Una guía completa para el mantenimiento de propiedades

Todos queremos vivir y trabajar en un entorno seguro y funcional, que es uno de los principales factores que impactan nuestra calidad de vida.

Como propietario de una propiedad, es posible que se pregunte qué acciones debe tomar para asegurarse de que su propiedad cumpla con esas expectativas. Para encontrar la respuesta, primero debe familiarizarse con los entresijos del mantenimiento de la propiedad.

Un buen lugar para comenzar es leer el resto de este artículo mientras:

• discutir lo que cubre el mantenimiento de la propiedad
• explicar qué es el código internacional de mantenimiento de la propiedad
• compare el mantenimiento de propiedades comerciales con la creación de un equipo de mantenimiento interno
• describa 4 consejos importantes para mantener su propiedad en óptimas condiciones

¿Qué es el mantenimiento de la propiedad?

Mantenimiento de la propiedad es el proceso de conservación de un edificio residencial o de hostelería y su entorno inmediato en óptimas condiciones mediante un conjunto de actividades de mantenimiento específicas.

Se refiere a las diferentes actividades que son esenciales para mantener un edificio funcional y cómodo para sus ocupantes (por lo que a menudo se usa indistintamente con el término mantenimiento de edificios).

Las actividades de mantenimiento de la propiedad incluyen:

• limpieza de las áreas comunes internas y externas del edificio (incluidos desagües, canalones, pasillos, etc.)
• control y eliminación de roedores
• jardinería y paisajismo
• separación y eliminación de basura
• mantenimiento, reparación y reemplazo de todos los sistemas mecánicos y eléctricos (iluminación, HVAC, suministro de agua, calentamiento de agua, etc.)
• controles de seguridad (inspecciones de rutina proactivas de los sistemas mecánicos y eléctricos, instalaciones de extinción de incendios e inspecciones de seguridad de todas las instalaciones).

El mantenimiento de la propiedad es beneficioso tanto para los ocupantes como para el dueño de la propiedad, ya que trabaja para mantener contentos a todos.

De ser un ocupante, desea llegar a casa después de un día ajetreado y saber que puede relajarse sin preocuparse por problemas como un fregadero de la cocina atascado, una escalera sucia, mal iluminada y grasienta donde sus hijos podrían tropezar y lastimarse, o inodoros que no se descargan. Dicho esto, las tareas menores como el reemplazo de la bombilla pueden ser responsabilidad de los propios inquilinos. Siempre es una buena idea describir claramente las responsabilidades del inquilino frente al propietario, especialmente para las propiedades de alquiler.

Para el propietario de bienes raíces, usted quiere asegurarse de que su propiedad de alquiler conserve su valor a lo largo de los años y que no pase la mayor parte del día atendiendo a un inquilino insatisfecho u otro. También desea evitar problemas de responsabilidad si alguien se lastima en las instalaciones.

Siguiendo el código internacional de mantenimiento de propiedad (IPMC)

El mantenimiento de la propiedad no debe ser un proceso fortuito, ya que un mantenimiento deficiente o inadecuado puede causar serios problemas a todos los que utilicen esa propiedad en particular. Para evitar tales situaciones, existen varias regulaciones y códigos que los propietarios y administradores pueden seguir.

Uno de estos códigos es el Código internacional de mantenimiento de la propiedad (IPMC) . . Es un conjunto de regulaciones que especifican los requisitos mínimos de mantenimiento para los edificios existentes. El código de mantenimiento de propiedad internacional es un documento de mantenimiento creado para satisfacer la necesidad de un código de mantenimiento de propiedad moderno y actualizado. Cubre los siguientes capítulos:

Su propósito es establecer estándares mínimos para el mantenimiento de los componentes del edificio, como el exterior de la estructura, la plomería, la mecánica, los accesorios eléctricos, las instalaciones sanitarias y el equipo contra incendios. Por ejemplo, tiene recomendaciones específicas para equipos de calentamiento de agua, la temperatura ideal del agua calentada, cómo debe circular esa agua, etc.

El IPMC se renueva cada 3 años y está disponible para su adopción y uso por jurisdicciones a nivel internacional. Puede consultar todos los detalles de lo que cubre la IPMC aquí.

Mantenimiento de propiedades comerciales frente a un equipo interno

Una decisión importante que deberá tomar será si subcontratará esta tarea a un equipo de mantenimiento de propiedades comerciales . o crea un equipo interno . Discutimos ambas opciones a continuación.

Optar por servicios profesionales de mantenimiento de propiedades

Si elige contratar una empresa de mantenimiento de propiedades profesional, se beneficiará de un enfoque más estructurado para el mantenimiento que han desarrollado a lo largo de los años. Algunos de los servicios que suelen ofrecer incluyen:

1) Planificación y programación del mantenimiento preventivo
Una empresa de mantenimiento de propiedades profesional normalmente tendrá un sistema establecido para planificar y programar cada tarea de mantenimiento que requiera su propiedad. Como mínimo, dicho sistema debería incluir:

• Controles, inspecciones y visitas de mantenimiento regulares.
• Documentación de todo el mantenimiento realizado.
• Recomendaciones para actualizaciones y mejoras.
• Procedimientos estándar para contratar y administrar proveedores y contratistas.

Un servicio de mantenimiento de propiedad comercial de calidad mantendrá felices a sus inquilinos mientras preserva y mejora la condición de sus activos.

Reducir el mantenimiento reactivo en un 73,2%

Ver los resultados que disfruta Red Hawk con Limble

Lea nuestro
Caso de estudio
2) Informes financieros
Se espera que uno de sus primeros roles sea crear un presupuesto de mantenimiento para su propiedad. También le presentarán informes sobre los gastos de mantenimiento en las instalaciones, al menos una vez al mes.

3) Manejo de la comunicación con los inquilinos
Si recibe cada correo electrónico o mensaje de texto de los inquilinos directamente, es probable que no tenga tiempo para mucho más. Parte de los deberes de una empresa de mantenimiento de propiedades profesional será comunicarse con sus inquilinos y transmitirle solo aquellos problemas que requieren su atención.

4) Garantizar el cumplimiento normativo
Al igual que el IPMC que mencionamos anteriormente, existen varios otros requisitos que su jurisdicción local puede exigir a los propietarios. Puede ser difícil hacer un seguimiento de todo. Se espera que una empresa de mantenimiento de propiedades comerciales supervise las reglamentaciones nuevas y existentes en su nombre y garantice el cumplimiento.

Todo esto suena muy bien, pero quizás se pregunte: ¿Dónde puedo encontrar una empresa de mantenimiento de propiedades comerciales decente?

Bueno, hay algunos enfoques diferentes que puede tomar aquí. Si está de acuerdo con no intervenir, puede buscar compañías de administración de propiedades comerciales y dejar que una de ellas tome las riendas (ya que la administración de propiedades incluye la administración de mantenimiento).

Si solo necesita que alguien se encargue del trabajo de mantenimiento necesario, puede hacer algunas búsquedas en Google de servicios de mantenimiento de propiedades en su área y / o ponerse en contacto con otros propietarios que conozca y preguntarles si tienen a alguien a quien recomendar.

Por último, cuando negocia con un contratista, no está de más ver las cosas desde su perspectiva. Por ejemplo, esto es en lo que una empresa de limpieza profesional podría enfocarse cuando intenta venderle su servicio.

Ir con un equipo de mantenimiento de la propiedad interno

Si opta por tener un equipo de mantenimiento interno, será responsable de todo lo que describimos en el último capítulo, pero la diferencia es que tendrá supervisión directa sobre el personal y la calidad del trabajo realizado, tendrá un presupuesto de mantenimiento más flexible que está bajo su control y tiene una mejor perspectiva general de todos los problemas y actividades de mantenimiento que están ocurriendo en su propiedad .

Sin embargo, organizar un departamento de mantenimiento requiere cierto nivel de planificación. Estos son los pasos que puede seguir para crear su equipo de mantenimiento de propiedad interno:

1. Determine el conjunto de habilidades y el tamaño del equipo que contratará. Comience enumerando todas las actividades de mantenimiento que requiere su propiedad (desde la limpieza hasta las reparaciones del equipo). Esto le ayudará a determinar a quién necesita, p. Ej. limpiadores, jardineros, HVAC y técnicos eléctricos, etc.
2. Después de eso, considere cuántas horas promedio puede trabajar cada persona por turno y cuántos turnos necesitará por día para estimar cuántas personas contratará. Dependiendo del tamaño de la propiedad, es posible que necesite un administrador de instalaciones o al menos un supervisor para coordinar al personal.
3. No se apresure a contratar. Realice entrevistas exhaustivas y verifique que sus posibles artesanos estén calificados para las funciones previstas. Además, puede acelerar este proceso de forma segura subcontratando este paso a una agencia de contratación de personal de mantenimiento de renombre.
4. Hay algunas funciones que normalmente no son económicas de desempeñar internamente así que no elimine por completo la subcontratación. Por ejemplo, no contratará a un técnico de ascensores a tiempo completo cuando los ascensores normalmente no requieren mantenimiento con tanta frecuencia como otros sistemas.

Los pros y los contras de cada enfoque

Independientemente del enfoque que adopte, debe definir y realizar un seguimiento de los KPI de mantenimiento de la propiedad para asegurarse de que todas sus actividades de mantenimiento estén trabajando para lograr los mismos objetivos.

4 consejos para mantener su propiedad en óptimas condiciones

Además de lo que mencionamos anteriormente, aquí hay algunos consejos que lo ayudarán a garantizar que su propiedad permanezca constantemente en las mejores condiciones:

# 1) Priorizar la financiación de mantenimiento

Cuando tantos otros problemas en su propiedad exigen financiación, puede ser tentador recortar los gastos de mantenimiento. Pero esto puede conducir a un rápido deterioro de los activos y una lista de mantenimiento diferido incontrolable que crea un entorno ideal para los peligros de seguridad.

Para evitar estos y otros problemas, es necesario que calcule y haga un presupuesto de forma proactiva para el mantenimiento de los gastos operativos y los gastos de capital anualmente. Por lo general, es recomendable presupuestar un mínimo de entre el 2 y el 4% del valor de reemplazo actual de su propiedad para su presupuesto de mantenimiento anual. Según algunos datos internos, cada dólar que gasta en mantenimiento le ahorra $ 5 a largo plazo.

# 2) Adquirir y utilizar componentes duraderos

Para mantener su propiedad en óptimas condiciones, querrá utilizar piezas de repuesto que funcionen de forma segura y duren el mayor tiempo posible. Cuando almacena su inventario de piezas de repuesto (con correas de ventilador, piezas de HVAC, bombillas, motores, bombas, etc.) que son de alta calidad, está invirtiendo en la longevidad de su propiedad.

Aunque los artículos muy duraderos pueden costar un poco más al principio, le ayudan a ahorrar en reparaciones futuras y a minimizar los problemas frecuentes de reprocesamiento.

# 3) Automatizar la gestión del mantenimiento

Independientemente de la competencia de su equipo de mantenimiento / proveedor de servicios, mantenerse al tanto de cada tarea de mantenimiento puede convertirse rápidamente en un desafío. Especialmente en grandes propiedades de unidades múltiples, rastrear todo manualmente puede generar rápidamente ineficiencia y dejar espacio para tiempo y recursos desperdiciados.

Es por eso que cada vez más administradores de propiedades están interesados ​​en automatizar la administración de mantenimiento mediante el uso de un sistema de administración de mantenimiento computarizado. Un CMMS móvil lo ayudará a agilizar y optimizar todos los aspectos del mantenimiento, manejar tareas administrativas repetitivas, realizar un seguimiento de la seguridad, medir el rendimiento, reducir los costos de mantenimiento y mucho más.

Si no sabe qué es un CMMS, consulte nuestra guía ¿Qué es un sistema CMMS y cómo funciona?

Un beneficio adicional de tener un CMMS como Limble es la supervisión de los servicios de mantenimiento subcontratados. Puede otorgar a los técnicos de la compañía de mantenimiento de propiedades comerciales acceso limitado a su cuenta y asignarles Órdenes de trabajo a través de Limble. De esta manera, puede asegurarse de que el trabajo se realice y se realice con prontitud.

# 4) Habilite auditorías de propiedad regulares

Otra práctica fundamental para mantener su propiedad en condiciones óptimas es adoptar una costumbre de evaluaciones periódicas del estado de las instalaciones (FCA). Una FCA le proporcionará datos de referencia completos sobre el rendimiento de toda la propiedad y sus sistemas. Esa información ayuda a resaltar áreas de mejora.

Durante una FCA, el equipo de inspección verificará cosas como el estado actual de todos los activos e identificará cualquier peligro de seguridad para una rápida acción correctiva.

Conclusiones clave

Si actualmente posee o administra una propiedad residencial, el mantenimiento de la propiedad no es algo que pueda pasar por alto. Es requerido y regulado por la ley en la mayoría de las jurisdicciones.

Dicho esto, aparte de obedecer la ley, los beneficios del mantenimiento de la propiedad son demasiados para ignorarlos.

Afortunadamente, no es necesario que tome demasiado tiempo. Ya sea que elija contratar una empresa de mantenimiento de propiedades comerciales o establecer un equipo de mantenimiento interno, lo más importante es asegurarse de que el mantenimiento sea continuo y que los encargados de mantener su propiedad tengan las habilidades, la financiación y las herramientas que necesitan para ejecución adecuada.

Si está pensando en utilizar el software CMMS para mejorar diferentes aspectos del mantenimiento de su propiedad, siempre estamos listos para conversar.

1 comentario

• FASASI MUTIUN ABIOLA KEHINDE 15 de julio de 2021, 11:58 a. M.

  esto es fantástico

  Responder