Reduciendo riesgo mediante sistemas avanzados de gestión de fuerza laboral

La gestión de fuerza laboral en manufactura, o cualquier otro sector a lo largo de la cadena de suministro, es un acto de malabarismo para líderes y profesionales de RRHH.

Ahora más que nunca, los lugares de trabajo gestionan cuidadosa y simultáneamente turnos de horario, y ayudan a asegurar la seguridad de trabajadores rastreando la gestión de fuerza laboral para mejorar su capacidad de adherirse a regulaciones de salud y seguridad amplificadas.

Muchas organizaciones confían en planes de contingencia para abordar regulaciones nuevas y evolutivas a medida que ocurren, lo que puede dejar huecos en procesos clave y exponer a empresas a variedad de riesgos de cumplimiento. A medida que los negocios entran en la próxima fase de normalidad, es imperativo que continúen protegiendo trabajadores y reduciendo disrupciones potenciales a la cadena mejorando procedimientos operativos estándar.

Mientras los fabricantes lidian con restricciones presupuestarias durante la pandemia, la gestión de fuerza laboral reduce riesgos en el lugar de trabajo y aborda costes. Específicamente, los sistemas de gestión:

• Disminuyen errores. Hojas de cálculo, relojes manuales y fichas de papel son propensos a error humano. La automatización de funciones de gestión hace los errores mucho menos probables. Un control horario preciso puede mejorar productividad y rentabilidad.
• Mejoran eficiencia. Profesionales de RRHH y nómina ya lidian con cargas de trabajo complejas sin precedentes. Funciones automatizadas aligeran cargas administrativas reduciendo tiempo de procesamiento de nómina, agilizando beneficios e inscripciones, y simplificando procesos de gestión laboral. La reducción en estas tareas consumidoras de tiempo libera al personal de RRHH para concentrarse en el panorama general.
• Mantienen cumplimiento. La automatización permite rastrear y registrar chequeos de temperatura (si aplica), y garantiza que los niveles de capacidad se respetan. Invirtiendo en una solución, los empleadores externalizan su riesgo de cumplimiento. Pueden confiar en tecnología experta para aplicar cálculos apropiados en los momentos correctos.
• Reducen contacto físico. Soluciones sin contacto reducen riesgo de transmisión de virus como COVID-19 y gripe. Al combinarse con tecnología adicional de seguridad y bienestar para medir distanciamiento e interacciones, las organizaciones pueden optimizar diseños de espacio de trabajo eficientemente, asegurando que las medidas mantienen a trabajadores seguros sin obstaculizar producción.
• Proporcionan dispositivos de cribado de salud. Los empleadores ahora tienen opción de implementar dispositivos de cribado de temperatura directamente en sus relojes de fichar, pero deben elegir un sistema que no almacene ni muestre información de temperatura, ya que expondría al empleador a posible litigio HIPAA.

Durante la pandemia, ser flexible con la programación de turnos se ha vuelto crítico para adherirse a protocolos de distanciamiento social. Eso es más fácil de decir que de hacer. Dadas las complejidades de programación en manufactura, es vital abrir canales de comunicación y confiar en automatización sólida.

Sin una estrategia clara para programar turnos, posiblemente las 24 horas, una cadena incurre en retrasos, falla en adherirse a reglas sindicales, o pone en peligro vidas de trabajadores. Por ejemplo, empleados programados para un trabajo para el que no están cualificados están en riesgo para su propia seguridad y la de otros.

Además de asegurar las personas correctas en roles correctos, una estrategia efectiva de programación puede implicar incorporar turnos escalonados, amplios tiempos de descanso o jornadas extendidas.

¿Cómo pueden los líderes abordar estos nuevos retos? Una forma es instituir programación basada en reglas mediante una herramienta automatizada con dashboard personalizable. Con esta tecnología, el sistema de programación puede tener en cuenta automáticamente certificaciones y habilidades requeridas, y luego programar empleados que cumplan esos requisitos. Además, la automatización facilita seguir reglas estatales, locales, federales y sindicales que aplican a una organización específica.

La tecnología de programación también puede ayudar a garantizar que cada turno esté correctamente dotado con trabajadores cualificados que cumplan regulaciones de dotación. Una herramienta basada en reglas limita horas extra y cubre huecos causados por enfermedad o ausencia. Al final, asiste a sitios de manufactura evitando sobre- o sub-programación, minimizando costes y rotación, y maximizando productividad y satisfacción del empleado.

Los sistemas de gestión con notificaciones a empleados mantienen a todos informados, aliviando el impacto de cambios de horario de último minuto y ayudando a retener a los mejores trabajadores al disminuir la interrupción de sus vidas profesionales y personales. Las notificaciones permiten a empleados gestionar cuidado infantil y transporte, cumpliendo leyes laborales de ciudades y estados.

Aunque la programación puede ser un equilibrio difícil, usar software automatizado y personalizable puede mantener a una organización en pista con turnos bien dotados con personas cualificadas y satisfechas.

Proteger trabajadores y reducir riesgos de cumplimiento de salud y seguridad puede mejorar la capacidad de una empresa para crecer tras un año turbulento. Usando un sistema de gestión de fuerza laboral, las organizaciones pueden mejorar políticas y reducir disrupción potencial a la cadena.

Jenna Dobrovolny es gerente de producto grupal en Ascentis.