Las cadenas de suministro deben ser proactivas y reactivas. Aquí está cómo hacer ambas cosas.

La proactividad y la reactividad no son escuelas de pensamiento opuestas en la gestión de riesgos de la cadena de suministro. Son partes distintas de una estrategia integral y completa.

Históricamente, la reactividad y la proactividad en la cadena de suministro se han discutido como si fueran fuerzas opuestas. Durante mucho tiempo, los líderes de opinión han profesado la necesidad de adoptar un enfoque proactivo del riesgo de la cadena de suministro y mejorar la anticipación de eventos disruptivos antes de que sucedan, a fin de mitigar mejor sus impactos.

Y por una buena razón. Realmente no hay mejor manera de proteger sus operaciones, cadena de suministro u organización contra eventos disruptivos que prepararse para ellos antes de que ocurran. Pero esa perspectiva pasa por alto un punto crítico:siempre habrá una serie de eventos que nadie ve venir.

A fines de 2019, nadie podría haber predicho lo que estaba a punto de suceder. Pero COVID-19 resultó ser el campo de pruebas definitivo para la preparación de respuesta. Ilustraba, con doloroso detalle, que a pesar de nuestros mejores esfuerzos para prepararnos, la proactividad por sí sola solo puede protegernos hasta cierto punto.

En cambio, los líderes de la cadena de suministro deben ser proactivos y reactivos al mismo tiempo, preparándose para las cosas para las que pueden prepararse de manera realista, al mismo tiempo que deben estar listos para reaccionar y hacer cambios en los planes sobre la marcha.

Incrustación de proactividad

Ser verdaderamente proactivo en sus esfuerzos por mitigar el riesgo de la cadena de suministro solo se ha vuelto prácticamente posible en los últimos años. El auge de las tecnologías intuitivas basadas en datos nos ha brindado nuevas e increíbles capacidades para sumergirnos en los datos, identificar tendencias y rastrear tanto los impulsores como los indicadores de cambio.

En la práctica, los profesionales de adquisiciones de hoy tienen todo lo que necesitan para implementar programas integrales, coherentes y rentables de monitoreo, medición y mitigación de riesgos dentro de sus organizaciones. Programas que no solo monitorean la cadena de suministro más amplia, identificando problemas, amenazas y oportunidades, sino también la categoría más inmediata y los entornos de proveedores.

Equipados con esas herramientas, los equipos de adquisiciones y operaciones de la cadena de suministro pueden centrarse en ofrecer los cinco elementos fundamentales de una estrategia proactiva de gestión de riesgos de la cadena de suministro:

• Determinar las áreas de enfoque de riesgo adecuadas, incluidos los proveedores que se deben monitorear más de cerca y las categorías clave que están más expuestas al riesgo o más críticas para sus operaciones.
• Adquirir y reunir los datos correctos sobre esas categorías y proveedores, para ayudarlo a aprender más sobre ellos.
• Convertir esos datos en conocimientos, organizar y comprender cómo cada punto de datos podría influir en las categorías de riesgo micro y macro relevantes.
• Compartir y difundir conocimientos para garantizar que las personas adecuadas cuenten con la información que necesitan para tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.
• Impulsar las acciones correctas y garantizar que las personas de todos los niveles estén capacitadas para convertir los conocimientos en acciones de forma proactiva.

Esté preparado para adaptarse

Un enfoque proactivo de la gestión de riesgos de la cadena de suministro puede ayudarlo a mitigar las amenazas, garantizar la continuidad del negocio y evitar que su organización sea sorprendida por eventos de crisis imprevistos. Pero no puede mitigar completamente su impacto. Ahí es donde entra en juego la reactividad.

No importa cuán sólidas sean sus estrategias proactivas de riesgo, también debe estar listo para adaptarse a medida que cambien las condiciones. Las acciones reactivas deben ser rápidas para ayudar a mitigar los impactos del riesgo y los eventos de crisis, pero también deben realizarse de manera estratégica.

Cuando ocurre un evento de crisis importante, es fácil tomar acciones reactivas radicales, como cambiar a nuevos proveedores para garantizar la continuidad a corto plazo. Pero, a menudo, esas acciones no respaldan su estrategia comercial o de adquisiciones en general, e incluso pueden terminar siendo más dañinas para su organización que la crisis misma.

La clave para reaccionar con éxito es equilibrar la velocidad con la estrategia. Quiere implementar cambios rápidamente, pero eso no puede hacerse a expensas de sus prioridades estratégicas. Cada elección debe ayudarlo a adaptarse a las condiciones de hoy, mientras lo mantiene en el camino hacia un mañana mejor y más eficiente.

En la práctica, eso significa tomar 10 pasos clave para garantizar que sus acciones reactivas finalmente produzcan los resultados correctos:

1. Reúna el equipo multifuncional adecuado:una respuesta sólida requiere perspectivas equilibradas, por lo que es importante formar un equipo que sea integral y multifuncional.
2. Comprenda la naturaleza de la crisis:antes de que pueda reaccionar a algo de manera adecuada, debe saber a qué se enfrenta. Es posible que el impacto inicial que sienta no refleje el problema general, así que trabaje para comprender completamente la situación antes de tomar cualquier decisión.
3. Enmarque los problemas desde la perspectiva de la cadena de valor:es importante considerar cada impacto potencial de una crisis, no solo los más grandes o los que están ocurriendo en este momento. Mapee cuidadosamente el impacto del evento en el abastecimiento, la fabricación y la distribución para obtener una imagen completa del riesgo al que está expuesto.
4. Amplíe y profundice:haga tantas preguntas como sea posible sobre los impactos proyectados de la crisis, y observe no solo los impactos disruptivos inmediatos, sino también cada efecto en cadena que podrían tener.
5. Movilice los datos correctos:los datos son el combustible necesario para tomar las decisiones correctas, por lo que acceder y analizar los datos correctos es esencial para una respuesta óptima a la crisis. Necesitará acceso a datos tanto cualitativos como cuantitativos, lo que lo ayudará a comprender lo que está sucediendo y el impacto más amplio que está teniendo.
6. Defina objetivos críticos:en una situación de crisis, muchos de sus objetivos serán claros, como restaurar el suministro de un producto crítico o reiniciar la distribución en una región afectada. No obstante, sigue siendo importante definir sus objetivos para garantizar que todas las decisiones lo impulsen a alcanzarlos.
7. Muévase rápidamente:con sus objetivos establecidos, todos deben comprender cómo pueden contribuir inmediatamente a ellos y dónde otros dependen de sus acciones.
8. Monitoree constantemente:continúe rastreando los desarrollos en los proveedores, mercados y categorías, y vigile de cerca cómo sus acciones están mejorando los KPI clave de la cadena de valor y las adquisiciones.
9. Tenga en cuenta los primeros principios:todas las decisiones y acciones deben, en última instancia, estar guiadas por un enfoque en el cliente y en las relaciones con los proveedores. Vincula cada decisión con los resultados de los clientes y socios, así como con los objetivos que te hayas fijado.

La reactividad y la proactividad no son escuelas de pensamiento en conflicto en la gestión de riesgos de la cadena de suministro. Son partes distintas de una estrategia integral de gestión de riesgos y son igualmente críticas en tiempos de crisis e interrupciones.

Omer Abdullah es cofundador y director gerente de The Smart Cube.