La guía definitiva para comprar etiquetas de código de barras

Elegir las etiquetas de código de barras adecuadas para su negocio o instalación requiere un conocimiento básico de la tecnología de escaneo, los materiales de las etiquetas y los formatos de código de barras populares. Dado que los códigos de barras facilitan la automatización de la gestión de inventario y el seguimiento de activos, se han convertido en una opción popular en empresas que abarcan muchas industrias. Existen numerosas simbologías de códigos de barras que permiten estandarizar el seguimiento de activos y las tecnologías de escaneo utilizadas en todas las industrias, lo que permite a las empresas seleccionar etiquetas de códigos de barras compatibles con los estándares y requisitos de la industria.

A pesar de la adopción generalizada de nuevas etiquetas de código de barras y tecnologías de escaneo, algunas empresas aún no han implementado soluciones consistentes de seguimiento de activos y gestión de inventario. Esto es especialmente cierto para la comunidad de pequeñas empresas, con encuestas que revelan que hasta el 55 % de las pequeñas empresas utilizan procesos manuales de seguimiento de inventario o, lo que es peor, no realizan ningún seguimiento de sus activos. Con las recientes interrupciones de la pandemia de COVID-19, muchas empresas buscan controlar los costos tanto como sea posible. Tener un inventario sólido y un sistema de seguimiento de activos brinda a las empresas una mejor visibilidad del inventario y les permite recopilar datos valiosos que pueden impulsar decisiones como la optimización del espacio del almacén, las estrategias de precios, el abastecimiento de proveedores y más.

Al crear un plan de gestión de activos o inventario, es posible que necesite diferentes tipos de etiquetas de código de barras para diferentes aplicaciones o casos de uso. Por ejemplo, las etiquetas de códigos de barras retrorreflectantes se pueden escanear desde una distancia mucho mayor que las etiquetas de códigos de barras tradicionales. Debido a que se pueden escanear desde mayores distancias, las etiquetas de códigos de barras retrorreflectantes se pueden colocar a mayor altura y ampliar la cantidad de espacio utilizable en los estantes en muchos almacenes. A continuación, cubriremos las consideraciones clave a tener en cuenta al seleccionar etiquetas de código de barras para sus aplicaciones.

En esta guía, analizaremos:

• Una introducción a los códigos de barras
• Cómo funcionan las etiquetas de código de barras
• Los componentes de un código de barras
• Tipos comunes de etiquetas de código de barras
• Dónde se usan las etiquetas de código de barras
• Elegir la etiqueta de código de barras correcta
• Lecturas adicionales sobre las etiquetas de código de barras

Introducción a los códigos de barras

Los códigos de barras se introdujeron por primera vez hace más de 40 años y siguen desempeñando un papel importante en la gestión de productos, inventarios y activos. Un código de barras es un gráfico impreso que se utiliza para representar números o varios caracteres. El formato bidimensional clásico para un código de barras utiliza líneas (barras verticales) y espacios, mientras que los diseños más nuevos, como los códigos QR, utilizan una serie de bloques para representar los datos. Estos códigos se pueden usar con lectores de códigos de barras o aplicaciones móviles para compartir rápidamente información entre un artículo etiquetado y un sistema electrónico. Al escanear un código de barras, los operadores pueden acceder instantáneamente a información detallada del producto, transferir activos o realizar una serie de tareas de documentación y recopilación de datos.

Cómo funcionan las etiquetas de código de barras

Una etiqueta de código de barras debe combinarse con un escáner de hardware y un sistema electrónico que admita la simbología del código de barras. Algunas empresas pueden tener varios lectores o plataformas diferentes que son compatibles con las simbologías de códigos de barras que utiliza su empresa. Por ejemplo, los escáneres de códigos de barras portátiles se pueden usar en toda una instalación para escanear rápidamente los activos para documentar el inventario u otra información, y los equipos de campo pueden usar dispositivos móviles con aplicaciones de escaneo de códigos de barras para documentar las actividades de mantenimiento o documentar de manera eficiente la transferencia de inventario o activos entre ubicaciones o sitios de trabajo.

Algunos lectores de códigos de barras utilizan un láser para detectar el patrón en una etiqueta de código de barras y convertirlo en una serie de caracteres dentro del software. Estos lectores de códigos de barras solo son compatibles con códigos de barras unidimensionales. Los lectores de códigos de barras omnidireccionales también usan láseres, pero en un patrón complejo de cuadrícula mixta en lugar de una línea recta, lo que les permite leer códigos de barras 1D y 2D. Otros utilizan la captura de imágenes y la funcionalidad sofisticada de procesamiento de imágenes digitales para leer e interpretar códigos de barras 1D y 2D.

La mayoría de las personas están familiarizadas con los códigos de barras UPC que se utilizan para rastrear productos en negocios minoristas, pero las etiquetas de códigos de barras también se usan ampliamente en entornos de almacenes, fábricas y laboratorios. Una etiqueta de código de barras se utiliza para identificar o confirmar rápidamente la identidad de un artículo, ya sea un contenedor que almacene una pieza específica o un tipo de inventario, una pieza de equipo, un dispositivo u otro activo móvil utilizado en los procesos comerciales. Por lo general, los datos del código de barras corresponden al artículo, la pieza o el número de inventario del artículo para facilitar el seguimiento.

Los componentes de un código de barras

Una etiqueta de código de barras generalmente contendrá el gráfico del código de barras y una descripción de texto. En algunos casos, también pueden estar diseñados con un logotipo de la empresa u otros elementos gráficos. La imagen del código de barras en sí consta de 5 partes principales que ayudan a los lectores a identificar y leer el área adecuada. Estas partes son:

• Una zona tranquila o un área sin gráficos
• Un personaje inicial
• Caracteres de datos que componen la mayoría de los datos del código de barras
• Un personaje de parada
• Una zona tranquila adicional o un espacio vacío

Cuando un código de barras se formatea correctamente de esta manera, un escáner compatible puede leer y registrar rápidamente la información con una cantidad mínima de esfuerzo o escaneos. Los formatos de etiquetas de código de barras se han estandarizado para algunos casos de uso, pero también encontrará muchas variaciones que se han creado para casos de uso específicos. Hay alrededor de 30 simbologías de códigos de barras de uso común, aunque potencialmente hay cientos de posibles configuraciones de códigos de barras. La estandarización es esencial para las empresas que operan en múltiples ubicaciones y necesitan transferir activos entre sitios, y algunas industrias han implementado estándares para garantizar un marcado y un seguimiento de activos consistentes en toda la industria. Aquí hay un vistazo a algunos de los principales tipos de simbologías de códigos de barras:

• Códigos de barras lineales (numéricos) , también llamados códigos de barras 1D, utilizan una serie de líneas y espacios para codificar datos. Se varía el ancho de las líneas y espacios para definir diferentes caracteres. Algunos de estos códigos de barras utilizan solo números, lo que lo convierte en un sistema de inventario muy simple y optimizado. Los códigos de barras numéricos son muy populares en entornos minoristas y en la industria editorial. Algunos códigos numéricos lineales comunes incluyen los formatos UPC, EAN y POSTNET.
• Códigos de barras lineales (alfanuméricos) también puede almacenar caracteres alfanuméricos, lo que amplía enormemente el número de posibles variaciones de elementos. Estos se utilizan muy a menudo en entornos industriales y minoristas. Algunos códigos alfanuméricos lineales comunes incluyen los formatos Plessey, Code 39 y LOGMARS.
• Códigos de barras bidimensionales (2D) utilizan cuadrados en lugar de líneas para codificar datos, lo que les permite almacenar hasta 7.089 caracteres. Esto los ha convertido en una opción muy popular para la tecnología moderna, incluidos los teléfonos inteligentes de hoy. Hay dos estilos principales de códigos de barras 2D que son los más populares, los códigos QR y los códigos Data Matrix.
• Códigos QR use cuadrados negros dispuestos en un patrón sobre un fondo blanco e incluya 3 mercados de orientación para el escáner. Dado que estos códigos pueden almacenar una gran cantidad de datos alfanuméricos, a menudo se utilizan en las industrias del entretenimiento y el marketing para brindarles a los consumidores un acceso rápido a las páginas web con un simple escaneo.
• Códigos de matriz de datos tienen un diseño 2D similar pero no contienen los 3 bloques de orientación. En cambio, dos lados del código de barras están marcados con una línea. Estos códigos tienen la ventaja de requerir solo un área de etiqueta pequeña y se utilizan en las industrias aeroespacial y de defensa para marcar artículos muy pequeños que requieren seguimiento.

Comprender estos diferentes tipos de códigos de barras y simbologías puede ayudarlo a seleccionar uno que tenga más sentido para su aplicación. Siempre confirme la compatibilidad con cualquier hardware y sistema de escaneo existente que pueda estar usando.

Tipos comunes de etiquetas de código de barras

Las etiquetas de código de barras se pueden usar en casi cualquier proceso dentro de una fábrica, almacén o negocio. Las etiquetas a menudo se pueden personalizar por completo para satisfacer las necesidades únicas de cualquier aplicación, pero hay una variedad de etiquetas de código de barras diseñadas para ciertos casos de uso. Estas son algunas de las categorías de etiquetas de código de barras más populares:

• Etiquetas de código de barras de activos. El seguimiento de activos es uno de los usos más populares de las etiquetas de código de barras. Estas etiquetas pueden adherirse a cualquier artículo y utilizarse con fines de identificación, etiquetado y seguimiento. Las empresas pueden monitorear fácilmente su inventario al escanear artículos cuando ingresan o salen de una instalación.
• Etiquetas de código de barras UID. Las etiquetas de identificación única (UID) se utilizan en aplicaciones dentro de la industria de defensa, que se rige por regulaciones como MIL-STD-130. Las etiquetas de UID se diseñaron para cumplir con los estrictos requisitos vigentes para el diseño y uso de etiquetas de seguimiento de activos. El material y el revestimiento de estas etiquetas también se han seleccionado para proporcionar la durabilidad y el rendimiento necesarios en entornos militares y de defensa exigentes.
• Etiquetas de código de barras de almacén. El seguimiento de artículos dentro de un almacén requiere un alto nivel de organización y una planificación adecuada. Las etiquetas de almacén se pueden usar para marcar el piso, los estantes, los contenedores u otras áreas importantes del edificio. Encontrará una amplia variedad de etiquetas de código de barras y letreros disponibles para adaptarse a estas diferentes ubicaciones.
• Etiquetas de código de barras duraderas . Algunas aplicaciones industriales pueden exponer equipos y etiquetas a condiciones muy duras. La exposición a temperaturas extremas, productos químicos agresivos y abrasión pueden tener un efecto adverso en la superficie de una etiqueta. Las etiquetas de código de barras duraderas han sido diseñadas para soportar incluso las condiciones más intensas.
• Etiquetas de código de barras de seguridad . Al marcar activos que pueden ser propensos a robo o manipulación, se puede usar una etiqueta de seguridad para agregar un nivel adicional de protección. Estas etiquetas son imposibles de quitar sin dejar una clara evidencia de manipulación. A menudo se usan para marcar artículos de alto valor, como computadoras portátiles y otros equipos móviles.

Dónde se utilizan las etiquetas de código de barras

Las etiquetas de código de barras juegan un papel central en la gestión de activos, inventario y actividades de mantenimiento para empresas de todos los tamaños. Los gerentes de las instalaciones buscan constantemente nuevas estrategias que puedan ayudar a aumentar la eficiencia operativa, y un sistema de etiquetas de código de barras suele ser una opción obvia y rentable. Las etiquetas de código de barras son una tecnología comprobada para el seguimiento confiable y la mejora de procesos en muchas industrias.

Las etiquetas de código de barras son particularmente útiles para las empresas que operan redes masivas de activos en un amplio rango geográfico. Hacer un seguimiento de tantas piezas móviles puede ser abrumador sin un sistema estandarizado. Incluso se puede utilizar una plataforma de seguimiento de activos con etiquetas de código de barras para facilitar la transferencia de bienes entre proveedores, fabricantes, tiendas minoristas y consumidores finales. Entre las innumerables industrias que utilizan etiquetas de código de barras, estas son algunas de las industrias que conforman algunos de los usuarios más importantes:

• Utilidades
• Telecomunicaciones
• Petróleo y gas
• Fabricación
• Defensa
• Almacén y Logística
• Gobierno
• Educación

Al considerar cómo implementar etiquetas de código de barras dentro de su negocio, siempre tómese el tiempo para revisar las regulaciones de la industria que pueden definir el estilo de etiqueta que debe usar. Tanto la industria como las instituciones gubernamentales pueden tener estándares establecidos que deben seguirse para seguir cumpliendo.

Eligiendo la Etiqueta de Código de Barras Correcta

Cuando se trata de seleccionar una etiqueta para su aplicación, hay que tomar varias decisiones cruciales. Los estilos de etiquetas de códigos de barras suelen tener varios sustratos, simbologías de códigos de barras, tamaños y acabados para elegir. Al hacer su selección, aquí hay algunos consejos excelentes para tener en cuenta:

• Elección del sustrato. Antes de decidirse por un sustrato, piense en los entornos a los que pueden estar expuestas sus etiquetas. Uno de los peores errores que puede cometer es seleccionar una etiqueta de código de barras que no sea compatible con las condiciones de funcionamiento o almacenamiento del activo. En la gran mayoría de las oficinas y tiendas minoristas, esto puede no ser una preocupación, pero es fundamental para aplicaciones industriales y situaciones en las que se transportan artículos etiquetados. También debe pensar en cuánto tiempo planea usar estas etiquetas, ya que cada material tendrá una vida útil esperada diferente para uso interior o exterior. Además, considere cualquier especificación única para la colocación de sus etiquetas, como superficies contorneadas, que pueden requerir el uso de un material flexible.
• Elección de la simbología del código de barras. Como se mencionó, se debe seleccionar una simbología de código de barras que sea compatible con su hardware de escaneo y cualquier sistema de software que esté utilizando. Algunos sistemas pueden tener limitaciones en simbologías compatibles o el formato de la información que se puede extraer de un código de barras en el software.
• Elegir un tamaño. El tamaño de una etiqueta de código de barras puede tener un impacto dramático en el rango de lectura óptimo. Más específicamente, la dimensión x, o la distancia horizontal, del gráfico del código de barras en sí mismo es el factor más importante que afecta la distancia de escaneo. El tamaño de la etiqueta también puede afectar la cantidad de texto que puede agregar a la etiqueta y si hay suficiente espacio para agregar otras imágenes o logotipos. El lugar donde planee colocar las etiquetas y cómo se orientarán también puede afectar el tamaño ideal de una etiqueta de código de barras.
• Elección del acabado. Las opciones adicionales incluyen seleccionar cualquier gráfico en color para sus etiquetas de código de barras y confirmar si el método de impresión es aceptable dadas sus necesidades de cantidad. También puede seleccionar un método de fijación, que generalmente se ofrece como método de fijación mecánico o adhesivo sensible a la presión permanente. Algunas etiquetas, como las que tienen una capa retrorreflectante, pueden extender aún más la distancia de escaneo. Otros recubrimientos, como el aluminio Metalphoto® recubierto de teflón, pueden agregar una durabilidad aún mayor al diseño de una etiqueta.

Comprar las etiquetas de código de barras correctas no tiene por qué ser complejo, pero sin duda debe considerar todos los factores importantes, incluido el hardware de escaneo, los sistemas de software, las instalaciones, los activos y los procesos. Con una planificación cuidadosa, puede elegir las etiquetas de código de barras ideales adecuadas para su aplicación que encajarán perfectamente en su flujo de trabajo de gestión de activos y proporcionarán un seguimiento fiable durante muchos años.

Lecturas adicionales sobre la compra de etiquetas de código de barras

Para obtener más información sobre la compra de etiquetas de código de barras, visite los siguientes recursos:

• Directrices para la colocación de símbolos de códigos de barras (GS1)
• El kit gratuito de seguimiento de activos (Camcode)
• Preguntas frecuentes y tutorial sobre códigos de barras (BarcodeFAQ)
• 6 pasos en el flujo del proceso de etiquetado de activos (Camcode)
• Su guía definitiva para el etiquetado de activos (Cheqroom)
• Uso de códigos de barras con su CMMS (LimbleCMMS)
• Prácticas recomendadas de códigos de barras (OneSCM)
• Estudio de caso:los códigos de barras Camcode ayudan a las inspecciones y el mantenimiento de las vías del aeropuerto (Camcode)
• Tipos de códigos de barras:elegir el código de barras correcto (Scandit)
• Etiquetas de código de barras:las adecuadas para sus necesidades de inventario (Inventario final)