Optimizar flujos de trabajo clínicos con sistemas avanzados de gestión de la cadena de suministro

En los últimos 18 meses, el mundo aprendió la importancia de una cadena de suministro sólida. Tan importante fue entender las consecuencias de una cadena de suministro poco fiable, que crea incertidumbre y tensión especialmente en los clínicos que planifican, documentan y contabilizan los suministros médicos requeridos para los procedimientos de los pacientes. Ya sea operando en tiempos normales o sin precedentes, las cadenas de suministro sanitarias eficaces no deberían ser la principal preocupación de los clínicos. Su foco está en los pacientes. Sin embargo, las ineficiencias en quirófanos y salas de procedimientos, desde la falta de visibilidad de inventarios hasta el uso subóptimo de suministros de quirófano, pueden traducirse en tiempo perdido, estrés aumentado, mayor riesgo para el paciente y desperdicio de 200 millones de dólares en suministros sin usar y desechados.

Las cadenas de suministro sanitarias no son tan simples como camiones llegando a muelles de carga. Involucran conocimiento sobre la actividad que ocurre y los materiales requeridos dentro de las cuatro paredes del hospital. Más allá de la coordinación necesaria para ordenar, entregar, almacenar y documentar productos, un sistema eficaz de cadena de suministro requiere una estrecha colaboración entre los equipos de cadena de suministro y los clínicos que dependen de suministros almacenados, accesibles, precisos y no caducados para brindar atención al paciente. Mientras el trabajo frontal de pedido y entrega implica un seguimiento cuidadoso por parte de la gestión de la cadena de suministro, las últimas paradas vitales de los suministros implican la transferencia desde la ubicación de almacenamiento a la sala de procedimientos. En última instancia, los clínicos son responsables del “último tramo”, asegurando que los suministros adecuados para realizar procedimientos estén en la sala correcta, en las manos correctas y en el momento correcto. Como ex clínica, el estrés e incertidumbre de no tener los suministros adecuados me llevaba regularmente a guardar artículos de uso frecuente para acceso confirmado y seguro.

En 2021, incluso durante el flujo de una pandemia global, no tiene por qué ser así. A medida que las demandas de los clínicos siguen aumentando —la necesidad de documentación manual o detallada para historiales clínicos electrónicos y otras tareas administrativas— el burnout creciente y la ambigüedad sobre los roles de atención al paciente se citan como causas de la actual escasez de enfermería. Los suministros disponibles no deberían ser otro estrés añadido a esta profesión esencial. En cambio, este momento ofrece una oportunidad para conectar y comunicar mejor con el fin de avanzar en la atención sanitaria y brindar cuidado a los pacientes. ¿Cómo? A través de la colaboración regular entre los equipos de cadena de suministro de los sistemas hospitalarios y los clínicos que usan esos suministros.

Este enfoque conectado crea una ventaja ganar-ganar donde los profesionales de la cadena de suministro alivian la carga de los clínicos para manejar tareas engorrosas de la cadena de suministro. La comunicación es clave, y al realizar reuniones regulares entre los líderes de la cadena de suministro del sistema hospitalario y los clínicos, el intercambio de información se convierte en una ventaja crítica. Programan reuniones de equipo donde todos tienen un asiento en la mesa; genuinamente conocen a las personas sentadas a su lado; hablan, acceden a datos y consultan horarios y paneles de suministro. También discuten oportunidades de mejora, como cómo eliminar residuos o la necesidad de requisiciones el mismo día y entregas nocturnas de múltiples órdenes de compra. La comunicación también resulta en menos actividad en el extremo receptor, liberando recursos en el muelle de carga. En resumen, la conexión cultiva la confianza.

Un enfoque conectado y fiable puede ser aún más efectivo cuando los líderes de suministro tienen visibilidad empresarial con la información correcta sobre niveles de inventario, caducidades, retiradas y necesidades anticipadas basadas en uso previo. Un soporte de inventario preciso y confiable en cada punto de la cadena de suministro ahorra tiempo al reducir tareas manuales y minimizar el potencial de errores relacionados con la captura no automatizada.

Al final, las cadenas de suministro sanitarias eficaces no solo abastecen armarios de hospital, sino que sirven a los pacientes que reciben atención. Esa cadena de suministro es más que productos médicos, está vinculada por personas —profesionales de la cadena de suministro hospitalaria que colaboran regularmente con clínicos y les ayudan a hacer su trabajo. Por eso cualquier sistema de gestión de la cadena de suministro debe considerar servicios en todo el espectro de comunicación, información, transparencia y control, permitiendo lo mejor en la atención al paciente en el punto de cuidado.

Angela McNally es vicepresidenta y directora general de servicios en Owens & Minor.