Mejore la colaboración interfuncional con comunidades de práctica

Los líderes de la cadena de suministro conocen la importancia de la colaboración mejor que la mayoría.

Una cadena de suministro bien ordenada implica la coordinación con las partes interesadas de múltiples funciones y geografías dentro y fuera de la empresa. Sin la colaboración multifuncional, los líderes tendrán dificultades para resolver problemas en tiempo real, realizar un seguimiento de las métricas e implementar mejoras de procesos en toda la cadena.

Y, sin embargo, muchos líderes descubren que sus herramientas y enfoques actuales no fomentan una colaboración lo suficientemente abierta y persistente. Los correos electrónicos, las reuniones y los mensajes instantáneos son buenos para las necesidades ad hoc, pero no crean una estructura para el trabajo en equipo continuo y el intercambio de conocimientos. Los equipos multifuncionales fomentan este tipo de colaboración estrecha, pero no son muy abiertos. Estos equipos comprenden solo una pequeña cantidad de expertos y gerentes, algunos de los cuales ven al equipo como una adición no deseada a sus apretadas agendas.

Los líderes de la cadena de suministro necesitan una vía de colaboración accesible, decidida y que ofrezca un impulso claro para que los empleados sigan participando. ¿La solución? Comunidades de práctica.

¿Qué son las comunidades de práctica?

Una comunidad de práctica es una red de empleados que se reúnen para aprender unos de otros cara a cara, virtualmente o ambos. Las comunidades se mantienen unidas por un objetivo común de compartir experiencias y conocimientos relacionados con un tema. El tema puede enfocarse en:

• un proceso (por ejemplo, planificación de ventas y operaciones),
• una disciplina o área funcional (por ejemplo, fabricación),
• una metodología, (por ejemplo, Lean), o
• un objetivo multifuncional (por ejemplo, innovación).

Las comunidades participan en una variedad de actividades para ayudar a sus miembros a compartir conocimientos y colaborar en torno al área temática. La mayoría utiliza la intranet o la plataforma de colaboración empresarial existente de su empresa para crear un centro virtual. Este centro ofrece un espacio para que los miembros hagan y respondan preguntas, compartan sugerencias y recursos, encuentren expertos y otros colaboradores y resuelvan problemas de manera colaborativa. La mayoría de las comunidades también organizan seminarios web, cumbres y reuniones presenciales o virtuales para reunir a los miembros.

Las comunidades de práctica benefician a los empleados en todas las etapas de sus carreras. Los nuevos empleados pueden utilizar los recursos de la comunidad para ponerse al día más rápido y conocer a personas importantes en toda la empresa. Los aspirantes a empleados a mitad de carrera pueden perfeccionar su experiencia y asumir roles de liderazgo comunitario para ganar reconocimiento. Las comunidades también reducen la carga de los expertos con experiencia. En lugar de responder las mismas preguntas una y otra vez, los expertos pueden compartir sus conocimientos en la comunidad, donde una base más amplia de empleados puede encontrarlos y usarlos fácilmente.

Cómo iniciar su propia comunidad de práctica

Antes de lanzar su propia comunidad, busque los recursos de la comunidad de práctica que puedan estar disponibles en su organización. Si tiene un programa de gestión del conocimiento empresarial (KM) o comunidades en otra área de la empresa, puede usar sus plantillas, orientación y herramientas para impulsar el proceso de lanzamiento de su comunidad. Tenga en cuenta que algunas organizaciones enfocan los esfuerzos de GC solo en áreas técnicas o de ingeniería. Aunque su comunidad puede centrarse en un tema diferente, aún puede utilizar recursos de otras comunidades en el negocio.

Si su organización aún no tiene KM o comunidades, comuníquese con el I.T. organización sobre el uso de herramientas existentes para crear un centro comunitario. Como mínimo, querrá tener la capacidad de almacenar o compartir documentos y tener discusiones (por ejemplo, un panel de discusión o una función de chat). ESO. también puede ayudarlo a definir los derechos de acceso y establecer pautas para que los miembros puedan colaborar sin crear problemas de seguridad.

Una vez que haya hecho su tarea sobre las herramientas y los recursos disponibles, seleccione un tema y defina el público objetivo de la comunidad. La mayor fortaleza de una comunidad son sus miembros, así que construya la suya sobre la base de las redes y relaciones existentes siempre que sea posible. Si algunas partes interesadas de la cadena de suministro ya tienen grupos formales o informales, incorpórelos a la comunidad. Las redes existentes también pueden ayudarlo a identificar empleados con la motivación y el capital social para actuar como defensores y líderes en la comunidad.

Las comunidades siempre tienen más éxito cuando tienen un plan de juego claro que se alinea con los objetivos comerciales tangibles. Cree un plan o carta de comunidad de práctica que defina:

• metas de la comunidad,
• cómo las metas de la comunidad apoyan los objetivos comerciales,
• los enfoques y actividades que la comunidad utilizará para alcanzar sus metas, y
• las personas que liderarán y patrocinarán a la comunidad.

Considere hacer una prueba piloto de la comunidad con un pequeño grupo de empleados comprometidos antes de lanzarlo a una audiencia más amplia. Esto ayuda a refinar el plan de la comunidad, sacar a la luz problemas potenciales con el centro de la comunidad y establecer un grupo central de "superusuarios" para difundir la conciencia y ayudar a otros.

Una vez que haya resuelto cualquier problema a través del piloto, es hora de lanzar la comunidad a una audiencia más amplia. Si es posible, pida ayuda a su equipo de marketing o diseño para crear un logotipo o una "marca" para su comunidad. Cree campañas de mensajería que expliquen los beneficios que los empleados obtendrán de la comunidad y las diferentes formas en que pueden participar. Lance la comunidad con un evento de lanzamiento virtual o presencial donde líderes organizacionales reconocidos expresan su apoyo.

Caso en cuestión:Comunidades en Syngenta

La empresa de agroquímicos Syngenta utiliza comunidades para facilitar la colaboración en su función de producción y suministro (P&S), que incluye a 9.500 empleados. Syngenta llama a sus comunidades de práctica "redes". Brindan a los empleados oportunidades para conectarse con expertos, compartir consejos e ideas y acceder a la Supply Chain Academy de la organización para conocer las mejores prácticas internas y externas. Cada red debe tener un propósito comercial claro, como ayudar a los miembros a resolver problemas, identificar las mejores prácticas, innovar o administrar el conocimiento.

Las redes de P&S de Syngenta son multifuncionales y cubren 10 áreas operativas en la cadena de suministro de un extremo a otro, que incluyen adquisiciones, planificación de ventas y operaciones, cumplimiento y gestión de riesgos, diseño de la cadena de suministro y más. Cada red también incluye múltiples subredes que se especializan en temas más específicos relacionados con la amplia área de disciplina de la red. Las redes y subredes a menudo colaboran y comparten las mejores prácticas relevantes entre sí.

Cada red tiene su propio sitio de SharePoint personalizado con una wiki, perfiles de miembros, herramientas para compartir documentos y foros de discusión. Estos sitios están abiertos a todos los empleados de Syngenta y están vinculados para que los empleados puedan navegar a subtemas relevantes y personas de cada red. Los sitios también están integrados con la herramienta de redes sociales empresariales Yammer, que los miembros usan para una colaboración rápida e informal.

Los líderes de la red mantienen activos sus sitios publicando publicaciones e iniciando debates. Las redes también albergan actividades regulares de aprendizaje y creación de redes, como almuerzos y aprendizajes y seminarios web, para mantener la participación de los miembros. Las redes envían boletines electrónicos para informar a los miembros sobre los próximos eventos y discusiones importantes en su área temática.

Según Brian Steenson, director de conocimientos de Syngenta, las redes de P&S de la empresa son activas y vibrantes. Con la ayuda de comunicaciones consistentes y una marca sólida, todos los empleados en la función conocen bien las redes y sus beneficios. Los empleados saben que pueden ahorrar tiempo recurriendo a las redes cuando tienen una pregunta o problema, y ​​que pueden hacer crecer sus carreras mediante la creación de redes y la participación en debates. Los líderes de P&S ven que las redes ayudan a la función a aumentar las capacidades de innovación y retener el talento.

La conclusión:comience con algo pequeño, comience ahora

Como muestra el ejemplo de Syngenta, una red próspera de comunidades ayuda a los empleados a aumentar su experiencia, conectarse con otros y ser más productivos. Sin embargo, es importante saber que no necesita varias comunidades para obtener beneficios. Es inteligente comenzar con un solo grupo piloto enfocado en un área que realmente necesita colaborar. Luego, puede aprovechar su éxito para desarrollar un programa comunitario que ayude a los empleados a compartir recursos y fortalecer las relaciones en toda la cadena de suministro.

Lauren Trees es líder principal de investigación, gestión del conocimiento y Mercy Harper es analista escritora de APQC.