Decidir cuándo reparar o reemplazar activos para un ROI óptimo

Tradicionalmente, ha sido difícil saber exactamente cuándo dejar de mantener un activo y reemplazarlo por completo. Dar en el clavo implica muchos números distintos, así que siempre apunta a un objetivo móvil.

Cuándo reparar o reemplazar activos

El concepto es sencillo. Cuando el coste de reparar un activo supera su valor, lo reemplaza. Cuando el coste de reparaciones es menor que el valor, lo repara.

Es básicamente el mismo concepto que usan las aseguradoras de coches. Supongamos un pequeño golpe con 2000€ de daños. Lo primero que hace la aseguradora es calcular el valor del coche antes del accidente. Para un Ferrari de 80.000€, lo reparan. Para un Yugo de 800€, lo dan por siniestro total. No vale la pena reparaciones que cuesten más que el valor del coche. Porque era un coche de 800€ antes del accidente. Para devolverlo a su valor previo, 800€ (el valor máximo que ese coche tendrá nunca), necesitarían meter 2000€ en reparaciones. Recuerde: con tanto el Ferrari como el Yugo, hay 2000€ de daños. Ese número es el mismo. La compañía decide comparando coste de reparación con valor del coche antes del accidente.

La idea de determinar el valor del activo volverá con más detalle, pero por ahora vale señalar que las aseguradoras no les importa lo que pagó por su coche. Se centran en su valor justo antes del accidente, es decir, lo que costaría conseguir aproximadamente el mismo coche en aproximadamente el mismo estado.

Por qué reparar o reemplazar es importante para la gestión de activos

Cuando reemplaza demasiado pronto, tira valor. Es como llenar el depósito, conducir un poco y luego tirar el resto de gasolina al arcén.

Cuando reemplaza demasiado tarde, hay impactos reales en su organización, incluyendo aumento de:

• Tiempo de inactividad
• Riesgo de accidentes
• Costes laborales
• Retrasos de producción

Encima, más órdenes a demanda significa más presión para reprogramar y reasignar recursos. Un verdadero dolor de cabeza.

Para tomar la decisión correcta, necesita tres números: coste de reparar, coste de reemplazar y valor del activo. Pero no los encuentra directamente. Debe calcularlos.

Ahí es donde su software CMMS resulta útil. Un CMMS es perfecto para recoger datos y mantenerlos seguros y accesibles. Las plataformas modernas son cloud-based, así que todo está en un sitio, asegurando datos siempre actualizados. No pierde tiempo con montones de versiones distintas flotando en papeles o atrapadas en adjuntos de email. En cuanto algo cambia, una nueva orden se asigna o una existente se cierra, el conjunto maestro de datos se actualiza. Y como todos trabajan con los mismos datos, todos están en el bucle. Los software modernos de órdenes no solo recogen y protegen sus datos, también los procesan. Informes auto-generados llenos de KPIs y gráficos fáciles de entender pintan el panorama general del mantenimiento.

Cómo calcular coste de reparar usando software CMMS

Hay dos tipos: costes puntuales y continuos.

Costes puntuales pueden incluir:

• Mano de obra
• Materiales y repuestos asociados
• Productividad perdida
• Limpieza ambiental y mitigación
• Multas regulatorias

Es posible que el coste de una reparación puntual sea tan alto que sea mejor reemplazar el activo. Como en el ejemplo del Yugo, una reparación de 2000€ significa salir a buscar reemplazo. Quizás un Lada clásico.

Pero también hay casos donde los costes continuos durante la vida útil restante se predicen tan altos que es mejor reemplazar que reparar. Costes continuos pueden incluir pérdida de calidad y capacidad de producción, así como costes de mantenimiento durante la vida útil restante.

Ahora que sabe qué números necesita, es fácil que el CMMS se los dé. Mirar órdenes históricas similares debería darle idea de cuánto costará una reparación puntual. Para costes continuos, puede hacer que el CMMS auto-genere informes.

Si encuentra que su coste de reparar es alto para cada activo, probablemente es hora de ver mantenimiento preventivo. Si no tiene programa, ahora es el momento. Si lo tiene pero no da los resultados esperados, ahora es hora de afinarlo. En ambos casos, el CMMS ayudará. Consulte nuestra serie de ebooks para aprender más sobre preventivo.

Cómo calcular coste de reemplazar usando software CMMS

No es solo el coste del activo nuevo. El reemplazo empieza con la retirada. Antes de instalar el nuevo, debe desechar el viejo. Luego están los costes de elegir el reemplazo, que suelen incluir investigación online y trabajo con departamentos de ventas. Los nuevos activos también significan invertir en nuevo inventario de materiales y repuestos asociados. Los técnicos deben formarse en flujos de trabajo y mejores prácticas adecuadas. Cuando se instala el nuevo activo, hay coste de productividad perdida.

Para calcular coste de reemplazar, sume estos números. No todos están en su CMMS, pero muchos sí. Por ejemplo, las tarifas horarias de los técnicos están ahí porque ya las usa para rastrear costes laborales. ¿Por qué ese número sirve para calcular coste de reemplazar? Si quiere saber cuánto costará la formación, necesita saber cuánto paga por hora de formación a cada técnico. Mirar órdenes históricas también da idea del coste de productividad perdida.

Cómo calcular el valor actual de un activo

La forma más fácil es el método de línea recta, que dice cuánto valor pierde su activo cada año. Se llama línea recta porque el activo pierde la misma cantidad cada año.

Método de línea recta para calcular el valor actual de su activo

Empiece con:

• Lo que pagó al comprarlo originalmente
• Lo que puede conseguir vendiéndolo como chatarra, el valor residual
• Cuántos años se predice que será útil

Luego use esta fórmula para encontrar la depreciación anual:

(PRECIO ORIGINAL – VALOR RESIDUAL) / AÑOS DE VIDA ÚTIL PREDECIDA

Ejemplo rápido. Si un activo costó 10.000€, luego lo vende como chatarra por 1.000€, y debe durar diez años, pierde 900€ al año. A los 4 años, ha perdido 3.600€ (900€ x 4 años). Así que a los cuatro años, vale 6.400€ (10.000€ – 3.600€).

Saber cuándo reparar y cuándo reemplazar le ahorra dinero sacando el máximo valor de los activos durante su vida útil. Un buen CMMS lo facilita ayudándole a recoger, proteger y trabajar con los datos que necesita para tomar la decisión correcta.