de trabajo para cada actividad de activo. Esto roba al CMMS un deber central de capturar eficientemente costes de activos y actividades. Esto usualmente resulta en costes duplicados o perdidos por no ser registrados con precisión o residir en múltiples hojas de cálculo sin relación entre sí.

• Efecto Panacea – Crear deriva de alcance usando el CMMS como "atrapa-todo" para todo tipo de información. Los CMMS no suelen estar diseñados para gestionar planos as-built y pueden paralizarse si sube directamente manuales O&M a cada activo.

Crear la Cultura de Datos Correcta

Crear la cultura de datos correcta es el primer paso para asegurar que se recopilen los datos correctos de la manera más eficiente. Es una combinación de buena estrategia, estándares organizacionales efectivos y prácticas robustas de gestión de datos e información. Es fácil detectar una cultura de datos apropiada. Aquí hay algunas filosofías y prácticas centrales presentes cuando una organización tiene la cultura de datos correcta:

• AIMS – La organización tiene un sistema de gestión documentado para información de activos que describe las filosofías y estándares usados para gestionar datos.

• Interoperabilidad – La información producida en un área del negocio se usa en otra parte sin manipulación significativa. Por ejemplo, si el CMMS es el sistema de registro para el registro técnico de activos, entonces es la única fuente de verdad para registros de activos.

• Propiedad – El CMMS y otros sistemas de información son propiedad de las unidades de negocio con supervisión para la decisión organizacional relacionada con TI como socio clave. Por tanto, Finanzas posee el ERP, por ejemplo, y Mantenimiento posee el CMMS. Esto también significa que estos dueños de negocio son responsables de establecer el AIMS con el apoyo de TI.

• Gobernanza y Gestión de Datos – Roles y responsabilidades, protocolos de acceso, reglas claras para gestionar cambios y auditorías regulares están en su lugar. La gobernanza y gestión de datos también se alinean con funciones organizacionales. Por ejemplo, donde un Gestor de Mantenimiento es el custodio del CMMS, el organigrama también contiene un puesto de Gestor de Mantenimiento que desarrolla los estándares relevantes y cuya autorización se requiere para modificar los datos.

• Cultura Organizacional – Hay evidencia de buena gobernanza en la cultura organizacional más amplia que apoya el establecimiento de una cultura de datos efectiva. La cultura de datos es un microcosmos de la cultura organizacional más amplia y la actitud de la organización hacia la disciplina de proceso se reflejará en la cultura de datos.

• Involucramiento de la Alta Dirección – El involucramiento de la alta dirección es evidente desde su supervisión general, revisión de resultados de auditoría y asignación de recursos para corregir no conformidades de datos.

Establecer una cultura apropiada permite recopilar los datos correctos de la manera más eficiente, llevando a una toma de decisiones efectiva. Definir requisitos de datos e información es un paso clave para acertar con los datos. Este proceso debería comenzar siempre con el consumidor de información que está tomando decisiones de negocio. La Figura 3.0 demuestra tres roles clave de datos y sus responsabilidades en el desarrollo y cumplimiento de requisitos de datos.

Figura 3: Principales tipos de Información de Activos contenidos en CMMS

Para una demostración práctica de este concepto, consideremos un mapa de stakeholders para costes de activos y mantenimiento. En la Figura 4.0, comenzamos identificando al consumidor de información y trabajamos hacia atrás hasta el productor de información.

Figura 4: Ejemplo de Mapa de Stakeholders para Coste de Activo y Mantenimiento

De esta manera, el tipo de decisiones dicta las características de la información y el productor de información produce información que cumple con los requisitos del consumidor y los estándares establecidos por el custodio. Juntos, los stakeholders definen colaborativamente los requisitos y aseguran que los datos producidos sean aptos para su propósito.

Conclusiones – Los Datos como Activo

ISO 55000:2014 ha definido un activo como cualquier cosa que proporciona (o tiene la capacidad de proporcionar) valor a los stakeholders de la organización. Los datos son un activo porque los datos e información son la fuente de las estrategias de activos y las estrategias son cómo se realiza el valor.

Sin embargo, el hecho permanece: los datos no usados no hacen nada y, por tanto, no tienen valor intrínseco. Para ser un activo, los datos deben usarse activamente en el desarrollo de estrategias para gestionar los activos. Por ejemplo, saber que la criticidad de un activo es 5 no hace nada para la organización, hasta que alguien lo use para priorizar trabajo de irrupción o proyectos de capital. Así que la pregunta se convierte en: una vez que los datos se están recopilando en el CMMS, ¿qué pueden hacer las empresas con ellos para crear valor.

Al realizar sus funciones centrales, el CMMS proporciona información clave para permitir decisiones de gestión de activos como se muestra en los ejemplos en la tabla a continuación. Esta no es una lista exhaustiva, pero para los propósitos de este artículo, se seleccionaron algunos tipos de información de activos para análisis contra decisiones típicas hechas por varios departamentos.

La información de activos se genera en todas las fases del ciclo de vida del activo. Precede a la presencia física del activo y se extiende incluso más allá de la retirada del activo. Hay muchas fuentes de información de activos; de hecho, un solo activo tiene muchas fuentes que necesitan ser gestionadas. Gran parte de esta información y datos está contenida en el CMMS. La gestión de información de activos busca generar información de buena calidad para la toma de decisiones. Gestionar información de activos requiere acción deliberada por la organización, no ocurrirá orgánicamente. Esto se ha realizado con muchas facetas del negocio de la organización como calidad, medio ambiente, seguridad y gestión de activos. De igual forma, para información de activos, también se requiere un sistema de gestión. El objetivo del sistema de gestión es mejorar la efectividad de las decisiones de gestión de activos basadas en información precisa de rendimiento, coste y riesgo de activos.

Mientras los problemas alrededor de cultura y gestión de información pueden tomar tiempo en resolverse, mi esperanza es que este artículo le haya inspirado a reconocer la importancia del CMMS e iniciar pasos para aumentar la utilidad y valor de sus datos CMMS.

Pregunta Trivial: ¿Qué hay en su CMMS?

Respuesta: Cualquier cosa que usted ponga ahí.

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Su libro, Manual de Evaluación de Criticidad de Activos Basada en Riesgo

Sus próximos cursos:

1. Liderazgo Ejecutivo en Gestión de Activos (Winnipeg)
2. Esenciales de Gestión de Activos e ISO 5500x (Winnipeg)
3. Esenciales de Gestión de Activos e ISO 5500x (Online)