Pros y contras del software CMMS basado en la nube y local

Hay cientos de opciones para el software CMMS, pero todas se pueden separar en dos grupos:CMMS basado en la nube y CMMS local.

Ambas categorías lo ayudan a administrar el mantenimiento, pero ahí es donde terminan las similitudes. Cada opción es muy diferente, desde la forma en que se implementa el CMMS hasta la forma en que se utiliza para completar las tareas. Conocer los pros y los contras del software local y basado en la nube lo ayudará a evitar perder tiempo y dinero en un ajuste inadecuado, y permitirá que su equipo de mantenimiento comience a trabajar.

Tabla de contenido

1. ¿Qué es el software CMMS basado en la nube?
2. ¿Qué es el software CMMS local?
3. Pros y contras del software CMMS en la nube y local
4. Decidir qué software CMMS es mejor para su instalación

¿Qué es el software CMMS basado en la nube?

En pocas palabras, el software en la nube le brinda la capacidad de almacenar y acceder a información en Internet. Si usó Netflix para ver una película o Zoom para tener una reunión, usó software en la nube.

Piense en la nube como un banco. Su dinero no está atado a una ubicación física. Puede depositar dinero en una sucursal y retirar ese dinero en cualquier otra sucursal. Puede retirar dinero de un cajero automático o tocar su tarjeta de crédito para realizar una transacción. El software en la nube funciona de la misma manera:simplemente reemplace el dinero con información. Puede ingresar información en un dispositivo y acceder a ella en cualquier otro dispositivo siempre que esté conectado a Internet.

Ahora, exploremos qué significa la nube para administrar el mantenimiento. Un CMMS basado en la nube tiene algunos ingredientes clave:

• Requisitos de software y hardware :Todo el software y hardware es desarrollado, instalado, ejecutado, administrado y mantenido por un proveedor externo. Se necesita una conexión a Internet para utilizar el software.
• Instalación y mantenimiento :Los proveedores alojan el software en sus propios servidores, lo que significa que se encargan de toda la instalación, administración, seguridad de los datos y actualizaciones.
• Acceso al sistema :Se puede acceder a las características del software CMMS basado en la nube en cualquier lugar, en cualquier momento, a través de diferentes sitios a través de Internet. Algunos sistemas pueden incluso utilizarse si pierde la conexión a Internet durante una o dos horas.
• Capacidades móviles :Muchos sistemas basados ​​en la nube tienen sus propias aplicaciones CMMS móviles y se puede acceder a ellas a través de dispositivos móviles.
• Estructura de pago :La mayoría del software CMMS basado en la nube se compra con un modelo de suscripción con un costo inicial mínimo o nulo. Tiene un precio por usuario, por mes e incluye tarifas de soporte.

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¿Qué es el software CMMS local?

El software local es un software que debe instalarse en una computadora o red. El software, y toda la información creada con él, está vinculada a los dispositivos físicos donde está instalado. Uno de los ejemplos más populares de software local es Microsoft Word.

¿Cómo se traduce el software local en la gestión del mantenimiento? A continuación, presentamos algunas características básicas del software CMMS local:

• Requisitos de software y hardware :Todo el hardware necesario, como los servidores, se aloja en el sitio. El software generalmente requiere configuraciones personalizadas extensas por parte de un proveedor, contratista o personal interno.
• Instalación y mantenimiento :La configuración del software y el hardware generalmente se realiza internamente con soporte externo limitado o por un proveedor por un alto costo. Su empresa es responsable de la seguridad y el almacenamiento de los datos, así como de cualquier actualización del software.
• Acceso al sistema :El acceso al software local requiere que los usuarios estén en el sitio y conectados a la misma red que el CMMS.
• Capacidades móviles :El software CMMS local ofrece una capacidad móvil muy limitada y la mayoría no tiene ninguna.
• Estructura de pago :Las empresas suelen pagar un costo inicial único para utilizar el software.

CMMS basado en la nube CMMS local Requisitos de software y hardware Desarrollado, ejecutado y mantenido por un proveedor externo Desarrollado por especialistas internos, proveedores externos o un consultor. Alojado en el sitio Instalación y mantenimiento Todo el software y hardware es suministrado y mantenido por un proveedor de software La configuración y el mantenimiento del CMMS lo completa el personal interno o un consultor Acceso al sistema Accesible a través de cualquier conexión a Internet El acceso requiere que los usuarios estén en el sitio y conectados al CMMS Red Capacidades móviles Las aplicaciones móviles nativas son la norma Capacidades móviles limitadas Estructura de costos Pocos costos iniciales, basados ​​en un modelo de suscripción, y precio por usuario, por mes Costos iniciales más altos, muy pocos costos recurrentes

Ventajas y desventajas del software CMMS en la nube frente a las instalaciones

No hay nada correcto o incorrecto cuando se trata de elegir entre un CMMS basado en la nube y en las instalaciones. Cada instalación tiene sus propios objetivos, experiencia y presupuesto. Considerar cada tipo de software desde todos los ángulos es la única forma de tomar la decisión correcta para su negocio.

Costo

El costo es un factor importante al elegir un CMMS. Hay tres tipos de costos que debe tener en cuenta al sopesar sus opciones:

• • Costos iniciales :Los costos iniciales incluyen tarifas de licencia, personalización, instalación e integración.
  • Costos recurrentes :Los costos recurrentes incluyen tarifas de suscripción, servicios de soporte y mantenimiento del sistema (es decir, actualizaciones y mejoras).
  • Costos adicionales :Los costos adicionales incluyen capacitación, migración de datos, personal de TI y hardware (como servidores).

CMMS local

Los costos iniciales del software local suenan atractivos. Muerdes la bala, pagas el dinero y nunca más vuelves a pensar en ello. Pero hay más costos continuos de lo que parece.

Debido a que todo el hardware es administrado por la empresa, le está pagando a alguien (o varias personas) para que mantenga ese hardware. Si algo se rompe, tienes que arreglarlo, lo que cuesta tiempo y dinero.

Las perspectivas para el software local empeoran unos años después. Como cualquier equipo, el rendimiento del software local se degrada con el tiempo, lo que significa reemplazarlo cada pocos años, lo cual es costoso y perjudicial.

CMMS basado en la nube

La mayoría de los sistemas basados ​​en la nube requieren que pague una tarifa de suscripción mensual o anual por cada usuario, lo que reduce los costos de puesta en marcha. La diferencia aumenta si está migrando datos a su nuevo CMMS, que es más fácil y menos costoso en un CMMS basado en la nube.

El proveedor actualiza un CMMS basado en la nube. Las actualizaciones se agregan automáticamente al software sin costos adicionales, por lo que no gasta dinero en el mantenimiento del hardware del sistema. Sus tarifas de suscripción pueden aumentar ligeramente cada año para cubrir las mejoras, pero el aumento es leve ($ 10 a $ 20) porque el costo es compartido por cientos o miles de personas más.

Conclusión

El software de mantenimiento en las instalaciones le costará más a su empresa a corto y largo plazo debido a sus elevadas tarifas de licencia, el costo continuo de mantenimiento del sistema y la necesidad de reemplazar o actualizar todo el CMMS cada pocos años.

Características, funcionalidad y conectividad

Si bien un CMMS debe tener las características que necesita para lograr sus objetivos de mantenimiento, existen otros factores a considerar al comparar software basado en la nube y en las instalaciones.

• Número de funciones :Ambos tipos de CMMS tienen una gama similar de características, pero los proveedores basados ​​en la nube lanzan nuevas con más frecuencia. Las funciones de un CMMS basado en la nube dependen del nivel de suscripción que adquiera.
• Personalización :El software local es altamente personalizable cuando se instala, pero es difícil de cambiar más adelante. Las funciones de software basadas en la nube están configuradas, pero sus componentes son más fáciles de cambiar y personalizar.
• Facilidad de uso :El software CMMS basado en la nube está diseñado para una amplia gama de usuarios, lo que facilita la selección de las funciones más relevantes para un trabajo y hacerlo con menos clics.
• Capacidades móviles :La mayoría de los sistemas basados ​​en la nube tienen aplicaciones móviles accesibles con credenciales de inicio de sesión y una conexión a Internet, lo que lo convierte en una opción más amigable para dispositivos móviles.
• Facilidad de integración :Los sistemas basados ​​en la nube son más abiertos, lo que significa que se necesita menos esfuerzo, tiempo y dinero para conectarse a nuevas máquinas, software o sensores.

CMMS local

Casi todos los proveedores de CMMS ofrecen conjuntos de funciones muy similares con dos grandes excepciones:Integraciones e IA.

La capacidad de su CMMS para integrarse con otros sistemas, como un ERP o MES, le permite recopilar y compartir información en toda su empresa. Estas conexiones le permiten ahorrar tiempo y dinero gracias al trabajo automatizado y la precisión de los datos. Los sistemas locales están muy por detrás del software basado en la nube aquí.

Un CMMS local está construido como un sistema cerrado, lo que significa que no se comunica bien con otro software. Esto crea problemas como registrar información varias veces y no poder activar el trabajo en su CMMS. Hacer conexiones entre otros sistemas y un CMMS local es posible, pero es un trabajo personalizado, que es otra palabra para caro y complicado.

La naturaleza cerrada de un CMMS local también evita que sea móvil y funcione de forma remota. Se puede acceder a algunos sistemas locales en un dispositivo móvil o de forma remota, pero estas capacidades están muy limitadas. Esto dificulta el acceso a la información en el campo, lo que genera inexactitudes en los datos y retrasos en el trabajo.

Cuando se trata de IA, los sistemas locales no pueden competir con el software en la nube. Las herramientas de IA se basan en datos. Estos datos hacen que la información y los pronósticos sean precisos y útiles. El software local no puede recopilar suficientes datos para crear herramientas de inteligencia artificial efectivas para los usuarios.

Cloud CMMS

Los sistemas basados ​​en la nube son abiertos, lo que significa que tienen el potencial de conectarse fácilmente con miles de puntos finales, desde un sensor en un tractor hasta un enorme sistema ERP. No se necesitan meses ni medio millón de dólares para hacer esto. Los datos pueden fluir entre una pieza de tecnología y su CMMS basado en la nube en cuestión de minutos después de la configuración sin un equipo de TI para establecer o mantener la conexión.

El software CMMS basado en la nube también se adapta mejor a la funcionalidad móvil y remota. Le da el poder de acceder al sistema en dispositivos móviles. Algunos programas incluso le permiten acceder y registrar información de activos en configuraciones remotas sin una conexión a Internet.

Cuando se trata de IA, el software CMMS en la nube está muy por encima de la competencia. Un CMMS basado en la nube puede recopilar datos de miles de usuarios, anonimizarlos y usarlos para crear fórmulas que predigan resultados y brinden orientación a los equipos de mantenimiento. Cada dato alimenta un motor de inteligencia artificial, lo que lo hace más preciso. El resultado son herramientas que ayudan a las empresas a analizar y predecir todo, desde las órdenes de trabajo de alto riesgo hasta las piezas que necesitará para el mantenimiento futuro.

Conclusión

La capacidad de implementar y usar la inteligencia artificial y las integraciones coloca al software en la nube por encima de los sistemas locales. La facilidad de uso también debe influir en la toma de decisiones. Los proveedores basados ​​en la nube reciben aportaciones constantes de los usuarios, mejoran el CMMS con él y automáticamente ponen estas mejoras a disposición de los clientes, lo que les otorga una ligera ventaja.

Implementación

El éxito de un CMMS a menudo depende de su implementación correcta. La elección del software adecuado es fundamental para garantizar que todo, desde la instalación hasta la adopción por parte del usuario, se lleve a cabo sin problemas.

• Facilidad de implementación :Se necesita experiencia técnica especializada para configurar el software en las instalaciones. El CMMS basado en la nube no requiere ninguno, lo que reduce drásticamente el tiempo de implementación.
• Capacitación y asistencia :El software local viene sin capacitación externa y con muy pocos servicios de soporte. La capacitación y el soporte a menudo están integrados en el paquete de suscripción para CMMS basado en la nube.
• Facilidad de migración de datos :Dado que cualquier computadora puede acceder al software en la nube, es mucho más fácil importar datos desde hojas de cálculo o sistemas más antiguos.

CMMS local

Los proveedores locales suelen ofrecer menos servicios estándar antes, durante y después del lanzamiento del software. Y la capacitación y el apoyo disponibles casi siempre tienen un costo adicional. Entonces, si necesita ayuda para navegar por la configuración, le costará. Y debido a que los sistemas locales requieren hardware y mucha personalización, lleva más tiempo diseñarlos, probarlos y configurarlos.

El software local también requiere una gran cantidad de información por parte de su equipo de TI. Pero la instalación de un CMMS es uno de los muchos proyectos en el plato de TI. Esto no solo desvía el enfoque de TI de otros proyectos clave, sino que también deja la configuración de su CMMS vulnerable a cualquier emergencia de TI que surja. Esto podría retrasar la implementación de su CMMS y afectar su presupuesto, adopción del sistema, tiempo de inactividad y más.

CMMS basado en la nube

Un CMMS en la nube marca todas las casillas que el software local no puede. Los proveedores basados ​​en la nube incorporan el precio del soporte y la capacitación en su suscripción y tienen equipos de soporte al cliente listos para ayudar si tiene problemas. Unir fuerzas con expertos que han realizado cientos de implementaciones agiliza el proceso y consume menos recursos. Esto reduce el tiempo de implementación y el ROI.

La implementación de un CMMS basado en la nube también causa una interrupción mínima en su organización. Si bien se consulta e involucra al equipo de TI, su participación es una pequeña fracción de lo que sería con los sistemas locales, por lo que implementar un CMMS basado en la nube requiere menos dinero (hasta 10 veces menos) y tiempo (varios meses) para configurar.

Conclusión

El software en la nube vuelve a ganar. Se necesita menos tiempo y dinero para configurar, es menos perjudicial para su negocio y ofrece soporte y capacitación continuos.

Seguridad y confiabilidad de los datos

Una filtración de datos o una interrupción del sistema pueden significar un desastre para su equipo de mantenimiento y la empresa, por lo que es fundamental saber qué tipo de software CMMS ofrece más protección.

• Gestión de datos :¿Dónde se almacenan sus datos, qué tan seguros están de violaciones internas y externas y quién es responsable de mantenerlos?
• Instalación y actualizaciones de seguridad :¿Cómo se mantiene y actualiza la seguridad de su software para que se mantenga a la vanguardia de las amenazas más recientes?
• Fiabilidad y protección contra fallos :¿Qué sucede con sus datos si algo sale mal?

CMMS local

Los datos de los sistemas locales se guardan en servidores privados, por lo que pueden parecer más seguros. Pero el 53% de todas las violaciones de datos las cometen personas dentro de una empresa, según un informe de Forrester de 2019. Este número ha aumentado un 47% en dos años. Y la mayoría de los 47 expertos en TI entrevistados por Digital Guardian dijeron que las amenazas internas son más comunes que las externas.

Perder sus datos de mantenimiento es otra pesadilla. Hay miles de formas de perder datos cuando se almacenan en un único servidor local. Un incendio, una inundación o incluso una bebida derramada podrían destruir los servidores sin forma de recuperar los datos.

Actualizar las medidas de seguridad en un CMMS local es difícil y, a menudo, costoso. Las medidas de seguridad que parecían adecuadas en el momento de la implementación quedan obsoletas rápidamente.

CMMS basado en la nube

El riesgo de violaciones de datos externos en el software en la nube es mayor que el del software local, pero disminuye cada día a medida que los proveedores se asocian con proveedores de alojamiento ultraseguro, como Amazon Web Services, y alinean las prácticas con los estándares de seguridad reconocidos a nivel mundial, como SOC 2 Type. 2.

Un CMMS basado en la nube tampoco enfrenta ninguno de los peligros de los sistemas locales cuando se trata de perder datos. Con el software basado en la nube, sus datos de mantenimiento se almacenan fuera del sitio y en varios lugares con cajas de seguridad para protegerlos. Incluso si se borra todo un servidor, los datos se restauran fácilmente.

El proveedor actualiza las medidas de seguridad en un CMMS en la nube varias veces al año y siempre que sea necesario. No hay trabajo requerido por el usuario. Su software puede mantenerse a la vanguardia de las últimas herramientas y estrategias utilizadas por actores externos para intentar obtener sus datos.

Otra consideración es el tiempo de actividad del software. La diferencia entre el software CMMS local y el basado en la nube en esta categoría es minúscula. La tasa de tiempo de actividad estándar para los proveedores de CMMS en la nube es del 99,5%, aunque muchos garantizan niveles más altos. Gran parte del tiempo de inactividad que ocurre se programa con anticipación para períodos de bajo uso para evitar interrupciones.

Conclusión

Sus datos suelen estar más seguros en el software CMMS basado en la nube que en el software local. Aunque el software en la nube es más vulnerable a las amenazas externas, estos problemas son menos comunes que las brechas internas. Y la capacidad de la nube para adaptarse rápidamente a las prácticas de seguridad en constante evolución, así como la cantidad de copias de seguridad de datos y dispositivos de seguridad implementados, la convierten en la opción clara en esta área.

Escalar un CMMS

Su empresa siempre está evolucionando y creciendo. Su CMMS también debería hacerlo. Encontrar un CMMS que pueda crecer con su equipo de mantenimiento y su empresa significa buscar flexibilidad en cuatro áreas:funcionalidad, precio, conectividad y tamaño.

CMMS local

La flexibilidad no es un punto fuerte del software CMMS local. Casi todas las partes están bloqueadas desde el momento en que lo enciendes. A medida que crece, sus procesos cambiarán. Desafortunadamente, la funcionalidad de una solución local no puede cambiar con ellos. Y debido a que pagó por adelantado por el CMMS, corre el riesgo de hacer una gran inversión para obtener rendimientos muy decrecientes.

Los sistemas locales no se conectan fácilmente a software nuevo. Esto aísla su CMMS y su equipo de mantenimiento cuando su empresa agrega nueva tecnología. Y crecer a menudo significa nuevos sitios. La expansión del software CMMS local a nuevos sitios requiere importantes interrupciones y gastos y, a menudo, ni siquiera es posible

CMMS basado en la nube

El software en la nube se basa en la flexibilidad. Los proveedores siempre agregan funcionalidad y las empresas pueden cambiar la forma en que configuran su CMMS en función de prácticas nuevas y mejoradas.

Debido a que las suscripciones se reevalúan mensualmente o anualmente, es fácil ampliar o reducir según su situación financiera. Y ya sabemos que el software CMMS basado en la nube tiene caminos abiertos para conectarse a otro software, sin importar cuál sea.

Implementar un CMMS basado en la nube en más de un sitio es tan fácil como comprar tantas suscripciones como necesite e incorporar empleados.

Conclusión

El software CMMS basado en la nube se lleva esta batalla fácilmente. Tiene mucha más flexibilidad en todas las áreas, lo que significa que su empresa también puede ser flexible a medida que crece.

Otras áreas a considerar al comparar software en la nube y en las instalaciones

Sostenibilidad

Reducir la huella ambiental de su empresa no es solo lo correcto, también le devuelve el dinero al bolsillo y tiene todo tipo de beneficios, desde créditos gubernamentales hasta buenas relaciones públicas.

El hecho es que todo tipo de software genera emisiones. Pero cuando miramos los datos, es obvio que el software en la nube tiene una gran ventaja sobre los sistemas locales. La mejor prueba proviene de un estudio de los programas en la nube de Microsoft. Estos servicios en la nube produjeron un promedio de 51% menos de CO2 por usuario que las soluciones locales comparables. Gran parte de la ventaja de la nube aquí proviene de reducir el impacto de los servidores del software al difundir su impacto entre cientos o miles de otros usuarios.

Mantenimiento del sistema

Mantener su software de mantenimiento es lo último que quiere hacer con el tiempo y el dinero de su equipo. Es por eso que un CMMS en la nube es un claro ganador en esta área.

El software en la nube es como tener una casa en la que nunca tendrá que hacer mantenimiento. Todo lo que hace que el sistema funcione es supervisado y atendido por el proveedor. El software local es todo lo contrario. Todas estas responsabilidades recaen sobre usted y su empresa, lo que agota su presupuesto y tiempo, y lo deja en el apuro si algo sale mal.

Control y personalización

Los sistemas en las instalaciones tienen una reputación bien ganada por ser altamente personalizables. Pero más no siempre significa mejor. La personalización extrema puede hacer que el software sea difícil de usar y cambiar. Una vez que está atrapado en una forma de trabajar, es un desafío alterar la funcionalidad.

Lo que le falta a un CMMS en la nube en cuanto a personalización extrema, lo compensa con flexibilidad. Todo lo que se necesita son unos pocos clics para modificar su CMMS y corregir procesos obsoletos o flujos de trabajo que no son resultados. Desde este punto de vista, en realidad tiene más control sobre la función del CMMS.

Otra consideración es el control de datos. Debido a que sus datos se encuentran fuera de los muros de su empresa con un CMMS basado en la nube, puede parecer que tiene menos acceso o propiedad de ellos. Pero tiene tanto acceso a sus datos como con el software local.

Decidir qué software CMMS es mejor para su instalación

Hay ventajas y desventajas tanto para el software CMMS basado en la nube como para el software local. La elección entre los dos se reduce a cuál puntúa mejor en la combinación de factores que más le importan a su equipo de mantenimiento. Aunque las características, el costo y la seguridad son importantes, es importante no perder de vista qué software ofrece la mejor experiencia para los usuarios. Si el software no se utiliza de forma adecuada y coherente, no ofrecerá ningún valor, independientemente del tipo de CMMS que sea.

¿Listo para configurar su CMMS? Deje que esta lista de verificación de implementación sea su guía.

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