Cómo un CMMS Impulsa la Implementación Exitosa de Mantenimiento Productivo Total

¿Quién no estaría orgulloso de un equipo de mantenimiento que experimenta cero accidentes y cero averías inesperadas de máquinas?

Es algo que parece irrazonable, pero es el objetivo final de cualquier organización que decida implementar Mantenimiento Productivo Total.

Dado que este enfoque proactivo de mantenimiento puede tomar años en implementarse completamente, debe asegurarse de estar bien informado sobre lo que le espera y qué herramientas pueden hacer esta transición más suave. Una de esas herramientas es un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), ya que muchas de sus funciones estándar encajan bien con los requisitos del TPM.

Si quiere saber más sobre la metodología TPM en general, así como cómo implementarla en su organización con la ayuda de un CMMS moderno, ha llegado al lugar correcto.

Si aún no sabe qué es un CMMS, consulte nuestra guía Qué es un Sistema CMMS y Cómo Funciona.

¿Qué es el Mantenimiento Productivo Total (TPM)?

El Mantenimiento Productivo Total es un sistema proactivo de mantenimiento de activos que se centra en mantener el equipo de una organización en condiciones óptimas de funcionamiento, aumentando la disponibilidad de equipos y evitando averías y retrasos en procesos centrales.

A diferencia de otras estrategias de mantenimiento, con TPM, los operadores de máquinas participan en el proceso de mantenimiento de los equipos que operan. El TPM es aplicable en varias industrias pero se usa más comúnmente en el sector manufacturero, principalmente por su enfoque radical y único al mantenimiento de equipos.

Un factor que hace al TPM particularmente relevante para procesos de manufactura es la Efectividad General del Equipo (OEE). Busca determinar el porcentaje de tiempo de producción planificado que es productivo. Apunta a rastrear la progresión hacia "producción perfecta" con puntuaciones que van desde 40% para sistemas ineficientes hasta 100% para producción perfecta.

¿Cuáles son los Objetivos del TPM?

El concepto detrás del TPM apunta a lograr ciertos objetivos incluyendo:

• Un enfoque proactivo y "todos a bordo" para el mantenimiento con responsabilidad compartida por el cuidado de equipos.
• Personal en todos los niveles de la empresa involucrado en el proceso de mantenimiento llevando a mayor tiempo de actividad.
• Lograr cero defectos de equipos y cero tiempo muerto.
• Lograr cero niveles de accidentes y crear un entorno de trabajo más seguro.
• Evitar desperdicio en el proceso de producción.
• Mejorar la calidad del producto final.

¿Cuáles son las Ventajas del TPM?

Al difuminar la distinción tradicional entre equipos de producción y mantenimiento, las empresas que emplean TPM pueden cosechar los siguientes beneficios:

• Los operadores se empoderan para mantener sus máquinas dándoles un sentido de "propiedad".
• Problemas menores de mantenimiento se notan y rectifican más rápido, sin esperar la atención de técnicos de mantenimiento.
• Productividad general mejorada vía menos averías y paradas.
• Calidad de producto mejorada y satisfacción del cliente subsiguiente.
• Costos de manufactura reducidos.
• Número reducido de accidentes en el proceso de trabajo.

La Anatomía del Mantenimiento Productivo Total

El TPM consiste en la metodología 5S que sirve como base y 8 pilares, cada uno representando un tipo de actividad que necesita implementarse y usarse para lograr los objetivos de TPM discutidos arriba.

5S – El Significado Detrás de la "S"

La implementación del mantenimiento productivo total comienza con crear una base fuerte (entorno de trabajo) sobre la que construir. Esa base se logra empleando la metodología 5S.

El objetivo 5S es asegurar que el entorno de trabajo esté limpio y organizado adecuadamente definiendo procedimientos para usar el equipo en él.

Cada "S" en 5S significa:

• Clasificar — Identificar items útiles y eliminar los no requeridos. Facilita el trabajo eliminando obstáculos y reduciendo riesgo de perturbación por items no deseados.
• Ordenar — Organizar nuevo espacio e items restantes. Herramientas, equipos y otros recursos están bien arreglados y en proximidad cercana cuando se necesitan.
• Limpiar — Limpiar e inspeccionar el lugar de trabajo. El área de trabajo es más segura, más agradable para trabajar y el equipo se preserva mejor.
• Estandarizar — Documentar estándares para los pasos anteriores. Establecer consistencia y hacerlo parte de la rutina diaria.
• Sostener — Aplicar estándares regularmente. Realizar auditorías regulares, capacitación, disciplina y ser receptivo a retroalimentación y sugerencias de mejoras.

Pilares del Mantenimiento Productivo Total

Hay ocho pilares del TPM enfocados en procedimientos proactivos y preventivos para mejorar la disponibilidad de equipos.

Pilar #1 – Mantenimiento Autónomo (AM)

El primer pilar en TPM es Mantenimiento Autónomo. Implica el cambio de responsabilidad por actividades básicas de mantenimiento del personal de mantenimiento a los operadores de máquinas. Tales tareas incluyen acciones como inspección, limpieza, lubricación, etc. Sin embargo, cuando los operadores encuentran problemas más allá de sus capacidades, solo necesitan crear una orden de trabajo para la atención del equipo de mantenimiento.

Qué el Mantenimiento Autónomo Busca Lograr

Al hacer a los operadores responsables del mantenimiento diario de sus equipos, el Mantenimiento Autónomo libera a los técnicos de mantenimiento de estar ocupados con actividades menos críticas. Por lo tanto, permite a estos técnicos tiempo para concentrarse en reparaciones técnicas más demandantes.

Un procedimiento AM bien implementado resultará en detección más rápida de fallas, menos tiempo muerto de equipos y mejor participación de empleados.

Cómo CMMS Puede Ayudar al Mantenimiento Autónomo

Cuando AM se usa con un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), las organizaciones pueden ver resultados significativos en varias áreas incluyendo:

Registro de Actividades: Por un lado, los gerentes probablemente se relacionen con el desafío de hacer que los operadores realicen tareas TPM. Típicamente, los operadores preferirían trabajar con las máquinas y terminar. Sin embargo, con CMMS, se vuelve sencillo monitorear el proceso efectivamente y ver quién ha o no ha hecho qué.

Al permitir a los operadores conocer y registrar sus tareas diarias TPM con capacitación mínima y poca o ninguna perturbación en su flujo de trabajo diario, los operadores están mejor motivados para usarlo, lo que hace la transición a TPM mucho más fácil.

Gestión de Órdenes de Trabajo: Usando este módulo en CMMS, los operadores pueden levantar rápidamente órdenes de trabajo para reportar fallas de máquinas que no pueden manejar ellos mismos.

Pilar #2 – Mejora de Mantenimiento (MI)

Con Mejora de Mantenimiento, las organizaciones que aún dependen fuertemente de mantenimiento reactivo pueden iniciar la transición a mantenimiento planificado.

Esta transición ocurre en etapas pero comienza determinando qué activos se colocarán en un programa de mantenimiento planificado. La empresa puede decidir comenzar con unos pocos equipos y luego agregar otros a medida que avanza el tiempo. Después, su enfoque gira a restaurar/mejorar los activos y crear una lista de tareas de mantenimiento regulares para cada pieza de equipo.

Qué Busca Lograr

Desarrollar planes de mantenimiento proactivos y planificados que mejoren la fiabilidad de las máquinas.

Dado que el mantenimiento ahora es planificado, la empresa comienza a cosechar beneficios de menores costos de mantenimiento (a través de activos mejor mantenidos), menores costos de piezas críticas (a través de uso práctico de piezas) y menores costos laborales (a través de menos horas extra).

Cómo CMMS Puede Ayudar con Mejora de Mantenimiento

Uso de Datos de Equipos: Una de las ventajas más significativas de CMMS es su capacidad para capturar historial de reparaciones. Esta función es invaluable en este punto, y al referirse al historial de equipos, los técnicos de mantenimiento están en mejor posición para diagnosticar cada activo antes de que la restauración o mejora pueda ocurrir con precisión.

Implementar una Estrategia de Mantenimiento Proactivo: Entre otras cosas, el mantenimiento proactivo requiere planificación profunda, y todo puede parecer desconcertante para una organización que ha dependido fuertemente de mantenimiento reactivo en el pasado. Afortunadamente, CMMS brilla aquí nuevamente ya que hace extremadamente fácil organizar y programar cada paso de un plan de mantenimiento proactivo.

Pilar #3 – Mejora Enfocada (FI)

Hay seis pérdidas significativas comúnmente encontradas en el proceso de manufactura, y la Mejora Enfocada busca identificarlas y eliminarlas. Al hacer eso, la organización puede mejorar calidad, velocidad y eficiencia en sus operaciones y aumentar OEE.

Qué Busca Lograr

FI crea un entorno habilitador para la creación de equipos multi-talentosos dentro de la empresa que se unen para trabajar un sistema que logra mejoras regulares y sostenibles en la operación de equipos. Virtualmente, garantiza pérdidas mínimas dentro del proceso de producción.

Cómo CMMS Puede Ayudar con Mejora Enfocada

Análisis de Datos: Sería problemático (o casi imposible) capturar con precisión qué activos están experimentando más tiempo muerto sin usar el rastro de datos históricos disponible en un CMMS. Al usar CMMS, se puede identificar mejor los contratiempos en el proceso y desplegar rápidamente nuevas estrategias para eliminar pérdidas futuras.

Pilar #4 – Educación y Capacitación (ET)

El TPM es un enfoque único de mantenimiento debido a su énfasis en que todos los trabajadores tengan la capacidad esencial para realizar inspecciones y tareas menores de mantenimiento preventivo. Por lo tanto, todos deben estar expuestos a la capacitación requerida para asegurar el éxito del TPM.

El énfasis debe estar en que los empleados conozcan no solo el "cómo" sino también el "por qué" para adoptar el Mantenimiento Productivo Total. El apoyo y compromiso de los empleados con todo el proceso es esencial para el éxito.

Tome el pilar de Mantenimiento Autónomo, por ejemplo. Aunque los técnicos de mantenimiento en la empresa XYZ están bien fundamentados en el funcionamiento de cada equipo, imagine qué pasaría si no les importa transferir el conocimiento necesario a los operadores de máquinas. O, lo hacen de manera desordenada y desganada porque no ven o entienden el proceso. En tal caso, no solo ocurrirían problemas serios durante la implementación, sino que hay riesgo de que los operadores sufran lesiones relacionadas con máquinas debido a capacitación inadecuada.

Qué Busca Lograr

La capacitación adecuada creará un equipo de empleados multi-hábiles que sientan que tienen una participación en los activos que mantienen. Están empoderados para realizar las reparaciones asignadas efectiva e independientemente. Con el tiempo, la organización disfrutará los beneficios de un sistema lleno de "expertos" que pueden mantener el tiempo muerto al mínimo.

Cómo CMMS Puede Ayudar con Educación y Capacitación

Transferencia Adecuada de Habilidades: CMMS puede usarse para asegurar que los operadores manejen las máquinas efectiva y seguramente creando instrucciones de mantenimiento detalladas (con imágenes) paso a paso para cada equipo colocado en el programa TPM.

Pilar #5 – Gestión de Calidad (QM)

El concepto detrás del Mantenimiento de Calidad es directo —mantener equipos en condición perfecta para mantener excelente calidad de producto (rendimiento).

Cada pieza de equipo nuevo se verifica en intervalos específicos para establecer su condición operativa, asegurar calidad de salida consistente y prevenir defectos de antemano. Esto puede hacerse a través de inspecciones manuales ocasionales, usando sensores de monitoreo de condición, o incluso una combinación de ambos métodos.

Qué Busca Lograr

QM apunta a entregar manufactura libre de defectos y eliminación de desperdicio de recursos. Lo hace identificando y corrigiendo potenciales no-conformidades en activos que tienen impacto directo en bienes producidos en el proceso de manufactura. El resultado es eficiencia de producción aumentada y deleite del cliente en el producto terminado.

Cómo CMMS Puede Ayudar con Mantenimiento de Calidad

Mantenimiento Predictivo: Aunque el mantenimiento planificado tiene su lugar en mantener calidad a través de inspecciones manuales rutinarias, eso solo puede no bastar ya que aún hay demasiado margen para error humano.

En su lugar, las organizaciones pueden ir más allá usando sensores de monitoreo de condición en tiempo real para detectar problemas potenciales que podrían impactar directamente la calidad del producto. Cualquiera que sea el método que elijan adoptar, un CMMS capturará y analizará adecuadamente los datos, ya sea que provengan de sensores o entrada humana.

Pilar #6 – Gestión Temprana de Equipos (EEM)

Este pilar se enfoca en evitar problemas comunes en la operación de máquinas abordando el problema en la fuente —diseño y manufactura.

En Mantenimiento Temprano de Equipos, el personal asignado recopila detalles sobre los problemas comunes asociados con el equipo particular. Luego envían esa información al fabricante o un departamento de ingeniería interno para consideración. Esto resulta en máquinas o componentes nuevos que son rediseñados para ser una mejora sobre los anteriores.

Qué Busca Lograr

EEM es uno de los mejores métodos para eliminar futuros problemas de equipos porque la retroalimentación viene de usuarios directos. Los diseños más nuevos están mejor configurados y pueden desplegarse más rápido en el proceso de manufactura ya que habría menos problemas de arranque y parada.

Cómo CMMS Puede Ayudar con Mantenimiento Temprano de Equipos

Reportes: De nuevo, las capacidades de reporte de CMMS son invaluables aquí. Los técnicos pueden identificar específicamente dónde están ocurriendo los problemas —y el/los componente(s) causantes. Después, se convierte en un asunto simple de obtener la información del software con unos clics y enviarla a las partes concernidas para correcciones.

Pilar #7 – Seguridad, Salud y Medio Ambiente (SHE)

El pilar SHE busca crear un entorno de trabajo seguro tanto interna como en los alrededores inmediatos. La necesidad de seguridad es recurrente y debe permanecer en primer plano mientras se ejecutan todos los demás pilares de TPM.

La organización puede mantener a su gente y activos seguros a través de actividades como inspecciones frecuentes, provisión de Equipo de Protección Personal (EPP), etc.

Qué Busca Lograr

SHE apunta a un lugar de trabajo seguro, saludable y libre de accidentes.

Cómo CMMS Puede Ayudar con Seguridad, Salud y Medio Ambiente

La seguridad y salud son un gran asunto. Empresas complacientes pueden encontrarse en el receptor de multas elevadas y sanciones severas. Para evitar eso, hay cosas que una organización puede lograr con CMMS en la etapa SHE de TPM incluyendo:

Planificación de Seguridad: CMMS permite a usuarios construir planes de seguridad para proyectos y tareas específicos y, al mismo tiempo, rastrear peligros incluso a través de múltiples equipos y ubicaciones.

Prueba de Inspecciones: Incluso cuando no ha ocurrido accidente, agencias externas aún pueden solicitar registros de inspecciones de seguridad como parte de sus chequeos rutinarios. CMMS puede generar rápidamente registros de inspecciones como prueba de cumplimiento.

Registro General de Seguridad: El software CMMS moderno permite a usuarios almacenar y recuperar una variedad de registros relacionados con seguridad como HDS, POE, Listas de Verificación de Seguridad Mecánica y Eléctrica, etc.

Pilar #8 – TPM Administrativo y de Oficina (AO)

Los beneficios del Mantenimiento Productivo Total no se limitan a la planta de producción. Este pilar aborda el desperdicio en varias funciones administrativas. Ejemplos de tales funciones incluyen adquisiciones, gestión de equipos de oficina y procesamiento de pedidos.

Qué Busca Lograr

Mejorar funciones administrativas puede tener efecto directo en el proceso de manufactura. Por ejemplo, procesamiento oportuno de pedidos puede eliminar retrasos en producción.

AO TPM también busca abordar pérdidas en la oficina, como pérdida de comunicación, averías de equipos de oficina, tiempo desperdiciado por mala gestión de registros y logística deficiente.

Cómo CMMS Puede Ayudar con TPM Administrativo y de Oficina

A menudo hay desconexión entre trabajadores de planta y personal administrativo, especialmente en cuanto a documentación y adquisiciones. CMMS sirve como almacenamiento fácilmente accesible para acelerar ambos procesos.

Gestión de Documentos: Usuarios de CMMS pueden almacenar y recuperar información en segundos, sin esperar ayuda de otra parte.

Gestión de Inventario: El módulo de gestión de inventario en CMMS permite a usuarios gestionar suministros y monitorear sus niveles de reorden, ya sea para oficina o planta.

Cómo Implementar TPM en Su Organización

El Mantenimiento Productivo Total es un sistema que transformará la forma en que una organización opera. Ciertamente, no es una solución rápida, y dependiendo del tamaño y complejidad de las operaciones de la empresa, puede tomar años implementarse completamente.

Como otras herramientas de manufactura, se implementa en fases sistemáticas. A continuación, un vistazo al Enfoque de 12 Pasos para implementación de TPM. Una organización puede adaptar el proceso de implementación para adecuarse a su negocio o recursos en el momento. Así, pueden elegir un inicio suave con un equipo de prueba o piloto, o pueden decidir implementar TPM con todas las máquinas dentro de una unidad, antes de expandir gradualmente a otras unidades.

A. Etapa Preparatoria

Paso #1 – Anuncio de TPM

Después de deliberaciones adecuadas, la alta dirección declarará su decisión y compromiso de introducir TPM. La información llega al personal a través de reuniones departamentales, emails, etc.

Paso #2 – Lanzar Programa de Educación

Comenzando con la gerencia senior, la empresa embarcará en programas de orientación y capacitación para dar a sus gerentes de alto nivel una comprensión profunda de qué esperar. El resto del personal debería ser capacitado poco después.

Paso #3 – Establecer Equipos TPM Organizacionales

La preparación continúa con la formación de equipos TPM. Estos grupos serán responsables de crear y promover los modelos organizacionales deseados adecuados para esa empresa específica.

Paso #4 – Análisis y Establecimiento de Metas

Basado en la capacitación de Mantenimiento Productivo Total recibida y su análisis de la cultura de la empresa, los comités y la gerencia senior procederán a:

• Identificar áreas problemáticas que la metodología TPM puede abordar. Los datos de CMMS ayudarán en este punto para determinar problemas de equipos apremiantes.
• Establecer principios y metas generales de TPM.
• Crear una política básica de TPM que mapee puntos de referencia para estandarizar y guiar el proceso.
• Listar cualquier otra meta proyectada.

Paso #5 – Crear un Plan Maestro Detallado

Un buen punto de partida es un plan maestro de 3 años para implementar Mantenimiento Productivo Total. Este plan documentará —entre otras cosas— cómo hacer qué y en qué punto introducir cada uno de los ocho pilares de TPM.

Este plan incluirá cada detalle necesario para la implementación de TPM. También debe cubrir problemas y desafíos únicos bajo los que opera la organización. No hacerlo significa que el plan maestro no es práctico, y esto podría causar contratiempos serios temprano.

B. Etapa de Arranque

Paso #6 – Arranque de Su Programa de Mantenimiento Productivo Total

En esta etapa, la organización oficialmente arranca su programa TPM. Este paso significa el compromiso de la firma con este nuevo sistema y se publicita ampliamente a todos los interesados —clientes, proveedores, contratistas, afiliados y todos los demás interesados.

C. Etapa de Ejecución

La empresa puede comenzar a introducir los ocho pilares del Mantenimiento Productivo Total en el orden que funcione para ellos.

Paso #7 – Implementar Mejora de Mantenimiento

La meta aquí es restaurar varios equipos a su condición operativa óptima y establecer un cronograma de mantenimiento planificado antes de pasárselo a los operadores. Esto incluirá tanto activos nuevos como antiguos.

El equipo de mantenimiento necesitará:

• Limpiar y preparar el equipo.
• Usar CMMS para analizar historial de fallas, luego diagnosticar y mejorar cada activo.
• Establecer un plan de mantenimiento preventivo/predictivo fácil de entender.

Paso #8 – Implementar Mantenimiento Autónomo

Antes de que cualquier capacitación o transferencia de responsabilidades de técnicos de mantenimiento a operadores de máquinas tenga lugar, es vital primero determinar precisamente qué tareas rutinarias los operadores pueden manejar efectivamente sin interrumpir su flujo de trabajo. Además, el equipo de mantenimiento aún necesita verificar el equipo a intervalos regulares y no dejar los activos enteramente a la discreción de los operadores.

Una vez establecido eso, la capacitación de los operadores puede comenzar. Los operadores deben ser enseñados lo siguiente y ser probados a fondo para asegurar que pueden:

1. Identificar y realizar inspecciones requeridas.
2. Acceder a puntos de lubricación de forma segura y lubricar correctamente la máquina.
3. Detectar y reportar cualquier anomalía e ingresar la información necesaria en el CMMS.

Es una buena práctica crear listas de verificación de mantenimiento simples que los operadores puedan usar en Mantenimiento Autónomo. Ayudas visuales, diagramas y gráficos colocados en o cerca del equipo servirán como recordatorios visuales y ayudarán a reducir errores.

Paso #9 – Implementar Pilar de Seguridad, Salud y Medio Ambiente

La importancia de la seguridad no puede ser sobreenfatizada. SHE es relevante en todos los pilares de TPM, y la gerencia debe crear un entorno habilitador que fomente y, si es posible, premie cero accidentes.

Paso #10 – Implementar Mantenimiento de Calidad

Similar al pilar SHE, el mantenimiento de calidad aplica en todas las áreas de la organización y la implementación del Mantenimiento Productivo Total. Hay poco punto en intentar implementar TPM si la calidad se considera poco importante.

Durante este paso, todas las partes deben adoptar estándares establecidos destinados a reducir defectos de calidad en el proceso de producción, por lo que es crucial ser proactivo sobre el mantenimiento de calidad. Busque crear condiciones que no críen defectos en primer lugar y trabaje continuamente para mejorar esas condiciones.

Algunas formas de lograr esto es a través de auditorías frecuentes, inspecciones manuales de activos y usando sensores de monitoreo de condición.

Paso #11 – Implementar TPM de Oficina

Estudiando los procesos en el brazo administrativo del negocio, cualquier fuente de pérdida se detecta fácilmente. El siguiente paso es crear un plan detallado para detener estas áreas de ineficiencia y desperdicio. Algunas áreas comunes donde las oficinas experimentan más pérdida incluyen uso de energía y desperdicio de papel.

Todo el equipo de oficina debe ser capturado y asignado a personal específico para rastreo y mantenimiento.

D. Etapa de Establecimiento

Paso #12 – Mejora Continua

En esta etapa, la implementación del Mantenimiento Productivo Total está completa, pero siempre hay espacio para mejora. La organización necesitará realizar auditorías rutinarias de cada departamento mientras aún apunta a un rendimiento mejorado en todos los aspectos.

Conclusión

TPM es un sistema probado que funciona ya sea en plantas de manufactura, mantenimiento de edificios, mantenimiento de flotas, construcción o la industria de servicios.

Aunque trae muchos beneficios, el Mantenimiento Productivo Total requiere una estrategia exhaustiva y mucho compromiso ya que puede tomar años implementarse completamente. Un enfoque a medias no servirá.

La buena noticia es que las organizaciones que lo implementan exitosamente a menudo se convierten en líderes en sus respectivos nichos.

Antes de comenzar a hacer cambios en su departamento de mantenimiento, necesita asegurarse de que sus operaciones y procedimientos de mantenimiento centrales estén bien establecidos, definidos y rastreados. Si necesita ayuda con eso, hablemos y veamos si podemos ayudarle.