Mitigación del riesgo con sistemas de gestión de la fuerza laboral

La gestión de la fuerza laboral en la fabricación, o en cualquier otro sector empresarial de la cadena de suministro, es un acto de malabarismo para los líderes empresariales y los profesionales de recursos humanos.

Ahora más que nunca, los lugares de trabajo gestionan cuidadosa y simultáneamente los turnos de programación y ayudan a garantizar la seguridad de los trabajadores mediante el seguimiento de la gestión de la fuerza laboral para mejorar su capacidad de cumplir con las regulaciones de salud y seguridad ampliadas.

Muchas organizaciones confían en los planes de contingencia empresarial para abordar las regulaciones de salud y seguridad nuevas y en evolución a medida que ocurren, lo que puede dejar brechas en los procesos clave y exponer a las empresas a una variedad de riesgos de cumplimiento. A medida que las empresas ingresan a la siguiente fase de normalidad, es imperativo que continúen protegiendo a los trabajadores y reduciendo las posibles interrupciones en la cadena de suministro mediante la mejora de los procedimientos operativos estándar.

Mientras los fabricantes luchan con las restricciones presupuestarias durante la pandemia, la gestión de la fuerza laboral reduce los riesgos en el lugar de trabajo y también aborda los costos. Específicamente, los sistemas de gestión de la fuerza laboral:

• Disminuir errores . Las hojas de cálculo, los relojes manuales y las hojas de tiempo en papel están maduras para el error humano. La automatización de las funciones de gestión de la fuerza laboral hace que los errores sean mucho menos probables. El cronometraje preciso puede mejorar la productividad de los empleados y la rentabilidad de la organización.
• Mejore la eficiencia. Los profesionales de RR.HH. y nómina ya están lidiando con cargas de trabajo complejas sin precedentes. Las funciones automatizadas de administración de la fuerza laboral pueden aliviar las cargas administrativas al reducir el tiempo de procesamiento de la nómina, agilizar los beneficios y la inscripción y simplificar los procesos de administración de la mano de obra. Una reducción en estas tareas que requieren mucho tiempo libera al personal de RR.HH. para concentrarse en el panorama general.
• Mantenga el cumplimiento. La automatización de la gestión de la fuerza laboral permite el seguimiento y el registro de controles de temperatura (si corresponde) y garantiza que se cumplan los niveles de capacidad. Al invertir en una solución de gestión de la fuerza laboral, los empleadores subcontratan su riesgo de cumplimiento. Pueden confiar en la tecnología dirigida por expertos para aplicar los cálculos adecuados en los momentos correctos.
• Reducir el contacto físico. Las soluciones de gestión de la fuerza laboral sin contacto reducen el riesgo de transmisión de virus como COVID-19 y la gripe. Cuando se combina con tecnología adicional de seguridad y bienestar para medir la distancia y las interacciones de los empleados, las organizaciones pueden optimizar la distribución del espacio de trabajo de manera eficiente, para garantizar que las medidas mantengan a los trabajadores seguros sin obstaculizar la producción.
• Proporcionar dispositivos de detección de la salud. Los empleadores ahora tienen la opción de implementar dispositivos de detección de temperatura directamente dentro de sus relojes de tiempo, pero deben elegir un sistema que no almacene ni muestre información de temperatura, ya que expondría al empleador a un posible litigio de HIPAA.

Durante la pandemia, ser flexible con la programación de turnos se ha vuelto fundamental para adherirse a los protocolos de distanciamiento social. Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. Dadas las complejidades de programación de la fabricación, es vital abrir los canales de comunicación y confiar en una automatización sólida.

Sin una estrategia clara para programar turnos, posiblemente las 24 horas, una cadena de suministro sufre retrasos, no cumple con las reglas sindicales o pone en peligro la vida de los trabajadores. Por ejemplo, los empleados programados para trabajar en un trabajo específico para el que no están calificados están en riesgo por su propia seguridad y la de los demás.

Además de asegurarse de que las personas adecuadas estén en los roles correctos, una estrategia eficaz de programación de turnos puede implicar la incorporación de turnos escalonados, amplios descansos o horas de trabajo extendidas.

Entonces, ¿cómo pueden los líderes empresariales abordar estos nuevos desafíos? Una forma podría ser instituir la programación basada en reglas a través de una herramienta automatizada que presenta un tablero personalizable. Con esta tecnología, el sistema de programación de una organización puede tomar en consideración automáticamente las certificaciones y habilidades requeridas, y luego programar a los empleados que cumplan con esos requisitos. Además, la automatización facilita el cumplimiento de las reglas estatales, locales, federales y sindicales que se aplican a una organización específica.

La tecnología de programación también puede ayudar a garantizar que cada turno cuente con el personal adecuado con trabajadores calificados que cumplan con las regulaciones de personal. Una herramienta de programación basada en reglas limita las horas extra y llena los vacíos causados ​​por enfermedades o ausencias. Al final, ayuda a los sitios de fabricación evitando la programación excesiva o insuficiente, minimizando los costos y la rotación, y maximizando la productividad y la satisfacción de los empleados.

Los sistemas de gestión de la fuerza laboral con notificaciones a los empleados mantienen a todos los empleados informados, aliviando el impacto de los cambios de horario de última hora y, en última instancia, ayudando a retener a los mejores trabajadores al disminuir la interrupción de sus vidas profesionales y personales. Las notificaciones permiten a los empleados administrar el cuidado de los niños y el transporte, mientras cumplen con las leyes laborales de las ciudades y los estados.

Si bien la programación puede ser un equilibrio difícil, el uso de software de programación automatizado y personalizable puede mantener a una organización encaminada con turnos bien dotados de personal calificado y satisfecho.

La protección de los trabajadores y la reducción de los riesgos de cumplimiento de la salud y la seguridad pueden mejorar la capacidad de una empresa para crecer después de un año turbulento. Al utilizar un sistema de gestión de la fuerza laboral, las organizaciones pueden mejorar las políticas y reducir las posibles interrupciones en la cadena de suministro.

Jenna Dobrovolny es gerente de producto del grupo en Ascentis .