Cuatro formas de construir una cadena de suministro de atención médica más resistente

La industria de la salud se ha basado en un modelo de distribución justo a tiempo (JIT) durante más de una década. Si bien JIT ayudó a la industria a controlar los costos y reducir el desperdicio, los procesos y los sistemas de tecnología que lo respaldan no pudieron satisfacer las demandas de una pandemia global.

La primera ola de COVID-19 vio a los proveedores de atención médica diseñar medidas provisionales para hacer frente a la escasez de equipo de protección personal (EPP) y otros suministros críticos. Es probable que estos enfoques se apliquen mucho después de que regresemos a los niveles de actividad previos a la pandemia. De hecho, el virus ha desafiado a la industria a reconsiderar su definición de resiliencia de la cadena de suministro.

Según los conocimientos adquiridos durante la primera mitad de 2020, estas son las cuatro áreas de enfoque para construir una cadena de suministro de atención médica más resistente.

Usar datos y automatización para asegurarse de tener suficientes suministros de medicamentos y equipos de protección personal críticos . A medida que los proveedores y proveedores de atención médica analizan detenidamente cómo pueden minimizar el riesgo y prepararse para una posible segunda ola este otoño e invierno, muchos se están enfocando en gran medida en los datos y la automatización para garantizar que estén adecuadamente preparados para los picos en la demanda de suministros críticos involucrados en atención al paciente.

Los nuevos requisitos establecidos por los equipos de la cadena de suministro de los proveedores incluyen tener acceso a detalles actuales y consistentes a nivel de artículo sobre los productos, incluido el costo, la calidad, los niveles de inventario disponibles y las sustituciones estandarizadas. Para respaldar esto, están creando listas de proveedores alternativos y maestros de artículos virtualizados, que luego se integran en su I.T. sistemas. Las listas se basan en la inteligencia de abastecimiento de proveedores de AHA y AHRMM, y están integradas en sistemas flexibles basados ​​en la nube que facilitan la rotación rápida y la adquisición de productos iguales o equivalentes de nuevos proveedores. Desde una perspectiva de automatización, están priorizando los procesos desde el pedido hasta el cobro que crean los datos fundamentales para impulsar los modelos de planificación de la demanda y asegurar la colaboración con grupos dispares, como los administradores de la cadena de suministro y los equipos de análisis de valor, para generar datos. decisiones impulsadas de manera rápida.

En última instancia, estos requisitos de datos, junto con la automatización, ayudan a guiar las decisiones de compra y la preparación que equilibran el mejor interés de los pacientes con la resistencia de la cadena de suministro y los posibles impactos financieros.

Establecer y hacer cumplir procedimientos efectivos de acceso a las instalaciones . Esto se ha vuelto más complicado debido a COVID-19. Los protocolos son muy fluidos en función de los mandatos gubernamentales en evolución, así como del tipo de instalación y sus requisitos de entrada asociados. Todos estos factores afectan cómo, cuándo y dónde interactúan los proveedores y los proveedores.

Si aún no lo ha hecho, evalúe la eficacia de sus procedimientos actuales de acceso a las instalaciones y las lecciones aprendidas a principios de este año. Actualice sus políticas para reflejar los requisitos de COVID-19 y asegúrese de que sean fácilmente accesibles en línea para evitar confusiones cuando lleguen los proveedores. Los proveedores líderes están implementando una combinación de certificaciones de verificación de estado, detección de temperatura y capacidades móviles, a fin de estar preparados para cambiar rápidamente de marcha a fin de responder a la dinámica cambiante presentada por las crisis de salud.

Optimice y digitalice procesos de adquisición esenciales . Todo el mundo sabe que los procesos de adquisición manual, que incluyen documentación en papel, correo electrónico y fax, ralentizan la actividad de la cadena de suministro, especialmente durante los picos de demanda inesperados. Sin embargo, algunos procesos aún no se han puesto al día con las últimas tecnologías.

En el punto álgido de la crisis, los procesos manuales llevaron a una falta de claridad sobre el estado de los pedidos, los plazos de entrega anticipados y las necesidades de asignación de suministros. Los proveedores que habían invertido anteriormente en la automatización eran más capaces de comprender estos factores que impulsaron la prestación de atención y las decisiones de compra.

Sabiendo esto, ahora es el momento de implementar una estrategia completa de gestión de transacciones para agilizar las comunicaciones de proveedores y proveedores de manera compatible, y automatizar los procesos de colocación, confirmación y pago de pedidos. Además del ahorro de tiempo, la optimización de los procesos de gestión de transacciones ofrece una mayor visibilidad del estado de los pedidos y suministros, admite entornos de trabajo remotos y crea una base de datos para impulsar los algoritmos de planificación y asignación.

Prepare su sistema financiero para la crisis. A principios de este año, los procedimientos quirúrgicos cancelados debido al COVID-19 ejercieron presión financiera sobre los proveedores de atención médica. Al mismo tiempo, una mayor demanda de PPE generó costos inesperados. Como han señalado los proveedores de atención médica y sus proveedores, la planificación adecuada en relación con el procesamiento de pagos a proveedores y el capital de trabajo es fundamental para garantizar la integridad operativa. Armados con conocimiento y experiencia, los proveedores están preparando sus sistemas financieros. Los proveedores y proveedores buscan utilizar tecnología para facilitar el intercambio de pagos de una manera más expedita, una que cree una ecuación financiera equilibrada para ambas partes.

Si bien muchos en la industria admiten que una cadena de suministro más resistente tiene un costo más alto, los proveedores y los proveedores pueden aprovechar la automatización financiera para ayudar a compensar parte del aumento, por ejemplo, mediante la adopción de la facturación electrónica. Además de ofrecer una solución de procesamiento de facturas sin contacto, la facturación electrónica facilita los entornos de trabajo remotos, proporciona una mayor visibilidad de las obligaciones de pago y garantiza que las cuentas por pagar cumplan con los plazos de facturación para evitar retrasos en la entrega del producto.

Además, considere opciones de pago ampliadas, como descuentos dinámicos y variaciones en las tarjetas de crédito, para una gestión más flexible y eficiente del efectivo y el capital. La flexibilidad de las opciones de pago ampliadas puede marcar una gran diferencia en tiempos de crisis tanto para los proveedores como para los proveedores.

La cadena de suministro seguirá evolucionando y respondiendo a las necesidades de los proveedores y proveedores de atención médica. Si bien nadie quiere repetir las dificultades resultantes de la pandemia, la crisis llevó a la adopción de nuevas estrategias y enfoques que crearán una cadena de suministro de atención médica más resistente.

Esto se puede lograr adoptando tecnología moderna y refinando la forma en que se obtienen los productos, se administran los proveedores, se optimizan los procesos y se refuerzan los sistemas financieros. Cuanto mayor sea la transparencia a lo largo del proceso, más resistente será la cadena de suministro de atención médica.

Chris Luoma es vicepresidente senior de gestión de productos en GHX.