Haciendo la transición al software CMMS con Steve Ricard (PODCAST)

Cómo implementar un CMMS, con Fiix y el podcast Rooted in Reliability

Todo lo relacionado con el cambio es difícil, desde saber cuándo hacer un cambio hasta asegurarse de que todos se sientan cómodos con una nueva forma de trabajar. Adoptar un CMMS y cambiar la forma en que realiza el mantenimiento no es diferente. Esta transición puede ser un desafío, incluso si finalmente vale la pena.

El gerente del equipo de implementación de Fiix, Steve Ricard, visitó el podcast Rooted in Reliability para hablar sobre los desafíos, los beneficios y las mejores prácticas para implementar el software CMMS. Steve y el presentador James Kovacevic discuten:

• El momento adecuado para buscar una GMAO
• Cómo planificar una buena implementación
• Consejos para tratar con datos
• Cómo gestionar el cambio para que su equipo esté comprometido, informado y tenga éxito

Escuche el episodio del podcast aquí (también disponible en el sitio web de Accendio Reliability) o lea la transcripción a continuación.

Mejore la configuración de su CMMS con esta lista de verificación de implementación de CMMS gratuita

Transcripción del episodio

Ver la transcripción del episodio

James Kovacevic :Es un placer para mí dar la bienvenida a Steve Ricard. Bienvenido, Steve.

Steve Ricard :Hola James, ¿cómo te va?

JK :Lo estoy haciendo bien, gracias. Ahora, Steve, para aquellos que no están familiarizados con usted, es un gerente de equipo de implementación con Fiix Software. Hemos tenido muchas personas conectadas desde Fiix antes, por lo que es un CMMS que muchas personas usan, con el que muchas personas están familiarizadas. También es una CRL y también tiene su CFM. Ahora, una breve introducción, ¿qué puede hacer para llenar los espacios en blanco por nosotros?

SR :Seguro. Comencé mi carrera de mantenimiento en 1986. Realicé mi primera implementación de un CMMS mientras trabajaba en una empresa de administración de propiedades. En aquel entonces, eran flujos de datos y un producto MP2 nuevo, recién introducido, que, para darle una idea de la edad que tengo, es obsoleto, por lo que a veces siento que me estoy acercando a lo obsoleto. escenario yo mismo.

Mantuve mi carrera y realmente me enamoré de las computadoras en ese momento y mantuve la carrera de mantenimiento en una certificación de administración de redes. Luego, como mencionaste, obtuve mi certificación en administración de instalaciones de Northeastern University. Decidí que me gustaban tanto las computadoras que quería hacer algo más que implementar para la empresa de administración de propiedades para la que trabajaba. Así que me cambié a trabajar para otro proveedor de CMMS en el año 2000 y he trabajado en ese campo desde entonces.

JK :Por lo tanto, es bastante fácil decir que ha estado involucrado con CMMS durante bastante tiempo si MP2 era nuevo cuando se estaba iniciando en él. Todavía conozco algunas organizaciones que lo dirigen. Dicho esto, ha estado involucrado con CMMS durante un largo período de tiempo en una amplia gama de industrias. Ahora, ¿qué es un CMMS en tus palabras?

SR :Entonces, lo comenzaré con el acrónimo. Estoy seguro de que casi todos sus oyentes saben que significa sistema de gestión de mantenimiento computarizado. Algunas personas reemplazarán ese "sistema" con software.

Básicamente, es un sistema de dos partes. La primera parte es una base de datos donde se almacena toda la información de la organización de mantenimiento de una empresa. Si alguna vez ha trabajado con varias hojas de cálculo de Excel, libros de trabajo o una base de datos, sabe que no siempre es fácil de usar recuperar los datos que desea ver. Entonces, el CMMS tiene una segunda parte y eso es lo que ve el usuario final y lo llamamos la interfaz.

La función de la interfaz es organizar los datos de una manera que permita a los usuarios ver toda esa información que, de otro modo, podría estar mezclada. Además, la interfaz contendrá algún código de computadora donde se realizarán algunos cálculos complejos sobre los datos y lo hace para ayudar a los equipos de mantenimiento a programar mejor su trabajo de mantenimiento y realizar un seguimiento de las piezas y materiales. Un CMMS también debe tener una buena herramienta de informes sólida para que pueda obtener esos datos en un informe que tenga sentido para todos los miembros de la organización.

JK :Excelente. Entonces, una muy buena definición de lo que es un CMMS. Y han existido durante bastante tiempo, como mencionaste anteriormente. Pero, ¿cómo saben las organizaciones si su GMAO actual se está volviendo obsoleto, obsoleto o cuándo es el momento de empezar a buscar algo nuevo?

SR :Lo crea o no, el primer CMMS salió alrededor de 1965 y era un sistema de tarjetas perforadas. Entonces, los principios de cómo debería funcionar un CMMS han existido durante más de 50 años.

Cuando estoy evaluando, algunas de las cosas que buscaría son si la interfaz de usuario tiene un aspecto moderno. Con el avance en las herramientas de desarrollo de programación, las empresas de software realmente han podido simplificar la experiencia del usuario y, al mismo tiempo, mantener los complejos cálculos que mencioné anteriormente. Si un sistema no es fácil de usar, es posible que las empresas estén perdiendo algo de productividad y que la adopción por parte del usuario sea difícil. Ésa es un área que quizás desee considerar reemplazar.

¿El sistema que usamos actualmente tiene una solución móvil sólida? ¿Queremos intentar alejarnos del lápiz y el papel y dejar el papel? Bueno, entonces querrás tener una solución móvil sólida para hacer eso.

¿Qué tal algunas funciones avanzadas? En los CMMS más antiguos, casi todo el mantenimiento programado se basaría en un período de tiempo. ¿Su sistema permite el monitoreo basado en medidores y / o en condiciones?

Entonces, lo último que miraría es, ¿cuáles son los requisitos de hardware del sistema? ¿El cliente se ejecuta en servidores obsoletos y sistemas operativos antiguos porque el software en sí no se ejecuta en nada más nuevo?

Supongo una cosa más. Si hay alguien que todavía usa un CMMS de tarjeta perforada, entonces, sin duda, debería considerar actualizarlo.

JK :Si, absolutamente. Y, ya sabes, esos servidores antiguos que mencionaste, eso es un problema por una variedad de razones diferentes. No es solo el hecho de que, ya sabes, son viejos, es que hay parches de seguridad que ya no se les aplican y que presentan un riesgo de ciberseguridad. No son confiables y ya no podemos brindar asistencia desde una perspectiva de TI. Hay muchas cosas diferentes a considerar.

SR :Absolutamente. Y también debe tener en cuenta que es posible que los servidores más antiguos no tuvieran la capacidad de almacenamiento. Los CMMS más nuevos realmente promueven la posibilidad de adjuntar archivos electrónicos, ya sean imágenes o videos, o quizás dibujos de Autocad, que ocupan bastante espacio. Los servidores más antiguos simplemente no tienen esa capacidad.

También es posible que no hayan tenido la RAM o la capacidad del procesador para funcionar en un entorno de ritmo rápido. Entonces, sí, además de los problemas de seguridad, hay un montón de cosas que debe tener en cuenta cuando mira su hardware.

JK :La otra gran cosa a tener en cuenta es que con toda la información que existe y todos los demás sistemas, queremos un CMMS que se pueda integrar con otros sistemas, ya sea un GIS o monitoreo de condiciones, o cualquier tipo de solución. tenemos. Queremos que puedan comunicarse entre sí para que no tenga que administrar 18 sistemas diferentes en 18 ventanas diferentes en su computadora todo el tiempo.

SR :Sabes, ese es un gran punto y una de las cosas que debería haber mencionado antes cuando te dije algunas cosas para mirar es, ¿se puede integrar tu sistema y tu sistema tiene una aplicación cerrada? , lo que significa que no está permitido conectarse al exterior o, ¿está implementando algunas de las nuevas tecnologías, como las API? Por ejemplo, en Fiix, utilizamos una plataforma API abierta. Podemos conectarnos a casi cualquier cosa que también permita conexiones API.

Ahora podemos mantener a la gente de contabilidad y a la gente de compras dentro de su software de compras, a la gente de mantenimiento dentro del software de mantenimiento y usar esta API, o este puente si lo desea, para comunicarse entre los dos. Puede tomar la información de controladores lógicos programables e introducirla automáticamente en su CMMS. Este es otro ejemplo de algunos paquetes que pueden estar desactualizados porque no permiten esos ganchos

JK :Si, absolutamente. Ahora, hemos cubierto bastantes razones por las cuales las organizaciones, cómo las organizaciones sabrían que su sistema está desactualizado. Pero, ¿cuándo deberían realmente dar ese paso y pasar de ese sistema obsoleto a un nuevo sistema? ¿Qué los impulsa a hacer eso?

SR :Bueno, eso es interesante. Cuando comencé en la industria, no existía el software basado en la nube. Entonces, hablamos sobre el hardware que deben considerar, entonces, ¿deberían considerar pasar al software como servicio o SaaS?

Además, deben analizar detenidamente su sistema existente, tal vez adoptar un enfoque forense. ¿Qué funcionó con su sistema original y qué no, y cómo pueden mejorar?

Realmente quiero decirle a la gente que se suscriba a la filosofía de las Cinco P, es decir, una planificación adecuada evita un rendimiento deficiente. Cuando quiera mirar un sistema o considerar reemplazar uno, realmente necesita hacer un buen trabajo al evaluar y planificar de manera apropiada para que pueda ser plantado cuando se mude.

JK :Muy bien, excelente. Ahora, con eso, ¿qué deben considerar las organizaciones al prepararse para la transición de ese CMMS obsoleto a uno nuevo? ¿Cuáles son las cosas que realmente deben considerar? ¿Es la nube frente a la alojada? ¿Qué más deben considerar?

SR :En los viejos tiempos, también teníamos que mirar nuestras tecnologías de impresión. Ya sabe, si está ejecutando un sistema antiguo, es posible que las impresoras que esté utilizando lo restrinjan. Normalmente, eso no es un problema hoy. Si opta por una solución basada en web, el cliente realmente no tiene preocupaciones sobre la estación de trabajo o el servidor. Si tienen una forma de acceder a Internet, prácticamente pueden acceder al software desde cualquier lugar.

Con los avances en teléfonos inteligentes y tabletas, ¿cómo van a armar a sus técnicos? ¿Van a armarlos con soluciones móviles? ¿O una estación de trabajo? ¿O lo harán a la antigua y procesarán el papel? Ahora, obviamente, le recomendamos que se aleje del papel y el bolígrafo. Es difícil de almacenar, es difícil de traducir y realmente ves algunas eficiencias al pasar a un sistema completamente electrónico.

JK :Muy bien, excelente. Ahora con eso, ¿qué pasa con la parte de entrenamiento? ¿Es eso una consideración cuando miramos de un sistema más antiguo a un sistema más nuevo? ¿A qué está acostumbrada la gente, van a adoptar un sistema más nuevo? ¿Ese tipo de cosas?

SR :Absolutamente. En muchos casos, salí y la decisión de reemplazar una solución de software o instalar una solución de software si no reemplaza algo antiguo, vino de arriba sin la participación del usuario final.

Los usuarios finales son realmente los que hacen o deshacen un sistema. Puede haber una directiva de arriba, pero si los usuarios finales no entienden una, cuáles son los objetivos de la organización y dos, cómo usar el software, entonces la adopción de los usuarios será muy baja. Si la adopción por parte de los usuarios es baja, será muy difícil que el sistema se dé cuenta. Es probable que haya personas que ingresen datos con métodos inconsistentes y eso conduce a datos más difíciles de recuperar. Los datos más difíciles de recuperar significan informes más difíciles de ejecutar, lo que prácticamente significa un sistema fallido.

Lo que realmente queremos hacer es obtener la aceptación del usuario final desde el principio y la mejor manera de lograrlo es asegurarnos de que estén capacitados y se sientan lo más cómodos posible utilizando el software.

JK :Muy bien, excelente. Por lo tanto, debemos considerar todas esas cosas de las personas además de las consideraciones de tecnología, las consideraciones de software, todas esas cosas. Ahora, una de las preguntas que me hacen a menudo es, ¿cómo deciden las organizaciones si importar o no ese historial antiguo del CMMS antiguo, el CMMS obsoleto, al nuevo? ¿Cómo decidimos eso? ¿Vale la pena el esfuerzo?

SR :Puede ser. Es una gran pregunta porque muy a menudo recibimos clientes que tienen datos en su sistema heredado y su reacción inmediata es, oye, llevemos todo al nuevo sistema.

Bueno, primero debemos preguntarnos por qué. ¿Por qué está cambiando al nuevo sistema? ¿Es que el viejo sistema está anticuado? ¿O hay nuevas características o funciones que desea implementar? ¿O no está satisfecho con la configuración además de los otros factores que acabo de mencionar? ¿Todos los datos de su antiguo sistema son buenos? ¿Está limpio? ¿Dónde desea realizar mejoras y ajustes? Debemos tener eso en cuenta sobre lo que vamos a aportar.

Uno de los más importantes es que tenemos que averiguar si son propietarios de los datos cuando abandonan su antiguo sistema. ¿Perderán el acceso a él? ¿Los datos estaban en una plataforma de base de datos de propiedad? Bueno, si van a perder el acceso a él, ciertamente nos gustaría traer esos datos. Sin embargo, si pueden acceder a los datos, generalmente lo que recomiendo es que traigan sus registros de activos, sus partes , cualquiera de sus horarios de mantenimiento preventivo, así como cualquier orden de trabajo abierta. Entonces, generalmente, recomendamos que mantengan sus registros históricos en su sistema histórico. Nuevamente, si hay un caso en el que un cliente no tendrá acceso a su sistema anterior una vez que haya migrado, entonces realmente queremos revisar los datos históricos que deben ingresarse.

JK :Bien. He visto algunas organizaciones que, ya sabes, no van a tener acceso a ese sistema antiguo, por lo que lo exportan a Excel, todos los registros, y lo guardan en Excel si alguna vez tienen que volver a mirarlo. He visto a algunos moverlo todo a algún tipo de base de datos accesible, y he visto a otros que realmente lo mueven al CMMS. Todos tienen sus pros y sus contras, pero el resumen es que queremos asegurarnos de que tenemos acceso a los datos. ¿Correcto?

SR :Absolutamente. Siempre que tenga acceso a él. Y no olvide, muchos de esos datos antiguos, probablemente tenga personas que los ingresan y que ya no están en la empresa, entonces, ¿queremos traer ese tipo de información al nuevo sistema? Entonces, como dijiste en resumen, solo debemos asegurarnos de que siempre puedas tener acceso a él.

JK :Muy bien, excelente. Entonces, hemos tomado la decisión sobre qué hacer con nuestros datos y hemos tomado la decisión sobre con qué plataforma vamos a utilizar. ¿Qué debemos hacer con la gente para asegurarnos de que sea adoptado? ¿Es entrenamiento inicial y eso es todo? ¿Es una campaña de concienciación completa y algo de formación? ¿Es algo práctico? ¿Qué debemos hacer para asegurarnos de que nuestro personal esté preparado para la transición? Porque será una gran transición pasar de un sistema antiguo y obsoleto a un sistema nuevo y fácil de usar.

SR :Por supuesto. El cambio es dificil. La gente lucha con el cambio. Nos gusta estar cómodos. Por lo tanto, cada vez que introduce un cambio, puede resultar difícil para las personas.

Lo más importante, ante todo, es que tenemos que comunicarnos. Necesitamos informar al usuario final que se están realizando cambios e idealmente queremos involucrar al personal en el proceso de selección.

He trabajado con un montón de empresas y he dicho, ¿saben qué? Traigan a la persona que será su mayor detractor, tráiganlos muy temprano y abordemos las inquietudes de esa persona. Si podemos hacerlos felices, entonces todos los demás en la organización sabrán que son los detractores, por lo que si se incorporan, la adopción será más fácil.

Luego, queremos capacitar al usuario final para asegurarnos de que todos estén capacitados, pero no queremos alejarnos en ese momento. Queremos seguir involucrados. Queremos tener llamadas y seminarios web programados con regularidad con los clientes para asegurarnos de que todos se sientan cómodos. Tan pronto como alguien se sienta incómodo, incluso levemente, queremos manejar esa situación de inmediato. Queremos involucrarnos con ellos antes de que crezca demasiado y se muevan de incómodos a descontentos.

JK :Muy bien, excelente. Y ya sabes, a veces los mayores detractores son los líderes informales dentro de la organización, así que debes asegurarte de tomarlos porque si hacen ese cambio contigo, otros lo seguirán, por lo general.

SR :Absolutamente. Como dije, si puedes hacer que los detractores se unan, la mayoría de las personas se unirán.

JK :Ahora, digamos que incorporamos a esos detractores. ¿Qué otros preparativos deben realizar las organizaciones para estar preparadas para esta transición?

SR : Una cosa que no puedo recomendar lo suficiente es crear un manual de procedimiento operativo estándar. Un POE.

Siempre me sorprende cuando aparezco y la gente está sacando SOP para absolutamente cada parte del mantenimiento que realizan, pero no tienen uno para su software de actividad de mantenimiento, su CMMS.

Desarrolle un POE. Debe definir claramente cómo se debe usar el sistema y también debe ser un documento vivo y dinámico. No puede crearlo una vez y luego alejarse. Debe realizar revisiones constantes del sistema y, si realiza cambios, asegúrese de actualizar ese SOP. Las personas que hacen eso son las que siempre veo que tienen más éxito.

JK :Creo que tener esos SOP garantiza que todos ingresen los datos de la manera correcta, en el formato correcto y utilizando los informes correctos. Son todas esas cosas las que realmente impulsan la coherencia en la calidad de los datos dentro de ese CMMS.

Una de las cosas que veo a menudo también es que las organizaciones desarrollarán el SOP, capacitarán a las personas en él cuando el CMMS se esté preparando para su implementación y, por lo general, hay un retraso, por lo que hay personas que no han visto o tocado el sistema durante un período de tiempo, y se implementa sin más capacitación de seguimiento o capacitación continua. Entonces, comienza a degradarse y retroceder porque nadie está usando ese SOP, nadie está usando esos estándares que fueron desarrollados para el CMMS.

SR :Correcto, y cuando habla con ellos, tienen su SOP original para realizar su tarea de mantenimiento y luego, en la parte posterior de ese SOP, tienen algunos boletines de servicio técnico adjuntos. Entonces, el fabricante dice, oye, tenemos que hacer algunos cambios en algunas tareas de mantenimiento, aquí hay una actualización, y son muy rápidos para agregar esas actualizaciones a su SOP de tareas de mantenimiento. Bueno, tenemos que hacer lo mismo con su SOP de CMMS.

JK :Absolutamente. Además de los SOP, si tuvieras una varita mágica, ¿qué es lo que harías de manera diferente con las organizaciones que buscan actualizar su CMMS?

SR :Supongo que en realidad querría mover esa varita sobre las personas en lugar de sobre la tecnología o el proceso. Como mencioné anteriormente, el cambio puede ser difícil y el cambio puede ser un desafío. Realmente me gustaría aliviar las preocupaciones de la gente y ayudarles a entender que, a veces, el cambio puede ser algo bueno. A menudo nos encontramos con personas que se sienten tan incómodas que su nivel de incomodidad realmente ralentiza el proyecto. Como buen consultor, realmente necesitamos estar allí para tomarlos de la mano y hacerlos lo más cómodos posible, lo que hará que el proceso sea mucho más fácil.

JK :Muy bien, excelente. Ahora, ¿qué es lo único que desea que nuestros oyentes se lleven de esta conversación sobre la actualización de los CMMS, la transición a los actualizados? ¿Qué es lo que desea que se lleven y hagan de manera diferente mañana o la semana que viene?

SR :Si puedo, me gustaría ofrecerles dos conclusiones.

JK :Muy bien, tomaré dos.

SR :Bien. Número uno, mira. Eche un vistazo a su sistema. ¿Está haciendo todo lo que necesita que haga? Mírelo como si fuera su primer día de trabajo. ¿Es fácil de usar, es fácil de usar? ¿Está obteniendo lo que necesita para obtenerlo?

Número dos, escucha. Esto se remonta a la comunicación de la que hablé antes. Escuche realmente a sus usuarios finales. No se limite a escucharlos, escúchelos. Ellos son los que lo van a hacer o deshacer. ¿Tienen quejas legítimas? ¿Qué puede hacer para facilitarles el trabajo? Si puede facilitarles el trabajo, contribuirá en gran medida a mejorar su moral, lo que, por supuesto, puede mejorar la productividad y el rendimiento en general.

JK :Muy bien, excelente. Hay dos grandes conclusiones. Quiero agradecerle, Steve, por tomarse el tiempo para hablar con nosotros hoy sobre cómo hacer esa transición lejos de los CMMS obsoletos.

SR :No hay problema James, fue un placer.