Fortalece la colaboración cross-funcional mediante comunidades de práctica

Los líderes de cadena de suministro conocen la importancia de la colaboración mejor que nadie.

Una cadena de suministro bien ordenada implica coordinar con partes interesadas de múltiples funciones y geografías dentro y fuera de la empresa. Sin colaboración cross-funcional, los líderes lucharán para resolver problemas en tiempo real, rastrear métricas e implementar mejoras de procesos a lo largo de la cadena.

Sin embargo, muchos líderes encuentran que sus herramientas y enfoques actuales no fomentan una colaboración suficientemente abierta y persistente. Emails, reuniones y mensajería instantánea sirven para necesidades ad hoc, pero no crean una estructura para el trabajo en equipo continuo y el intercambio de conocimientos. Los equipos cross-funcionales fomentan este tipo de colaboración estrecha, pero no son muy abiertos. Estos equipos comprenden solo un pequeño número de expertos y gerentes, algunos de los cuales ven el equipo como una adición no deseada a sus agendas ocupadas.

Los líderes de supply chain necesitan una vía de colaboración que sea accesible, propositiva y ofrezca un claro impulso para que los empleados se mantengan involucrados. ¿La solución? Comunidades de práctica.

¿Qué son las comunidades de práctica?

Una comunidad de práctica es una red de empleados que se reúnen para aprender unos de otros cara a cara, virtualmente, o ambos. Las comunidades se mantienen unidas por un objetivo común de compartir experiencias e ideas relacionadas con un tema. El tema puede centrarse en:

• un proceso (ej., planificación de ventas y operaciones),
• una disciplina o área funcional (ej., manufactura),
• una metodología (ej., Lean), o
• un objetivo cross-funcional (ej., innovación).

Las comunidades realizan una variedad de actividades para ayudar a sus miembros a compartir conocimiento y colaborar en el área temática. La mayoría usa la intranet existente de su empresa o plataforma de colaboración empresarial para crear un hub virtual. Este hub proporciona un espacio para que los miembros formulen y respondan preguntas, compartan consejos y recursos, encuentren expertos y otros colaboradores, y resuelvan problemas colaborativamente. La mayoría de comunidades también organizan webinars, cumbres y reuniones presenciales o virtuales para reunir a los miembros.

Las comunidades de práctica benefician a empleados en todas las etapas de su carrera. Los nuevos empleados pueden usar recursos de la comunidad para ponerse al día más rápido y conocer gente importante en la empresa. Los empleados a media carrera con aspiraciones pueden perfeccionar su experiencia y asumir roles de liderazgo en la comunidad para ganar reconocimiento. Las comunidades también reducen la carga sobre expertos con larga trayectoria. En lugar de responder las mismas preguntas una y otra vez, los expertos pueden compartir su conocimiento en la comunidad donde una base más amplia de empleados puede encontrarlo y usarlo fácilmente.

Cómo iniciar tu propia comunidad de práctica

Antes de lanzar tu propia comunidad, primero busca cualquier recurso de comunidad de práctica que pueda estar disponible en tu organización. Si tienes un programa de gestión del conocimiento (KM) empresarial o comunidades en otra área del negocio, puedes usar sus plantillas, guías y herramientas para lanzar tu comunidad. Ten en cuenta que algunas organizaciones enfocan esfuerzos de KM solo en áreas técnicas o de ingeniería. Aunque tu comunidad se centre en un tema diferente, aún puedes usar recursos de otras comunidades del negocio.

Si tu organización aún no tiene KM o comunidades, contacta con la organización de TI sobre el uso de herramientas existentes para crear un hub de comunidad. Como mínimo, querrás la capacidad de almacenar o compartir documentos y tener discusiones (ej., un foro de discusión o función de chat). TI también puede ayudarte a definir derechos de acceso y establecer directrices para que los miembros colaboren sin crear preocupaciones de seguridad.

Después de haber hecho los deberes sobre herramientas y recursos disponibles, selecciona un tema y define la audiencia objetivo para la comunidad. La mayor fortaleza de una comunidad son sus miembros, así que construye la tuya sobre la base de redes y relaciones existentes siempre que sea posible. Si algunos stakeholders de la cadena de suministro ya tienen grupos formales o informales, incorpóralos a la comunidad. Las redes existentes también pueden ayudarte a identificar empleados con la motivación y capital social para servir como defensores y líderes en la comunidad.

Las comunidades siempre tienen más éxito cuando tienen un plan de juego claro alineado con objetivos de negocio tangibles. Crea un plan o carta de comunidad de práctica que defina:

• objetivos de la comunidad,
• cómo los objetivos de la comunidad apoyan los objetivos de negocio,
• los enfoques y actividades que la comunidad usará para alcanzar sus objetivos, y
• las personas que liderarán y patrocinarán la comunidad.

Considera pilotar la comunidad con un pequeño grupo de empleados comprometidos antes de lanzarla a una audiencia más amplia. Esto ayuda a refinar el plan de la comunidad, detectar problemas potenciales con el hub de la comunidad y establecer un grupo central de «superusuarios» para difundir conciencia y asistir a otros.

Una vez que hayas resuelto los problemas a través del piloto, es hora de lanzar la comunidad a una audiencia más amplia. Si es posible, pide a tu equipo de marketing o diseño ayuda para crear un logo o «marca» para tu comunidad. Crea campañas de mensajería que expliquen los beneficios que los empleados obtendrán de la comunidad y las diferentes formas en que pueden participar. Lanza la comunidad con un evento de arranque virtual o presencial donde líderes organizacionales conocidos expresen su apoyo.

Caso práctico: Comunidades en Syngenta

La empresa agroquímica Syngenta usa comunidades para facilitar la colaboración en su función de producción y suministro (P&S), que incluye 9.500 empleados. Syngenta llama a sus comunidades de práctica «redes». Proporcionan a los empleados oportunidades para conectar con expertos, compartir consejos e ideas, y acceder a la Supply Chain Academy de la organización para mejores prácticas internas y externas. Cada red debe tener un propósito de negocio claro, como ayudar a los miembros a resolver problemas, identificar mejores prácticas, innovar o gestionar conocimiento.

Las redes P&S de Syngenta son cross-funcionales y cubren 10 áreas operativas en la cadena de suministro de extremo a extremo, incluyendo compras, planificación de ventas y operaciones, cumplimiento y gestión de riesgos, diseño de cadena de suministro, y más. Cada red también incluye múltiples sub-redes que se especializan en temas más específicos relacionados con la disciplina amplia de la red. Las redes y sub-redes a menudo colaboran y comparten mejores prácticas relevantes entre sí.

Cada red tiene su propio sitio SharePoint personalizado con wiki, perfiles de miembros, herramientas para compartir documentos y foros de discusión. Estos sitios están abiertos a todos los empleados de Syngenta y vinculados para que los empleados puedan navegar a subtemas y personas relevantes desde cada red. Los sitios también están integrados con la herramienta de red social empresarial Yammer, que los miembros usan para colaboración rápida e informal.

Los líderes de red mantienen sus sitios activos publicando publicaciones e iniciando discusiones. Las redes también organizan actividades regulares de aprendizaje y networking, como almuerzos de aprendizaje y webinars, para mantener a los miembros comprometidos. Las redes envían boletines electrónicos para informar a los miembros sobre próximos eventos y discusiones importantes en su área temática.

Según Brian Steenson, gestor de conocimiento en Syngenta, las redes P&S de la empresa son activas y vibrantes. Con la ayuda de comunicaciones consistentes y marca fuerte, todos los empleados de la función conocen bien las redes y sus beneficios. Los empleados saben que pueden ahorrar tiempo recurriendo a las redes cuando tienen una pregunta o problema, y que pueden hacer crecer sus carreras haciendo networking y participando en discusiones. Los líderes de P&S ven que las redes ayudan a la función a aumentar capacidades de innovación y retener talento.

La conclusión: Empieza pequeño, empieza ahora

Como muestra el ejemplo de Syngenta, una red próspera de comunidades ayuda a los empleados a desarrollar su experiencia, conectar con otros y ser más productivos. Sin embargo, es importante saber que no necesitas múltiples comunidades para obtener beneficios. Es inteligente empezar con un único grupo piloto enfocado en un área que realmente necesite colaborar. Luego puedes construir sobre tu éxito para desarrollar un programa de comunidades que ayude a los empleados a compartir recursos y fortalecer relaciones a lo largo de toda la cadena de suministro.

Lauren Trees es directora principal de investigación, gestión del conocimiento, y Mercy Harper es analista escritora para APQC.