Dominando la Selección de Etiquetas de Código de Barras: Guía Completa de Compra

Elegir las etiquetas de código de barras adecuadas para su negocio o instalación requiere un conocimiento básico de la tecnología de escaneo, materiales de etiquetas y formatos de código de barras populares. Dado que los códigos de barras facilitan la automatización de la gestión de inventario y el seguimiento de activos, se han convertido en una opción popular en empresas que abarcan muchas industrias. Existen numerosas simbologías de código de barras que permiten estandarizar el seguimiento de activos y las tecnologías de escaneo utilizadas en todas las industrias, permitiendo a las empresas seleccionar etiquetas de código de barras compatibles con estándares y requisitos de la industria.

A pesar de la adopción generalizada de nuevas etiquetas de código de barras y tecnologías de escaneo, algunas empresas aún no han implementado soluciones consistentes de seguimiento de activos y gestión de inventario. Esto es especialmente cierto para la comunidad de pequeñas empresas, con encuestas que encuentran que hasta el 55 % de las pequeñas empresas utilizan procesos manuales de seguimiento de inventario, o peor aún, no rastrean sus activos en absoluto. Con las recientes disrupciones de la pandemia de COVID-19, muchas empresas buscan controlar costes tanto como sea posible. Tener un sistema robusto de seguimiento de inventario y activos brinda a las empresas mejor visibilidad de inventario y les permite recopilar datos valiosos que pueden impulsar decisiones como optimización del espacio de almacén, estrategias de precios, abastecimiento de proveedores y más.

Al crear un plan de gestión de activos o inventario, puede encontrar que necesita diferentes tipos de etiquetas de código de barras para diferentes aplicaciones o casos de uso. Por ejemplo, las etiquetas de código de barras retro-reflectivas se pueden escanear desde una distancia mucho mayor que las etiquetas de código de barras tradicionales. Debido a que se pueden escanear desde mayores distancias, las etiquetas de código de barras retro-reflectivas se pueden colocar a mayores alturas y expandir la cantidad de espacio de estanterías utilizable en muchos almacenes. A continuación, cubriremos las consideraciones clave a sopesar al seleccionar etiquetas de código de barras para sus aplicaciones.

En esta guía, discutiremos:

• Introducción a los Códigos de Barras
• Cómo Funcionan las Etiquetas de Código de Barras
• Los Componentes de un Código de Barras
• Tipos Comunes de Etiquetas de Código de Barras
• Dónde se Utilizan las Etiquetas de Código de Barras
• Elección de la Etiqueta de Código de Barras Adecuada
• Lecturas Adicionales sobre Etiquetas de Código de Barras

Introducción a los Códigos de Barras

Los códigos de barras se introdujeron por primera vez hace más de 40 años y continúan desempeñando un papel importante en la gestión de productos, inventario y activos. Un código de barras es un gráfico impreso que se utiliza para representar números o varios caracteres. El formato clásico bidimensional para un código de barras utiliza líneas (barras verticales) y espacios, mientras que diseños más nuevos como los códigos QR utilizan una serie de bloques para representar los datos. Estos códigos se pueden usar con escáneres de código de barras o aplicaciones móviles para compartir rápidamente información entre un artículo etiquetado y un sistema electrónico. Al escanear un código de barras, los operadores pueden acceder instantáneamente a información detallada del producto, transferir activos o realizar una serie de tareas de recopilación de datos y documentación.

Cómo Funcionan las Etiquetas de Código de Barras

Una etiqueta de código de barras debe emparejarse con un escáner de hardware y un sistema electrónico que soporten la simbología del código de barras. Algunas empresas pueden tener varios escáneres o plataformas diferentes que son compatibles con las simbologías de código de barras que su empresa utiliza. Por ejemplo, los escáneres de código de barras portátiles se pueden usar en toda una instalación para escanear rápidamente activos para documentar inventario u otra información, y los equipos de campo pueden usar dispositivos móviles con aplicaciones de escaneo de código de barras para documentar actividades de mantenimiento o documentar eficientemente la transferencia de inventario o activos entre ubicaciones o sitios de trabajo.

Algunos escáneres de código de barras utilizan un láser para detectar el patrón en una etiqueta de código de barras y convertirlo en una serie de caracteres dentro del software. Estos escáneres de código de barras solo son compatibles con códigos de barras unidimensionales. Los escáneres de código de barras omnidireccionales también usan láseres, pero en un patrón de cuadrícula mixta compleja en lugar de una línea recta, lo que les permite leer códigos de barras 1D y 2D. Otros usan captura de imagen y funcionalidad sofisticada de procesamiento de imágenes digitales para leer e interpretar códigos de barras 1D y 2D.

La mayoría de la gente está familiarizada con los códigos de barras UPC utilizados para rastrear productos en negocios minoristas, pero las etiquetas de código de barras también se usan ampliamente en entornos de almacén, fábrica y laboratorio. Una etiqueta de código de barras se usa para identificar rápidamente, o confirmar la identidad de, un artículo, ya sea un contenedor que almacena una pieza o tipo de inventario específico, un equipo, o un dispositivo u otro activo móvil utilizado en procesos de negocio. Típicamente, los datos del código de barras corresponden al número de artículo, pieza o inventario del artículo para un fácil seguimiento.

Los Componentes de un Código de Barras

Una etiqueta de código de barras generalmente contendrá el gráfico del código de barras y una descripción de texto. En algunos casos, también pueden diseñarse con un logotipo de empresa u otros elementos gráficos. La imagen del código de barras en sí consiste en 5 partes principales que ayudan a los escáneres a identificar y leer el área correcta. Estas partes son:

• Una zona tranquila o área sin gráficos
• Un carácter de inicio
• Caracteres de datos que componen la mayoría de los datos del código de barras
• Un carácter de parada
• Una zona tranquila adicional o espacio vacío

Cuando un código de barras está formateado correctamente de esta manera, un escáner compatible puede leer y registrar la información rápidamente con una cantidad mínima de esfuerzo o reescaneos. Los formatos de etiquetas de código de barras se han estandarizado para algunos casos de uso, pero también encontrará muchas variaciones creadas para casos de uso específicos. Hay alrededor de 30 simbologías de código de barras comúnmente utilizadas, aunque potencialmente hay cientos de configuraciones de código de barras posibles. La estandarización es esencial para empresas que operan en múltiples ubicaciones y necesitan transferir activos entre sitios, y algunas industrias han implementado estándares para asegurar un marcado y seguimiento de activos consistentes en toda la industria. Aquí hay un vistazo a algunos de los principales tipos de simbologías de código de barras:

• Códigos de barras lineales (numéricos), también llamados códigos de barras 1D, utilizan una serie de líneas y espacios para codificar datos. El ancho de las líneas y espacios varía para definir diferentes caracteres. Algunos de estos códigos de barras utilizan solo números, lo que hace un sistema de inventario muy simple y optimizado. Los códigos de barras numéricos son muy populares en entornos minoristas y la industria editorial. Algunos códigos lineales numéricos comunes incluyen formatos UPC, EAN y POSTNET.
• Códigos de barras lineales (alfanuméricos) también pueden almacenar caracteres alfanuméricos, lo que amplía enormemente el número de variaciones potenciales de artículos. Estos se usan muy a menudo en entornos minoristas e industriales. Algunos códigos lineales alfanuméricos comunes incluyen formatos Plessey, Code 39 y LOGMARS.
• Códigos de barras bidimensionales (2D) utilizan cuadrados en lugar de líneas para codificar datos, permitiéndoles almacenar hasta 7.089 caracteres. Esto los ha convertido en una opción muy popular para la tecnología moderna, incluyendo los smartphones actuales. Hay dos estilos principales de códigos de barras 2D que son los más populares: códigos QR y códigos Data Matrix.
• Códigos QR usan cuadrados negros dispuestos en un patrón sobre fondo blanco e incluyen 3 marcadores de orientación para el escáner. Dado que estos códigos pueden almacenar una gran cantidad de datos alfanuméricos, a menudo se usan en las industrias de entretenimiento y marketing para dar a los consumidores acceso rápido a páginas web con un simple escaneo.
• Códigos Data Matrix tienen un diseño 2D similar pero no contienen los 3 bloques de orientación. En su lugar, dos lados del código de barras están marcados cada uno con una línea. Estos códigos tienen la ventaja de requerir solo un área de etiqueta pequeña y se usan en las industrias aeroespacial y de defensa para marcar artículos muy pequeños que requieren seguimiento.

Entender estos diferentes tipos de códigos de barras y simbologías puede ayudarle a seleccionar uno que tenga más sentido para su aplicación. Siempre confirme la compatibilidad con cualquier hardware de escaneo y sistema existente que pueda estar utilizando.

Tipos Comunes de Etiquetas de Código de Barras

Las etiquetas de código de barras se pueden usar en casi cualquier proceso dentro de una fábrica, almacén o negocio. Las etiquetas a menudo se pueden personalizar completamente para satisfacer las necesidades únicas de cualquier aplicación, pero hay una variedad de etiquetas de código de barras diseñadas para ciertos casos de uso. Aquí hay algunas de las categorías de etiquetas de código de barras más populares:

• Etiquetas de Código de Barras para Activos. El seguimiento de activos es uno de los usos más populares para etiquetas de código de barras. Estas etiquetas se pueden adherir a cualquier artículo y usarse para identificación, etiquetado y seguimiento. Las empresas pueden monitorear fácilmente su inventario escaneando artículos a medida que entran o salen de una instalación.
• Etiquetas de Código de Barras UID. Las etiquetas de Identificación Única (UID) se usan en aplicaciones dentro de la industria de defensa, que está gobernada por regulaciones como MIL-STD-130. Las etiquetas UID han sido diseñadas para cumplir con los estrictos requisitos para el diseño y uso de etiquetas de seguimiento de activos. El material y recubrimiento para estas etiquetas también han sido seleccionados para proporcionar la durabilidad y rendimiento necesarios en entornos militares y de defensa exigentes.
• Etiquetas de Código de Barras para Almacenes. El rastreo de artículos dentro de un almacén requiere un alto nivel de organización y planificación adecuada. Las etiquetas de almacén se pueden usar para marcar el suelo, estanterías, contenedores u otras áreas importantes del edificio. Encontrará una amplia variedad de etiquetas de código de barras y señalización disponibles para acomodar estas diferentes ubicaciones.
• Etiquetas de Código de Barras Duraderas. Algunas aplicaciones industriales pueden exponer equipos y etiquetas a condiciones muy adversas. La exposición a temperaturas extremas, productos químicos agresivos y abrasión pueden tener un efecto adverso en la superficie de una etiqueta. Las etiquetas de código de barras duraderas han sido diseñadas para resistir incluso las condiciones más intensas.
• Etiquetas de Código de Barras de Seguridad. Al marcar activos que pueden ser propensos a robo o manipulación, una etiqueta de seguridad se puede usar para agregar un nivel adicional de protección. Estas etiquetas son imposibles de remover sin dejar evidencia clara de manipulación. A menudo se usan para marcar artículos de alto valor como portátiles y otros equipos móviles.

Dónde se Utilizan las Etiquetas de Código de Barras

Las etiquetas de código de barras juegan un papel central en la gestión de actividades de activos, inventario y mantenimiento para empresas de todos los tamaños. Los gestores de instalaciones buscan constantemente nuevas estrategias que puedan ayudar a aumentar la eficiencia operativa, y un sistema de etiquetas de código de barras es a menudo una opción obvia y rentable. Las etiquetas de código de barras son una tecnología probada para seguimiento fiable y mejora de procesos en muchas industrias.

Las etiquetas de código de barras son particularmente útiles para empresas que operan redes masivas de activos en un amplio rango geográfico. Mantener el rastreo de tantas partes móviles puede ser abrumador sin un sistema estandarizado. Una plataforma de seguimiento de activos con etiquetas de código de barras incluso se puede usar para facilitar la transferencia de bienes entre proveedores, fabricantes, ubicaciones minoristas y consumidores finales. Entre las innumerables industrias que utilizan etiquetas de código de barras, estas son algunas de las industrias que conforman algunos de los mayores usuarios:

• Servicios públicos
• Telecomunicaciones
• Petróleo y Gas
• Fabricación
• Defensa
• Almacén y Logística
• Gobierno
• Educación

Al considerar cómo implementar etiquetas de código de barras dentro de su negocio, siempre tómese el tiempo para revisar cualquier regulación de la industria que pueda definir el estilo de etiqueta que debe usar. Tanto instituciones industriales como gubernamentales pueden tener estándares que deben seguirse para mantener el cumplimiento.

Elección de la Etiqueta de Código de Barras Adecuada

Cuando se trata de seleccionar una etiqueta para su aplicación, hay varias elecciones cruciales que hacer. Los estilos de etiquetas de código de barras generalmente tienen varios sustratos, simbologías de código de barras, tamaños y acabados para elegir. Al hacer su selección, aquí hay algunos buenos consejos para tener en cuenta:

• Elección del Sustrato. Antes de decidirse por un sustrato, piense en los entornos a los que sus etiquetas pueden estar expuestas. Uno de los peores errores que puede cometer es seleccionar una etiqueta de código de barras que no sea compatible con las condiciones de operación o almacenamiento del activo. En la gran mayoría de ubicaciones de oficinas y minoristas, esto puede no ser una preocupación, pero es crítico para aplicaciones industriales y situaciones donde los artículos etiquetados son transportados. También debe pensar en cuánto tiempo planea usar estas etiquetas, ya que los materiales tendrán cada uno una vida útil esperada diferente para uso interior o exterior. Además, considere cualquier especificación única para la colocación de sus etiquetas, como superficies contorneadas, que pueden requerir un material flexible.
• Elección de la Simbología del Código de Barras. Como se mencionó, se debe seleccionar una simbología de código de barras compatible con su hardware de escaneo y cualquier sistema de software que esté utilizando. Algunos sistemas pueden tener limitaciones en simbologías compatibles o el formato para información que se puede extraer de un código de barras al software.
• Elección del Tamaño. El tamaño de una etiqueta de código de barras puede tener un impacto dramático en el rango de escaneo óptimo. Más específicamente, la x-dimensión, o distancia horizontal, del gráfico del código de barras en sí es el factor más importante que afecta la distancia de escaneo. El tamaño de la etiqueta también puede afectar cuánto texto puede agregar a la etiqueta y si hay espacio suficiente para agregar otras imágenes o logotipos. Dónde planea colocar las etiquetas y cómo se orientarán también puede afectar el tamaño ideal de una etiqueta de código de barras.
• Elección del Acabado. Las opciones adicionales incluyen seleccionar gráficos de color para sus etiquetas de código de barras y confirmar si el método de impresión es aceptable dadas sus necesidades de cantidad. También puede seleccionar un método de fijación, que generalmente se ofrece como adhesivo sensible a la presión permanente o método de fijación mecánica. Algunas etiquetas, como las con recubrimiento retro-reflectivo, pueden extender la distancia de escaneo aún más. Otros recubrimientos, como el aluminio Metalphoto® recubierto de Teflón, pueden agregar aún mayor durabilidad a un diseño de etiqueta.

Comprar las etiquetas de código de barras adecuadas no tiene por qué ser complejo, pero ciertamente debe considerar todos los factores importantes, incluyendo su hardware de escaneo, sistemas de software, instalación, activos y procesos. Con una planificación cuidadosa, puede elegir las etiquetas de código de barras ideales adecuadas para su aplicación que encajarán perfectamente dentro de su flujo de trabajo de gestión de activos y proporcionarán seguimiento fiable durante muchos años.

Lecturas Adicionales sobre Compra de Etiquetas de Código de Barras

Para obtener más información sobre la compra de etiquetas de código de barras, visite los siguientes recursos:

• Directriz para la Colocación de Símbolos de Código de Barras (GS1)
• Kit Gratuito de Seguimiento de Activos (Camcode)
• Preguntas Frecuentes y Tutorial de Códigos de Barras (BarcodeFAQ)
• 6 Pasos en el Flujo del Proceso de Etiquetado de Activos (Camcode)
• Su Guía Definitiva para el Etiquetado de Activos (Cheqroom)
• Uso de Códigos de Barras con su CMMS (LimbleCMMS)
• Mejores Prácticas de Códigos de Barras (OneSCM)
• Estudio de Caso: Códigos de Barras Camcode Ayudan al Aeropuerto a Rastrear Inspecciones y Mantenimiento (Camcode)
• Tipos de Códigos de Barras: Elección del Código de Barras Adecuado (Scandit)
• Etiquetas de Código de Barras – la adecuada para sus necesidades de inventario (Finale Inventory)