Su Guía Completa de Compra de CMMS: Maximice el Rendimiento de Activos

Los Sistemas Computarizados de Gestión de Mantenimiento (CMMS) son una opción popular en muchas industrias para gestionar actividades de mantenimiento de todo tipo. Los datos de 2017 mostraron que el 78 % de las empresas que adoptaron un sistema CMMS vieron una mejora positiva en la vida útil de los equipos. Estos resultados son tangibles, y ciertamente hay un beneficio en utilizar un sistema organizado y completo para gestionar estas actividades.

Por otro lado, datos adicionales de Maintenance World indican que entre el 40 % y el 80 % de las implementaciones de CMMS fallan. Una de las mejores formas de evitar que su proyecto falle es planificar adecuadamente la evaluación, pruebas e implementación de un sistema CMMS. Esta guía le ayudará a obtener una visión general de los componentes importantes, definiciones, beneficios y costes asociados con las muchas ofertas populares en el mercado. Esta información es relevante para cualquier tamaño de negocio, desde operaciones locales pequeñas hasta empresas internacionales.

En esta guía, discutiremos:

• ¿Qué Son los Programas CMMS?
• ¿Quién Usa CMMS?
• ¿Cómo Funciona un CMMS?
• Beneficios de Usar un CMMS
• Características Comunes del Software CMMS
• Cómo Seleccionar el CMMS Adecuado
• ¿Cuánto Cuesta el Software CMMS?

¿Qué Son los Programas CMMS?

Un CMMS está diseñado para optimizar todas las actividades de gestión de mantenimiento para un solo sitio o una empresa completa. Como su nombre indica, estos son programas de software que se integran con hardware adicional, como escáneres y sensores, para proporcionar una visión integral de una instalación o almacén. Hay una serie de sistemas de software relacionados que son similares a un CMMS, y las características entre ellos pueden superponerse a veces. Aquí hay un vistazo a algunos tipos similares de soluciones de software utilizadas por empresas hoy en día:

• Gestión de Activos Empresariales (EAM). A medida que las empresas crecen en tamaño, rastrear cada activo individual puede volverse más difícil. Un EAM proporciona una solución completa para gestionar activos en todos los sitios que una empresa controla. Muy similar a un CMMS, un EAM a menudo contiene características similares además de la integración con una plataforma de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) más grande. Esta conexión da a los usuarios de EAM la capacidad de rastrear y monitorear activos además de conectar costes a sus actividades financieras corporativas.
• Mantenimiento de Instalaciones (FM). Un software FM permite a los usuarios rastrear y completar órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y monitorear información básica para cada activo. Estas características siempre se incluyen como un componente central de las plataformas CMMS.
• Mantenimiento Preventivo (PM). Este es otro tipo de software que se centra en el proceso de completar órdenes de trabajo para actividades de mantenimiento. Generalmente incluyen características centrales para programar, realizar y rastrear todo este trabajo de mantenimiento preventivo. A menudo se agrupan con una línea muy similar de programas de software conocidos como sistemas de gestión de órdenes de trabajo.
• Mantenimiento de Flotas. Cualquier negocio que opere una flota de camiones o vehículos tendrá consideraciones únicas, incluyendo seguimiento de kilometraje y planificación de rutas. Hay programas de software que incluyen la capacidad de rastrear estos detalles, y también puede encontrarlos en algunas plataformas CMMS personalizadas para las necesidades de operadores de flotas.

¿Quién Usa CMMS?

El software de gestión de mantenimiento ahora se usa en empresas de todos los tamaños en industrias de todo el mundo. Mirar los tres niveles principales de tamaño de negocio puede ayudarle a entender dónde encaja su empresa y los niveles de servicios que pueden estar disponibles:

• Grandes Empresas. La mayoría de estas empresas tienen sistemas ERP completos ya implementados y utilizan alguna forma de EAM o CMMS para gestionar sus activos. Una empresa de este tamaño tiene que ser muy deliberada sobre el cambio y generalmente requiere personalización e integraciones de terceros numerosas al evaluar cualquier nuevo sistema. Las plataformas CMMS que pueden satisfacer las necesidades de grandes empresas suelen ser más complejas y personalizables con miles de características potenciales.
• Empresas Medianas. Una empresa considerada de tamaño mediano suele estar en transición y sometida a un proceso prolongado de establecimiento de procesos base robustos y escalado de operaciones. Pueden no requerir todas las características de sistemas EAM y ERP completamente funcionales, pero pueden tener algunas necesidades únicas que van más allá de la funcionalidad central de un CMMS básico. Es importante que estos clientes consideren la flexibilidad de cualquier nuevo sistema CMMS y cómo la plataforma puede crecer junto con su empresa.
• Pequeñas Empresas. Este segmento de empresas actualmente es atendido por más de mil proveedores de CMMS. Un gran número de opciones puede hacer que la evaluación de software sea difícil para estos clientes. La mejor forma para que una pequeña empresa evalúe un CMMS es revisar las características centrales del sistema, la facilidad de implementación y la capacidad de satisfacer las necesidades de mayor prioridad.

Al evaluar un CMMS y crear un plan de recursos y formación, también es importante pensar en los diversos departamentos dentro de su empresa que usarán el sistema. Hay una serie de roles que pueden beneficiarse enormemente de utilizar un CMMS. Estos incluyen:

• Gestores de Mantenimiento
• Gestor de Instalaciones u Operaciones
• Gestor de Inventario
• Gestor de Mantenimiento Productivo Total (TPM)
• Personal de SST (Seguridad y Salud en el Trabajo)
• Técnicos
• Personal de producción
• Contratistas
• Departamento de TI

Las empresas pueden elegir casi cualquier combinación de permisos de acceso para su CMMS. En algunos casos, se puede usar una implementación ligera, con la gestión de mantenimiento siendo algunos de los únicos recursos con acceso al sistema. En otros, el esfuerzo es mucho más colaborativo e inclusivo, con varios departamentos involucrados. Dentro de su organización, es importante considerar quién debe estar involucrado, qué responsabilidades tienen y cómo pueden agregar valor a una implementación de CMMS.

¿Cómo Funciona un CMMS?

Un CMMS proporciona una plataforma centralizada para la gestión de todas las actividades de mantenimiento. Esta plataforma conecta operadores, planificadores, ejecutivos y otros recursos de una manera que les ayuda a realizar sus trabajos de manera más efectiva. También proporciona visibilidad y transparencia en datos importantes para todos los involucrados. Al pensar en cómo se usa un CMMS, hay cuatro funciones clave que tener en cuenta:

• Identificación de Problemas. Cuando hay un problema en una fábrica o almacén, un CMMS ayuda a identificar rápidamente qué está mal y qué necesita suceder a continuación para solucionarlo. Dado que todo el sistema está conectado, es fácil identificar cualquier problema, como pérdida de inventario, sobrecostes o fallo de equipos.
• Gestión de Trabajo. La función central de un CMMS es ayudar a organizar y completar solicitudes de trabajo para mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo. El software tendrá herramientas no solo para registrar trabajo, sino también para gestionar aprobaciones y optimizar flujos de trabajo.
• Causa Raíz. Un programa de mantenimiento efectivo debe tener un proceso definido para determinar la causa raíz de cualquier fallo de equipo u otros problemas. Al utilizar un CMMS para rastrear esta actividad y digitalizarla, se vuelve mucho más fácil encontrar información sobre fallos repetidos y usar el conocimiento de todo el equipo para encontrar soluciones robustas.
• Registros Históricos. Cuando se trata de registros, un CMMS es una de las mejores formas de asegurar que su archivo sea preciso y esté bien preparado para cualquier auditoría o revisión histórica. Un archivo de registros digital también es la mejor manera de hacer que el intercambio de información entre su equipo y cualquier contratista externo o partes interesadas sea rápido y efectivo.

Beneficios de Usar un CMMS

Usar un CMMS mantiene toda su empresa organizada y tiene una serie de beneficios sobre los métodos tradicionales y el seguimiento manual. Algunos de los principales beneficios de un CMMS incluyen:

• Planificación y programación de mantenimiento efectivas
• Gestión de órdenes de trabajo
• Reducción de horas extra
• Mejora de la seguridad
• Transparencia en toda la empresa
• Reducción del tiempo de inactividad de equipos
• Menos papeleo
• Mejora de la productividad
• Conteos precisos de inventario de repuestos
• Métricas claras, KPIs e informes

Parte del desafío al elegir un CMMS es encontrar un sistema que tenga un equilibrio de características y valor que se ajusten bien a las necesidades de su organización. Para maximizar los beneficios de un CMMS, incluso si ya tiene uno, debería revisar rutinariamente si está aprovechando los principales beneficios y cualquier nueva característica que se haya lanzado.

Características Comunes del Software CMMS

Un CMMS es una plataforma multifacética que gira en torno a una serie de funciones importantes que están todas conectadas a una base de datos central. Al evaluar software, siempre comience con estas características centrales para asegurarse de que están diseñadas de una manera que se ajuste bien a sus necesidades. Si bien la mayoría de los programas de software CMMS contendrán estas características, pueden ofrecer herramientas y opciones de configuración muy diferentes.

Gestión de Órdenes de Trabajo. Como se mencionó anteriormente, la gestión de órdenes de trabajo representa la característica central de todos los sistemas CMMS. Un flujo de trabajo de gestión de órdenes de trabajo efectivo permitirá a los usuarios ver fácilmente el estado de la orden de trabajo, asignar personal y piezas, y procesar la finalización de la orden de trabajo. Además de estos, muchas de las plataformas CMMS líderes también incluyen la capacidad de:

• Asignar información de causa raíz
• Automatizar la creación de nuevas órdenes de trabajo
• Adjuntar documentación adicional a órdenes individuales
• Generar automáticamente órdenes de trabajo para disparadores de mantenimiento preventivo

Gestión de Inventario. La instalación típica podría contener potencialmente miles de piezas y accesorios individuales necesarios para mantener equipos in situ. Un CMMS generalmente incluirá soporte para la gestión de este inventario, incluyendo herramientas para organizar proveedores, revisar costes y establecer niveles de inventario.

Gestión de Mano de Obra. El personal, tanto interno como contratistas, representa un recurso importante para completar actividades de mantenimiento y relacionadas con instalaciones. Datos como salarios, turnos y certificaciones generalmente se pueden rastrear dentro de un CMMS y proporcionar una imagen clara de quién está disponible y para qué tipo de trabajo.

Gestión de Activos. Ya mencionamos anteriormente que los sistemas EAM y CMMS a menudo se comparan entre sí, con ambos ofreciendo gestión de activos como característica central. Si bien las características de seguimiento de activos pueden no ser tan extensas en un CMMS en comparación con un EAM, la mayoría de los sistemas incluirán un registro de activos, ubicaciones de equipos definidas y datos de rendimiento. Una variable importante entre plataformas CMMS es el soporte para periféricos de terceros como medidores, sensores y otros equipos que se pueden usar para monitorear equipos en tiempo real.

Cómo Seleccionar el CMMS Adecuado

Es una buena idea formar un equipo de proyecto para evaluar y seleccionar un CMMS para su empresa. Hacerlo ayudará a su equipo a mantenerse enfocado en una fecha límite y presupuesto apropiados para mantener su proyecto general en marcha. Además, podría considerar algunos de estos pasos importantes en la planificación de su evaluación:

1. Comience considerando el tamaño de su negocio y las prioridades estratégicas principales que un CMMS puede respaldar. Esto le ayudará a seleccionar un alcance inicial de características apropiado para un CMMS ideal que pueda reducir una lista de proveedores potenciales de inmediato.
2. Compare sus características deseadas con cada sistema y elimine aquellos que no se ajusten bien a su alcance de negocio o tengan limitaciones de usabilidad que puedan afectar negativamente su implementación.
3. Revise el hardware soportado, integraciones de terceros y cualquier característica de API disponible para cada opción. Este es un gran momento para comparar realmente cómo un CMMS podrá integrarse con sus sistemas y procesos existentes.
4. Discuta opciones de formación y soporte con cada proveedor, incluyendo cualquier coste adicional asociado con el lanzamiento y mantenimiento del software. Muchas empresas tendrán diferentes formas de calcular estas tarifas, y es vital no subestimar la importancia y el coste de las necesidades de formación continuas.
5. Después de completar una revisión inicial, puede armar un ROI integral para su implementación de CMMS y comparar los beneficios entre su lista final de proveedores.

¿Cuánto Cuesta el Software CMMS?

Los proveedores de software CMMS generalmente ofrecerán uno o más de los siguientes planes de precios básicos a sus clientes. Estas opciones se muestran en orden de preferencia general, desde empresas más pequeñas a más grandes. La mayoría de las operaciones más pequeñas encontrarían el mejor valor seleccionando planes que cobran por usuario, mientras que las grandes organizaciones deben considerar los beneficios potenciales de planes ilimitados o aquellos que atienden necesidades más extensas.

• Por Usuario, Por Mes. Esta es probablemente la estructura de costes de CMMS más común vista hoy en día, en la que el precio se basa en una tarifa mensual por cada usuario del sistema. A veces esto se calcula basado en el número de usuarios concurrentes que están activos en el sistema en un momento dado. En otros casos, se basa en el número de usuarios activos registrados en el sistema. También puede ver precios escalonados basados en el nivel de acceso necesario para cada persona, como un gestor de instalaciones versus un técnico de mantenimiento.
• Por Mes. En el caso de un plan simple por mes, generalmente encontrará precios que varían según el número de usuarios, ubicaciones o características que se proporcionan. También puede haber grandes diferencias basadas en el nivel de personalización y soporte proporcionado por el proveedor.
• Tarifa Única de Licencia. Típicamente reservado para grandes empresas que quieren control total sobre la implementación, algunos proveedores ofrecen software por una tarifa única. Esta opción incluye un coste de licencia inicial mayor que luego generalmente da al cliente acceso ilimitado a muchas características y la posibilidad de ahorros de coste a largo plazo.

Además de los costes directos de software, también incluya cualquier fuente secundaria como formación, soporte, mantenimiento y costes de implementación. Esto es especialmente importante al revisar su ROI y asegurarse de que puede cuantificar el valor tangible y beneficio de su nuevo sistema CMMS.

Lecturas Adicionales sobre Software CMMS

Para obtener más información sobre software CMMS, visite los siguientes recursos:

• Guía para Adquisición e Implementación de CMMS (FT Maintenance)
• El Papel de CMMS - Documento Técnico (Plant Maintenance Resource Center)
• Principios de Implementación de CMMS (ResearchGate)
• Guía para Seleccionar un CMMS (Dude Solutions)
• CMMS: Su Guía para el Éxito (FMX)
• CMMS, CAFM y EAM: Su Guía para Software de Gestión de Instalaciones (Accruent)
• Guía para Implementación de CMMS Sin Estrés (Real Asset Management)
• Estudio de Caso de Requisitos CMMS (Science Direct)
• Guía CMMS (Maintenance Care)
• Sistemas CMMS (WBDG)