La guía de compra definitiva de CMMS

Los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS) son una opción popular en muchas industrias para gestionar actividades de mantenimiento de todo tipo. Los datos de 2017 mostraron que el 78 % de las empresas que adoptaron un sistema CMMS vieron una mejora positiva en la vida útil del equipo. Estos resultados son tangibles y, sin duda, existe un beneficio al utilizar un sistema organizado y completo para administrar estas actividades.

Por otro lado, datos adicionales de Maintenance World indican que entre el 40% y el 80% de las implementaciones de CMMS fallan. Una de las mejores maneras de evitar que su proyecto fracase es planificar adecuadamente la evaluación, prueba e implementación de un sistema CMMS. Esta guía le brindará una descripción general de los componentes, definiciones, beneficios y costos importantes asociados con las muchas ofertas populares en el mercado. Esta información es relevante para empresas de cualquier tamaño, desde pequeñas operaciones locales hasta empresas internacionales.

En esta guía, analizaremos:

• ¿Qué son los programas CMMS?
• ¿Quién usa CMMS?
• ¿Cómo funciona el CMMS?
• Beneficios de usar un CMMS
• Características comunes del software CMMS
• Cómo seleccionar el CMMS adecuado
• ¿Cuánto cuesta el software CMMS?

¿Qué son los programas CMMS?

Un CMMS está diseñado para agilizar todas las actividades de gestión de mantenimiento para un solo sitio o una empresa completa. Como su nombre lo indica, estos son programas de software que se integran con hardware adicional, como escáneres y sensores, para brindar una vista integral de una instalación o almacén. Hay una serie de sistemas de software relacionados que son similares a un CMMS, y las funciones entre ellos pueden superponerse a veces. Aquí hay un vistazo a algunos tipos similares de soluciones de software que utilizan las empresas hoy en día:

• Gestión de activos empresariales (EAM) . A medida que las empresas crecen en tamaño, el seguimiento de cada activo individual puede volverse más difícil. Un EAM proporciona una solución completa para administrar activos en todos los sitios que controla una empresa. Muy similar a un CMMS, un EAM a menudo contiene características similares además de la integración con una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP) más grande. Esta conexión brinda a los usuarios de EAM la capacidad de rastrear y monitorear activos además de conectar los costos con sus actividades financieras corporativas.
• Mantenimiento de Instalaciones (FM) . Un software FM permite a los usuarios rastrear y completar órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo y monitorear información básica para cada activo. Estas características siempre se incluyen como un componente central de las plataformas CMMS.
• Mantenimiento preventivo (PM) . Este es otro tipo de software que se enfoca en el proceso de completar órdenes de trabajo para actividades de mantenimiento. Por lo general, incluyen funciones básicas para programar, realizar y realizar un seguimiento de todo este trabajo de mantenimiento preventivo. Estos a menudo se agrupan con una línea muy similar de programas de software conocidos como sistemas de gestión de órdenes de trabajo.
• Mantenimiento de flota . Cualquier negocio que opere una flota de camiones o vehículos tendrá consideraciones únicas, incluido el seguimiento del kilometraje y la planificación de rutas. Hay programas de software que incluyen la capacidad de rastrear estos detalles, y también puede encontrarlos en algunas plataformas CMMS que están personalizadas para las necesidades de los operadores de flotas.

¿Quién usa CMMS?

El software de gestión de mantenimiento ahora se usa en empresas de todos los tamaños en todas las industrias en todo el mundo. Observar los tres niveles principales de tamaño de empresa puede ayudarlo a comprender dónde encaja su empresa y los niveles de servicios que pueden estar disponibles:

• Grandes Empresas . La mayoría de estas empresas ya cuentan con sistemas ERP completos y utilizan algún tipo de EAM o CMMS para administrar sus activos. Una empresa de este tamaño tiene que ser muy deliberada sobre el cambio y, por lo general, requiere personalización y numerosas integraciones de terceros al evaluar cualquier sistema nuevo. Las plataformas CMMS que pueden satisfacer las necesidades de las grandes empresas suelen ser más complejas y personalizables con miles de funciones potenciales.
• Empresas medianas . Una empresa que se considera una mediana empresa suele estar en transición y atravesando un proceso prolongado de establecimiento de procesos básicos sólidos y escalamiento de operaciones. Es posible que no requieran todas las características de los sistemas EAM y ERP completamente funcionales, pero pueden tener algunas necesidades únicas que van más allá de la funcionalidad central de un CMMS básico. Es importante que estos clientes consideren la flexibilidad de cualquier nuevo sistema CMMS y cómo la plataforma puede crecer junto con su empresa.
• Pequeñas empresas . Este segmento de empresas es atendido actualmente por más de mil proveedores de CMMS. Un gran número de opciones puede dificultar la evaluación del software para estos clientes. La mejor manera para que una pequeña empresa evalúe un CMMS es revisar las características principales del sistema, la facilidad de implementación y la capacidad de satisfacer las necesidades de mayor prioridad.

Al evaluar un CMMS y crear un plan de capacitación y recursos, también es importante pensar en los distintos departamentos dentro de su empresa que utilizarán el sistema. Hay una serie de roles que pueden beneficiarse enormemente de la utilización de un CMMS. Estos incluyen:

• Gerentes de mantenimiento
• Gerente de instalaciones o de operaciones
• Administrador de inventario
• Gerente de Mantenimiento Productivo Total (TPM)
• Personal de EH&S
• Técnicos
• Personal de producción
• Contratistas
• Departamento de TI

Las empresas pueden elegir casi cualquier combinación de permisos de acceso para su CMMS. En algunos casos, se puede utilizar una implementación ajustada, siendo la gestión de mantenimiento uno de los únicos recursos con acceso al sistema. En otros, el esfuerzo es mucho más colaborativo e inclusivo, con la participación de varios departamentos. Dentro de su organización, es importante considerar quién debe participar, qué responsabilidades tienen y cómo pueden agregar valor a la implementación de un CMMS.

¿Cómo funciona un CMMS?

Un CMMS proporciona una plataforma centralizada para la gestión de todas las actividades de mantenimiento. Esta plataforma conecta a operadores, planificadores, ejecutivos y otros recursos de una manera que les ayuda a realizar su trabajo de manera más eficaz. También proporciona visibilidad y transparencia a los datos importantes para todos los involucrados. Al pensar en cómo se usa un CMMS, hay cuatro funciones clave a tener en cuenta:

• Identificación de problemas . Cuando hay un problema en una fábrica o almacén, un CMMS ayuda a identificar rápidamente qué está mal y qué debe suceder a continuación para solucionarlo. Dado que todo el sistema está conectado, es fácil identificar cualquier problema, como pérdida de inventario, sobrecosto o falla del equipo.
• Gestión del trabajo . La función central de un CMMS es ayudar a organizar y completar las solicitudes de trabajo para el mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo. El software tendrá herramientas no solo para registrar el trabajo, sino también para administrar las aprobaciones y optimizar los flujos de trabajo.
• Causa raíz . Un programa de mantenimiento efectivo debe tener un proceso definido para determinar la causa raíz de cualquier falla del equipo u otros problemas. Al utilizar un CMMS para rastrear esta actividad y digitalizarla, se vuelve mucho más fácil encontrar información sobre fallas repetidas y usar el conocimiento de todo el equipo para encontrar soluciones sólidas.
• Registros históricos . Cuando se trata de registros, un CMMS es una de las mejores formas de garantizar que su archivo sea preciso y esté bien preparado para cualquier auditoría o revisión histórica. Un archivo de registro digital también es la mejor manera de hacer que el intercambio de información entre su equipo y cualquier tercero contratista o parte interesada sea rápido y efectivo.

Beneficios de usar un CMMS

El uso de un CMMS mantiene a toda su empresa organizada y tiene una serie de beneficios sobre los métodos tradicionales y el seguimiento manual. Algunos de los principales beneficios de un CMMS incluyen:

• Planificación y programación de mantenimiento eficaces
• Gestión de órdenes de trabajo
• Reducción de horas extras
• Seguridad mejorada
• Transparencia en toda la empresa
• Reducción del tiempo de inactividad del equipo
• Menos papeleo
• Productividad mejorada
• Recuentos precisos de inventario de repuestos
• Borrar métricas, KPI e informes

Parte del desafío al elegir un CMMS es encontrar un sistema que tenga un equilibrio de características y valor que coincida con las necesidades de su organización. Para maximizar los beneficios de un CMMS, incluso si ya tiene uno, debe revisar periódicamente si está aprovechando los principales beneficios y las nuevas funciones que se han lanzado.

Características comunes del software CMMS

Un CMMS es una plataforma multifacética que gira en torno a una serie de funciones importantes que están todas conectadas a una base de datos central. Al evaluar el software, siempre comience con estas características principales para asegurarse de que estén diseñadas de una manera que se adapte bien a sus necesidades. Si bien la mayoría de los programas de software CMMS incluirán estas funciones, es posible que ofrezcan herramientas y opciones de configuración muy diferentes.

Gestión de órdenes de trabajo . Como se mencionó anteriormente, la gestión de órdenes de trabajo representa la función central de todos los sistemas CMMS. Un flujo de trabajo eficaz de gestión de órdenes de trabajo permitirá a los usuarios ver fácilmente el estado de las órdenes de trabajo, asignar personal y piezas, y procesar la finalización de las órdenes de trabajo. Además de estos, muchas de las principales plataformas de CMMS también incluyen la capacidad de:

• Asignar información de causa raíz
• Automatizar la creación de nuevas órdenes de trabajo
• Adjunte documentación adicional a pedidos individuales
• Generar automáticamente órdenes de trabajo para activadores de mantenimiento preventivo

Gestión de inventario . La instalación típica podría contener potencialmente miles de piezas y accesorios individuales necesarios para mantener el equipo en el sitio. Un CMMS generalmente incluirá soporte para la gestión de este inventario, incluidas herramientas para organizar proveedores, revisar costos y establecer niveles de inventario.

Gestión Laboral t. El personal, tanto personal interno como contratistas, representa un recurso importante para completar el mantenimiento y las actividades relacionadas con las instalaciones. Los datos como el pago, los turnos y las certificaciones generalmente se pueden rastrear dentro de un CMMS y brindan una imagen clara de quién está disponible y para qué tipo de trabajo.

Gestión de activos . Ya mencionamos anteriormente que los sistemas EAM y CMMS a menudo se comparan entre sí, y ambos ofrecen la gestión de activos como una característica central. Si bien las funciones de seguimiento de activos pueden no ser tan extensas en un CMMS en comparación con un EAM, la mayoría de los sistemas incluirán un registro de activos, ubicaciones de equipos definidas y datos de rendimiento. Una variable importante entre las plataformas CMMS es la compatibilidad con periféricos de terceros, como medidores, sensores y otros equipos que se pueden usar para monitorear equipos en tiempo real.

Cómo seleccionar el CMMS adecuado

Es una buena idea formar un equipo de proyecto para evaluar y seleccionar un CMMS para su empresa. Si lo hace, ayudará a su equipo a mantenerse enfocado en una fecha límite y un presupuesto apropiados para mantener su proyecto general en marcha. Además, podría considerar algunos de estos pasos importantes al planificar su evaluación:

1. Empiece por considerar el tamaño de su empresa y las principales prioridades estratégicas que puede respaldar un CMMS. Esto lo ayudará a seleccionar un alcance inicial apropiado de funciones para un CMMS ideal que puede reducir una lista de proveedores potenciales de inmediato.
2. Compare las funciones que desea con cada sistema y elimine las que no encajen bien con el alcance de su negocio o tengan limitaciones de uso que puedan afectar negativamente su implementación.
3. Revise el hardware compatible, las integraciones de terceros y cualquier función de API que esté disponible para cada opción. Este es un buen momento para comparar realmente cómo un CMMS podrá integrarse con sus sistemas y procesos existentes.
4. Discuta las opciones de capacitación y soporte con cada proveedor, incluidos los costos adicionales asociados con la implementación y el mantenimiento del software. Muchas empresas tendrán diferentes formas de calcular estas tarifas, y es vital no subestimar la importancia y el costo de las necesidades de capacitación continua.
5. Después de completar una revisión inicial, puede armar un ROI integral para la implementación de su CMMS y comparar los beneficios entre su lista final de proveedores.

¿Cuánto cuesta el software CMMS?

Los proveedores de software de CMMS generalmente ofrecerán uno o más de los siguientes planes de precios básicos a sus clientes. Estas opciones se muestran en orden de preferencia general de las empresas más pequeñas a las más grandes. La mayoría de las operaciones más pequeñas encontrarían el mejor valor seleccionando planes que cobran por usuario, mientras que las grandes organizaciones deben considerar los beneficios potenciales de los planes ilimitados o aquellos que satisfacen necesidades más amplias.

• Por usuario, por mes . Esta es probablemente la estructura de costos de CMMS más común que se ve hoy en día, en la que el precio se basa en una tarifa mensual para cada usuario del sistema. A veces, esto se calcula en función de la cantidad de usuarios simultáneos que están activos en el sistema en un momento dado. En otros casos, se basa en el número de usuarios activos registrados en el sistema. También puede ver precios escalonados según el nivel de acceso necesario para cada persona, como un administrador de instalaciones versus un técnico de mantenimiento.
• Por mes . En el caso de un plan simple por mes, normalmente encontrará precios que varían según la cantidad de usuarios, ubicaciones o funciones que se brindan. También puede haber grandes diferencias según el nivel de personalización y soporte proporcionado por el proveedor.
• Tarifa de licencia única . Generalmente reservado para empresas más grandes que desean un control total sobre la implementación, algunos proveedores ofrecen software por una tarifa única. Esta opción incluye un costo de licencia inicial mayor que, por lo general, brinda al cliente acceso ilimitado a muchas funciones y la posibilidad de ahorrar costos a largo plazo.

Además de los costos directos del software, también incluya cualquier fuente secundaria, como costos de capacitación, soporte, mantenimiento e implementación. Esto es especialmente importante al revisar su ROI y asegurarse de que puede cuantificar el valor tangible y el beneficio de su nuevo sistema CMMS.

Lecturas adicionales sobre el software CMMS

Para obtener más información sobre el software CMMS, visite los siguientes recursos:

• Guía para la adquisición e implementación de CMMS (mantenimiento FT)
• El papel de CMMS Whitepaper (Centro de recursos de mantenimiento de plantas)
• Principios de la implementación de CMMS (ResearchGate)
• Guía para seleccionar un CMMS (Dude Solutions)
• CMMS:su guía para el éxito (FMX)
• CMMS, CAFM y EAM:su guía para el software de gestión de instalaciones (Accruent)
• Una guía para la implementación de CMMS sin estrés (gestión de activos reales)
• Un estudio de caso de requisitos de CMMS (Science Direct)
• Guía de CMMS (cuidado de mantenimiento)
• Sistemas CMMS (WBDG)