Cuatro estrategias probadas para fortalecer su cadena de suministro sanitaria

La industria de la salud ha dependido de un modelo de distribución justo a tiempo (JIT) por más de una década. Si bien el JIT ayudó a la industria a controlar costes y reducir desperdicio, los procesos y sistemas tecnológicos que lo respaldaban no pudieron satisfacer las demandas de una pandemia global.

La primera ola de COVID-19 vio a los proveedores de salud idear medidas provisionales para lidiar con la escasez de equipos de protección personal (EPP) y otros suministros críticos. Estos enfoques probablemente estarán en vigor mucho después de que volvamos a niveles de actividad pre-pandemia. De hecho, el virus ha desafiado a la industria a reconsiderar su definición de resiliencia de la cadena de suministro.

Basado en la información obtenida de la primera mitad de 2020, aquí están las cuatro áreas de foco para construir una cadena de suministro sanitaria más resiliente.

Usar datos y automatización para asegurar suministros suficientes de EPP y medicamentos críticos

A medida que los proveedores y proveedores de salud examinan detenidamente cómo pueden minimizar el riesgo y prepararse para una posible segunda ola este otoño e invierno, muchos se están enfocando fuertemente en datos y automatización para asegurar que están adecuadamente preparados para picos en la demanda de suministros críticos involucrados en la atención al paciente.

Los nuevos requisitos establecidos por los equipos de cadena de suministro de los proveedores incluyen tener acceso a detalles actuales y consistentes a nivel de artículo sobre productos, incluyendo coste, calidad, niveles de inventario en mano, y sustituciones estandarizadas. En apoyo de esto, están construyendo listas de proveedores alternativos y maestros de artículos virtualizados, que luego se integran en sus sistemas de TI. Las listas se basan en inteligencia de abastecimiento de proveedores de AHA y AHRMM, y se integran en sistemas flexibles basados en la nube que facilitan pivotar y adquirir rápidamente los mismos o productos equivalentes de nuevos proveedores. Desde una perspectiva de automatización, están priorizando procesos de orden-a-cobro que crean los datos fundamentales para impulsar modelos de planificación de demanda y asegurar la colaboración con grupos dispares, como administradores de cadena de suministro y equipos de análisis de valor, para tomar decisiones basadas en datos de manera rápida.

En última instancia, estos requisitos de datos, combinados con automatización, ayudan a guiar decisiones de compra y preparación que equilibran el mejor interés de los pacientes con la resiliencia de la cadena de suministro y los posibles impactos financieros.

Establecer y hacer cumplir procedimientos efectivos de acceso a instalaciones

Esto se ha vuelto más complicado debido al COVID-19. Los protocolos son altamente fluidos basados en mandatos gubernamentales en evolución, así como el tipo de instalación y sus requisitos de entrada asociados. Todos estos factores afectan cómo, cuándo y dónde interactúan proveedores y suministradores.

Si aún no lo ha hecho, evalúe la efectividad de sus procedimientos actuales de acceso a instalaciones y lecciones aprendidas a principios de este año. Actualice sus políticas para reflejar los requisitos del COVID-19, y asegúrese de que sean fácilmente accesibles en línea para evitar cualquier confusión cuando lleguen los proveedores. Los proveedores líderes están desplegando una combinación de atestaciones de chequeo de salud, detección de temperatura y capacidades móviles, para estar preparados para cambiar rápidamente de marcha y responder a dinámicas cambiantes presentadas por crisis de salud.

Agilizar y digitalizar procesos de abastecimiento esenciales

Todos saben que los procesos de abastecimiento manuales, que involucran papel, correo electrónico y documentación por fax, ralentizan la actividad de la cadena de suministro, especialmente durante picos de demanda inesperados. Sin embargo, algunos procesos aún no han alcanzado las últimas tecnologías.

En el apogeo de la crisis, los procesos manuales llevaron a una falta de claridad en el estado de pedidos, plazos de entrega anticipados y necesidades de asignación de suministro. Los proveedores que habían invertido previamente en automatización fueron más capaces de entender estos factores que impulsaban la atención y decisiones de compra.

Sabiendo esto, ahora es el momento de implementar una estrategia completa de gestión de transacciones para agilizar las comunicaciones de proveedores y suministradores de manera conforme, y automatizar la colocación, confirmación y procesos de pago de pedidos. Además del ahorro de tiempo, agilizar los procesos de gestión de transacciones ofrece mayor visibilidad en el estado de pedidos y suministros, apoya entornos de trabajo remoto, y crea una base de datos para impulsar algoritmos de planificación y asignación.

Preparar su sistema financiero para la crisis

A principios de este año, procedimientos quirúrgicos cancelados debido al COVID-19 pusieron presión financiera en los proveedores de salud. Al mismo tiempo, una mayor demanda de EPP llevó a costes inesperados. Como los proveedores de salud y sus suministradores han notado, la planificación adecuada relativa al procesamiento de pagos a proveedores y capital de trabajo es crítica para asegurar la integridad operativa. Armados con conocimiento y experiencia, los proveedores están preparando sus sistemas financieros. Proveedores y suministradores buscan usar tecnología para facilitar el intercambio de pagos de una manera más expedita, una que cree una ecuación financiera equilibrada para ambas partes.

Si bien muchos en la industria admiten que una cadena de suministro más resiliente viene a un coste mayor, los proveedores y suministradores pueden aprovechar la automatización financiera para ayudar a compensar parte del aumento, por ejemplo, a través de la adopción de facturación electrónica. Junto con ofrecer una solución de procesamiento de facturas sin contacto, la facturación electrónica facilita entornos de trabajo remoto, proporciona mayor visibilidad en pasivos de pago, y asegura que los pagos cumplan con los plazos de facturas, para evitar cualquier retención en la entrega de productos.

También, considere opciones de pago expandidas como descuento dinámico y variaciones en tarjetas de crédito, para una gestión más flexible y eficiente de efectivo y capital. La flexibilidad de opciones de pago expandidas puede hacer una gran diferencia en un momento de crisis para tanto proveedores como suministradores.

La cadena de suministro continuará evolucionando y respondiendo a las necesidades de proveedores de salud y suministradores. Si bien nadie quiere repetir las dificultades resultantes de la pandemia, la crisis llevó a la adopción de nuevas estrategias y enfoques que crearán una cadena de suministro sanitaria más resiliente.

Esto puede lograrse abrazando tecnología moderna y refinando cómo se abastecen productos, se gestionan proveedores, se agilizan procesos y se refuerzan sistemas financieros. Cuanta mayor transparencia a lo largo del proceso, más resiliente será la cadena de suministro sanitaria.

Chris Luoma es vicepresidente senior de gestión de producto en GHX.