Entendiendo IUID: Guía del Programa de Identificación Única de Artículos del DoD

Con recursos dispersos por todo el mundo, la gestión de activos es una función importante para la industria militar y de defensa. Además de grandes activos como aviones, armas y equipos pesados, también hay muchos instrumentos y piezas más pequeñas que deben mantenerse organizados y debidamente almacenados. Con el tiempo, se hizo necesario desarrollar una forma unificada de monitorear equipos e artículos de alto valor, especialmente aquellos que podrían ser peligrosos en manos equivocadas.

El programa de Identificación Única de Artículos (IUID), también conocido como Identificación Única (UID), fue creado por el Departamento de Defensa de EE. UU. (DoD) en 2004 como un medio para crear un sistema de seguimiento fiable para activos importantes. A cada artículo se le asigna un código único que se captura en una etiqueta o placa de activo adjunta y los datos asociados del artículo se almacenan en una base de datos centralizada. Este sistema permite al personal militar acceder a registros, realizar mantenimiento y transferir activos de una manera que evita cualquier confusión sobre la ubicación o el historial de uso de un artículo específico.

Debido a que es un sistema complejo, puede haber cierta confusión y conceptos erróneos sobre cómo se gestiona el programa IUID y cuáles son los requisitos para cualquier proveedor o suministrador que trabaje con el gobierno de EE. UU., así como aquellos que fabrican piezas o suministros utilizados por entidades gubernamentales. Esta publicación proporcionará una visión general de las definiciones básicas del programa, cuáles son los requisitos de marcado y cómo se puede utilizar el registro IUID.

¿Qué Significa IUID?

Captura de pantalla a través de la Oficina del Subsecretario de Defensa para Adquisiciones y Sostenimiento

Los términos IUID y UID se pueden usar indistintamente para describir el sistema del DoD para usar identificadores únicos y no ambiguos para un artículo para distinguirlo de otras entidades y relaciones similares o diferentes. Cada secuencia de números o caracteres asignada a un artículo se llama un identificador único (IU) o un Identificador Único de Artículo (UII). Cuando se habla de un artículo en este programa, se refiere a una sola pieza de hardware o una unidad formada por un agrupamiento de componentes o piezas.

En términos simples, todos los artículos con un coste superior a $5,000 o que tienen una designación especial requieren tener un UI asignado. Las regulaciones detalladas para el programa IUID están respaldadas por una gran serie de documentos. Algunos de los materiales de referencia IUID más importantes han sido compilados por la Marina de EE. UU., incluyendo:

• DFARS 211.274 – Requisitos de Identificación Única de Artículos y Valoración
• DFARS 252.211-7003 – Identificación Única de Artículos y Valoración
• DODI 8320.04 – Estándares de Identificación Única de Artículos (IUID) para Propiedad Personal Tangible
• SECNAVINST 4440.34 – Implementación de Identificación Única de Artículos dentro del Departamento de la Marina
• MIL-STD 130 – Práctica Estándar del Departamento de Defensa para Identificación y Marcado de Propiedad Militar de EE. UU.

La mayoría de las especificaciones y requisitos de marcado que pertenecen a las etiquetas IUID se encuentran en MIL-STD-130, y también puede encontrar requisitos adicionales de código de barras en MIL-STD-129. Navegar por estos documentos le dará una buena visión general de cómo se intersectan los diversos componentes del programa.

¿Cómo es un Número IUID?

Un número IUID, o código, está compuesto por una serie alfanumérica de caracteres y siempre va acompañado por un código de barras de matriz de datos 2D cuando se aplica al artículo. Hay tres formas principales en que se determinan las secuencias UII.

• Serialización con el Identificador Empresarial. Esta forma de UII es una combinación del código de agencia emisora (IAC), identificador empresarial (EID) y el número de serie del artículo. Se unen, en ese orden, para construir un UII y se usan principalmente para artículos que ya tienen un EID asignado.
• Serialización dentro del Número de Pieza, Lote o Serie Original. El formato para este estilo de UII combina el IAC, EID, número de pieza original y número de serie. Es similar al formato anterior pero se usa para artículos que también tienen un número de pieza relevante y obvio que puede usarse.
• Equivalentes IUID. Si un identificador comercial existente cumple con ciertos requisitos, puede adoptarse en el UII para el artículo. Un ejemplo de un formato de código de identificador aceptable para esta situación son los Números de Identificación de Vehículos (VIN). El formato para este número IUID construido es el IAC seguido por el EID y el código comercial individual.

¿Cuáles son los Requisitos de Marcado IUID?

Captura de pantalla a través de la Oficina del Subsecretario de Defensa para Adquisiciones y Sostenimiento

Si bien es necesario consultar las regulaciones más recientes para entender los requisitos exactos de marcado, describiremos algunos de los parámetros básicos aquí. Los requisitos principales de marcado incluyen:

• Colocación adecuada de la marca IUID
• Garantizar que la marca sea legible y readable
• El tamaño de celda adecuado para el símbolo de código de barras de matriz de datos 2D
• El contraste de imagen adecuado que debe tener la marca
• El espacio claro que debe reservarse para una zona tranquila alrededor del código de barras

Además de estos detalles para diseñar una marca IUID adecuada, también hay sugerencias para proteger la marca, minimizar fallos de fijación y cómo asegurar una calidad de producción adecuada al fabricar la marca.

¿Qué es el Registro IUID?

El Registro IUID es una base de datos centralizada de toda la información IUID pertinente que se encuentra dentro de la suite e-Business de Flujo de Trabajo de Área Amplia (WAWF) de los militares. Los empleados gubernamentales y contratistas de apoyo pueden solicitar una Tarjeta de Acceso Común (CAC) para acceder al sistema. Los datos útiles proporcionados para cada artículo incluyen el UII, valor inicial, cadena de custodia y una explicación de cómo está marcado actualmente.

El programa IUID es una consideración importante para cualquier contratista de defensa que trabaje dentro de la industria. Conocer este sistema puede agregar valor a una organización más allá de simplemente asegurar el cumplimiento. Este es un sistema robusto que implementa requisitos estándar para asegurar etiquetas IUID de alta calidad que se pueden usar para rastrear de forma fiable activos ubicados en cualquier lugar.