Las mejores publicaciones del blog Hippo CMMS 2020: consejos expertos y gestión de activos

En 2020, la palabra «sin precedentes» adquirió un significado completamente nuevo. En muchos sentidos, la pandemia de COVID-19 reescribió por completo todas las reglas. Pero al mismo tiempo, los fundamentos de la gestión de mantenimiento no cambiaron realmente. La gestión exitosa de activos aún se reduce a llevar los datos correctos a las personas correctas de la manera más fluida posible. El software CMMS sigue siendo la mejor manera de tomar el control de sus programas de mantenimiento.

Fue un año difícil en muchas industrias. Por ejemplo, según una encuesta reciente de Fabricantes y Exportadores Canadienses, «el 65% de los encuestados tuvo un nivel de producción disminuido durante la pandemia» debido a caídas en la demanda tanto nacional como extranjera.

Veamos qué podemos aprender de las principales publicaciones del blog de Hippo en 2020 para asegurarnos de estar listos para todo lo que 2021 nos depare.

Podemos empezar viendo qué sigue siendo cierto sobre el dominio de la gestión de mantenimiento.

Comience desde el principio para crear órdenes de trabajo a demanda eficientes con software CMMS

La gestión de órdenes de trabajo sigue significando tener los pasos correctos en el orden correcto, especialmente cuando se trata de lo que hace primero.

En febrero de 2020, en Haga que sus flujos de trabajo fluyan con software de gestión de mantenimiento, analizamos la importancia del portal de solicitudes abiertas para capturar datos asociados con tareas de mantenimiento a demanda.

Uno de los beneficios clave del portal abierto son los campos obligatorios. Cuando las personas envían una solicitud de mantenimiento, pueden ver qué información quiere el departamento, asegurándose de incluirla.

«…Y cuando las solicitudes de mantenimiento son incompletas o confusas, los departamentos de mantenimiento pierden tiempo averiguando qué necesitan hacer. Cuando los técnicos no saben con qué están lidiando hasta que llegan, es imposible llegar completamente preparados con las piezas y materiales correctos. El tiempo en llave sufre».

Con el portal de solicitudes abiertas, todos comienzan con el pie derecho.

Hágase las preguntas correctas para crear flujos de trabajo de mantenimiento preventivo eficientes con software CMMS

Luego, en septiembre, profundizamos en los cómo y porqués de la gestión de mantenimiento preventivo con Una guía completa y simple para órdenes de trabajo de clase mundial.

Configurar un programa eficiente a menudo comienza haciéndose las preguntas correctas, tanto dentro como fuera del departamento de mantenimiento.

«¿Su software actual de órdenes de trabajo ayuda a hacer posible el mantenimiento preventivo? Hágase estas preguntas:

• ¿Hay una forma eficiente de ver datos históricos de activos para determinar tareas y cadencia de mantenimiento?
• Incluso si sé qué hacer y cuándo hacerlo, ¿es fácil generar y asignar PMs? ¿Cuánto de este proceso es manual versus automático?
• Una vez que el programa está en marcha, ¿cómo sé si es exitoso o no? ¿Hay una forma fácil de tomar el número de PMs generados y perdidos para calcular tasas de cierre?

Cuando se trata de órdenes de trabajo, el departamento de mantenimiento no es el único afectado, así que necesita hablar con otros departamentos, descubrir sus objetivos específicos y ver si el proceso actual de órdenes de trabajo también se interpone en su camino. Recuerde, el objetivo no es recopilar quejas de diferentes departamentos, así que asegúrese de que sus preguntas se centren en objetivos y obstáculos. Es mejor evitar preguntas sobre cómo el proceso les hace sentir y qué partes les gustan o no. En su lugar, pregúnteles qué quiere lograr su departamento y cómo el proceso de órdenes de trabajo les facilita o dificulta el progreso».

Armado con esas respuestas, puede empezar a arreglar sus procesos. Necesita un conjunto de sistemas para trabajar con datos, divididos aproximadamente en tres tipos de tareas:

• Captura
• Distribución
• Aprovechamiento

De nuevo, comienza haciéndose las preguntas correctas.

«Básicamente, ¿qué tan bueno es [el programa de mantenimiento preventivo] en recopilar buenos datos, qué tan bien pone esos datos a disposición de las personas que los necesitan, y finalmente, qué le permite hacer con los datos? Ahora que los tiene, ¿de cuántas formas diferentes puede exprimirles valor?»

Con muchas de estas preguntas, la respuesta correcta es: «Podríamos hacerlo mejor con la solución CMMS adecuada».

Dé estos pasos para un programa de mantenimiento preventivo eficiente con software CMMS

La mala noticia es que configurar un programa de mantenimiento preventivo requiere más que solo pasar por una lista rápida de preguntas. La buena noticia es que hay un proceso bien definido, y lo cubrimos en agosto, con 6 elementos que su lista de verificación de mantenimiento preventivo debe incluir.

Curiosamente, el primer paso no está relacionado con activos, equipos o datos.

Se trata de personas.

«Una de las cosas más importantes a considerar al desarrollar una lista de verificación de mantenimiento preventivo es conseguir a las personas adecuadas en el equipo de mantenimiento. Así como las computadoras no producirán información útil sin personas conocedoras para operarlas, también es cierto que un programa de mantenimiento preventivo no será efectivo sin las personas adecuadas para supervisar y hacer el trabajo.

Cuando se trata de operar un programa de mantenimiento preventivo ejecutado por CMMS, seleccionar individuos de la alta gerencia, gerentes de mantenimiento, técnicos de mantenimiento y cualquier otro personal que entienda cómo opera el sistema es esencial».

Proteja el conocimiento tribal con software CMMS

Los beneficios del software CMMS es un tema favorito para el blog, así que no es sorpresa que publicáramos Cómo el software CMMS protege el valor y reduce costos.

Pero lo que podría ser sorprendente es el beneficio del «conocimiento tribal» del CMMS y el proceso de transferencia de conocimiento.

«Para muchos departamentos, su posesión más valiosa es el conocimiento duramente ganado de los activos que mantienen. Nadie conoce una máquina o equipo mejor que los técnicos que la han mantenido funcionando. Cuando alguien puede diagnosticar un problema simplemente escuchando un activo o simplemente colocando una mano sobre él para sentir vibraciones, es impresionante. Y muy peligroso.

Eso es porque tan pronto como pierde a los técnicos, también pierde todo ese saber hacer. Este no es un problema nuevo, e incluso hay una gran leyenda urbana sobre ello. En la historia, un técnico de mantenimiento se jubila después de muchos años en el trabajo. Dentro del primer mes, lo llaman de vuelta su jefe desesperado. Una de las máquinas está caída, y ninguno de los técnicos más nuevos sabe cómo hacerla funcionar de nuevo. El técnico jubilado viene, camina alrededor de la máquina unas cuantas veces, y luego marca un punto con tiza. Esa es la pieza que necesita ser reemplazada, explica. Luego le presenta a su viejo jefe la factura. ¿La marca de tiza? Un centavo. ¿Saber dónde poner la marca de tiza? Diez mil dólares.

El software CMMS protege toda la experiencia y el saber hacer de sus técnicos al facilitar la inclusión de mucha información en las órdenes de trabajo. Recuerde, las órdenes de trabajo no están garabateadas en pedazos de papel ni atascadas en hojas de cálculo. Están dentro del CMMS, lo que facilita agregar todo lo que los técnicos necesitan para hacer el trabajo correctamente y cerrar eficientemente».

Nos gusta tanto esta idea que Hippo creó una infografía explicando el valor de la transferencia de conocimiento y algunos pasos rápidos para ayudar a que suceda.

No compre un CAFM cuando necesita un CMMS

Algunas de nuestras publicaciones de blog más populares son desgloses de términos, teorías y prácticas comunes para mantenimiento y gestión de instalaciones, lo cual no es nada sorprendente. Cuando las personas están en el mercado para software de gestión de mantenimiento, quieren aprender todo lo posible sobre la industria.

En ¿Cuáles son las diferencias clave entre soluciones CAFM y CMMS?, cubrimos algunos de los principales casos de uso para CAFM.

«…porque el término se ha convertido en un paraguas para una serie de tipos diferentes de software de gestión de instalaciones, casi podemos preguntar igual de fácilmente: ¿Qué no es una característica de un CAFM? Reduzcamos la lista a dos realmente importantes.

CAFM y planificación de espacios

Comienza con planos de planta detallados del espacio de oficina, incluyendo escritorios, activos y equipos. Los gerentes de instalaciones pueden asegurar que el espacio se use eficientemente y que los trabajadores estén adecuadamente acomodados. Por ejemplo, si hay una nueva contratación en el departamento de ingeniería, el gerente de instalaciones puede asegurar que hay espacio para un nuevo escritorio. También pueden usar el software para facilitar el traslado de un escritorio del almacenamiento a la oficina. Para los trabajadores existentes, la planificación de espacios cubre la gestión y seguimiento de espacios flexibles, como salas de reuniones y áreas de descanso. El software recopila datos valiosos sobre quién usa qué, qué se está aprovechando efectivamente y qué se está desperdiciando.

CAFM y distanciamiento físico

Los gerentes de instalaciones ahora enfrentan desafíos relacionados con la lucha contra la propagación de la COVID-19, y una forma es garantizar el distanciamiento social entre empleados en el lugar de trabajo. Como el software ya tiene datos sobre diseños de oficina y dónde se sientan las personas, los gerentes de instalaciones pueden usarlo para garantizar distancias seguras reasignando escritorios instantáneamente. Los gerentes también pueden controlar el acceso con gestión de visitantes y escalonar los horarios de llegada de empleados. También pueden crear y gestionar controles de bienestar y recopilar datos para rastreo de contactos».

La publicación termina con algunos de nuestros consejos más comunes y mejores: elegir la solución correcta comienza mirando los problemas que quiere resolver. Una vez que sabe qué quiere lograr, puede bastante fácilmente elegir la herramienta correcta. En un nivel muy básico, es lo mismo que elegir el destornillador correcto. El Paso Uno es mirar la cabeza del tornillo.

Por todas las cosas que se mantuvieron iguales en la gestión de mantenimiento, hubo muchos cambios grandes. La pandemia de COVID-19 creó muchos nuevos desafíos para gerentes de mantenimiento e instalaciones. En el blog de Hippo, cubrimos algunas de las diferentes formas en que la solución CMMS adecuada ayuda a combatir el coronavirus.

Estandarice procesos ágiles con software CMMS

En abril, publicamos Superando las pruebas de COVID-19: Instalaciones educativas y software CMMS escolar, que cubre algunas de las formas en que las instalaciones educativas pueden usar CMMS para ayudar a combatir la COVID-19.

Una de las ideas importantes es usar software CMMS para ajustar su programa de mantenimiento preventivo.

«Generalmente, el mantenimiento preventivo ofrece:

• Mayor tiempo de actividad
• Vida útil más larga de los activos
• Gestión de inventario más fácil
• Mejora de la eficiencia
• Mayor seguridad

Todos estos son importantes, pero con la COVID-19, se han vuelto críticos.

Aumente algunos PMs

Las organizaciones de todas las industrias se ven obligadas a recortar todos los costos posibles. Y eso significa que los departamentos de mantenimiento están siendo solicitados a hacer más con menos, arreglándose con un número menor de técnicos y un ojo más cercano en los costos. Lo último que necesita ahora es tiempo de inactividad no programado en un activo importante. Ahora no es el momento de que la caldera deje de funcionar. Para asegurar que todo lo que necesita se mantenga en línea, aumente la frecuencia y cantidad de mantenimiento preventivo en activos críticos.

Pausa algunos PMs

Al mismo tiempo, hay algunos PMs que podría querer considerar detener por completo. Para una escuela primaria, por ejemplo, no hay necesidad de revisar periódicamente las estructuras de juego al aire libre. En la mayoría de áreas, están fuera de límites. En un gran campus universitario, los departamentos pueden pausar el mantenimiento programado en algunos de los activos de las cocinas de las cafeterías. La mayoría de los activos inactivos no necesitan el mismo nivel de atención.

Pausar PMs también puede ayudar con los informes. A fin de mes, no tiene que abrirse paso entre un montón de PMs perdidos que nunca debería haber hecho de todos modos. Puede tener más sentido pausarlos por ahora, liberándolo para usar el tiempo de su departamento de formas que se ajusten mejor a la situación actual. Piénselo así: podría tener un programa para regar su césped todos los domingos por la tarde durante el verano, pero no tiene sentido seguir el programa cuando hubo una tormenta el domingo por la tarde».

Aquí vemos cómo un buen CMMS hace posible crear consistencia mientras también ayuda a las organizaciones a ser ágiles.

Manténgase conectado a una distancia segura con software CMMS

En mayo, publicamos Mantenga el distanciamiento social con software CMMS, una mirada a todas las formas en que CMMS hace posible el distanciamiento social.

Antes de la COVID-19, había muchas publicaciones de blog explicando los beneficios de usar una base de datos CMMS accesible desde cualquier dispositivo móvil. Cuando los técnicos pueden acceder instantáneamente a órdenes de trabajo, PMs e historiales detallados de mantenimiento y reparación de activos y equipos desde cualquier lugar, en cualquier momento, aumenta el tiempo en llave. No más volver a la oficina para recoger la próxima asignación de trabajo o tomar un manual para una reparación complicada.

Pero con la COVID, la capacidad de trabajar independientemente adquiere nueva importancia. Por su seguridad, los técnicos deben evitar el contacto cercano. El software CMMS lo facilita. Por ejemplo:

«Dependiendo del tamaño de la instalación, la complejidad de la tarea y la antigüedad del técnico, muchos gerentes inspeccionarán visualmente el trabajo antes de cerrar la orden de trabajo. El software CMMS permite que estas inspecciones se realicen a una distancia segura.

Cuando el técnico termina, usando cualquier dispositivo móvil conectado a Internet, puede tomar fotos de su trabajo, que luego son revisadas por el gerente. Satisfecho de que el trabajo se ha completado completamente, pueden cerrar la orden de trabajo ellos mismos usando el software de gestión de órdenes de trabajo».

Y:

«Dependiendo del tamaño y diseño de su instalación, podría ser una buena idea mover las órdenes de trabajo alrededor para que los técnicos no se tropiecen entre sí. Por ejemplo, para el departamento de mantenimiento de un hotel, probablemente no importe si tiene dos técnicos trabajando en habitaciones adyacentes al mismo tiempo. Pero en una planta de fabricación, no querría dos técnicos trabajando al mismo tiempo en activos que están uno al lado del otro.

Probablemente la forma más fácil de hacer esto es escalonar PMs para activos cercanos. Usando la vista de calendario en el software CMMS, puede arrastrar y soltar PMs. En la mayoría de los casos, especialmente con PMs flotantes, no hay diferencia real entre hacer el trabajo un día antes o un día después. Con PMs medidos y órdenes de trabajo a demanda, hay menos margen, pero mover esas órdenes de trabajo sigue siendo a menudo factible».

Próximos pasos

De la misma publicación del blog:

«El proceso para encontrar y adoptar una solución CMMS no ha cambiado.

Investigue en línea, leyendo sobre el software en general y los diversos proveedores específicamente. Luego contacte y comience a configurar algunas reuniones rápidas y demostraciones en vivo. Es la única forma de tener una idea de cómo funciona el software y cómo puede funcionar para usted. Siempre piense en términos de los problemas que enfrenta y cómo se conectan con características específicas en el software. Este paso es crucial porque lo último que quiere es un CMMS lleno de características que no necesita y no usa. Sería como pedir todos los platos del menú, comer unos pocos y tirar el resto.

Pero hay algo sobre obtener un CMMS que ha cambiado. Es la urgencia. Ahora más que nunca, los gerentes de instalaciones y mantenimiento necesitan procedimientos y flujos de trabajo que puedan resistir las presiones de la COVID-19. Necesita una solución CMMS».