Desmintiendo Cinco Mitos Comunes Sobre la Automatización de Procesos

Mitos de la automatización empresarial, ¿es tu deseo la orden de tu robot?

Ningún CIO quiere ver software convertirse en estantería —tiempo y dinero perdidos sin provecho. Planificar nueva implementación tecnológica no es tarea pequeña, y verlo todo ir a la basura es doloroso. Seleccionar una herramienta flexible y amigable es desafiante pero no imposible. Al sopesar opciones, mitos o visiones unilaterales pueden descarrilar procesos de toma de decisiones y llevar a oportunidades perdidas. Investigar a fondo valiosas herramientas tecnológicas como la automatización de procesos de negocio es crítico para una estrategia digital calculada. Tómate unos minutos para leer y corregir algunas impresiones falsas comunes alrededor de la automatización.

La automatización de procesos de negocio es costosa

Las soluciones de software pueden ser costosas, casi agotando presupuestos de TI enteros de un golpe y acumulando pestañas por mantenimiento y tarifas de servicio en el futuro. A menudo el cambio en productividad no está lo suficientemente cerca para compensar el capital perdido, dejando a la gerencia con un decepcionante retorno de inversión.

Afortunadamente, no todos los sistemas llevan una etiqueta de precio alta. Las apps basadas en la nube han disruptivo la escala de precios con tasas tan bajas que incluso pequeñas organizaciones sin fines de lucro pueden automatizar flujos de trabajo sin romper el presupuesto. Modelos SaaS y almacenamiento en la nube permiten tasas mensuales bajas y flexibles y solo una pequeña tarifa única de inicio.

La automatización de procesos de negocio en la nube significa que tus datos son vulnerables

El almacenamiento de datos on-site puede ofrecer tranquilidad, pero el acceso a datos es limitado cuando los gerentes están fuera de la oficina. Cuando se introdujo el almacenamiento en la nube, la idea de abandonar el almacenamiento local, ya sea en una computadora personal o en una sala de servidores masiva, era atractiva, pero los escépticos se mantuvieron alejados por preocupaciones de seguridad.

En la última década, la computación en la nube se ha vuelto cada vez más conveniente y confiable. Los datos se almacenan a través de nombres confiables como Google Engine y Amazon Web Services, que albergan servidores en ubicaciones altamente seguras en todo el mundo y siguen prácticas intrincadas de encriptación y gestión.

Los proveedores están haciendo su parte, pero los usuarios que emplean servicios basados en la nube son responsables de mantener el riesgo y control interno bajo control. Gartner estima que hasta 2022 el 95% de los fallos de seguridad en la nube serán culpa del usuario y fomenta un cambio de cuestionamiento de «¿Es la nube segura?» a «¿Estoy usando la nube de forma segura?».

La automatización de procesos de negocio es complicada

Aunque el objetivo principal de la automatización de procesos de negocio es suavizar procedimientos operativos, algunas herramientas pueden ser bastante complicadas, requiriendo codificación y programación experta. Pruebas extensas y larga capacitación de empleados a menudo retrasan la ejecución efectiva.

Por el otro lado, las apps de automatización de procesos de negocio sin código son increíblemente simples. Cualquiera con conocimiento de flujo de trabajo puede arrastrar y soltar para personalizar un formulario, definir el flujo de trabajo y establecer permisos. En menos de 15 minutos, ¡voilá—un flujo de trabajo se inicia con un clic!

La automatización de procesos de negocio puede esperar hasta la expansión de la empresa

Es fácil para los gerentes posponer la automatización.

«Solo tenemos un puñado de procesos ahora, de todos modos.»

«La forma en que hacemos las cosas funciona bien. No hay necesidad de mecer el bote.»

«No tenemos los fondos ahora mismo.»

Después de todo, a poca gente le gusta el cambio. Pero, tómate un minuto para pensar tres años adelante. ¿Cuántos más productos, empleados y procesos estarán en su lugar? ¿Cómo sostendrá la eficiencia del sistema manual actual tal crecimiento?

Cosechar los beneficios de la automatización en etapas tempranas es una de las decisiones más estratégicas que un gerente puede tomar para el éxito a largo plazo. Los flujos de trabajo automatizados escalan con el crecimiento de la empresa, permitiendo procesar más datos en menos tiempo a través de procedimientos estandarizados, mejorando simultáneamente el cumplimiento y la colaboración. Según las necesidades del negocio, el número de usuarios y apps puede escalar perfectamente hacia arriba o hacia abajo. Si el 61% de las empresas que usan tecnologías digitales ven más crecimiento de ingresos que sus competidores, ¿por qué esperar?

La automatización de procesos de negocio es difícil de mantener

Producir actualizaciones de software e introducir nuevos usuarios puede ser un dolor de cabeza cuando la automatización es a través de programación interna. La solución de problemas toma tiempo valioso, ralentizando el trabajo, y contratar consultores para mantenimiento puede salir caro. En algunas situaciones, sí, la BPA puede ser difícil de mantener—pero no todas.

Los sistemas de automatización que ofrecen plataformas sin código resuelven múltiples problemas a la vez. Dado que los datos se almacenan de forma segura en la nube, no se requiere espacio en servidor. Las tediosas responsabilidades de crear nuevas versiones, corregir errores y mantener el software recaen en el proveedor del servicio y no incurren en gastos adicionales para el usuario; todo está perfectamente empaquetado en la tarifa mensual. El esfuerzo ahorrado en mantenimiento tecnológico crea más tiempo para trabajo innovador de alto valor.

Cambia mitos por verdad: La automatización de procesos de negocio no está fuera de alcance

Si persisten las preocupaciones, investigar opciones para la automatización de procesos de negocio vale el esfuerzo para disipar cualquier duda. Organizaciones en todo el mundo están automatizando flujos de trabajo, ahorrando miles de dólares mientras impulsan productividad y colaboración a nuevos niveles. ONGs, PYMEs y empresas por igual están abrazando la regeneración operativa y cultural a través de la automatización para avanzar en el cumplimiento de la misión. Inculcar una cultura automatizada antes que después no solo da a las empresas una ventaja competitiva sino que hace una transición más suave hacia la transformación digital. No dejes que los conceptos erróneos se interpongan en el camino de utilizar una solución estratégica que podría revolucionar tu organización.

Suresh Sambandam es el Fundador & CEO de OrangeScape, creadores de KiSSFLOW, una plataforma disruptiva de automatización de flujo de trabajo y procesos de negocio empresarial basada en SaaS con más de 10,000 clientes en 160 países. Es un experto y emprendedor reconocido en una misión para democratizar tecnologías de vanguardia y ayudar a las empresas a aprovechar la automatización. Suresh es apasionado sobre emprendimiento, startups tecnológicas y pasa una cantidad significativa de tiempo en el ecosistema de startups mentorando empresas jóvenes.