5 Estrategias Comprobadas para Fortalecer su Sistema de Control de Exportaciones

Construir un sistema de control de exportaciones eficaz para su organización requiere una asociación y cooperación entre diferentes agencias gubernamentales y sus entidades adyacentes. Con numerosas regulaciones y definiciones a considerar, es importante tener un sistema de cumplimiento organizado que aborde todos los detalles regulatorios. Aunque hay muchas guías y consejos disponibles sobre el tema, tenga en cuenta que cada organización es responsable de establecer su propio programa. Lea los consejos a continuación para obtener sugerencias sobre cómo comenzar.

Definición de un Sistema de Control de Exportaciones

Captura de pantalla vía BIS

El Departamento de Comercio de EE. UU. a través de la Oficina de Industria y Seguridad (BIS) requiere que todas las empresas mantengan un programa de gestión y cumplimiento de exportaciones (EMCP) para regular la transferencia de bienes, software y tecnología más allá de las fronteras nacionales. Las directrices publicadas por el BIS consisten en las siguientes 9 secciones:

• Compromiso de la Dirección
• Evaluación de Riesgos
• Un EMCP Escrito
• Capacitación en Cumplimiento
• Seguridad y Verificación de Cumplimiento de Exportaciones de la Cuna a la Tumba
• Mantenimiento de Registros
• Auditorías/Evaluaciones
• Informes y Escalamiento
• Acción Correctiva

Esta documentación fue creada para ayudar a las empresas a configurar sus propios programas de cumplimiento internos que sean únicos para sus planes y movimientos de negocio.

Aquí hay cinco formas importantes de asegurar que su sistema de control de exportaciones se cree con las mejores prácticas en mente para adaptarse a requisitos futuros:

1. Clarificar roles y responsabilidades

Es importante construir su sistema de control de exportaciones alrededor de sus procesos de negocio existentes; la mejor forma de hacerlo eficazmente es comenzar con su equipo directivo y empleados. Para asegurar el compromiso crítico de la dirección, designe un alto funcionario de exportaciones para supervisar el programa de cumplimiento y asegurar que se sigan todos los componentes. También es importante establecer roles claros entre el personal que trabaja con control de exportaciones para clarificar cómo se administrará y mantendrá el programa. Con esta nueva transparencia entre las partes interesadas más vitales de su organización, ahora puede centrarse en los detalles necesarios para llevar a cabo el programa.

2. Identificar y controlar datos técnicos

Captura de pantalla vía BIS

Tener una lista completa de todas las aplicaciones, servidores, software en la nube y servicios de almacenamiento de archivos que su empresa utiliza es un gran primer paso para determinar qué datos técnicos deben controlarse. Hay dos grupos de regulaciones que definen controles de exportación para datos técnicos: las Regulaciones de Administración de Exportación (EAR) y las Regulaciones de Tráfico Internacional de Armas (ITAR). Basándose en el número de clasificación de control de exportación (ECCN) de sus productos, los tipos de datos técnicos que deben controlarse son únicos en cada caso. Por esto, es especialmente importante revisar a fondo cualquier dato relevante relacionado con el producto, como diseño, producción, operación y mantenimiento.

Dentro de su sistema de control de exportaciones, también es imperativo configurar verificaciones de seguridad adecuadas para restringir el acceso a datos técnicos controlados. Estos a menudo se organizan mejor como un Plan de Control de Tecnología (TCP) que describe completamente los métodos de control digitales y físicos para gestionar el acceso a datos. Los datos a menudo pueden pasarse por alto en lo que respecta al cumplimiento de exportaciones, pero son tan críticos como equipos, empaques y otro hardware.

3. Instituir controles de acceso al sitio y etiquetado

Debe etiquetar adecuadamente sus artículos controlados, incluyendo datos técnicos, dispositivos de almacenamiento externo con información sensible, y todos los equipos, partes y contenedores de almacenamiento relacionados. Si hay socios externos involucrados en la operación, puede justificar señalización y etiquetado adicionales en artículos y dentro de su instalación. Para etiquetado de equipos, use etiquetas UID permanentes, soluciones duraderas y de larga duración diseñadas para satisfacer las necesidades estipuladas por el Departamento de Defensa. Su plan de seguridad del sitio debe proporcionar control de acceso completo para áreas que necesitan protección basadas en los artículos controlados presentes. Cualquier viaje o transporte de artículos o datos por empleados también debe controlarse estrictamente.

4. Clarificar su documentación de exportación y mantenimiento de registros

Ya hemos cubierto datos y equipos, pero el control de documentos también es un aspecto vital para configurar un sistema robusto de cumplimiento de exportaciones. Con tantos formularios, procedimientos y registros para rastrear, es una buena idea revisar la información de documentación mantenida en las directrices del EMCP.

Las regulaciones de exportación son complejas, involucrando regulaciones en constante cambio y numerosos términos importantes que su equipo debe entender. La capacitación va de la mano, y como resultado – más allá de simples registros de capacitación – existen muchas oportunidades para reforzar roles y responsabilidades mientras se mantienen los sistemas de cumplimiento de exportaciones en primer plano.

5. Mantener un proceso de auditoría fuerte desde el inicio

La mejor forma de prepararse para la supervisión y auditoría externa es crear una auditoría interna fuerte como parte de su programa de control de cumplimiento. Al programar revisiones razonablemente frecuentes de sus sistemas, documentación y procedimientos, puede asegurar que cualquier problema se corrija de manera oportuna. Su sistema de control de exportaciones representa su principal medio para proteger sus envíos, propiedad e información interna.

La base de un sistema de control de exportaciones cumplidor es el etiquetado adecuado. Obtenga más información sobre los servicios expertos de registro e instalación de etiquetas UID de Camcode aquí.